Делопроизводство в кадровой службе

Тексты лекций по Делопроизводству в кадровой слубже Тема 2. Состав и виды кадровых документов 1. Роль кадровых документов в решении задач по управлению персоналом Основной процесс документационного обеспечения кадрами ус­ловно можно подразделить на две взаимосвязанные части: докумен­тирование управления кадрами и организация работы с кадровыми документами. Документирование управления кадрами представляет собой созда­ние кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач. Примерный перечень наиболее важных задач может быть пред­ставлен в следующем виде: • оформление организации труда работников; • заключение трудового договора и оформление приема на работу; • оформление перевода на другую работу; • оформление предоставления отпусков работникам; • оформление поощрения работников; • оформление дисциплинарных взысканий работников; • оформление учета использования рабочего времени; • оформление привлечения к работе в выходные и праздничные дни; • оформление служебных командировок; • прекращение трудового договора и оформление увольнения с работы. Организация работы с кадровой документацией представляет со­бой процесс обработки кадровых документов, также обеспечиваю­щих решение кадровых задач. Примерный перечень наиболее важных задач, решаемых в тече­ние этого процесса, состоит из таких операций: • ведение трудовых книжек; • учет кадров, создание и ведение справочного аппарата; • формирование и ведение личных дел; • составление номенклатуры дел службы кадров; • подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации; • хранение дел службы кадров в архиве организации; • порядок передачи дел службы кадров. Существенным недостатком нынешней системы документиро­вания кадровой службы является то, что она во многом построена на основе отдельных актов различных ведомств, зачастую не увязанных между собой в областях трудового законодательства, граж­данского права, учета, статистики и пр. Ведомства эмпирически занимаются как созданием нормативно-методи ческой базы, так и построением на ее основе форм документов исходя из своих ведом­ственных функций и задач. Отсюда и возникают принципиальные отличия в формах документов по кадрам. Одна из главных причин такого положения — отсутствие в государстве федерального органа или центра, координирующего создание и функционирование нор­мативно-методической базы документирования. Конечно, жестко задокументировать любую управленческую кадровую ситуацию практически невозможно. Но разработать оп­тимальную унифицированную систему взаимосвязанных правовых форм кадровых документов, необходимых и достаточных для реше­ния кадровых задач, вполне целесообразно и реально. В этом плане основная группа кадровых документов, включённых в систему, должна быть утверждена на федеральном уровне и иметь межведом­ственный статус. Ряд форм кадровых документов можно утверждать на уровне федеральных ведомств или органов субъектов Российской Федерации, а некоторые формы кадровых документов допустимо утверждать на уровне отдельных организаций. Такая система кадровых документов получит полную правовую поддержку, и будет возведен определенный барьер на пути произ­вольного, субъективного ведения форм документов по кадрам. 2. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с кадровыми документами Требования к оформлению документов базируются на норма­тивно-правовой базе делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов Российской Федерации, пра­вовых и нормативных актов и методических документов, регламен­тирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопро­изводства на всех уровнях управления (рис. 3.1). В целом нормативно-методическую базу, регулирующую доку­ментирование трудовой деятельности работников, условно можно разделить на пять групп. 1. Федеральные нормативные акты, касающиеся трудового пра­ва работников: Конституция Российской Федерации, Трудовой ко­декс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Гра­жданский кодекс РФ и др. В эту же группу входит ряд Федеральных законов: «О государственной тайне», «Об информации, информати­зации, защите информации» и другие, ряд указов Президента Рос­сийской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации. Рис. 1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства 2. Нормативно-методические документы по труду, делопроиз­водству по кадрам, классификации и стандарты кадровой докумен­тации, архивному делу: Квалификационный справочник должно­стей руководителей, специалистов и служащих; Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих пред­приятий, учреждений и организаций; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров; Инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в уч­реждениях и организациях; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Основные правила работы архивов организаций; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также общероссийские клас­сификаторы и ГОСТы. 3. Локальные нормативные акты работодателя. К ним относят­ся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распоряд­ка; положение о персональных данных работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др. 4. Литература по трудовому праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности и др. 5. Нормативные документы по кадрам самих организаций, ко­торые включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических до­кументов, так и специфические положения, применяемые в организациях. К таким документам прежде всего относятся положения о службе кадров и должностные инструкции работников. 3. Организационно-распорядительная документация, используемая в деятельности кадровых служб Информационные показатели, характеризующие работу с кад­рами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обраба­тываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и дея­тельности самой кадровой службы. Документы, используемые в управлении персоналом, классифи­цируются по следующим видам: • организационно-кадровая документация — устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции; • организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида: – распорядительная документация — приказы, постановления, распоряжения, указания, решения; – информационно-справочная документация — письма, теле­граммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, док­ладные и объяснительные записки; • документация по личному составу. Кроме того, в системе управления персоналом обращается пла­новая, отчетно-статистическая документация, документация по со­циальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связан­ных с управлением персоналом. В общем делопроизводстве, которое охватывает не только кад­ровую, но и все другие службы организаций и предприятий, орга­низационно-кадровая документация включается в единое понятие организационно-распорядительной документации (ОРД) вместе с распорядительной и информационно-справочной документацией. ОРД представляет наиболее многочисленную по видам и разно­видностям группу кадровых документов, так как охватывает вопро­сы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, ат­тестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие. 4. Основные документы по личному составу, регулирующие взаимоотношения предприятий с работниками Правоотношения предприятий с работниками регулируются Тру­довым кодексом РФ (ТК РФ) и положением о персонале фирмы. Документы по личному составу. К документам по личному со­ставу относятся: • трудовые договоры (контракты), заключенные с работниками; • приказы (о приеме, увольнении, переводе, командировании сотрудников, предоставлении им отпуска, поощрении или наказании и пр.); • трудовые книжки; • личные карточки по форме Т-2; • личные дела; • лицевые счета по заработной плате; • автобиографии; • характеристики; • личные листки и анкеты; • рекомендации и рекомендательные письма. Документы по личному составу — наиболее важные документы, хранящиеся длительное время, которые затрагивают жизненно важ­ные моменты для людей и относятся к категории конфиденциаль­ной информации согласно Закону РФ «Об информации, информа­тизации и защите информации». Трудовой контракт (договор) — документ, фиксирующий согла­сие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Он заключается в письменном виде и содержит следующие ос­новные положения: • место работы; • конкретный вид деятельности (должность); • дату начала работы; • условия оплаты труда; • режим работы. Трудовая книжка — основной документ, где ведется запись всей трудовой деятельности работника. Личное дело (досье) — это совокупность документов, содержащих сведения о работнике. В его состав обычно включается: • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; • анкета или личный листок по учету кадров; • автобиография или резюме; • копии документов об образовании; • копии документов об утверждении в должности (для руково­дителя фирмы); • характеристика или рекомендательное письмо; • трудовой контракт (договор); • копии приказов о назначении, перемещении и увольнении; • справки и другие документы, относящиеся к данному работ­нику. Составление личных документов. Личный документ — это пер­сональное письменное обращение сотрудников к руководству пред­приятия, организации (жалобы, ходатайства, просьбы). Виды личных документов: • заявление; • резюме; • автобиография; • расписка; • доверенность (личная) и т.д. Заявление — документ, отражающий просьбу или предложение, адресованное должностному лицу или предприятию. Резюме — документ, содержащий краткие сведения автобиогра­фического характера лица, заполняемый при трудоустройстве. Ре­зюме содержит краткие автобиографические сведения, дату, долж­ность, почтовый адрес, телефон, подпись. Если есть рекоменда­тельные письма, то они прикладываются к резюме с фамилиями и телефонами рекомендующих. Расписка — документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. Необходимые реквизиты: название, дата, текст с указанием должности, фамилии, имени, отчества лиц, выдавших или получивших что-либо, перечень полученного количест­ва и стоимость цифрами и прописью, подпись давшего расписку. Личная доверенность — документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денеж­ных или материальных ценностей вместо доверителя. Личная доверенность содержит следующие реквизиты: название документа, дату написания, фамилию, имя, отчество лица, которо­му выдана доверенность, текст доверенности, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего доверенность, печать. Автобиография — документ, в котором работник собственно­ручно в произвольной форме приводит краткое содержание своей жизни и трудовой деятельности. Обязательные реквизиты: название вида документа, текст (сведения о себе), подпись, дата. Тема 3. Состав и оформление документов при приеме на работу Трудовые отношения в правовом аспекте, возникающие между работодателем (государственной организацией или собственником предприятия, фирм и пр.) и работником, регулируются в России Трудовым кодексом РФ. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения работников, представления отпусков, поощрений, наложения взысканий и пр., составляют группу документов по лич­ному составу. К таким документам относятся трудовой договор, приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. 1. Процедура документационного оформления при приеме на работу Оформление документов при приеме на работу. При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Прием на работу не допускается без предъявления паспорта и трудовой книжки. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета. В необходимых случаях от претендентов на должность или ра­бочее место администрация организации (предприятия) вправе по­требовать документ об образовании или полученной профессии с указанием квалификации. При поступлении на работу подается личное заявление с прось­бой о приеме в данную организацию. Одновременно заполняется при необходимости личный листок по учету кадров (или анкета), а. также составляется автобиография. В последнее время в процедурах, связанных с приемом на работу, все чаще находит применение уже ранее упомянутый документ — резюме. Наряду с объявлениями в средствах массовой информации (СМИ) и предложениями кадровых агентств резюме — наиболее оперативный и экономичный способ выявления претендентов, же­лающих поступить на работу в организацию на вакантную должность. Резюме (см. приложение 1) представляет собой краткую сжатую информацию о себе, составляемую лично претендентом на вакантное место. По сути это самореклама, позволяющая работода­телю предварительно ознакомиться с соискателями, с тем чтобы при последующем непосредственном контакте остановиться на од­ном из них. Особенностью резюме является изложение сведений об образо­вании и трудовой деятельности в обратном хронологическом по­рядке, там же излагается любая дополнительная информация: зна­ние иностранных языков, наличие печатных трудов, профессио­нальные навыки по другой специальности и пр. Основание для приема на работу — заключение трудового дого­вора (контракта). Прием на работу оформляется изданием приказа по личному со­ставу. В дальнейшем на поступившего работника заводится личная карточка и вносится соответствующая запись в его трудовую книжку. Последовательность документационного оформления приема на ра­боту схематически может быть выражена следующим образом (рис. 1) . Рис. 1. Последовательность документирования при приеме на работу Отбор претендентов на должность. В практической работе процесс отбора может варьироваться в зависимости от особенностей деятельности организации, специфики вакантной должности и т.п. Одно дело, если речь идет о простой работе, и другое, если претендент приглашается на должность специалиста, требующую определенной квалификации и опыта. В последнем случае перед назна­чением на такую должность рекомендуется проведение предварительной беседы с претендентом на ее замещение. Целью такого собеседования является углубленное ознакомление с кандидатурой на должность. При этом выясняются следующие вопросы: • Каковы представления претендента о характере будущей работы и возникающих при этом обязанностях; • когда есть возможность приступить к работе; • желаемый размер заработной платы; • служба в Вооруженных силах; • служба за границей; • состояние здоровья; • как разрешались серьезные проблемы в предыдущих местах работы; • совместимость с бывшим руководством и подчиненными; • занятость на стороне; • каковы внеслужебные интересы и предпочтения; • обстановка в семье и пр. При положительном решении о приеме на работу согласие на назначение работника дает его будущий непосредственный руководитель путем визирования письменного заявления претендента. Личное заявление о приеме на работу пишется, как правило, от руки и в произвольной форме или на бланке с трафаретным текстом, в который заявителем могут быть внесены дополнения. В заявлении указываются должность, фамилия и инициалы руководителя организации (предприятия), которому адресовано заявление, дата, текст, подпись заявителя и ее расшифровка (см. приложение 2). Заявление о приеме на работу фиксирует волеизъявление гражданина и на работать в конкретной организации (на предприятии) в определенной должности. Следует учитывать, что при заключении трудового договора и его подписании работником его воля вступить в трудовые отношении с организацией (предприятием) уже выражена четко и полно. В этом случае написание заявления теряет смысл. От лиц, поступающих на работу, запрещается требовать документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требуется предъявление свидетельства о рождении. Лица, не достигшие 18 лет, при приеме на работу подвергаются обязательному медицинскому освидетельствованию. Если гражданин РФ принимается на государственную службу в федеральные органы, он обязан представить сведения о своем имущественном положении, а также ряд других документов (автобиографию, служебную характеристику с последнего места работы, справку о состоянии здоровья). Право поступления на госслужбу имеют граждане РФ не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным Федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации». Для привлечения на работу иностранных граждан необходимо разрешение Федеральной миграционной службы. Разрешение выдается, как правило, на срок до одного года. Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу. Так, администрация имеет право требовать от принимаемых на работу предоставления сведений о противоэпидемических имму-низациях, а также о нахождении на учете в наркологических и психоневрологических диспансерах. , 2. Составление анкеты и автобиографии Составление анкеты. В связи с тем что согласно ТК РФ среди документов, необходимых при поступлении на работу, не предусмотрено заполнение анкеты (личного листка по учету кадров), работодатель не вправе требовать их оформления. Однако если поступающий не возражает против того, чтобы сообщить дополнительные сведения о себе, то служба управления персоналом от этого только выигрывает. Анкета (личный листок по учету кадров) составляется собственноручно при оформлении на работу. Она представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, причем в анкете такой перечень может быть значительно расширен (см. приложение 3). На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок. Ответы на вопросы даются в полном соответствии с личными документами работника (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании, документы высшей аттестационной комиссии (ВАК), документы об имеющихся изобретениях и др.). Заполненные данные проверяются инспектором отдела кадров, заверяются его подписью и печатью. Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедшие после заполнения анкеты (личного листка), отражаются в дополнении к ним (см. приложение 4). Дополнение включает фамилию, имя, отчество работника и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. В первом разделе фиксируются перемещения по службе, но втором — изменения в учетных признаках работника (образование, знание языков, воинское звание, участие в выборных органах, награждения, изменения в семейном положении и местожительстве и др.). Все изменения должны подтверждаться документами (приказы по личному составу, в том числе изданными на основе документов органов ЗАГС и изменений паспортных данных, документы учебных заведений, ВАК и т.п.). Составление автобиографии. При поступлении на работу обычно соискателем пишется автобиография. Это документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. . Тем не менее отдельные составные части и реквизиты в автобиографии должны быть в наличии. Пишется автобиография либо на специальном бланке, либо на листе бумаги форматом А Повествование ведется от первого лица и охватывает следующие вопросы: • фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, сведения о родителях; • образование: где, когда, в каких учебных заведениях обучался, полученная специальность (профессия); • описание трудовой деятельности, необходимо подробно остановиться на последнем месте работы; • служба в Вооруженных силах и участие в выборных органах; • имеющиеся награды и изобретения; • семейное положение и данные о близких родственниках; • паспортные данные, адрес, телефон; • подпись автора и дата составления. 3. Заключение трудового договора Как указывалось выше, основанием для приема на работу служит заключение трудового договора. Трудовой договор согласно Трудовому кодексу РФ представляет собой соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по конкретной трудовой функции, обеспечить обусловленные нормативными правовыми актами и соглашениями условия труда, своевременно и полностью выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Под трудовой функцией здесь понимается выполнение работы по определенной специальности, квалификации или должности. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. В трудовом договоре (см. приложение 5) указываются: • фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (или Ф.И.О. работодателя — физического лица), заключивших договор; • существенные условия договора, а именно: • место работы (с указанием структурного подразделения); • дата начала работы; • наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция; • права и обязанности работника; • права и обязанности работодателя; • характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; • режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); • условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); • виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. Кроме того, в трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (в том числе коммерческой) и др. В случае заключения срочного трудового договора в нем указывается срок его действия. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы: • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или подготовки. В отдельных случаях с учетом специфики работы может возникнуть необходимость предъявления дополнительных документов. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее трех дней со дня фактического допущения к работе. Прием на работу оформляется приказом {распоряжением) работодателя, изданным на основании трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется по унифицированной форме N° Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме JN& Т-la в случае одновременного оформления нескольких работников (см. приложение 6). Приказ составляется инспектором отдела кадров или другим уполномоченным лицом. С подписанием руководителем организации приказа (распоряжения) о приеме на работу работника ознакамливают с ним под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или Т-2 гс), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника. Факт приема на работу в организацию регистрируется отделом кадров в журнале регистрации поступивших на работу (рис. 2). № п/п Фамилия, имя, отчество Принят, номер приказа, дата Структурное подразделение Должность Рис. 2. Журнал регистрации принятых на работу Глава 4. Документирование движения персонала 1. Классификация документов, характеризующих движение кадров Среди документации по личному составу наиболее многочисленной является группа документов, сопровождающая движение кадров. Под движением кадров обычно подразумеваются: • прием, перевод, увольнение работников; • предоставление отпусков; • командирование работников. Однако оформление приема на работу по сути предваряет трудовые процессы, происходящие на предприятии, поэтому прием работников логичнее рассматривать вне рамок движения кадров, что и проделано в предыдущей главе. Документацию, характеризующую движение кадров, условно можно классифицировать по трем группам: • документация, связанная с перемещением кадров; • документация, связанная с исполнением должностных обязанностей и социальных гарантий работников; • документация, связанная с прекращением трудовых отношений с организацией, с увольнением. Ознакомление с процедурами, выполняемыми при осуществлении движения кадров, и оформлением соответствующих документов начнем с перевода работников. 2. Перевод работника на другую работу Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ. В нем предусмотрены три вида перевода на другую работу: • перевод на работу в той же организации; • перевод на работу в другую организацию; • перевод в другую местность, в том числе вместе с организацией. Все эти изменения трудового договора допускаются только с письменного согласия работника. Перевод на другую работу, связанный с существенными изменениями условий труда, предусмотренных заключенным трудовым договором, также требует согласия работника. К таким изменениям относятся поручение работы, не соответствующей его специальности, квалификации, должности, либо работы, влияющей на размер заработной платы, предоставляемые льготы, преимущества, меняющие сложившийся трудовой режим, и пр. Работодатель не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Не является переводом и не требует согласия работника пере мещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же организации с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Перевод на другую работу для замещения отсутствующего работника не может превышать одного месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). В случае производственной необходимости работодатель имеет право переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы. производственной аварии или устранения последствий катастрофы, аварии или стихийного бедствия, несчастных случаев, простоя. уничтожения или порчи имущества, а также для замещения отсутствующего работника. Под производственной необходимостью понимается наступление исключительных, неординарных обстоятельств, которые нельзя было предусмотреть заранее и которые являются для предприятии форс-мажорными. Прежде чем издать приказ о переводе, работодатель обязан подробно ознакомить работника со всеми условиями его труда на той работе, куда его предполагается перевести. Поскольку перевод на другую работу по общему правилу допускается с согласия работника, существенное значение имеет форма выражения такого согласия. Процедура перевода работника на другую работу оформляется в зависимости от инициативы (работника или работодателя) заявлением о переводе на другую работу или представлением руководителя структурного подразделения о таком переводе (см. приложение 5.1). Наиболее частым является перевод в другое подразделение организации на другую должность. Перевод на другую должность может быть осуществлен по просьбе работника, в результате аттестации работника и по другим основаниям в соответствии с ТК РФ. Если работник не согласен на предложение работы в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему иную имеющуюся в организации работу, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья, а при отсутствии такой работы — вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнить с учетом его квалификации и состояния здоровья. Если вопрос о переводе на другую работу возник по инициативе работника, он подает соответствующее заявление. Для этого используется трафаретный бланк о переводе или стандартный лист бумаги формата А5 с отпечатанным трафаретным текстом, который заполняется работником в одном экземпляре, подписывается, датируется и передается руководителю структурного подразделения, откуда работник увольняется, и руководителю структурного подразделения, куда он переходит, на визирование. Затем документ-заявление поступает в отдел кадров, где визируется его руководителем и передается работодателю. После наложения резолюции работодателя документ возвращается в отдел кадров для подготовки приказа о переводе. Когда инициатором перевода является работодатель (или руководитель структурного подразделения организации), за подписью последнего составляется представление, в котором обосновывается необходимость перевода работника на другую работу (см. приложение 5.1). Представление визируется руководителем отдела кадров, руководителем отдела труда и заработной платы (при его наличии), а также представителем выборного органа (профсоюзного комитета и др.). Представление поступает для рассмотрения работодателем (руководителем организации) и с его резолюцией направляется в отдел кадров. Перевод на другую работу завершается подписанием приказа (распоряжения) по форме № Т-5 — для одного работника и № Т-5а — для группы работников (см. приложение 5.2). Рис. 1. Последовательность перевода работника на другую работу На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую работу (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия приказа направляется в бухгалтерию. Схематически это изображено на рис. 1. 3. Документация по оформлению служебных командировок Трудовой кодекс РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. Распоряжение руководителя о выезде в командировку является для работника обязательным. Отказ работника от поездки в служебную командировку без уважительных причин рассматривается как нарушение трудовой дисциплины. При направлении в командировку работнику гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Перед отъездом в командировку работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов на проживание, суточных, а также другие расходы, разрешенные работодателем (представительские и др.). В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, документ о найме жилого помещения и расходы за проезд. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Дни отдыха, не использованные во время командировки, по возвращении из нee не компенсируются. Отъезд в командировку в выходной день компенсируется днем отдыха по возвращении из командировки. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них. Аналогично определяется день приезда работника к месту постоянной работы. В комплект документов по оформлению командировок входят: • приказ (распоряжение) о направлении отдельного работника или группы работников в командировку (формы № Т-9 и № Т-9а); • командировочное удостоверение работника (форма № Т-10); • служебное задание с кратким отчетом о его выполнении (форма № Т-10а). Кроме того, составляются такие документы, как докладная записка с обоснованием командировки, журналы учета выбывающих в командировку и учета приема командированных работников, авансовый отчет об использовании выданных денежных средств. Оформление служебной командировки начинается с подачи докладной записки руководству организации о необходимости выезда в командировку для ознакомления на месте со складывающейся обстановкой, оказания практической помощи в решении назревших вопросов, установления необходимых контактов с деловыми партнерами, уяснения мер, которые целесообразно принять по возвращении из командировки. Докладная записка может быть составлена в следующем виде. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении применяются для конкретизации поставленных перед командируемым задач и контроля за их выполнением. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый, утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем структурного подразделения, и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. С согласия руководства готовится приказ {распоряжение) о направлении работника (группы работников) в командировку (см. приложение 5.10). Приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе указываются фамилия и инициалы командируемого, его структурное подразделение и должность, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Проект приказа визируется заинтересованными должностными лицами. Подписанный приказ регистрируется документационной службой, его первый экземпляр помешается в дело по командировкам, а второй экземпляр направляется в бухгалтерию для проведения расчетов. Командировочное удостоверение — документ, удостоверяющий полномочия командированного лица и подтверждения факта пребывания в пункте назначения в определенный период времени. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Командированный работник заполняет командировочное удостоверение в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку, подписывает его у руководителя организации и получает у ответственного за командировки отметку о выбытии на оборотной стороне удостоверения. Выбытие подлежит регистрации в специальном журнале по учету работников, выбывающих в командировку. В пункте назначения дата прибытия и выбытия командированного также фиксируется в журнале учета приема командированных работников. Командировочное удостоверение является финансовым документом. 4. Условия и порядок предоставления отпусков и их оформление В соответствии с Трудовым кодексом РФ всем работникам предприятия, организации в течение года предоставляется основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с (охранением места работы (должности) и среднего заработка. Работникам согласно ТК РФ и иным федеральным законам помимо основного отпуска может предоставляться удлиненный оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней. Продолжительность основного и дополнительного отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. При исчислении общей продолжительности ежегодно оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным дополнительным отпуском. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и ранее: женщинам по беременности и родам; работником в возрасте до 18 лет; работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев, и в некоторых других случаях, предусмотренных федеральными законами. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления отпусков, установленной в данной организации. Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем его продолжительность на основной работе, работодатель по просьбе работника продлевает ему отпуск соответствующей продолжительностью, но без сохранения заработной платы. Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях: • временной нетрудоспособности работника; • исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если законом предусмотрено при этом освобождение от работы; • в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации. Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению сторон переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время отпуска либо работник был предупрежден об отпуске позднее чем за две недели до его начала. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно сказаться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перемещение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредоставление отпуска более двух лет подряд, а также работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда. По соглашению сторон ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная часть отпуска в этом случае должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв работника из отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется соглашением между работником и работодателем (см. приложение 5.6). Отпуск без сохранения заработной платы также оформляется приказом (см. приложение 5.7). Работник, находящийся в таком отпуске, может в любое время прервать его, выйти на работу, предупредив об этом работодателя. При оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска используются следующие формы документов: указание о составлении графика отпусков, график отпусков и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. До издания приказа может представляться заявление об отпуске (см. приложение 5.5). Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа организации. Перед составлением графика отпусков дается соответствующее указание. График отпусков представляет собой таблицу с перечислением работников, количества дней и даты начала и окончания отпуска (см. приложение 5.4). При переносе даты отпуска в график вносятся изменения с согласия работника и руководителя подразделения и с разрешения лица, утвердившего график. Перенос даты отпуска оформляется соответствующим заявлением работника. График отпусков регистрируется инспектором отдела кадров в службе документации. Первый экземпляр графика остается в этой службе, второй передается в бухгалтерию, а третий находится в отделе кадров. При уходе работника в отпуск издается приказ (распоряжение), на основании которого бухгалтерия производит расчет оплаты отпуска каждому работнику (см. приложение 5.3), и составляется платежная ведомость. 5. Расторжение трудового договора и оформление увольнения работника Трудовой договор может быть прекращен по целому ряду оснований, в частности по соглашению сторон, истечению срока договора, расторжению договора по инициативе работника или работодателя и др. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. Работник имеет право расторгнуть договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели. По соглашению между ними трудовой договор может расторгаться и до истечения этого срока. Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается. Расторжение трудового договора по инициативе работника адекватно увольнению по собственному желанию. ' Работодатель может расторгнуть трудовой договор в случаях: • ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем — физическим лицом; • сокращения численности или штата работников организации; • несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, недостаточной квалификации; • смены собственника имущества организации (в отношении руководства и главного бухгалтера); • неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание; • однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей: • прогула; • появления на работе в состоянии опьянения; • разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей; • совершения по месту работы хищения, растраты, уничтожения имущества, установленных судом или постановлением полномочного органа; • нарушения работником требований по охране труда, повлекшего за собой тяжелые последствия; • совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для утраты доверия; • совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка, несовместимого с продолжением данной работы; • принятия необоснованного решения руководством и главным бухгалтером, организации и его самостоятельного подразделения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб; • предоставления работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора; • в других предусмотренных ТК РФ, федеральными законами и трудовым договором с руководителями случаях. Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и нахождения в отпуске (кроме случаев ликвидации организации и прекращения и деятельности работодателем — физическим лицом). Предусмотрено обязательное участие выборного профсоюзного органа в рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работодателя. Наиболее часто инициатива работника по расторжению трудового договора выражается в виде увольнения по собственному желанию. Такое увольнение производится на основании письменного заявления работника. Заявление может оформляться следующим образом. Свое заявление работник передает на визирование руководителю структурного подразделения, из которого увольняется, а затем в службу кадров. Там оно визируется руководителем этой службы, после чего передается руководителю организации, который принимает решение и налагает резолюцию, где указывается исполнитель, характер исполнения и его срок. На основании принимаемого решения издается приказ об увольнении по форме № Т-8 (см. приложение 5.8). Приказ может издаваться и на бланке организации (см. приложение 5.9). В соответствии с приказом вносится запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Бухгалтерия согласно приказу производит полный расчет с работником. Рис. 2. Последовательность оформления увольнения работников Увольнение работника (прекращение действия трудового договора) осуществляется по схеме (рис. 2). Контрольные вопросы 1. Что такое движение кадров? Дайте классификацию характеризующих его документов. 2. Расскажите об условиях и порядке перевода работников на другую работу. 3. В чем заключается процедура оформления и последовательность документирования перевода работников? 4. Как проходит оформление служебных командировок? 5. Каков порядок предоставления отпусков и их оформление? 6. В каких случаях возможно расторжение трудового договора иоформление увольнения работников? Библиографический список 1. Ашлан Т.О. Делопроизводство. Образцы документов. — М.:ПРИОР, 2004. 2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. — М.: Интел-Синтез, 2000. 3. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. — Ростов н/Д:Феникс, 2003. 4. Красавин Л.С. Документирование и организация работы с кадровыми документами. — М.: ИНФРА-М, 2004. 5. Стенюков М.В. Справочник но делопроизводству. — М.: ПРИОР,2003. в. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. Образцы документов. — М.: ПРИОР, 2001. Тема 5. Документирование оценки деятельности персонала 1. Общие понятия В общем виде понятие оценки кадров включает в себя определение ее содержания, методов и процедур. Содержание оценки подразумевает: • ознакомление с сущностью выполняемой работы, ее разнообразием и комплексностью; • учет степени самостоятельности и ответственности при проведении работы; • вывод о соотношении творческих и стандартных процедур при исполнении работы; • оценку личных качеств работника (знание, умение, навыки, черты характера). Методы оценки используют: • сбор соответствующей информации (изучение документов и других письменных источников, беседы, опросы и наблюдения); • анализ полученной информации путем применения измерителей и самого измерения; • тестирование персонала; • анкетирование; • количественную оценку (когда каждому качеству работника присваивается определенное количество баллов). Процедура оценки включает такие элементы, как аттестация работников, место проведения, периодичность и программа оценки, порядок использования и доведения результатов оценки до оцениваемого работника. Труд работников обычно характеризуется и оценивается администрацией при проведении аттестации или присвоении квалификационных разрядов, при решении вопросов поощрений и вынесении взысканий, при выдаче характеристик и рекомендательных писем. 2. Порядок проведения и оформления аттестации работников Аттестация — определение соответствия уровня квалификации работника требованиям выполняемой им работы (функции). Основные задачи аттестации: • определение служебного соответствия работника занимаемой должности; • выявление перспективы использования потенциальных возможностей работника; • стимулирование роста профессиональной компетентности работника; • внесение предложений о перемещении кадров, освобождение работника от занимаемой должности, а также переводе на более (или менее) квалифицированную работу. Аттестация работников может носить очередной (плановый) и внеочередной характер. Как правило, аттестации не подлежат работники, проработавшие в занимаемой должности менее года, беременные женщины, те из них, кто находится в отпуске по уходу за ребенком, подлежат очередной аттестации не ранее чем через год после выхода на работу. Подготовка к проведению аттестации предусматривает следующие мероприятия: • составление необходимых документов для аттестуемых; • утверждение графиков проведения аттестации; • определение состава аттестационных комиссий; • информирование работников о целях и порядке проведения аттестации. В ходе подготовки к аттестации издается приказ (см. приложение 6.1), в котором определяются сроки ее проведения, устанавливается перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационной комиссии и график проведения аттестации, формулируются задачи руководителей структурных подразделений по обеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации. Аттестационная комиссия образуется в составе председателя (как правило, заместителя руководителя организации), секретаря (обычно работника юридической или кадровой службы) и членов комиссии. Среди последних — руководители структурных подразделений, высококвалифицированные специалисты и представителей выборного (профсоюзного) органа. Проект приказа готовится секретарем будущей аттестационной комиссии, печатается в двух экземплярах, визируется всеми заинтересованными лицами и представляется на подпись руководителю организации. Подписанный приказ регистрируется в документационной службе, копируется и рассылается всем подразделениям и заинтересованным лицам. Первый экземпляр приказа помещается в дело аттестационной комиссии. На каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее чем за две недели до начала проведения аттестации должно быть подготовлено представление (отзыв, заключение), содержащее всестороннюю оценку служебной деятельности аттестуемого. Представление составляется непосредственным руководителем работника, с его содержанием аттестуемый заблаговременно должен быть ознакомлен. Примерная форма представления дана в приложении 6.2. Представление печатается в двух экземплярах, подписывается руководителем подразделения, визируется работником и направляется в аттестационную комиссию. Один экземпляр помещается в дело аттестационной комиссии, второй направляется в личное дело работника вместе с аттестационным листом. Проект графика проведения аттестации составляется секретарем аттестационной комиссии, визируется руководителями подразделений, представителем выборного (профсоюзного) органа, подписывается председателем аттестационной комиссии и утверждается руководителем организации. Утвержденный график (см. приложение 6.3) копируется и рассылается всем заинтересованным лицам и подразделениям. Первый экземпляр графика подшивается в дело аттестационной комиссии. Проведение аттестации работников включает: • оценку соответствия квалификационного уровня работника требованиям выполняемой им работы; • оформление результатов аттестации; • ознакомление аттестуемого со всеми итоговыми материалами по его аттестации; • разработку мероприятий по итогам аттестации. Аттестационная комиссия проводит беседу с аттестуемым на основе рассмотрения представленных материалов. В ходе беседы выясняются спорные или неясные вопросы, оцениваются деловые и личные качества по принятой в организации методике, выслушиваются соображения работника и его планы по совершенствованию своей трудовой деятельности и улучшению результатов труда. Аттестационная комиссия заслушивает также сообщение руководителя подразделения, где работает аттестуемый, с оценкой его работы. Во время заседания комиссии ведется протокол (см. приложение 6.4). По результатам аттестации работника аттестационная комиссия пнет одну из следующих рекомендаций: • соответствует занимаемой должности; • соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год; • не соответствует занимаемой должности; • достоин повышения в должности или оклада, зачисления в резерв для последующего повышения по службе. При решении вопроса о присвоении квалификационных разрядов комиссия решает вопрос о повышении или понижении квалификационного разряда работника. Оценку квалификации работника следует осуществлять комплексно и основываться на учете специфики труда отдельных категорий работников и его результативности. При этом используются различные методические материалы. Результаты голосования определяются большинством голосов. При равенстве голосов аттестуемый признается соответствующим занимаемой должности. Результаты аттестации необходимо сообщить работнику. Подписанный председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии протокол регистрируется в документационной службе и помещается в дело комиссии. Копии протокола направляются администрации и в выборный (профсоюзный) орган организации. Результаты аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в amтестационный лист (см. приложение 6.5), который подписывается всеми членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании. Аттестационный лист составляется в одном экземпляре) и вместе с представлением помещается в личное дело работника. Руководителю организации необходимо рассмотреть результаты! аттестации и в месячный срок издать приказ об утверждении итогов аттестации (см. приложение 6.6). При несогласии руководителя организации с решением аттестационной комиссии он имеет право направить работника на повторную аттестацию, результаты которой являются окончательными. После издания приказа результаты аттестации вносятся в трудовую книжку работника и отражаются в изменении штатного расписания. Проект приказа об утверждении итогов аттестации готовится секретарем аттестационной комиссии, печатается в двух экземплярах, визируется заинтересованными должностными лицами и подразделениями, членами аттестационной комиссии, представителем выборного (профсоюзного) органа и подписывается руководителем организации. Первый экземпляр приказа помещается в дело службы документации. Трудовые споры, возникшие по результатам аттестации, решаются в соответствии с законодательством. 3. Характеристики, рекомендации и рекомендательные письма Оценка деятельности работника может отражаться и в таких документах, как характеристика, рекомендация и рекомендательное письмо Характеристика — это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника, его деловых и моральных качествах. Характеристика может оформляться на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты: название вида документа, наименование организации, выдающей характеристику, имя, отчество и фамилия сотрудника, текст, подписи, печать, дата. В тексте характеристики можно выделить три логически связанные составные части: 1) анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если имеются), год рождения, образование сотрудника; 2) данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, стаже работы, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.); 3) собственно характеристика, т.е. оценка отношения к работе, повышения профессионального уровня, деловых качеств. Четвертая, заключительная, часть содержат вывод, в котором указывается назначение характеристики (для представления в какое учреждение она выдана). Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения, организации. Подпись на характеристике заверяется печатью. Копия характеристики помещается в личное дело работника. При составлении характеристики следует отказаться от тех шаблонных обобщенных формулировок, которые зачастую практикуются и свидетельствуют о формальном подходе в вопросах подбора мифов. Общие, неконкретные, односторонние характеристики не могут создавать реальное впечатление о кандидатуре работника. В предусмотренных законодательством случаях характеристики могут выдаваться по запросу другой организации (военкомат, милиция, суд, прокуратура и др.). Рекомендации и рекомендательные письма содержат аналогичные с характеристикой краткие оценки деловых и морально-психологических качеств работника, но составляются по произвольной форме, без обязательных реквизитов. 4. Поощрения и наложения дисциплинарных взысканий Отношение администрации к работнику и оценка его деятельности находят свое отражение и в приказах по личному составу. В них предусматриваются меры по поощрению или наказанию работника с указанием причин и мотивов принятого решения, а также видов поощрения или взыскания. Основанием для издания таких приказов служат представления о поощрении, докладные объяснительные записки. Поощрение — это форма признания трудовых заслуг работника. Работник поощряется за добросовестное выполнение своих обязанностей, повышение эффективности труда, другие достижения в , боте, выполнение дополнительных поручений, за продолжительную безупречную работу. Трудовым кодексом РФ предусмотрены такие виды поощрения как объявление благодарности, выплата премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии. Другие виды поощрения работников могут определяться коллективными договорами или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги работники могут быть представлены к государственной награде. Применение указанных мер поощрения является правом, а не обязанностью работодателя. Представление о поощрении работника оформляется в структурном подразделении и подписывается его руководителем (см. приложение 6.7). Представление поступает в кадровую службу, которая ознакомляет с ним бухгалтерию, заместителя руководителя организации, курирующего подразделение, — автора представления, и оформляет соответствующие визы. После этого представление передается руководителю организации, он налагает на нем резолюцию с указанием исполнителя, характера и срока исполнения принятого решения. На основании представления и резолюции кадровая служба готовит приказ о поощрении (см. приложение 6.8). Завизированный заинтересованными лицами проект приказа подписывается руководителем организации. Подписанный приказ объявляется работнику под расписку. Первый экземпляр приказа передается в документационную службу, второй помещается в личное дело работника, третий — поступает в бухгалтерию. Трудовым кодексом РФ установлено, что дисциплинарным проступком считается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. В этом случае работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: • замечание; • выговор; • увольнение с работы. Для отдельных категорий работников федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине могут предусматриваться и иные дисциплинарные взыскания (например, предупреждение о неполном служебном соответствии и пр.). Дисциплинарные взыскания, кроме перечисленных, не допускаются. До наложения взыскания работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменной форме, а в случае отказа составляется акт. Такой отказ не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Дисциплинарное взыскание налагается не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может применяться по истечении шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии и прочих проверок финансово-хозяйственной деятельности — не позднее двух лет со дня совершения. В эти сроки не включается время производства по уголовному делу. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано в государственную инспекцию труда или в комиссию по рассмотрению трудовых споров. В соответствии с трудовым законодательством работник обязан написать объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины на имя работодателя. В записке излагаются версии работника о причинах и обстоятельствах такого нарушения. Она составляется на трафаретном бланке или стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре и после регистрации в службе документации представляется руководителю структурного подразделения, в котором занят работник. Докладная записка составляется руководителем структурного подразделения по факту нарушения трудовой дисциплины и вместе с объяснительной запиской работника передается работодателю. После рассмотрения записок работодатель налагает резолюцию, в ней указываются исполнитель, характер поручения и срок исполнения. Записки и резолюция поступают в отдел кадров, который на их основании подготавливает приказ о наложении дисциплинарного взыскания (см. приложение 6.9). С визами всех заинтересованных лиц проект приказа передается для подписания работодателю, подписанный им приказ объявляется в течение трех рабочих дней после издания работнику под расписку. Спустя год после издания приказа наложенное взыскание на работника теряет силу, если работник не будет подвергнут новому взысканию. 5. Разрешение трудовых споров Защита трудовых прав и законных интересов работников осуществляется тремя способами: • государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства; • зашита профессиональными союзами; • самозашита работниками своих прав. Трудовые споры — разногласия, не урегулированные: • между работодателем и работником — по вопросам применения законов и других правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, трудового договора, о которых заявлено в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров; • между работниками и работодателями — по поводу установления и изменения условий труда (включая заработную плату), заключения, изменения и выполнения коллективных договоров, соглашений, а также в связи с отказом работодателя учесть мнение выборного представительного органа работников при принятии актов, содержащих нормы трудового права в организациях. Первые из них являются индивидуальными, вторые — коллективными трудовыми спорами. Индивидуальные трудовые споры рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и судами. Разрешение коллективного трудового спора рассматривается примирительной комиссией, а также с участием посредника и (или) в трудовом арбитраже. Первый этап обязательный. При недостижении согласия рассмотрение трудового спора переходит к участию посредника и (или) в трудовой арбитраж. Образцы заявления в комиссию по трудовым спорам и решения комиссии даны в приложениях 6.10 и 6.11. Если примирительные процедуры не привели к разрешению трудового конфликта, работники вправе приступить к организации забастовки. Решение об объявлении забастовки принимается собранием (конференцией) работников организации. Тема 6. Порядок подготовки приказов по личному составу и оформление личных карточек 1. Общие подходы к изданию приказов Приказ, как уже отмечалось, относится к распорядительным документам, издаваемым руководителем организации (предприятия) в целях обеспечения решения поставленных задач и достижения наилучших результатов в деятельности организации. Приказ основывается на принципах единоначалия и обязательности его выполнения всеми подразделениями и должностными лицами, находящимися в подчинении руководителя организации. Приказ — оперативный документ, обеспечивающий нормальный ход работ на всех участках и рабочих местах организации, учреждения, предприятия. Наряду с этим в приказе содержатся распорядительные указания организационного и нормативного характера. В частности, приказом определяется распределение обязанностей внутри руководства организации, утверждаются правила внутреннего трудового распорядка, графики отпусков и другие, а также разного рода инструкции (должностные, по делопроизводству, правила обслуживания, различные нормы и нормативы, применяемые при производстве работ, и пр.). Приказами доводятся для внутреннего употребления распорядительные документы вышестоящих органов. Оформление приказов носит в основном унифицированный характер. В них в обязательном порядке должен иметься постоянный набор определенных реквизитов, среди которых наименование организации, место издания, регистрационный номер и дата, название документа, заголовок, текст, подпись, визы. Текст приказа состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются причины издания приказа, события и факты, вызвавшие необходимость его появления, определяются цели и задачи предписываемых действий, содержится! ссылка на документ, послуживший основанием для его издания. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, указание подразделений и должностных лиц, которым поручается произвести эти действия, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое набирается прописными (заглавными) буквами на отдельной строке. После слова «приказываю» ставится двоеточие. Текст распорядительной части, как правило, делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками после них. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания необходимого действия, выраженного глаголом неопределенной формы, и конкретного исполнителя (исполнителей). Здесь же указывается срок исполнения. В последнем пункте обычно определяется должностное лицо, ответственное за выполнение приказа в целом. Отдельные задания, особенно содержащие цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Страницы и приложения нумеруются как единый документ. Необходимо, чтобы текст приказа соответствовал определенным требованиям. Изложение текста должно вестись простым, доступным для понимания языком, избегая сложносочиненных и придаточных предложений, быть лаконичным, не допускающим неоправданно большого объема документа, а также не должен касаться множества вопросов, ограничиваясь двумя-тремя, характеризующими основное направление темы. Необходимо соблюдать и последовательность изложения посредством перехода от более важных положений текста до менее важных, разделяя их абзацами и обеспечивая непротиворечивость друг другу. Приказ не должен дублировать содержание и смысл предыдущих приказов. Распорядительная часть приказа излагается в строгой повелительной форме, не допускающей двоякого толкования. Примерный образец составления общего приказа дан в приложении 7.1. 2. Особенности оформления приказов по личному составу Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов общего характера (по основной деятельности). Однако обе их разновидности оформляются на одинаковых бланках, если имеют текстовую содержательную часть. Приказы по личному составу могут не иметь заголовка к тексту, констатирующей части текста и глагола «приказываю». Кадровые приказы в своем большинстве сразу начинаются с распорядительного действия, употребляя слова: «принять», «назначить», «перевести», «уволить», «изменить фамилию», «предоставить отпуск», «командировать» и т.д. Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном работнике, в сводных — о нескольких независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, командирование и пр.)- При составлении сводных приказов нужно учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. В индивидуальных приказах оформляются главным образом поощрения, взыскания, учитывая их специфическую роль. Каждый, пункт приказа по личному составу формулируется в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ. В кадровых приказах выделяют постоянную (одинаковую для всех приказов) и переменную (разную для отдельных видов кадровых приказов) информацию. Постоянной информацией для любого приказа по личному составу являются указание распорядительного действия («назначить», «уволить», «перевести» и Пр.), а также фамилии, инициалов работника, должности и структурного подразделения. Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия. При приеме на работу обязательно указываются размер оплаты труда и при необходимости условия приема (постоянно, временно, с испытанием или нет) и т.п. При переводе на другую работу — новая должность и подразделение, вид и причина перевода, изменение оплаты труда. При увольнении — его причина, при предоставлении отпуска — его вид, продолжительность, даты начала и окончания, при командировании — дата и продолжительность командировки, место направления и наименование организации, куда командируется. Каждый пункт приказа по личному составу сопровождается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Приказы по личному составу доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников с приказом могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя организации. Проект приказа по личному составу согласовывается с руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителем структурного подразделения, работник которого] упоминается в приказе. Приказы по личному составу, относясь к организационно-распорядительной документации, одновременно входят в систем первичной учетной документации, обеспечивая учет труда и е оплаты, и имеют в большинстве унифицированные формы. Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от общих приказов по основной деятельности). Для этого используется книга (журнал) регистрации, в которой указываются дата и номер приказа, его содержание, кем подписан приказ и другие сведения по усмотрению организации. С учетом различий в сроках хранения нумерация приказов по личному составу предусматривает помимо номера буквенное обозначение, что отличает их от приказов по основной деятельности (к примеру, приказ № 30-К (кадры) или № 30 по л/с (по личному составу)). Информация по личному составу фиксируется в трудовых книжках (сведения о работе и поощрениях). 3. Оформление личных карточек На всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные картонки. Личная карточка является основной формой, применяемой кадровой службой для анализа состава и учета персонала предприятий и организаций (см. приложение 7.2). Она заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме па работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Для учета применяются унифицированные формы: личная карточка работника — № Т-2, государственного (муниципального) служащего — № Т-2гс (мс), научного, научно-педагогического работника — N° Т-4. Образцы учетных форм (карточки) в традиционных (ручных) картотеках должны быть помещены на твердую картонную бумагу. В автоматизированных базах данных (АБД) по кадрам образцы карточек заранее вводятся в память компьютера и заполняются в процессе учета кадров. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, все записи в карточке формулируются полностью, без сокращений. Все последующие изменения в анкетно-биографических учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке. Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКУД, ОКПО, ОКАТО — автономных территориальных образований, ОКИН — информации о населении, ОКСО — специальностей по образованию, ОКПДТР — профессий рабочих, должностей служи щи х и тарифных разрядов, ОКДП — видов экономической деятельности, продукции и услуг. При увольнении работника в личной карточке указываются дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки не присоединяются к личным делам и хранятся в архиве отдельно. Личная карточка работника представляет собой многостраничный документ, состоящий из 11 разделов. I. Общие сведения (основные анкетные данные, образование и профессия, стаж работы, семейное положение, паспортные данные, адрес местожительства). II. Сведения о воинском учете. III. Прием на работу и переводы на другую работу. IV. Аттестация. V. Повышение квалификации. VI. Профессиональная переподготовка. VII. Поощрения и награды. VIII. Отпуск. IX. Специальные льготы (в соответствии с законодательством). X. Дополнительные сведения. XI. Основание увольнения. Образец заполнения личной карточки работника дан в приложении 7.2. Форма N° Т-2гс (государственного служащего) несколько отличается от формы № Т-2: • в п. 7 I раздела дополнительно указывается ученая степень служащего, в п. 8 — стаж собственно государственной службы(помимо общего и непрерывного стажа); • в разделе IV фиксируется присвоение служащему квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. Личная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4) ведется кадровыми службами академических, научно-исследовательских, образовательных учреждений и организаций. Форма N° Т-4 ведется наряду с формой № Т-2 на каждого работника. В учетной карточке предусматривается указание как соответствующих данных о работнике на момент поступления на работу, так и сведений о присуждении ученой степени, ученого звания, получения научной специальности в период его работы н новом научном или образовательном учреждении. Тема 7. Ведение трудовых книжек и личных дел работников 1. Трудовые книжки и правила их ведения Основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника Трудовая книжка установленного образца — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. Работодатель (кроме работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о^ взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случа-j ев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству! вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего совместительство. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или федерального закона. Ведение трудовых книжек осуществляется в организациях Российской Федерации в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N° 69. Инструкция была разработана во исполнение постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N° 225 <*О трудовых книжках». Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представлять справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядов Вооруженных сил — военный билет. Трудовая книжка заводится один раз. Передача трудовых книжек в пользование другим лицам и обладание несколькими книжками запрещено законом. В трудовую книжку вносятся: • сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; • сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение; • сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения за успехи в работе и другие поощрения, предусмотренные законодательством. Записи вносятся в трудовую книжку администрацией после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. С каждой записью (о назначениях, перемещениях, увольнении) администрация обязана ознакомить владельца трудовой книжки. Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета. Сведения о работнике При заполнении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения- о работнике. Фамилия, имя и отчество (полностью) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование указывается на основании документа (диплом, аттестат, удостоверение). Запись о незаконченном образовании производится также по документам (студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения). Профессия или специальность в трудовой книжке указывается на основании записи в документе о полученной профессии, специальности. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за ее выдачу, затем ставится печать учреждения, организации. Сведения о работе. Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из четырех граф: графа 1 — № записи; графа 2 — дата (число, месяц, год); графа 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении; графа 4 — основание записи (документ, его дата и номер). В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, затем в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 пишется «принят» или «назначен» в такое-то подразделение, на такую-то должность или профессию с указанием разряда. Изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание, влекут за собой соответствующие записи в трудовой книжке с уведомлением об этом работника, а также в отношении изменения разряда. При освоении второй и последующей профессий опять-таки делается соответствующая запись в трудовую книжку. Запись о работе по совместительству по желанию работника (письменное заявление) может не вноситься. Перевод на другую постоянную работу на том же предприятии (учреждении) оформляется в таком порядке, как и прием на работу. Если меняется наименование места работы, то отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие (учреждение) с такого-то времени переименовано (преобразовано) в ...», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ, его номер и дата. Студентам, учащимся, аспирантам, имеющим трудовые книжки, учебное (научное) учреждение вносит записи о времени обучения в дневных отделениях. Основанием таких записей служит приказ о зачислении на учебу или отчислении из учебного заведения. Студентам, учащимся и аспирантам, ранее не работавшим и в связи с этим не имеющим трудовых книжек, вносятся отдельной строкой со ссылкой на соответствующий документ записи в трудовую книжку тем предприятием, куда они устроились на работу. Такой же порядок установлен для прошедших военную службу. Все эти записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии. Записи о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. В случаях перевода работника на другую работу в другую организацию в записи об увольнении должно указываться это обстоятельство. То же самое отмечается и в записи о принятии на работу. Днем увольнения считается последний день работы. При назначении пенсии в трудовой книжке органами социального развития ставится штамп «Пенсия назначена». Сведения о награждениях и поощрениях. Они заносятся в трудовую книжку в следующем порядке. Данные о награждении включают в себя награждения орденами и медалями, а также присвоение почетных званий, награждение почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимыми в соответствии с законодательством. Сведения о поощрениях включают в себя объявление благодарности, выдачу премии, награждение ценным подарком и пр. В этот же раздел вносятся сведения об открытиях, на которые выданы дипломы об использованных изобретениях, рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях. В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой оплаты труда (выплачиваемые регулярно). Сведения вносятся так: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия (учреждения); в графе 1 указывается порядковый номер записи; в графе 2 ставится дата поощрения; в графе 3 записывается, кем поощрен работник, за какие достижения и вид поощрения; в графе 4 указывается основание внесения записи (дата, номер и наименование документа). Изменение записей. Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, сведений об образовании, профессии, специальности производится администрацией по последнему месту работы на основании документов. Эти изменения вносятся в титульный лист трудовой книжки. При этом ранее внесенная запись об имени, отчестве и фамилии, дате рождения зачеркивается одной чертой и записывается новая. Другие изменения в записи не зачеркиваются, а производятся путем дополнений к прежним записям. Ссылка на соответствующие документы делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью руководителя организации, учреждения или специально уполномоченным им лицом, а также печатью. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе исправление производится администрацией той организации (учреждения), где была допущена ошибочная запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь. Если предприятие, внесшее неправильную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии — вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие. Исправленные сведения должны основываться на подлинниках приказов, а в случае их утраты или несоответствия фактическим обстоятельствам дела исправление производится на основании других документов, подтверждающих подлинные обстоятельства. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления ранее внесенных записей. Исправление неверной записи производится не путем зачеркивания, а внесением исправительной записи со своим порядковым номером, датой и указанием на то, что прежняя запись за номером таким-то недействительна. Вкладыш в трудовую книжку. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется в том же порядке, что и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш недействителен. О выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. При последующей выдаче вкладыша проставление штампа повторяется. С каждой записью в трудовой книжке и вкладыше администрация обязана знакомить их владельца под расписку. При необходимости работникам по их просьбе из трудовых книжек выдаются заверенные выписки сведений о работе. В день увольнения администрация обязана выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, а ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной. При отсутствии в день увольнения работника на работе администрация в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки умершего работника вносится запись «Работа прекращена в связи со смертью». Дубликат в трудовую книжку Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать работнику новую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал рабочим или служащим, то при заполнении дубликата трудовой книжки делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, что должно быть подтверждено соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев и дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени, на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки выдается и в случае приведения книжки в негодность (обгорела, изорвана, замазана и пр.). На титульном листе пришедшей в негодность трудовой книжки делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается владельцу. При поступлении на новое место работы предъявляется дубликат трудовой книжки. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве в течение 50 лет, а затем могут быть уничтожены в установленном порядке. Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек в организациях, учреждениях ведутся приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (см. приложение 8.2) и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (см. приложение 8.1). Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке формы № Т-2 и книге учета. 2. Формирование личных дел работников Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела — сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. В личное дело помещаются документы, заполненные сотрудником при приеме на работу: заявление, личный листок или анкета, автобиография. Кроме того, в личное дело помещают копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу и другие документы, относящиеся к данному лицу. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. При переводе на другую работу личное дело не передается (за исключением отдельных случаев) и вновь заводится на новом месте работы. Личные дела ведутся не по годам, а в течение всего времени работы в организации. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных работников и др. В состав личного дела должны включаться документы в следующей последовательности: опись документов личного дела (см. приложение 8.3), дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок (анкета), автобиография, копии документов об образовании, характеристики, заявление о приеме на работу и трудовой договор, копии приказов о приеме и перемещении работники, копии аттестационных документов. Помимо («ионных документов в личное дело практикуется пометить некоторые дополнительные и специфические документы, такие как подтверждение изменения анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке), отзывы, рекомендательные письма, список научных трудов и изобретений и пр. Вместе с тем не рекомендуется помещать в личное дело документы, уже имеющиеся в информации, содержащейся в личном листке по учету кадров и дополнениях к нему. Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов. Личные дела оформляются и ведутся службой кадров. При работе с личными делами следует обратить внимание на правильность составления и оформления входящих в него документов. При заведении личного дела оформляется его обложка (см. приложение 8.4) и корешок. На обложке сверху вниз располагаются следующие реквизиты: наименование организации, номер личного дела, Ф.И.О. (полностью), дата начала личного дела, дата окончания дела, количество листов, срок хранения. На корешке личного дела указывается его номер. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках. При подготовке личных дел к передаче на хранение составляется итоговая запись к внутренней описи, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Для обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем организации. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. На выданные личные дела заводится контрольная карточка. Для высланных дел указываются дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дала. Глава 8. Современные способы и техника создания документов За последние пятнадцать лет в связи с переходом на рыночные отношения российская экономика претерпела глобальные изменения. Они распространились не только на качество и количество продукта, но и на методы и технику его создания. Открытие границ позволило более полно использовать опыт развитых стран, что, в свою очередь, подействовало, как катализатор, на развитие собственных технологий внутри страны. При этом основные направления в области усовершенствования технологий делопроизводства коснулись преимущественно бухгалтерии и кадровой службы. Эти сферы деятельности характеризуются большим объемом документооборота с длительным сроком хранения документов. Проблемы разработки и использования оптимальных методов и техники обработки такого рода документов всегда возникают перед руководством компании. В настоящее время благодаря развитию научного прогресса и диверсификации, возникшей в результате перехода на рыночные отношения, выделим несколько методов создания документов, каждый из которых может стать оптимальным для определенного вида компании. Остановимся на рассмотрении этих методов и техники создания документов более подробно. 1. Основные методы создания документов Даже простое перечисление видов документов отдела кадров свидетельствует об их многообразии. Оформление части данных документов регламентируется государством, в то время как другие документы оформляются в соответствии с отраслевыми инструкциями или же вовсе на основании установившихся внутрифирменных традиций. Для сокращения количества ошибок, допускаемых при составлении и оформлении документов, введены единые требования и правила оформления кадровых документов независимо от метода ведения документооборота. В то же время используемый Метод ведения кадрового делопроизводства влияет на качество, скорость и трудоемкость процесса документооборота. Метод создания документа — это способ управления созданием документа с использованием физических, технических и других средств труда. В зависимости от развития научной мысли методы создания документов менялись, однако основные функции, вытекающие из определения данного понятия, оставались неизменными, а именно: • стандартизация в области процедур составления и дальнейшего использования документов; • единообразие в представлении информации, соблюдение норм государственной и отраслевой документации; • структурирование данных, содержащихся в документах, с учетом их дальнейшего архивирования. Существует несколько классификаций методов создания документов, наиболее точная, с нашей точки зрения, классификация по виду используемых средств труда. При этом стоит отметить, что автоматизиронанные методы часто называют современными, поскольку широкое распространение эти методы в мировой практике получили с середины 60-х годов XX в. в связи с глобальным освоением компьютерных технологий; в России же такие методы стали использоваться лишь в последнее десятилетие. И в настоящее время зона охвата автоматизации документооборота в области кадрового делопроизводства, согласно оценкам аналитиков, составляет не более 7% и приходится на крупные города, такие, как Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург и др. При этом только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде, вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. По данным аналитиков, секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени. При этом использование современных методов создания документов позволяет значительно сократить трудозатраты как при создании, так и при дальнейшей работе с документами, что, в свою очередь, приводит к увеличению обшей эффективности трудовой деятельности. Несмотря на значительные преимущества, которые несет в себе внедрение автоматизированных методов обработки документов, их применение все же находится в процессе становления. Такая ситуация обусловлена как консерватизмом самих работников, так и тем, что процесс внедрения автоматизации для компаний среднего и мелкого бизнеса в настоящее время представляется достаточно дорогостоящим и трудоемким. Однако постоянный процесс компьютеризации несет в себе снижение издержек, поэтому и сам процесс автоматизации делопроизводства, в том числе и кадрового, проникает во все сферы народного хозяйства, современные методы создания документов становятся ведущими. 2. Традиционные методы обработки кадровой документации Традиционные методы обработки заключаются в организации работы с документами с использованием минимальных средств автоматизации; предполагается ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом «бумажный» метод подразумевает использование в большей степени ручного труда с минимальным набором технических средств труда (например, печатные машинки). Этот метод требует огромных трудозатрат, характеризуется низким качеством исполнения, что обусловлено высокой степенью зависимости от квалификации, человеческого фактора, а также низкой скоростью документооборота. Сейчас указанный метод все больше изживает себя, однако все еще широко распространен в регионах Российской Федерации. Условно-автоматизированный метод предполагает использование в качестве основных технологических инструментов работы персональных компьютеров, которые устанавливаются на рабочих местах исполнителей и объединяются в местную сеть, как правило, охватывающую все рабочие места делопроизводственного персонала. В качестве программного продукта обработки и создания документов используется стандартный текстовый или графический редактор операционной системы (например, текстовый редактор Word или графический редактор Excel системы Microsoft Office). Использование данного метода значительно экономит затраты на создание документов, а также упрощает процесс документооборота: позволяет использовать сеть для перемещения документов и централизованного учета хода работы над документами. Интеграция системы документооборота с офисными приложениями дает возможность быстрой корректировки документов, а также обеспечивает полноценную работу над механизмом обработки документов. Кроме того, автоматизация делопроизводства внутри одной организации позволяет ускорить общий ход управления деловыми процессами, а также подразумевает динамичное управление жизненными циклами документооборота. Необходимо отметить также, что использование средств автоматизации позволяет автоматизировать сам механизм обработки документа. К недостаткам применения условно-автоматизированного метода можно отнести следующие моменты: • по-прежнему остается нерешенным вопрос влияния личностного фактора исполнителя на составление документа, что приводит к большому количеству ошибок, а также затрудняет процесс стандартизации внутреннего документооборота; • невозможно делать выборку по каким-либо критериям (например, по стажу, знанию языка и др.), что влияет на оперативность и результативность работы с личными данными сотрудников; • затруднены аналитическая деятельность и формировании отчетов, что влияет на скорость и качество получения показателей трудовой деятельности. Условно-автоматизированный метод, несмотря на указанные недостатки, в настоящее время является самым распространенным в крупных городах Российской Федерации (по исследованиям журнала «Справочник кадровика*). Такая популярность данного метода в современной России обусловлена, с одной стороны, консерватизмом персонала, его нежеланием обучаться и переобучаться, а с другой — отсутствием законодательных актов об электронной документации: в настоящее время наличие бумажного подлинника документов необходимо. Главная проблема традиционных методов технологии управления документооборотом — практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Это обусловлено огромными трудозатратами не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит в конечном счете к тому, что в произвольный момент времени подчас невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, каковы история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Однако, несмотря на очевидные недостатки традиционных методов, полное упразднение бумажного документооборота в настоящее время невозможно. Это обусловлено как субъективными причинами (низкая образованность, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства и др.), так и объективными факторами (отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта). При этом существующие стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Отсутствуют единая техническая политика и методология, в том числе в области делопроизводства. Существующие системы не позволяют гибко менять схемы обработки документов и структуру хранящейся в них информации без угрозы потери данных. С целью качественного перехода на электронные виды документов необходимо обеспечить возможность редактирования управленческих процессов при помощи маршрутных схем, создаваемых в графическом редакторе и диалоговых окнах. При этом упраздняется функция делопроизводителя, поскольку механизм обработки документа автоматизируется. Автоматизация создания документов Автоматизированная система. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения. Это означает полную управляемость подчиненных руководству служб аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система предоставляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможные ошибки в подготовке отчетной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечивает удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снижаются физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно влияет на работоспособность сотрудников, поскольку приводит к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появляется дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. По исследованиям компании «ИНФорм-S», в настоящее время кадровые службы автоматизированы менее чем в половине российских предприятий, в то же время руководители осознают необходимость внедрения новых технологий, что особенно характерно для компаний, рассматривающих своих работников как ресурс для развития. История автоматизации кадровых служб в России началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении. Однако рост спроса на специализированные программы для кадровиков был несопоставим с темпами распространения программных продуктов, предназначенных для организации работы бухгалтерии или управления производством. Отчасти это связано с тем, что длительное время управленцы не считали автоматизацию служб персонала первостепенной задачей. В настоящее время большая часть крупных российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации штатов и т.д. Системы автоматизированного кадрового делопроизводства обладают следующими возможностями: • ввода, подготовки и редактирования документов; • составления документов па основе типовых шаблонов — унифицированных форм, хранящихся в памяти персонального компьютера; • ввода и обработки сведений о документах (их регистрация); • осуществления контроля исполнения документов; • систематизации документов, формирования папок дел; • хранения и поиска необходимых документов или информации из них; • обмена документами с руководителем и сотрудниками в режиме одновременного доступа (практически мгновенно); • пересылки документов адресату (абоненту); • разграничения доступа к информации; • экспертизы ценности документов и их архивирования; • составления отчетных, аналитических и других данных; • создания единого архива электронных документов. Автоматизированная система, помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур кадрового делопроизводства, позволяет получить дополнительные возможности, такие, как: • централизованное отслеживание прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа; • систематизация и анализ результатов контроля исполнения документов с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии в целом; • уменьшение потерь документов; • более полное и точное обоснование принимаемых решений за счет оперативной и обширной информации. Общие требования к электронной системе документооборота можно выразить следующим образом: • масштабность — подразумевает возможность системы документооборота поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, а также ее способность наращивать свою мощность по мере увеличения мощности соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., существующих практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности; • распределенность — основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации; • модульность — зачастую компании не требуется сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. В этом случае система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой; • открытость — система документооборота не может и недолжна существовать в отрыве от других систем: например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами; • эффективность — подразумевает обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата средств, затраченных на систему. Классифицировать системы автоматизации, предназначенные для кадровых служб, можно по нескольким признакам: стоимость, функциональность, объем продаж продукта. Однако корректнее использовать приведенную выше классификацию по методу обработки документов, по которому программы разбиваются на три группы. Рассмотрим их более подробно. Модули кадровых служб в комплексных системах управления предприятием, так называемых ERP-системах (Enterprise resource planning). Программы класса ERP относятся к наиболее сложным системам, с которыми приходится сталкиваться предприятиям. Это обусловлено комплексностью подхода: данные системы описывают все области функционирования предприятия и представляют собой законченный программный продукт. Время внедрения подобных комплексов измеряется годами и десятилетиями (SAP, Oracle, Axapta и др.). На рынке средств электронного управления документами можно выделить пять категорий технологий систем такого класса. Ниже перечислены категории технологий систем управления документами (СУД) с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе: • системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PCDOCS). Такого рода системы предназначены для использования в многопрофильных предприятиях со сложным процессом документооборота, когда обработка документов идет как по горизонтали, так и по вертикали системы управления. Иногда такие программы ориентируют на использование в определенной индустрии. Данные СУД обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с виртуальными образцами документов, управление потоками работ и т.д.; • корпоративные СУД: Lotus (Domino. Doc), дополнения кNovell GroupWise, Opent Text (LiveUnk), Keyfile Coip., Oracle(Context). Данные системы обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания совместной работы над документами и их публикации, доступную обычно всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Отличительная особенность такого вида программ заключается в способе использования и распространения: по аналогии с текстовыми редакторами (например, Word) и электронными таблицами (например, Excel) корпоративные СУД являются стандартной программой для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей; • системы управления контентом (от англ. content — содержание, суть): Adobe, Excalibur обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и редактирования. Доступность информации не в виде документов, а в меньших объектах облегчает процесс обмена информацией между программами; • системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, этоTIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме; • системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staflware. Данные системы рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work), а сами системы такого типа называют системами workflow. К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы. Данные системы позволяют решить целый комплекс проблем документирования, однако стоимость внедрения таких программных продуктов находится на достаточно высоком уровне. В настоящее время производители подобных систем стремятся снизить стоимость своего продукта: если раньше подобные решения могли позволить себе только очень крупные предприятия, то сейчас разработчики ведут активные действия по завоеванию среднего и даже малого бизнеса. Например, концерн SAP выпустил специальную версию ERP-системы для средних предприятий — mySAP All-in-One. В этой программе полностью сохранена функциональность более «тяжелой версии» программного продукта, но введено искусственное ограничение на количество рабочих мест. Однако даже при этом стоимость ее внедрения исчисляется сотнями тысяч долларов. По мере все более широкого распространения информационного пакета его цена снижается, выходят специальные «облегченные» версии. Тем не менее для большинства российских предприятий даже самые «легкие» ERP-системы остаются слишком дороги. Например, стоимость начального пакета модулей Microsoft Navision для пяти рабочих мест составляет примерно 7 тыс. евро. В то время как Axapta является еще более дорогой программой. ERP-системы от Oracle по стоимости и функциональности рассчитаны на самые крупные предприятия. Количество внедрений Oracle в нашей стране не превышает сотни, а стоимость отдельных проектов может исчисляться миллионами долларов США. Все еще сохраняется проблема приспособленности самих модулей к реалиям российской кадровой работы. Наиболее активные на рынке ERP-систем западные разработчики в своих программах просто не успевают учитывать местную специфику: нередки случаи, когда крупные предприятия, внедрившие системы Axapta или Navision, продолжают пользоваться российскими кадровыми программами. Отечественные законы остаются непредсказуемыми, и те операции, что должны быть согласованы с государством, лучше выполняют местные разработки. Российские создатели ERP-систем («Галактика», «Парус», «Флагман») с этой проблемой справились, правда, для большинства предприятий они все равно остаются недоступными. Наиболее распространенная программа данного метода создания документов — «1С: Зарплата и Кадры». При относительно невысокой цене продукт приспособлен к российским реалиям и содержит все основные возможности ERP-системы. К недостаткам продукта можно отнести достаточно загруженный интерфейс и сложную процедуру создания отчетностей. Кроме того, такие процедуры, как адаптация и подбор, архивирование базы данных, резюме и другие, в данном продукте не рассмотрены. Универсальные программные продукты. Это специализированные продукты для автоматизации работы кадровых служб. В последнее время на рынке программ автоматизации кадровой работы наблюдается увеличение спроса, что рождает расширение предложения. При этом в настоящее время зачастую российские специализированные программы способны заменить соответствующие модули в западных ERP-системах, поскольку, во-первых, по уровню исполнения приближаются к западным аналогам, но при этом стоимость таких модулей значительно ниже ввозимых программ, а во-вторых, российские продукты более приспособлены к специфике российского законодательства. Старейший продукт на этом рынке — система «БОСС-кадровик», разработанная фирмой «АйТи». За десятилетие система прошла путь от индивидуальной разработки до тиражного продукта, внедренного на крупнейших предприятиях страны, таких, как «АЛРОСА», «Связьинвест», «Уралмашзавод». Система способна управляться с документооборотом кадровой службы, ведущей десятки тысяч работников. Программный продукт состоит из двух модулей — «Начисление зарплаты» и «Управление кадрами», которые при необходимости поставляются отдельно. В «БОСС-кадровике» реализованы все функции, необходимые современной кадровой службе. Единственным ограничением для потребителей становится масштабность подхода — ставить систему менее чем на пять пользователей не имеет смысла, так как функционал не будет востребован полностью: меньшее количество сотрудников отдела кадров физически не смогут полностью воспользоваться всеми возможностями программы. В 2003 г. на рынок систем автоматизации кадровых служб вышла компания «СКВ Контур», известная своими программами передачи данных по персонифицированному учету в Пенсионный фонд, системой налоговой отчетности через Интернет и программами расчета заработной платы. Специалисты компании попытались создать универсальное решение для любой кадровой службы — от небольшого предприятия до огромного завода. Программу «Контур-Персонал» имеет смысл устанавливать, даже если в компании работает только один менеджер по персоналу. На одном рабочем месте специалист будет иметь набор функций, не отличающийся от многопользовательских систем. При этом у «Контур-Персонала» есть успешные внедрения и на предприятиях с десятком тысяч сотрудников. К этой же группе систем можно отнести программу «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.0». Несмотря на принадлежность продуктов предыдущих версий 1С к первой группе, эта версия все-таки ближе к универсальным продуктам. В системе заложен ряд интересных функций, например управление качеством персонала. Пока еще нет необходимого количества отзывов, чтобы говорить о ней как о сложившейся и реально работающей системе. Любая сложная программа должна пройти своеобразный «путь адаптации», после которого она становится по-настоящему тиражным продуктом. Программы полуавтоматизированного учета. И наконец, третий тип автоматизированных продуктов — небольшие программы, не претендующие на полноценную автоматизацию кадрового делопроизводства, — программы полуавтоматизированного учета. В настоящее время на рынке информационных технологий есть множество предложений программ, которые ориентированы на решение определенной задачи кадровой политики компании: например, программный продукт «E-SturT — Рекрутер» призвана решать проблему подбора и найма персонала, в то время как сетевой программный комплекс компании «ЛегПромСофт» «Радость кадровика» призвана систематизировать непосредственно кадровое делопроизводство. Чаще всего каждая отдельная программа отвечает за небольшой участок работы менеджера по персоналу: например, система контроля персонала StaffCop или программа автоматизации студенческих отделов кадров «Студент». Но есть и программы, претендующие на комплексный охват, такие, как «Персонал», дающая возможность планировать аттестации, создавать собственные отчеты, вести картотеку распоряжений по кадрам. Некоторые компании предпочитают разрабатывать собственные программные продукты, которые, однако, тоже не могут претендовать на целостность охвата. Невысокая функциональность программы компенсируется низкой стоимостью и малыми затратами на внедрение. Недостатком таких продуктов является то, что обмен данными с другими пользователями и программами невозможен, а также нет возможности разграничения прав доступа. Подобные продукты могут стать подходящим решением для совсем небольших организаций, для некоторых предприятий такой вариант может стать оптимальным. Однако компании, уверенные в том, что вложения должны приносить отдачу, несомненно, будут вкладывать средства в более серьезные системы. 3. Техника создания электронных документов С точки зрения системы автоматизации делопроизводства документ распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа и с которой собственно идет вся работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме. Концепция автоматизации документооборота. В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, Workflow). В ходе их выполнения создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. Таким образом, техника создания документов должна обладать следующими характеристиками: • наличием программной платформы, обеспечивающей хранение и поиск документов, а также систему обмена сообщениями; • поддержкой распределенной обработки информации; • возможностями масштабности (набор поддерживаемых платформ, максимальное число пользователей, число уровней вложенности структур); • открытостью архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями; • возможностью работы с различными типами документов, с которыми работает система (форматы документов, поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа, связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа), совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов); • возможностью коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документом; • возможностью работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов); • наличием средств для определения маршрутных схем прохождения документов; • возможностями контроля над прохождением документов; • стандартизацией настроек программного продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты), наличием локализованного интерфейса; • наличием средств регламентации доступа и криптозащиты; • наличием средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов; • ориентацией на традиционную российскую концепцию документооборота. Основные этапы жизненного цикла документа. Можно выделить следующие этапы жизненного цикла документа: • стадия разработки документа — документ проходит этап разработки, далее оформление, после чего утверждается; • стадия опубликованного документа — документ находится в активном доступе, по мере утраты актуальности переходит в архивирование, далее, после определенного времени хранения, определяемого ценностью и видом документа, переходит на этап уничтожения; программный продукт должен поддерживать технику создания документа, элементы которой рассмотрены в приведенной ниже табл. 1. Необходимо отметить, что данная таблица содержит основные требования к технике создания электронного документа. В целом же при создании автоматизированных систем список требований может быть расширен. Кроме того, особого рассмотрения заслуживает стадия архивирования, поскольку на данном этапе документ проводит более 60% времени своего существования. В связи с этим в настоящее время широко распространены системы управления электронными архивами, которые обеспечивают высокую эффективность работы с архивными документами. При этом структура электронного документа должна отвечать требованиям архивирования с целью обеспечения его основной функции — быстроты поиска. Таблица 1. Зависимость элементов техники создания документа от стадии жизненного цикла документа Стадия жизненного цикла документа Элементы техники создания автоматизированной системы документооборота Стадия разработки документа: Разработка содержания документа Наличие необходимого количества шаблонов (унифицированных форм), отвечающих государственным стандартам Обеспечение прав доступа широкому кругу исполнителей Возможность редактирования, просмотра, поддержка коллективного доступа к документу; параллельная маршрутизация Оформление документа Ограничение прав доступа Поддержка аннотирования документа Поддержка составных документов Утверждение документа Право редактирования без уничтожения предыдущей версии Поддержка просмотра без загрузки приложений Последовательная маршрутизация Стадия опубликованного документа: Активный доступ Права доступа — только чтение Определение степени закрытости и ценности документа Свободная маршрутизация (с контролем) или рассылка Организация поиска документа Архивирование Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы Поддержка «библиотечных» функций для соблюдения целостности архива (выписка, возврат, время пользования и др.) Жесткая маршрутизация Уничтожение Перевод документа из архивного хранения на уничтожение согласно государственным стандартам хранения Ограниченное право доступа к уничтожению документов Поддержка «библиотечных» функций (создание акта и др.) Особенности техники создания электронного архива характеризуются следующими функциями: • ввод исходной информации (документов, подготовленных для сдачи в архив) — система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров; • хранение — создается централизованное хранилище данных, позволяющее решить целый ряд проблем, например, таких, как: возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации; организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации; высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации; экономия средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте; возможность централизованного развития вычислительных средств; • обеспечение поиска информации — все документы, поступающие на хранение, должны обладать единообразием реквизитных данных. Существует два подхода к поиску документов — атрибутивный и контекстный. Первый подход состоит в том, что в процессе поиска находится документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применяется в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что процесс поиска затрагивает все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота (соответствие найденных документов по данному запросу установленному списку документов) и шум (список документов, найденных по запросу, но не отвечающих требованиям поиска). Архивирование занимает одно из основных мест в процессе работы с документами. Тщательное соблюдение требований к технике создания архивных документов обеспечивает эффективный документооборот в целом. Это особенно важно при работе с кадровой документацией, поскольку срок хранения личной документации сотрудников достаточно большой. В таких условиях правильно организованный архив обеспечивает высокую скорость поиска нужной информации, а также снижение трудозатрат на работу с документами в несколько раз. В настоящее время автоматизированный метод создания документов приобретает все большее значение. При этом его разновидности пользуются спросом в зависимости от целей, которые ставит перед собой предприятие при введении автоматизации в процесс кадрового делопроизводства. С другой стороны, рынок программ для автоматизации кадрового учета только начинает развиваться. Разработчики чувствуют сильный интерес со стороны предприятий самого разного масштаба и видов деятельности. Это стимулирует дополнительные вложения в разработку и продвижение новых программных продуктов. Нет сомнений, что в дальнейшем предложений на рынке будет все больше: автоматизация кадрового учета становится насущной необходимостью. Тема 9. Организация работы с документами 9.1. Документооборот Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительный эффект на управленческий процесс в целом. Организация документооборота должна отвечать определенным требованиям: • прохождение документов в учреждении, организации должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться; • следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов; • важно добиваться максимального единообразия в порядке прохождения и процессе обработки основных видов документов. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных документов в виде приложения к инструкции по делопроизводству. Документооборот в учреждении, организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т.п.). Различают три основных потока документов: : • входящий (документы, поступающие из других организаций); • исходящий (документы, отправляемые в другие организации); • внутренний (документы, создаваемые в учреждении, организации, но не выходящие за их пределы). 1. Документы, поступающие в учреждение, предприятие, проходят следующие стадии: • первичная обработка; • предварительное рассмотрение; • регистрация; • рассмотрение руководством; • передача на исполнение. 1. Первичная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа и в подготовке корреспонденции к передаче по назначению. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций. Специальные поступления (телеграммы, заказные письма, посылки и пр.) подлежат обработке в первую очередь и незамедлительно передаются в соответствующие подразделения. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа. Следующий этап обработки входящей корреспонденции — сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов). Нерегистрируемые документы, документы с пометкой «лично» передаются непосредственно по назначению. Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации. 2. Предварительное рассмотрение документов, проводится службой ДОУ с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителям учреждения, организации и на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без рассмотрения руководством передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретное подразделение. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные ему, а также содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия (организаций). Документы должны быть переданы руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то их подбирают и передают вместе с поступившим документом. 3. После предварительного рассмотрения документы, подлежащие регистрации, регистрируются и передаются для рассмотрения по существу содержащихся в них вопросов руководителям организаций и структурных подразделений. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок, преимущественно в день поступления. Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюциях. Как правило, на документах не должно быть больше одной резолюции. 4. После наложения резолюции документы передаются на исполнение. II. Порядок прохождения исходящих документов состоит из: • составления проекта документа; • его изготовления; • согласования; • подписания; • утверждения (в необходимых случаях); • регистрации; • отправки. До передачи подготовленного документа на подпись необходимо проверить его содержание, правильность оформления, наличие отметок о согласовании и приложений к документу. Одновременно на подпись представляется подборка материалов, на основании которых составляется документ. После подписания документы регистрируются и передаются в экспедицию (или секретарю) для отправки. Там их сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документов, соответствие числа экземпляров количеству адресатов и т.п. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. III. Внутренние документы готовятся, оформляются, исполняются и используются в пределах самой организации. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления аналогично порядку работы с исходящими документами, а на этапе исполнения или использования — с входящими документами. Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной форме. Под расписку могут передаваться контролируемые и наиболее важные документы. Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря. Он делает соответствующую пометку в регистрационной форме. Если нужно передать документ из одного структурного подразделения в другое, то следует поставить в известность секретаря подразделения, в котором зарегистрирован документ. Контролируемые и наиболее важные документы передаются через подразделение, контролирующее исполнение документа, или секретаря учреждения (организации). В организациях должен быть налажен учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Это необходимо для определения численности делопроизводственного персонала, технического оснащения процессов документационного обеспечения, уточнения загрузки структурных подразделений и отдельных исполнителей, а также расчета финансовых затрат на этот вид деятельности. Причем используется показатель объема документооборота, под которым понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов организации (учреждения) за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы организации. При определении объема документооборота раздельно подсчитывают количество основных документов и число экземпляров (копий), изготовленных средствами размножения. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает число основных документов, а знаменатель — число экземпляров (копий). Входящие и исходящие документы учитывают в экспедиции при первоначальной обработке или отправке документов. Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или исполнения, каждый документ учитывают однократно. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер совершенствования работы с документами, ^го делается в виде сводки. Структурные подразделения Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы Итого: Регистрация документов — важный элемент документооборота. Регистрация документа — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса и даты с последующей записью о документе в регистрационных формах. Целью регистрации, помимо учета, является обеспечение контроля и поиска документов. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления (см. приложение 9.2), создаваемые — в день подписания или утверждения (см. приложение 9.5). При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по кадрам, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности и др. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Однако не все документы регистрируются централизованно. Документы специальных систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях, т.е. в местах создания и исполнения документов. Например, распорядительные документы по основной деятельности — в службе ДОУ, финансовые — в финансовом отделе или бухгалтерии, по поставкам и закупкам — в коммерческом отделе и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие от вышестоящих органов или направляемые в их адрес (см. приложение 9.4), важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, докладные записки и пр.), а также обращения граждан. Одновременно утверждается перечень документов, которые могут не регистрироваться (см. приложение 9.3). При регистрации документов используется их индексация. Индексация документов — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, дополняемого индексом дел. Индекс дела состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел (например, 50/2—15, где 50 — номер в пределах массива определенных документов, 2 — условное цифровое обозначение подразделения, 15 — номер дела, в которое будет подшит документ). Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. 9.2. Номенклатура дел: задачи, форма и содержание Номенклатура дел службы кадров Документы после их исполнения группируются в дела, содержащие документы, относящиеся к определенному вопросу или участку деятельности организации и подшитые в отдельную обложку. Чтобы правильного формировать дела, производится их классификация, которая закрепляется в номенклатуре дел и является списком наименований дел, формируемых делопроизводством и должным образом оформленных. В номенклатуру дел включаются все документы, образуемые в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют типовые и примерные номенклатуры дел, служащие методической основой для составления номенклатуры дел организаций, не входящих в указанную категорию. Разделяют сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, секретарем-референтом составляется одна номенклатура. Сводную номенклатуру крупной организации составляет делопроизводственная служба. По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура дел ее структурных подразделений аналогичны. По окончании делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных дел за год по категориям учета и их общее число (см. приложение 9.1). Номенклатура дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения, оформленный установленном порядке. Номенклатура дел службы кадров составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел службы и выполняет следующие задачи: • распределение исполненных документов вдела; • систематизация дел; • закрепление индексов дел; • установление сроков хранения дел; • служит основой для составления описей дел постоянного именного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел; • является учетным документом для дел временного (до 10 лет]включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при1ее наличии) на исполненные документы. Ответственность за составление номенклатуры дел службы кадров возлагается на ее руководителя или специально назначенного работника по кадрам в небольших организациях. Номенклатура дел службы кадров на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года работником службы кадров. Проект номенклатуры дел готовится по установленной форме, согласовывается с архивом организации (при его наличии), подписывается руководителем службы кадров и направляется в службу делопроизводства организации. В службе делопроизводства проект номенклатуры дел службы кадров рассматривается, корректируется, если это необходимо, особенно по заголовкам дел и срокам хранения, и включается в сводный проект номенклатуры дел организации. В течение делопроизводственного года служба кадров ведет номенклатуру дел и вносит в нее по согласованию с архивом и службой делопроизводства необходимые изменения. Если в течение года служба кадров не претерпит существенных изменений по структуре, составу и выполняемым функциям, то ее номенклатура дел переутверждается. Номенклатура дел службы кадров составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности службы. При составлении номенклатуры дел службы кадров следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием, планами и отчетами по работе, типовыми и примерными перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел службы кадров оформляется по установленному образцу (рис. 9.1). Рис. 9.1. Образец оформления номенклатуры дел службы кадров В графе 1 (индекс дела) номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения службы кадров и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах службы кадров. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (например, 04—08, где 04 — обозначение службы кадров, 08 — порядковый номер дела по номенклатуре дел), группа цифр отделяется от другой с помощью тире. В графе 2 (заголовок дела) располагаются в определенной последовательности заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (ОРД), далее — содержащие плановые и отчетные документы, затем — остальные заголовки по мере убывания сроков хранения документов. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При составлении заголовков дел следует учитывать, что: • заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; • заголовок должен быть кратким, четко и в обобщенном виде отражать основное содержание и состав документов дела; • не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок типа «переписка по кадрам», «общая переписка», «разные материалы», «справочные материалы» и т.п.; Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: • название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); • название организации — адресата или корреспондента документа, от которого он получен; • краткое содержание документа дела; • название местности, с которой связано содержание документов дела; • даты (период), к которым относятся документы дела; • указание на то, что документы дела являются копиями. Название вида заводимого дела или разновидности документа указывается в начале заголовка, а слово «копии» — в конце заголовка В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эти разновидности указываются во множественном числе: «Приказы по основной деятельности за 2005 год. Копии». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется: «Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров». В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название: «Переписка с высшими учебными заведениями о приглашении на работу выпускников». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор: «Годовой план повышения квалификации специалистов на 2006 год». Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов. Графа 3 (количество дел, томов, частей) заполняется по окончании календарного года. В графе 4 (срок хранения и номер статьи по перечню) указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 (примечание) помешаются отметки: о незаведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов. При оформлении номенклатуры дел следует оставлять резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы и дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года. По окончании календарного года сведения о заведенных в кадровой службе делах вносятся в итоговую запись. 9.3. Формирование дел При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки дел по номинальному признаку служит название их разновидности: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.п. При формировании документов по предметно-вопросному признаку за основу берется их содержание: «Документы по вопросам переподготовки кадров». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора: «Протоколы аттестационной комиссии». При переписке используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дела помимо корреспондента раскрывается содержание вопроса: «Переписка с органами социального развития по вопросу назначения пенсий». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку: «Переписка с учебными центрами Москвы». Группировка документов за какой-либо определенный период производится по хронологическому признаку. «Квартальные отчеты о работе с кадрами за 2006 год». Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помешаться документы, содержательная часть которых соответствует заголовку дела. При формировании дел документы постоянного и временного хранения группируются отдельно; подлинники отделяются от копий; годовые планы и отчеты — отдельно от месячных и квартальных; утвержденные документы — отдельно от проектов. Глава 10 Организация хранения дел службы кадров 10.1. Подготовка кадровых документов к архивному хранению. Экспертная комиссия Подготовка к последующему хранению и использованию — завершающий этап делопроизводственного процесса. Делопроизводство по кадрам также завершается подготовкой дел службы кадров к передаче в архив организации, а при отсутствии такого архива — к последующему хранению непосредственно в кадровой службе. До передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе, на исполнении у исполнителей в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа документов закрытого характера оговаривается специальной инструкцией. Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистрах. Папки-скоросшиватели здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Для длительного хранения пригодны папки с мягкой (шнурками) системой крепления, что позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности. Хранение законченных дел в столах запрещается. В текущих архивах подразделений для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа и др. Для удобства поиска необходимого дела или документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикреплять к стеллажу, дверце шкафа и пр. В конце года законченные делопроизводством дела сдаются в архив организации. Подготовка к архивному хранению включает в себя экспертизу научной и практической ценности кадровых документов, предварительно сформированных в дела; оформление дел в службе кадров; описание и уничтожение подлежащих ему дел; обеспечение сохранности дел; передачу их в архив организации. Под экспертизой ценности документов понимается отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения. Экспертиза в службе кадров проводится в два этапа: 1) при составлении номенклатуры дел и в процессе их формирования; 2) при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему хранению в службе кадров. Для организации и проведения экспертизы, а также для контроля и оказания практической помощи в этой работе создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия организации создается приказом ее руководителя из числа наиболее квалифицированных работников я количестве не менее трех человек. Примерный ее состав: заместитель руководителя организации, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводственной службы или отдела кадров), секретарь-референт. Экспертная комиссия организации в своей работе руководствуется Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федерального архивного агентства нормативно-методическими документами архивных органов, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения. Комиссия совместно со специалистами должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, срок хранения которых истек. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. В то же время они должны согласовывать свои действия с архивным органом при выделении документов уничтожению. Экспертная комиссия — совещательный орган, ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководством организации. Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по разным срокам хранения: • постоянного хранения в государственных архивах; • временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); • временного хранения (до 10 лет); • подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их проводится по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются с разрешения архивного органа. Уничтожение документов и дел оформляется актом (см. приложение 10.5). Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих гриф «Секретно», «Для служебного использования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями. Специалисты установили оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года, хотя некоторые предприятии сокращают этот срок до 1—2 лет. После истечения этих сроков решается вопрос, оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить. Определение конкретных сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций, проводится по Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом. Наряду с этим перечнем используют номенклатуру дел организации, где также указываются сроки хранения дел. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения. Устанавливать сроки хранения только по их заголовкам нельзя. При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел. В зависимости от значимости документов устанавливаются сроки хранения в 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет и «постоянно». Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в таком случае определяет сама организация. При исчислении сроков хранения учитывают только годы, день и месяц хранения значения не имеют. Особое внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров нужно обращать на дела постоянного и длительного хранения (со сроком свыше 10 лет), так как именно они подлежат сдаче в архив организации. Дела службы кадров сроком хранения до 10 лет включительно в архив не передаются, а хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения уничтожаются. 10.2. Оформление дел Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел службы кадров проводится ее работниками при методической помощи архива организации. Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными. Оформление в службе кадров дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения включает следующие операции: • оформление обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела; • подшивка или переплет дела; • нумерация листов в деле; • составление листа-заверителя дела; • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, опись дел лист-заверитель дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел, пересистематизация документов в деле не производится. Дела постоянного и длительного хранения подшиваются в тверд обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Форма обложки дела дана в приложении 10.1. В конце года в обложку дел вносятся уточнения: • при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; • в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и др.); • проставляется количество листов в деле. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм заверительного листа, а в начале дела в необходимых случаях бланки форм для внутренней описи документов дела. Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно по каждому тому или части. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (см. приложение 10.4). Все последующие изменения в состоянии и составе дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и пр.) отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов (см. приложение 10.2). Ее рекомендуется составлять также для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание. Внутренняя опись помещается в начале дела на отдельном листе. Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности (см. приложение 10.3). В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы но личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. 10.3. Передача дел на архивное хранение Как отмечалось ранее, дела с документами до передачи в архив хранятся по месту их формирования, т.е. в службе кадров. Руководители и работники отдела кадров, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя. На выданные дела заводятся карты-заместители дела и берется расписка. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. Передача дел по личному составу в архив осуществляется только по описям. Дела временного хранения (сроком до 10 лет включительно) передаче в архив, как правило, не подлежат, а остаются на хранении в отделе кадров и по истечении установленного срока уничтожаются. Однако в исключительных случаях эти дела по решению руководства организации могут передаваться в архив по номенклатуре дел. Прием каждого дела производится работником архива (лицом, ответственным за архивное хранение) в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи дел постоянного и длительного хранения, сдаваемых в архив, делается соответствующая отметка. Цифрами и прописью в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающих и передающих должностных лиц. Хранение дел службы кадров в архиве организации производится в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Кадровые документы по личному составу в архиве организации хранятся обычно отдельно от других групп управленческих документов. Хранение дел службы кадров в архиве организации включает следующие виды работ: • обеспечение сохранности дел; • классификацию дел по личному составу; • учет дел по личному составу; • создание справочного аппарата к делам по личному составу; • использование документов по личному составу. Сохранность дел. Обеспечение сохранности дел предусматривает целый комплекс работ. Среди них — создание оптимальных условий хранения дел (предоставление для архива по возможности изолированного помещения, его оборудование противопожарными средствами и охраной, наличие специального оборудования для хранения дел, создание определенного температурно-влажностного режима). Рациональное размещение дел предусматривает раздельное хранение документов постоянного хранения и документов длительною (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поступающие в архив дела размещаются на стеллажах и в шкафах таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились отдельно. То же — и в отношении документов ликвидированных организаций. В архиве производится топографирование, т.е. стеллажи, полки, шкафы нумеруются для быстрого поиска дел. Соблюдение порядка выдачи дел из архива — непременное условие обеспечения сохранности и правильного использования хранящихся документов. Проверка наличия дел и их состояния выявляет соответствие их фактического наличия количеству дел в описях; при этом обнаруживаются дела, требующие профилактической обработки и реставрации. Классификация дел. Классификация дел по личному составу в пределах архива представляет собой их группировку по фондам и коллекциям. Архивным (документационным) фондом организации называется фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности одной организации. Фонд является основной классификационной и учетной единицей хранения документов архива и дроблению не подлежит. Хронологические границы фонда — это даты образования и ликвидации организации. Дела, производство которых велось последовательно в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а не законченные делопроизводством — в состав фонда организации-преемника. Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией. Учет дел. Учет дел в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива, а необходимость ведения и виды вспомогательных документов определяются архивом. Основными учетными документами в архиве являются: • книги учета поступления и выбытия документов — для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов; • лист фонда — для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; • описи дел — для поединичного и суммарного учета дел. Справочный аппарат. Справочный аппарат к делам по личному составу создается для обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также для наиболее полного использования содержащейся в них информации. Основная часть справочного аппарата — архивные справочники по составу и содержанию документов, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. | Основные формы использования документов по личному составу , следующие: • информирование руководства и структурных подразделений организации, в составе которой функционирует архив; • информирование других организаций и исполнение их запросов; исполнение запросов социально-правового характера. Для использования представляются документы архива, кроме |тех, которые могут нанести ущерб интересам государства или граждан. Документы службы кадров, отнесенные к составу государственной части Архивного фонда РФ, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное государственное хранение. Архив организации по истечении сроков хранения передает на постоянное хранение кадровую документацию с научно-справочным аппаратом в соответствующий государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования. Организации, чьи документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Передача кадровых документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, производится ежегодно. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся кадровых документов постоянного хранения допускается передача документов один раз в пять лет.