Деловое письмо

Министерство образования и науки Российской Федерации Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева Л. А. Жереб С. Н. Решетникова ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Текст лекции для бакалавров направлений подготовки 080100.62 «Экономика», 080200.62 «Менеджмент» всех форм обучения Красноярск 2012 1 УДК 651 (075.8) ББК 65.050.2 (2 Рос) я7 Ж59 Рецензент кандидат экономических наук, доцент Н. В. ФЕДОРОВА (Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева) Печатается по решению методической комиссии ФЗДО Жереб, Л. А. Ж59 Деловое письмо : текст лекции для бакалавров направлений подготовки 080100.62 «Экономика», 080200.62 «Менеджмент» всех форм обучения / Л. А. Жереб, С. Н. Решетникова ; Сиб. гос. аэрокосмич. ун-т. – Красноярск, 2012. – 36 с. Содержит общие сведения о разновидностях, порядке разработки и оформления одного из важнейших управленческих документов – делового письма, а также образцы и примеры оформления писем. Предназначены для подготовки бакалавров экономических специальностей, изучающих делопроизводство. Учебно-теоретическое издание Жереб Людмила Александровна Решетникова Светлана Николаевна ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Текст лекции Редактор О. А. Кругликова Оригинал-макет и верстка А. А. Ловчиковой Подписано в печать 29.06.2012. Формат 60×84/16. Бумага офсетная. Печать плоская. Усл. печ. л. 2,1. Уч.-изд. л. 2,7. Тираж 50 экз. Заказ . С75. Редакционно-издательский отдел Сиб. гос. аэрокосмич. ун-та. Отпечатано в отделе копировально-множительной техники Сиб. гос. аэрокосмич. ун-та. 660014, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31. © Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева, 2012 2 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение .................................................................................................. 4 1. Общая характеристика деловых писем............................................. 5 1.1. Бланки, реквизиты и правила оформления делового письма ...................................................................... 5 1.2. Порядок подготовки письма .................................................... 8 2. Классификация деловых писем ........................................................ 9 3. Текст деловых писем .......................................................................... 3.1. Требования к тексту делового письма ..................................... 3.2. Язык и стиль деловых писем .................................................... 3.3. Композиционная структура текста делового письма ............... 3.4. Некоторые приемы написания текстов деловых писем ........... 3.5. Этикет деловой переписки ....................................................... 3.6. Общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания делового письма ................................................... 12 12 12 14 15 19 20 Контрольные вопросы и задания ......................................................... 21 Заключение ............................................................................................. 22 Библиографический список .................................................................. 23 Приложения ............................................................................................ 24 3 ВВЕДЕНИЕ Важной составной частью современного менеджмента является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Качество работы современных российских предприятий оценивается контролирующими органами по состоянию их делопроизводства в целом и организационнораспорядительной документации (ОРД) в частности. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления – от руководителей высшего звена до технических исполнителей. Документы закрепляют производственные отношения не только в самой фирме, но и с другими организациями. Наши учреждения, предприятия и фирмы ведут обширную, разнообразную переписку с органами власти и местного самоуправления, партнерами, клиентами, заказчиками, поставщиками и т. д. Для осуществления информационного обмена между предприятиями наиболее широко используются деловые, или служебные, письма. В современных условиях значительного роста объема информации, расширения торговых и экономических связей, в том числе и международных, роль делового письма существенно возрастает. К сожалению, в современном деловом мире отмечается слабая профессиональная подготовка менеджеров в сфере документирования, особенно при написании и оформлении деловых писем. Многие руководители и рядовые менеджеры, полагая, что документирование – это лишь средство для достижения производственных целей, не уделяют этим навыкам должного внимания, что отражается на качестве документов предприятия, в том числе и деловых писем. Однако следует подчеркнуть, что грамотное деловое письмо с соблюдением принятого этикета – это лицо фирмы, ее имидж. Благоприятное впечатление от хорошего делового письма может послужить долгому успешному деловому партнерству. И наоборот, неряшливое или неграмотно составленное письмо производит неприятное впечатление (которое бывает стойким), портит репутацию фирмы. Кроме того, необходимость безупречного оформления деловых писем продиктована и тем, что письмо является средством документирования информации. Факты, изложенные в письме, остаются в архиве как организации, отправившей его, так и организации, его получившей. Делопроизводство – неотъемлемая часть управленческого труда. Работодатели все требовательней относятся к профессиональным знаниям будущих менеджеров в этой сфере. Особенно остро стоит вопрос об умении составлять и оформлять деловые письма. 4 Изучение делопроизводства студентами экономических специальностей позволяет существенно снизить остроту проблемы. Однако в общей программе курса теории и практике создания и оформления деловых писем уделяется не столь большое место, как этого требует управленческая практика современных российских предприятий. Теоретический материал по этой актуальной и довольной сложной теме рассчитан на 4 лекционных и 4 практических часа и призван восполнить этот пробел. 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Деловое (служебное) письмо – это информационно-справочный документ, который служит средством общения с частными лицами или организациями для осуществления оперативного информационного обмена. Это самый распространенный вид служебных документов. Именно письма являются средством связи организации с внешним миром, Через письма ведутся предварительные переговоры, устанавливаются контакты, налаживаются деловые связи, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и т. п. Деловое письмо составляется в случае, когда вопрос не может решиться другими способами (личная беседа, телефонный разговор) и пересылается по почте, поэтому так важно, чтобы письмо, с одной стороны, отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки. Деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях, так как оно в определенном смысле является способом презентации фирмы. Бланк, конверт, оформление письма, его текст должны быть составлены грамотно и аккуратно, оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 – это позволит произвести благоприятное впечатление на адресата. В настоящее время письма пересылаются не только по почте, но и с помощью факсимильной связи, а также по электронной почте. Но независимо от способа передачи письма необходимо соблюдать единые требования к его составлению и оформлению. Правильно написанное деловое послание – это мощный инструмент в бизнесе, позволяющий улучшить результаты деловой активности и достичь высокого уровня взаимопонимания. 1.1. Бланки, реквизиты и правила оформления делового письма К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТ Р 6.30–2003. 5 Письма оформляются на специальных бланках, при этом реквизит «Наименование вида документа – письмо» – не оформляется. Существует два стандартных формата бланков документов: А4 (210 × 297 мм); А5 (148 × 210 мм). Бланки документов изготавливают на бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: – 20 мм – левое; – 10 мм – правое; – 20 мм – верхнее; – 20 мм – нижнее. Бланк письма может включать следующие реквизиты: – Государственный герб РФ или герб субъекта РФ; – эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); – код организации; – основной государственный регистрационный номер (ОГРН); – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); – код формы документа; – наименование организации; – справочные данные об организации. Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов: – дата документа; – регистрационный номер документа; – ссылка на регистрационный номер и дату документа; – адресат; – заголовок к тексту; – отметка о контроле. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков письма: – продольный или центрированный (прил. 1); – угловой. На угловом бланке реквизиты можно размещать (в пределах границ зон расположения реквизитов): – флаговым способом – каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны их расположения (прил. 2); – центрированным способом – начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны их расположения (прил. 3). При переписке с иностранными партнерами могут быть использованы бланки на русском и одном из иностранных языков (прил. 4). 6 Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности: – при регистрации такого документа в графе «Содержание» нужно указать не один, а несколько вопросов; – на этапе контроля исполнения неясно, кому из исполнителей направлять документы в первую очередь; – при определении дела по номенклатуре непонятно, куда подшить документ. Деловое письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц. Если текст письма не превышает 5–7 строк, то можно использовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту. В реквизите «Адресат» наименование организации или структурного подразделения пишется в именительном падеже. При адресовании конкретному должностному лицу инициалы и фамилия пишутся в дательном падеже (инициалы располагаются перед фамилией), например: ОАО «ЗАРЯ» Главному бухгалтеру А.М. Федоровой Если письмо адресовано нескольким получателям, то адрес основной организации пишется первым, затем перечисляются другие. При о тправке письма более чем четырем организациям составляется список рассылки и на каждом экземпляре письма указывается один адресат, которому направлено письмо. При адресовании однородным организациям адрес указывается обобщенно, например: Директорам школ Кроме того, при оформлении деловых писем рекомендуется использование приемов компьютерной верстки, улучшающих восприятие содержания: – выделение наиболее важных в смысловом отношении фрагментов текста подчеркиванием; – выделение наименования руководящих документов, упоминаемых в тексте, жирным шрифтом; – выделение слов, вводящих новые разделы текста, фамилий упоминаемых по тексту лиц прописными буквами (иногда с разрядкой); – выделение ключевых слов, терминов, формулировок выводов и предложений курсивом и т. д. Деловое письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции. 7 Право подписи служебных писем закрепляется в уставе, положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Некоторые разновидности писем имеют свои особенности в оформлении. Например, гарантийное письмо и рекламация имеют две подписи и заверяются печатью. Текст письма нередко требуется согласовать с заинтересованными должностными лицами организации (например, письма по финансовым вопросам часто согласуются с главным бухгалтером). Визы согласования проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. Письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать конкретную информацию о событиях, иметь четкую аргументацию, при необходимости к нему должны быть приложены разъясняющие и дополняющие материалы. 1.2. Порядок подготовки письма Создание текста письма, его оформление и подготовка к отправке адресату сводятся к несложным правилам, которые необходимо выполнять: – четко обозначить цель своего письма; – продумать и записать основные идеи письма; – собрать необходимый фактический материал; – перепроверить все основные факты; – разделить содержание письма на вступление, основную часть и заключение; – написать черновик письма; – убедиться, что каждая тема была освещена в отдельном абзаце; – проверить связанность предложений в каждом абзаце; – выполнить редакторскую правку письма; – подготовить окончательный вариант письма; – оформить письмо на бланке с учетом действующих правил; – оформить приложения (если таковые имеются); – подписать и зарегистрировать письмо; – отправить письмо указанному адресату. Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр отсылают адресату, второй (копию-отпуск) – подшивают в дело как свидетельство выполненной работы. Типовая форма и пример входящего делового письма приведены в прил. 5, 6. 8 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Официально-деловая переписка условно делится на деловую и коммерческую. Деловые письма отражают экономические, правовые, административные и другие формы деятельности предприятий и организаций. Письма, которые составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции. Необходимо подчеркнуть, что деловая и коммерческая переписка различаются только терминологией и фразеологией. По функциональному признаку письма делятся на требующие и не требующие ответа. Требуют ответа письма-запросы, письма-предложения, письма-рекламации, письма-обращения и др. Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-приглашения. По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций). По особенностям композиции письма бывают простые и сложные Простыми являются гарантийные письма, письма-приглашения, письма-извинения, письма-благодарности и т. д. Они, как правило, состоят из одной фразы. При этом они могут содержать: – одну смысловую часть – сообщение без обоснования, напоминание, просьба без объяснения, выражение благодарности и т. д., например: Сообщаем Вам, что оплата офисной мебели произведена нами в день поступления ее на склад, что подтверждаем копией платежного поручения; – две смысловые части – просьбу, предложение, напоминание, отказ, предупреждение и т. д. с изложением причин написания, например: В связи необходимостью оснащения класса биологии виртуальными лабораторными работами считаем целесообразным обратиться в районный отдел образования с просьбой об оказании помощи в этом вопросе. Сложные письма содержат вопросы, требующие подробного описания, анализа, дополнительных доказательств и т. д. Они состоят из трех и более смысловых частей. Чаще всего это вступление (введение), основная часть, заключение. Сложное письмо может содержать, например, гарантию и просьбунапоминание; извинения и гарантию-просьбу и т. д. По содержанию деловые письма можно разделить на несколько групп. 9 Письма, связанные с распространением информации. Это информационные письма, письма-извещения, письма-приглашения, письмауведомления, письма-сообщения, письма-предложения (оферты), рекламные письма. Как правило, такие письма носят инициативный характер. В них сообщают о каких-либо фактах, мероприятиях, пропагандируют продукцию, товары, услуги. Разновидностью информационных писем являются циркулярные письма, рассылаемые группе адресатов для сообщения обязательной информации. Пример текста письма-приглашения: Рады сообщить Вам, что во втором квартале 2012 года мы планируем провести выставку-продажу мягкой мебели. В выставке-продаже будут участвовать ведущие производители мягкой мебели нашего региона. Цель выставки – знакомство потребителей с новыми тенденциями в производстве мягкой мебели и достижениями местных производителей в этой области. Приглашаем Вас принять участие в выставке-продаже. В случае Вашего согласия Вам необходимо прислать заявку до 1 марта 2012 года на наш электронный адрес. Примеры текстов некоторых информационных писем приведены в прил. 7, а, б, в, г, д. Письма, связанные с обращением. Это письма, связанные с обращением к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с выполнением тех или иных действий, оказанием услуг, приобретением товаров. Это письма-просьбы, письмазаявки, гарантийные письма, письма-запросы, письма-заказы. Такие письма могут носить инициативный характер либо являться следствием получения писем, отнесенных к предыдущей группе. Пример текста письма-просьбы: Просим Вас выслать план проведения тематических выставок продукции лесной отрасли региона на 2012 год с указанием условий участия и размера арендной платы за использование экспозиционных площадей. Примеры текстов писем, связанных с обращением, приведены в прил. 8, а, б, в, г. Письма – ответы на полученные предложения и просьбы. Письма – ответы на полученные предложения и просьбы – это письма-согласия, письма-отказы, письма-подтверждения. Особое внимание необходимо уделять письмам с отрицательным ответом на просьбу, запрос, предложение и т. д. Отказ необходимо объяснить и обосновать, и, если это возможно, сообщить информацию о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу. 10 Пример текста письма-отказа: В связи с модернизацией оборудования в литейном цехе нашего предприятия Ваш заказ на поставку комплектующих к станкам марки 15МЗ не может быть выполнен в установленные сроки. Поставка может быть осуществлена после окончания пусконаладочных работ на главном конвейере цеха в конце второго квартала 2012 г. Если указанный срок выполнения заказа Вас не устраивает, рекомендуем обратиться к нашему партнеру – ЗАО «Металлоконструкция», изготавливающему аналогичные изделия. Сожалеем о невозможности своевременного выполнения Вашего заказа. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Примеры текстов письма-согласия и письма-подтверждения приведены в прил. 9, а, б. Письма, связанные с необходимостью разрешения споров, противоречий, претензий. Это письма-напоминания, письма-требования. Если письма-напоминания или письма-требования остались без ответа, то, как правило, пишутся рекламационные (претензионные) письма. Пример текста письма-претензии: После получения и осмотра поставленной Вами партии офисной мебели мы обнаружили, что она не соответствует заказанному нами ассортименту. К сожалению, Вами допущена ошибка. Мы хотели бы в ближайшее время получить Ваши разъяснения по этому вопросу. До получения ответа товар находится в Вашем распоряжении на нашем складе. Примеры текстов письма-напоминания и письма-требования приведены в прил. 10, а, б. Письма, выражающие личное участие по различным поводам. Эти письма способствуют поддержанию контактов, необходимых для ведения бизнеса. Это письма-поздравления, письма-благодарности, письмаизвинения, письма-соболезнования и т. д. Пример письма-извинения: Уважаемая Ольга Николаевна! Приносим Вам свои искренние извинения в связи с несвоевременным выполнением договора № 124к от 26.01.2012 о поставках швейного оборудования. Позвольте также сообщить Вам, что случившееся стало, к сожалению, возможным по не зависящим от нас причинам. Мы выражаем наше глубокое огорчение в связи с этим неприятным фактом. Одновременно выражаем надежду на то, что этот неприятный инцидент не отразится на перспективах нашего дальнейшего сотрудн ичества. Мы приложим все усилия для того, чтобы исключить повторение подобных случаев. Желаем Вам успехов и благополучия. Пример текста письма-поздравления приведен в прил. 11. 11 Сопроводительные и рекомендательные письма Сопроводительные письма используются для отправки документов, не имеющих адресной части. В него могут быть включены дополнительные разъяснительные материалы. Пример сопроводительного письма: Направляем на рассмотрение и утверждение план проведения тематических выставок по Региональной экологической программе, а также договор на изготовление полиграфической продукции по этой тематике. Приложение: 1. Перечень заявок на участие в выставках на 2 л. в 1 экз. 2. Договор на изготовление полиграфической продукции на 2 л. в 2 экз. Пример текста рекомендательного письма приведен в прил. 12. 3. ТЕКСТ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ 3.1. Требования к тексту делового письма При оформлении письма необходимо соблюдать общие требования к тексту управленческих документов, использовать распространенные языковые формулы и официально-деловой стиль, не допускать типичных языковых ошибок, соблюдать требования делового этикета. Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований к тексту: – ясность; – простота изложения; – полнота информации; – уважительный тон изложения; – грамотность. Главное требование – текст письма должен быть понятен адресату. Единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно, так как каждое деловое письмо обусловлено многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Тем не менее, выделяют некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность. 3.2. Язык и стиль деловых писем Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке и стиле. 12 Официально-деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых заключается в обслуживании сферы официально-деловых отношений, в основном в письменной форме. В этом стиле по содержанию, жанрам и характеру используемых языковых средств различают: – служебную переписку между учреждениями и организациями (деловое письмо, коммерческая корреспонденция, справка, акт, протокол и т. д.); – частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография и др.). Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем: 1) участники делового общения преимущественно юридические лица: организации, учреждения, предприятия – в лице действующих от их имени руководителей; 2) характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы; 3) предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.; 4) деловые письма в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя; 5) большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям. Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка – научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы. Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются: – стандартизация изложения; – нейтральный тон изложения; – точность и определенность формулировок, их однозначность и единообразие; – лаконичность, краткость изложения текста; – использование языковых формул; – использование терминов; – применение лексических и графических сокращений; – преобладание страдательных конструкций над действительными; – употребление словосочетаний с отглагольным существительным; – использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже; – преобладание простых распространенных предложений. 13 Итак, при создании делового письма следует пользоваться преимущественно простыми предложениями, а также наиболее устойчивыми словосочетаниями и оборотами письменной речи. Для построения предложений рекомендуется использовать прямой порядок слов – подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, вводные слова находятся в начале предложения. В предложениях не должно быть лишних слов, которые не добавляют новой информации в содержание письма. В письмах практически не употребляются глаголы в форме первого и второго лица, так как для деловой переписки характерно безличное изложение текста. Если автор письма – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: …предприятие не возражает…, гарантирует…; от третьего лица множественного числа: Совет акционеров и администрация предприятия убедительно просят…; от первого лица множественного числа: сообщаем…, предлагаем…, поддерживаем…. Если автор письма – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: прошу…, ставлю Вас в известность…; от первого лица множественного числа: напоминаем Вам…, предлагаем…, выражаем…, поддерживаем… и т. д. Таким образом, язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств, использованием языковых формул. В нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и с ужение диапазона используемых речевых средств. 3.3. Композиционная структура текста делового письма Предметом служебной переписки, как правило, является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Поэтому текст большинства документов состоит из двух частей. Первая часть – основная, в которой излагаются цели, причины, основания для составления документа, факты, события, описывающие возникшую ситуацию. Вторая часть – заключительная, в которой формулируются распоряжения, просьбы, предложения, выводы и т. д. В деловой переписке рекомендуется сначала дать обоснование, а затем – заключительную часть, хотя иногда встречается и обратная последовательность. Документ может состоять и из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины создания документа, а во второй – просьбу, распоряжение и т. д. Такая структуризация помогает быстро и качественно изложить вопрос. 14 Текст любого управленческого документа, в том числе и письма, делится на абзацы из нескольких предложений на одну тему. Абзац выделяется отступом (пять знаков от границы левого поля документа). Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это тип связи между предложениями и абзацами, при котором в последующем предложении в измененном или неизменном виде повторяется то, что было в предыдущем предложении. Например: ...просим выслать подробную информацию о... Эта информация необходима для... Кроме того, связь между абзацами и предложениями в абзаце может осуществляться с помощью слов или словосочетаний: – в порядке оказания помощи; – согласно Вашей просьбе; – ввиду вышеизложенного; – поэтому, таким образом, в этой связи и т. д. Необходимо соблюдать следующие важные правила композиции документа: – временные события излагаются в хронологическом порядке; – при отражении пространственного события место действия описывают последовательно; – осведомленность в чем-то излагают от простого к сложному; – важность чего-то раскрывают в последовательности роста этой важности; – ценность чего-то описывают в последовательности увеличения этой ценности. 3.4. Некоторые приемы написания текстов деловых писем Использование языковых формул Одной из особенностей деловой переписки считается широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, которые используются в неизменном виде, так как являются результатом унификации языковых средств при описании однотипных, повторяющихся ситуаций. Языковые формулы позволяют определить цель использования письма и порядок работы с ним. Примеры использования языковых формул: Направляем (высылаем, возвращаем) Вам… Контроль за исполнением… возлагается на… Акт составлен комиссией… Проверкой установлено, что… Просим Вас изыскать возможность… и т. д. 15 Языковые формулы определяют видовую принадлежность документов и часто придают им юридическую силу: Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты… Одной из языковых формул, имеющих точный юридический смысл, является утверждение через отрицание: Министерство не возражает… Дирекция не отклоняет…. Применение сокращений В текстах деловых писем широко используются сокращения слов. Это объясняется тремя причинами: – экономия места; – высокая частота употребления отдельных слов и словосочетаний; – стремление избежать повторения длинных названий. Применяются только общепринятые сокращения. Если необходимо применить не общепринятое сокращение или использовать профессиональный термин, необходимо в скобках указать расшифровку. При этом следует иметь в виду, что сокращение должно быть удобным для произнесения и запоминания. Различают два вида сокращений: – лексические: СНГ, МГУ, ГОСТ, детдом, спецзаказ, хозчасть и др. – применяются в письменной и устной речи; – графические: г., г-жа, кв. м, к. т. н., зав., пом., расч. счет №, проф., янв. и др. – не являются словами, при чтении расшифровываются и читаются полностью. Использование терминов Термин – слово или словосочетание, обозначающее специальное понятие. Употребляемые термины должны допускать только одно толкование. Если термин может оказаться непонятным адресату, требуется дать его объяснение, например: В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (случаи стихийных бедствий). В деловой переписке используются отраслевые термины, которые фиксируются в специальных словарях и стандартах. Например: пусконаладочные работы, копия-отпуск и др. Ограниченная сочетаемость слов В деловом стиле весьма ограничена сочетаемость слов. Это способствует типизации содержания, приближает его к стандартным языковым формулам, что обеспечивает адекватность восприятия текста документа. 16 Например: рекомендуется не рекомендуется предоставить в пользование предоставить для использования направить на рассмотрение выслать на рассмотрение передать в управление передать для управления оказывать содействие оказывать помощь осуществлять контроль вести контроль вносить предложения давать предложения предоставить кредит выдавать кредит вступать в силу входить в силу обладать правом владеть правом Со словом обязанность можно связать вполне определенные слова – возлагать, выполнять, освобождать от, нести, отстранять от; со словом налог – слова облагать, взимать, платить, снижать, сокращать; со словом руководство – слова брать на себя, возлагать, осуществлять, укреплять, отстранять от… и т. д. Употребление отглагольных существительных В текстах деловых писем вместо глаголов, обозначающих действие, рекомендуется использовать отглагольные существительные. Например: – произвести ремонт, а не отремонтировать; – оказать содействие, а не содействовать. Преимущественное использование страдательного залога В деловом стиле вместо действительного залога: Мы изложили претензии… – рекомендуется использовать страдательный залог: Нами изложены претензии…; вместо Вы предлагаете…– Вами предложено…; вместо Комиссия проверила…– Комиссией проведена проверка…; вместо Красноярские предприниматели проделают работу по… – Красноярскими предпринимателями будет проделана работа по… и т. д., так как в первом случае внимание сосредоточено на том, кто производит действие, а во втором случае – на самом действии. Преобладание простых распространенных предложений Тексты деловых писем должны состоять из простых распространенных предложений с обособленными оборотами – вводными словами, причастными и деепричастными оборотами и т. д. Составитель письма должен стремиться с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации. Отсутствие в письменной речи активной интонации компенсируется принципом «линейной» подачи информации. Сначала в предложение вводится вспомогательная информация, затем основная. 17 Например: Уважаемые коллеги! В рамках реализации программы по утилизации отходов промышленных предприятий города, в четвертом квартале текущего года Городским экологическим союзом будет организована выставка-продажа экологически чистых упаковочных материалов, производимых в нашем регионе. Предлагаем Вам принять участие в выставке. С условиями участия в выставке Вы можете ознакомиться на нашем сайте www.vistavka.ru. С уважением, Директор – распорядитель выставки Петров И.К. Петров Рекомендации по записи цифровой информации Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации. Неправильная запись цифровых данных может отразиться на обработке и интерпретации текстов. В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания. При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М), и через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18). Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03; 5,350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр, например: семизначные – 745 63 72, шестизначные – 23 03 23, пятизначные – 5 16 18, трехзначные – 3 12. При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис, например: 3-й вопрос повестки дня, ученики 1-го класса. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний, например, XX век, рабочие II разряда. Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом, например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом. 18 Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами, например: порядка сорока штук, в возрасте до семи лет. В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы, например, 8 Марта. Рекомендуемые обозначения дат и чисел: в 2000–2004 годах; с 1999 по 2004 год; в зимний период 2003/04 года; 2008/09 учебный год; второе полугодие; первый квартал; 100 процентов, 66,5 процента, 60-процентное; 241 млн рублей; 387 тыс. рублей; 12 тыс. м; 40 центнеров с гектара. Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть: – однобуквенными, если последней букве предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), но не 5-ый, 5-ой; – двухбуквенными, если последней букве предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 3-ми, но не 5-ому. Другие рекомендации При оформлении деловых писем необходимо также строго соблюдать правила написания: – названий предприятий, объединений, фирм и т. д. (прил. 13); – должностей руководителей предприятий, учреждений и организаций (прил. 14); – праздников и памятных дат (прил. 15); – некоторых имен и фамилий (прил. 16). 3.5. Этикет деловой переписки Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в деловом общении. Он проявляется и в форме изложения текстов управленческих документов. Прежде всего, это относится к обращениям, просьбам, напоминаниям, распоряжениям, указаниям, способам аргументации, заключительным словам в письмах и т. д. Например, уже сложились формы обращения «Уважаемый …, …» и «Уважаемый …! ...». Запятая придает письму более будничный или более личный характер. Знак восклицания подчеркивает официальность письма. Уважаемые коллеги! – обычная форма обращения. Дорогие коллеги! – придает письму более эмоциональную и доверительную окраску. 19 Формой соблюдения этикета служит употребление некоторых вводных слов и оборотов, подчеркивающих внимание и осведомленность авторов письма: К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена. Как Вам уже известно, мы очень заинтересованы в Вашей продукции… Кафедра просит, если это возможно, выслать методические материалы… В деловой переписке должны быть исключены местоимения я, он. Вместо них применяются слова мы, Вы. Если необходимо выразить отказ, то нужно извиниться в корректной форме: Мы сожалеем о… За важные для предприятия ответы и предложения необходимо благодарить: Благодарим Вас за Ваше предложение… В письмах не рекомендуется выражать иронию или недопустимую грубость, вульгарные выражения. Например, вместо выражения Вы сорвали поставку комплектующих… необходимо написать: Обещанные Вами комплектующие мы до сих пор не получили… Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте обратиться в другую организ ацию, не прибегайте к «отпискам». Ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор и лишь в крайнем случае его заместитель. Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором. Проявлением этикета является употребление заключительных слов вежливости в деловых письмах: С уважением…, С искренней надеждой на дальнейшее сотрудничество…; в отдельных случаях Ваш…, Искренне Ваш… и т. д. Любой самый полный список рекомендуемых в деловой переписке выражений не позволяет окончательно решить проблему речевого этикета. Современный менеджер в деловой переписке должен постоянно проявлять культуру, такт, объективность в оценке описываемых управленческих ситуаций. Это позволит правильно подобрать слова и выражения для составления текстов деловых писем. 3.6. Общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания делового письма 1. Деловые письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Проявление чрезмерной любезности, так же как и пренебрежения, не допускается. 2. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вашим обращениям словами срочно, незамедлительно и т. д., лучше употре20 бить такие выражения, как: Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении. 3. Будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, а в выводах – предельно корректны. 4. Не следует навязывать адресату ожидаемый исход вопроса: Прошу утвердить эту кандидатуру. Дайте адресату самому решить: Рассмотрите возможность утверждения данной кандидатуры. 5. Не следует намекать адресату на его невнимательность: Предлагаем внимательно изучить… Лучше написать: Просим изучить… и обратить особое внимание на… 6. Если вы пишете письмо-отказ, не начинайте его с констатации отказа. Сначала изложите мотивацию своего решения, а затем дайте понять, что при определенных обстоятельствах можно вернуться к решению этого вопроса. 7. Если вы сообщаете о положительном решении вопроса, которое стоило вам определенных усилий, дайте понять, что это вам стоило известного труда, в противном случае вы рискуете столкнуться с обращениями по менее насущным делам. 8. Ссылка на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, подчеркивает ваш деловой имидж. И наоборот, ссылка на абстрактные указания «начальства» воспринимается как попытка снять с себя ответственность. 9. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (особенно по финансовым и кадровым вопросам), безупречным по содержанию и исполнению. 10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение вопроса. Контрольные вопросы и задания 1. Что такое деловое письмо? Какую роль играет деловое письмо в управленческой деятельности предприятия? 2. Какие виды бланков используются для оформления деловых писем? 3. Опишите состав реквизитов и структуру делового письма. 4. В чем заключаются особенности языка и стиля деловых писем? 5. Приведите основные приемы написания текстов деловых писем. 6. Как оформляется цифровая информация в текстах деловых писем? 7. Приведите основные правила этикета деловой переписки. 8. Перечислите виды деловых писем. 9. Составьте и оформите письмо-просьбу, письмо-предложение, письмо-приглашение, письмо-поздравление. 21 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Деловое (служебное) письмо является одним из важнейших видов деловой документации. Современному менеджеру в своей деятельности обязательно придется составлять деловые письма своим партнерам, отвечать на их письма. Поэтому уже во время изучения делопроизводства в вузе овладению правилами составления писем традиционно уделяется большое внимание. Данное издание содержит разнообразный учебный материал по составлению и оформлению деловой переписки. Кроме того, важным элементом профессиональной подготовки студентов должна стать отработка реальных управленческих ситуаций, максимально приближенных к действительности. Студенты должны уметь описывать эти ситуации при составлении организационно-распорядительных документов, в частности, деловых писем. Для приобретения таких навыков в пособии приведены примеры текстов различных видов деловых писем, описывающих управленческие ситуации, характерные для современных российских предприятий. Данные методические рекомендации, конечно, не отражают всего круга вопросов, связанных с этой темой. Например, оформление деловой корреспонденции на иностранных языках требует отдельной методической разработки и в данном учебном издании не рассматривается. Студенты должны понимать, что для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются не только профессиональные знания и умения, но и определенный уровень культуры, особые навыки. Будущим специалистам рекомендуем настойчиво овладевать навыками деловой переписки, искусством составления деловых писем – изучать предшествующую переписку своего учреждения, использовать образцы переписки, учиться у более опытных коллег. Будем надеяться, что умения и навыки в оформлении деловых писем станут одной из важных составляющих профессионального успеха наших выпускников. 22 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 1. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. – М. : Изд-во Юрайт ; ИД Юрайт, 2012. – 576 с. – (Бакалавр). 2. Корнеев, И. К. Управление документами : учебник / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. – М. : Инфра-М, 2010. – 300 с. – (Высшее образование). 3. Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов / А. В. Непогода, П. А. Семченко. – 3-е изд., стер. – М. : Омега-Л, 2009. – 480 с. 4. Васильева, И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент : учеб. пособие / И. Н. Васильева, Э. В. Островский, И. Ю. Юртаев. – 3-е изд. – М. : Вузовский учебник, 2009. – 320 с. 5. Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов : практ. пособие / М. Ю. Рогожин. – М. : Велби ; Проспект, 2004. – 368 с. 6. Лагутина, Т. М. Деловое письмо : справочник / Т. М. Лагутина, Л. П. Щуко. – 2-е изд., перераб. и доп. – СПб. : Герда, 2004. – 432 с. 7. Галахов, В. В. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др. – М. : Велби ; Проспект, 2004. – 608 с. 8. Жереб, Л. А. Организационно-распорядительные документы: правила оформления, типовые формы, образцы : практикум / Л. А. Жереб ; Сиб. гос. аэрокосмич. ун-т. – Красноярск. 2010. – 100 с. 9. Жереб, Л. А. Текст управленческих документов : текст лекции / Л. А. Жереб, С. Н. Решетникова ; Сиб. гос. аэрокосмич. ун-т. – Красноярск, 2011. – 24 с. 23 ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение 1 Продольный вариант расположения заголовочных реквизитов на бланке письма РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74, е-mail: [email protected] ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 __________________ №__________ на №____________ от __________ Приложение 2 Угловой вариант расположения заголовочных реквизитов на бланке письма (флаговый способ) МИНИСТЕРСТВО ХИМИЧЕСКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ Федеральное государственное унитарное предприятие «СИБИРСКИЙ ХИМИЧЕСКИЙ КОМБИНАТ» (ФГУП «СХК») ул. Курчатова, 56, г. Красноярск, 660125 Тел: 251-510 Факс: 251-540 E-mail: [email protected] http:/www.schc.ru ОКПО 7622928, ОГРН 1027001684973 ИНН/КПП 7024002440/702401001 ____ ___№ _________ на № __________ от ________ 24 Приложение 3 Угловой вариант расположения заголовочных реквизитов на бланке письма (центрированный способ) РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74 E- mail: [email protected] http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/71001001 ____________________ на № _____________ № ___________ от ______________ Приложение 4 Пример бланка на русском и английском языках для переписки с иностранными партнерами Уральское межрегиональное отделение общественной организации – Общество «Знание» России Урало-Сибирский Дом знаний Ural-Siberian House of Knowledge Scientific and Technical Propaganda Of the «Knowledge» Society of Russia Ул. Плеханова, 32, г. Челябинск, 454000 Тел.: (3512) 37-83-15 Факс: (3512) 37-83-15, 33-94-02 E-mail: [email protected] ОКПО 13776938 ОГРН 2058672495247 ИНН/КПП 5026834967/773105238 32 Plekhanov St., Chelyabinsk, Russia, 454000 tel.: (3512) 37-83-15 fax.: (3512) 37-83-15, 33-94-02 E-mail: [email protected] ОКПО 23875468 ОГРН 1245963247514 ИНН/КПП 5026834967/773105238 25 Приложение 5 Типовая форма делового письма Эмблема (товарный знак) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Почтовый адрес № телефона, факса Адрес электронной почты Номер счета в банке Код по ОКПО, код по ОКУД ИНН/КПП, ОГРН Адресат: наименование должности, инициалы, фамилия (в дательном падеже); название организации, почтовый адрес (в именительном падеже) Резолюция (директива руководителя) Должность, фамилия, инициалы ответственного исполнителя, суть поручения, срок исполнения Подпись Дата Дата № __________ на №_______ от_________ Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?») Текст письма Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо начинается с 5-го знака, считая от границы левого поля. Текст без абзацев может печататься непосредственно от границы левого поля. Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, в которой указывается повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в которой излагаются просьба, согласие, подтверждение, отказ и т. д. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для вышестоящих организаций. Приложение: на … л., в … экз. (при необходимости) Наименование должности руководителя Личная подпись Инициалы, фамилия Фамилия, инициалы исполнителя ОРГАНИЗАЦИЯ телефон e-mail Входящий № ____ Дата __________ Отметка об исполнении документа В дело № 00-00, фамилия, дата 26 Приложение 6 Пример оформления входящего делового письма ОАО «Реклама на Енисее» Лесная улица, 148 Красноярск, 660131 Тел. 264 26 15, факс 234-43-87 [email protected] ОКПО 02537012, ОГРН 1017800740648 ИНН/КПП 8136011240/818003004 15.06.2009 № 92/23-16 Генеральному директору ЗАО «ФЕНИКС» А.Ф. Степанову Начальнику отдела рекламы Суркову Ю.Д. Прошу изучить вопрос и представить свои предложения до 22.06.2009 Степанов 17.06.09 О предложении рекламных услуг Уважаемый Александр Федорович! Рекламно-производственное предприятие «Реклама на Енисее» предлагает Вам услуги по производству всех видов рекламы. Нашими услугами пользуются многие предприятия г. Красноярска и Красноярского края. Мы поможем Вам: – разработать фирменный стиль; – оформить фасад здания, офис, витрины; – получить разрешительную документацию на рекламные конструкции. Выезд дизайнера-консультанта бесплатный. Мы гарантируем низкие цены, сжатые сроки, высокое качество. Если Вас заинтересовали наши предложения, будем рады видеть Ваших представителей в нашем офисе. Коммерческий директор И.М. Макаров Макаров Соколова Вера Васильевна «ФЕНИКС» 255-16-97 [email protected] Вх. № 05-21/64 17.06.2009 Представлены предложения по сотрудничеству с фирмой «Реклама на Енисее» В дело № 05-21 Любимова 25.06.2009 27 Приложение 7 А. Пример текста письма-извещения Об изменении сроков заседания Уважаемый Михаил Степанович! Сообщаем Вам, что заседание Совета ректоров переносится на 26 апреля 2012 г. на 14.00. Повестка заседания остается без изменения. Секретарь Совета Трунов М.Н. Трунов Б. Пример текста письма-сообщения Об открытии новых факультетов Администрация техникума сообщает, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета: 1) «Лазерные технологии в полиграфии»; 2) Экономический факультет. Правила приема общие для всех. Директор техникума Завьялов М.А. Завьялов В. Пример текста коммерческого предложения (оферты) Высылаем Вам разработанный специалистами нашего банка план мероприятий по совершенствованию деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями, а также по созданию единой базы данных клиентов. Если Ваша организация заинтересована в сотрудничестве с зарубежными партнерами, просим заполнить анкету клиента и вернуть ее нам до 1 апреля 2012 г. Коммерческий директор Смирнов 28 К.Р. Смирнов Окончание прил. 7 Г. Пример текста письма-уведомления О размещении акций ОАО «ЗАРЯ» уведомляет своих акционеров о размещении именных акций в количестве 50 000 штук по 2000 рублей каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества. С правилами приобретения акций можно ознакомиться на сайте предприятия. Ответственный секретарь совета директоров Грушкова М.В. Грушкова Д. Пример текста рекламного письма О предложении сотрудничества Наша компания действует на рынке детских игрушек более 10 лет и является одним из ведущих поставщиков этих изделий в Сибирском регионе. Компания проявила себя надежным партнером, обеспечивая выс окий уровень качества товара и доступные цены. В настоящее время мы разработали новую коллекцию мягких игрушек для детей дошкольного возраста. Если Вас заинтересует наше предложение, мы готовы выслать вам каталог этой коллекции и предоставить всю интересующую Вас информацию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением, коммерческий директор Дмитриев 29 С.И. Дмитриев Приложение 8 А. Пример текста письма-заявки О высылке товара Просим Вас выслать в наш адрес наложенным платежом 5 компактдисков «Лабораторные работы по химии для 8–10-х классов». Директор техникума Назарова Е.П. Назарова Б. Пример текста гарантийного письма Об изготовлении рекламных проспектов Просим Вас в срок до 15 мая текущего года изготовить типографским способом 1 000 рекламных проспектов нашего университета Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ………………. Приложение: образец рекламного проспекта на 2 л. в 1 экз. Проректор по учебной работе Главный бухгалтер Куликов Н.П. Куликов Андреева Г.Д. Андреева В. Пример текста письма-запроса О предоставлении документов В связи с осуществляемой проверкой деятельности компании просим Вас предоставить копии следующих документов: 1) Устава организации; 2) свидетельства о регистрации компании. Ответственный секретарь Литвинов 30 С.Н. Литвинов Приложение 9 А. Пример текста письма-согласия О предоставлении площадей в аренду Сообщаем о готовности предоставить Вашей компании в аренду 50 кв. м выставочной площади в павильоне № 14 выставочного центра «Сибирская ярмарка» для организации экспозиции на выставке «Агропром-2012» с 12 по 17 марта 2012 г. Директор-распорядитель Дятлова Н.В. Дятлова Б. Пример текста письма-подтверждения Об оплате товара Подтверждаем, что оплата партии офисной мебели Вашего предприятия была произведена нашей фирмой в день поступления товара на наш склад в г. Красноярске. Для подтверждения оплаты высылаем Вам копию платежного поручения от 24.06.2012 № 394. Коммерческий директор Петров 31 И.С. Петров Приложение 10 А. Пример текста письма-напоминания О поставках продукции Письмом № 123/17-32 от 12.04.2012 мы сообщали Вам, что в связи с модернизацией поточной линии по производству поликарбоната наше предприятие имеет возможность дополнительно изготовить и поставить Вашему кооперативу во втором квартале 2012 года поликарбонат на сумму 2 млн руб. Однако до настоящего времени ответа мы не получили. Напоминаем о нашем предложении и просим до конца апреля 2012 г. подтвердить свое согласие или отказ от получения указанной продукции. Заместитель директора по сбыту Петровский А.М. Петровский P.S. Если к моменту получения этого напоминания Вы уже произвели оплату, примите нашу благодарность и оповестите нас об этом. Б. Пример текста письма-требования О выполнении договора В соответствии с договором № 53/12 от 17.02.2012 Ваша фирма взяла на себя обязательство по монтажу, наладке и пуску в эксплуатацию лифтов в лабораторном корпусе нашего техникума. Однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ. В настоящее время убедительной информации о причинах нарушения графика работ мы не имеем. В связи с вышеизложенным требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором. В противном случае в соо тветствии с п. 7.3. договора Вам будут предъявлены штрафные санкции. Заместитель директора Судаков 32 И.М. Судаков Приложение 11 Пример текста письма-поздравления Дорогие коллеги! Мы узнали из прессы, что Вы открыли филиал Вашей фирмы в г. Иркутске. Желаем Вам успеха и удачи. Надеемся на продолжение и развитие наших деловых отношений. Генеральный директор Прокопьев Е.В. Прокопьев Приложение 12 Пример текста рекомендательного письма Предъявитель данного рекомендательного письма Иванов Николай Петрович. В течение последних шести лет он работал в ЗАО «Маяк» в должности заместителя главного бухгалтера и проявил себя как знающий и надежный работник. Его энтузиазм и преданность экономическому блоку работы нашей фирмы всегда высоко ценились как руководством нашего предприятия, так и нашими клиентами и партнерами по бизнесу. Без колебаний рекомендую Иванова Николая Петровича для работы в Вашей компании, в его лице Вы приобретете ответственного, инициативного, энергичного работника. Заместитель директора Сорокин 33 В.Т. Сорокин Приложение 13 Правила написания названий предприятий, объединений, фирм С прописной буквы пишется первое слово в названиях предприятий, объединений, акционерных обществ, например: Орловский нефтеперерабатывающий завод, Государственная инвестиционная корпорация. В названиях предприятий, объединений, акционерных обществ, финансово-промышленных групп, выделяемых кавычками, первое слово и имена собственные пишутся с прописной буквы: Экспериментальный опытный завод «Квант», Открытое акционерное общество «Аэрофлот – российские авиалинии», Государственная авиационная корпорация «Туполев». Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичного характера (т. е. словосочетание в полном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служат родовыми наименованиями: Российская агрохимическая компания (Росагрохим). Сокращенные названия предприятий, объединений, акционерных обществ не склоняются, если им предшествуют слова «открытое акционерное общество», «государственное унитарное предприятие» и т. п.: Открытое акционерное общество «Газпром» (ОАО «Газпром»), Государственное унитарное предприятие «Новосибирская продовольственная корпорация» (ГУП «НПК»). При отсутствии слов «открытое акционерное общество», «государственное унитарное предприятие», «муниципальное унитарное предприятие» их наименования пишутся без кавычек и склоняются. Сокращенные смешанные названия организаций единичного характера (сложносокращенные слова с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или конце сокращенного названия: НИИхиммаш, ЕнироНИИполиграф, КамАЗ. В проектах постановлений главы администрации области употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений – их сокращенные официальные наименования. 34 Приложение 14 Правила написания должностей руководителей предприятий, учреждений и организаций При указании должности руководителя необходимо знать, какие пишутся с прописной, а какие – со строчной буквы. Например: – Председатель Центрального банка Российской Федерации; – президент группы компаний «Информационные бизнес-системы»; – генеральный директор Открытого акционерного общества «Росагролизинг»; – председатель совета директоров Открытого акционерного общества «Газпром»; – президент Российской академии наук. Приложение 15 Правила написания названий праздников и памятных дат Названия праздников и памятных дат в документах необходимо писать следующим образом: – Новый год; – Рождество Христово; – День защитника Отечества; – День России; – годовщина Великой Октябрьской социалистической революции; – День согласия и примирения; – День Конституции Российской Федерации; – Международный женский день; – Праздник Весны и Труда; – День Победы; – День славянской письменности и культуры; – День милиции. 35 Приложение 16 Склонение некоторых имен и фамилий Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласную букву, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам: студенту Рекемчуку – студентке Рекемчук. Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -иво: Дубяго, Седых, Доровских, Дурново. Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, склоняются: Головня – Головни, Лобода – Лободы. Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя. 36