Бухгалтерский учет и анализ. Часть 2

НВУЗ АНО «Региональный финансово-экономический институт» БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И АНАЛИЗ (Вторая лекция) ________________________________ http://elearning.rfei.ru Содержание ПЕРВИЧНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ..................................................................................... 3 Глава 1. Первичные документы при операциях по расчетному счету........................................................................ 3 Глава 2. Первичные документы при работе с подотчетниками.......................................................................... 37 Глава 3. Первичные документы для оформления прихода материальных ценностей..............................................................52 Глава 4. Первичные документы по оприходованию основных средств.......................................................................... 59 2 ПЕРВИЧНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ В прошлом разделе мы выяснили, что бухгалтер, который заполняет первичный бухгалтерский документ, действует точно так же, как действует чувствительная нервная клетка человека, вырабатывающая нервный сигнал, после попадания на нее какого-нибудь раздражителя. В этом разделе мы продолжим сравнение работы бухгалтера с работой нервной клетки и изучим основные первичные документы, которые может заполнять бухгалтер в процессе своей работы. Для более качественного изучения сегодняшнего материала положите перед собой чистую схему Аксенова и по мере изучения этого раздела записывайте в нее названия всех первичных бухгалтерских документов и названия всех бухгалтерских «раздражителей». Вы помните, что стрелки, нарисованные на схеме Аксенова, обозначают бухгалтерские проводки. Вы знаете, что бухгалтерские проводки можно делать только на основании правильно заполненных первичных бухгалтерских документов. А раз так, то давайте названия первичных документов, на основании которых делаются проводки, напишем под стрелками на схеме Аксенова. А названия «раздражителей» напишем над стрелками. Когда вся схема Аксенова будет заполнена названиями «раздражителей» и первичных бухгалтерских документов, мы получим учебно-практическое пособие N 1. Заглянув в это пособие, начинающий бухгалтер всегда сможет вспомнить, какие первичные документы ему следует оформить в том или ином случае. Как всегда начнем с 51-го счета. Глава 1. Первичные документы при операциях по расчетному счету Каждое предприятие может открыть сразу несколько расчетных счетов в одном или в разных банках. 3 Зачем предприятию нужно открывать сразу несколько расчетных счетов в нескольких банках? Прежде всего, чтобы обезопасить себя от банкротства банка. Если вы храните деньги в трех банках, и один из них обанкротится, то у вас останутся расчетные счета в двух других банках. А если обанкротится банк, в котором лежали все ваши деньги, то вы можете не только потерять их все сразу, но еще и потеряете какую-либо возможность рассчитываться с вашими партнерами. Впрочем, если это вас не пугает, откройте один расчетный счет в одном банке и пользуйтесь только им. Как открыть расчетный счет вашего предприятия? Очень просто. Выберите тот банк, который вам нравится, зайдите в него и скажите любому сотруднику банка, что хотите открыть расчетный счет. Сотрудник направит вас к человеку, который занимается открытием счетов, и вам расскажут, какие документы вы должны предоставить в банк для открытия расчетного счета. В настоящее время порядок безналичных расчетов между организациями регулируется Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации N 2-П от 03 октября 2002 года1. Согласно этому Положению, банк не имеет права снять деньги с вашего расчетного счета без вашего согласия. Исключение составляют лишь случаи, специально предусмотренные законодательством или договором между банком и вашей организацией. В частности, деньги могут быть списаны без вашего согласия: • на основании требования налоговой инспекции по удержанию просроченных вами платежей в налоговые и финансовые органы; • на основании решения арбитражного суда. Оплата с расчетного счета Предположим, что Региональный финансово-экономический институт решил приобрести картридж для ксерокса. Наш сотрудник, которому нужен картридж, идет или звонит в фирму, торгующую расходными материалами для оргтехники, и просит его продать. 1 Данный курс подготовлен с использованием справочно- правовой системы «КонсультантПлюс». 4 Бухгалтер торгующего предприятия выписывает счет, в котором указывает все сведения о своем предприятии, необходимые для уплаты денег, указывает сумму денег, которую мы должны заплатить. Счет, выписанный чужой бухгалтерией, не будет являться для нашей бухгалтерии «раздражителем», потому что наша бухгалтерия не слушается приказов посторонних лиц. Понимая это, наш сотрудник, покупающий картридж, идет к своему директору или к тому лицу, которому директор предприятия разрешил отдавать приказы бухгалтерии, и показывает счет. Затем директор или уполномоченное лицо пишет на счете свой приказ: «Бухгалтерии оплатить». Приказ вышестоящего начальника для бухгалтерии является «раздражителем», на основании которого должен быть составлен первичный документ, которым в данном случае будет выступать платежное поручение. Возьмите книгу с приложениями. В ней мы разместили образцы первичных документов. Найдите платежку и продолжайте изучение материала только в том случае, если у вас перед глазами находится ее образец. Платежное поручение Кто заполняет На основании поступившего счета, подписанного руководителем, бухгалтер заполняет на компьютере платежное поручение (сокращенно — платежку), печатает его в нескольких экземплярах (количество экземпляров зависит от требований банка) и несет в банк. Сотрудник банка, который обслуживает нашу фирму, называется операционистом, потому что совершает операции с деньгами, находящимися на нашем расчетном счете. Бухгалтер относит ему все экземпляры платежки. Операционист тщательно проверяет, правильно ли заполнены платежные поручения и, если все верно, на каждом экземпляре (кроме одного) указывает дату поступления документов в банк. Один экземпляр платежки мы можем забрать сразу. На нем операционист поставит штамп банка, дату приема и свою подпись. Если мы этого не сделаем, то в конце дня операционист отпечатает банковскую выписку, в которой будут указаны все пришедшие и все ушедшие с нашего расчетно5 го счета суммы денег. Прикрепит скрепкой к ней наш экземпляр платежки, и в следующий приход мы заберем все эти документы. Второй экземпляр платежки останется на хранении в банке, а остальные экземпляры пойдут дальше вместе с деньгами. При этом предпоследний экземпляр заберет себе тот банк, в котором находится получатель наших денег, а последний экземпляр будет прикреплен скрепкой к банковской выписке получателя наших денег, чтобы он знал, кто ему заплатил деньги и за что. На основании банковской выписки и прикрепленной к ней платежки, мы делаем проводку: кредит 51 «Расчетные счета» — дебет 60 «Продавцы». Эта проводка обозначает, что деньги ушли с нашего расчетного счета и попали на счет продавца. Так как деньги до продавца могут идти несколько дней, а картридж нам нужен срочно, мы можем пойти к продавцу со своим экземпляром платежного поручения. Продавец, убедившись в том, что на нем стоит штамп банка, отдаст нам весь наш товар, не дожидаясь пока наши деньги поступят на его расчетный счет. Если сотрудники фирмы, которая продает нам картридж, знают нас плохо и не очень нам доверяют, то они могут нас попросить, чтобы мы, кроме штампа операциониста, поставили на нашу платежку круглую печать банка. Эту печать нам поставит заместитель главного бухгалтера или другой сотрудник банка. Круглая печать будет гарантировать, что деньги к продавцу придут обязательно. Мы с вами разобрали один вариант развития событий — вы перечисляете деньги и только потом забираете товар. Однако он может быть чуть изменен: сначала продавец нам пришлет товар и счет-фактуру, затем мы оплатим уже поступивший товар. Продавец выписывает счет-фактуру в двух экземплярах. Один экземпляр он оставляет на своем предприятии, а другой передает нам. Порядок заполнения счета-фактуры мы будем изучать чуть позже — при рассмотрении первичных документов, необходимых для продажи. А пока разберемся с покупками. При получении товара нашим предприятием бухгалтерия будет заполнять все те же первичные документы, только в другом порядке: вначале на основании счета-фактуры оформит приход6 ный ордер, о котором мы поговорим чуть позже, а затем заполнит платежку и понесет ее в банк. Порядок заполнения Давайте теперь внимательно рассмотрим образец платежного поручения и отметим для себя, что необходимо печатать при его заполнении. Прежде всего, нужно напечатать номер платежки. Найдите его на нашем образце. В начале года самому первому платежному поручению присваивается N 1, а остальные платежки получают последующие номера. И так до конца года. Потом (с начала следующего года) нумерация повторяется опять. Следует отметить одну особенность в нумерации. Если номер состоит из четырехзначного числа, то хотя бы одна из последних трех цифр должна быть отлична от нуля, т. е. должна быть равной от 1 до 9. Такая ситуация связана с тем, что банк определяет платежное поручение по последним трем цифрам. Следовательно, платежки с номерами 1000, 2000, 5000 и т. д. являются для банка нулевыми и потому не принимаются. После того как будет проставлен номер платежного поручения, нужно указать дату, когда оно было напечатано (смотрите образец в приложении к курсу). Дату можно указать цифрами (20.10.2011) или месяц в ней указать прописью (20 октября 2011). Надо сказать, что платежное поручение действительно в течение 10 дней, не считая дня его выписки. Поэтому нам не обязательно нести его в банк именно в тот день, в который оно было отпечатано. Если мы выписали платежное поручение банку 20 октября 2011 года и именно эта дата стоит на нашей платежке, то последним днем, когда мы можем сдать эту платежку в банк, будет 30 октября 2011 года. Если мы понесем платежку 31 октября, то она будет просрочена и банк откажется выполнять изложенное в ней поручение. В правом верхнем углу платежки имеется реквизит «Вид платежа». В этот реквизит вписывается способ перечисления денег: «почтой», «телеграфом», «электронно». Если платеж осуществляется другим способом, то это поле не заполняется. Теперь обратите внимание на небольшой квадратик рядом с «Видом платежа». Он определяет статус юридического лица или со7 ответствующего органа, оформившего платежку, и будет заполняться только в том случае, если вы перечисляете деньги в бюджет. Поскольку в нашем примере мы рассчитываемся не с государством, а с обычной организацией, то этот квадратик оставим пустым. О том, какие значения может принимать этот реквизит, мы подробно поговорим в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет». Ниже, в следующей строке, мы печатаем прописью сумму денег, которую банк по нашему поручению должен перечислить получателю. Найдите ее. Сумма платежа должна быть написана с заглавной буквы. При этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается. Копейки указываются цифрами. Слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Далее в полях «ИНН» плательщика и «ИНН» получателя должны указываться их десятизначные ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Найдите оба ИНН на нашем платежном поручении. Правее «ИНН» плательщика и «ИНН» получателя расположены соответственно поля «КПП» плательщика и «КПП» получателя. Эти реквизиты будут заполняться по правилам, установленным Министерством финансов РФ в Приказе N 106н от 24 ноября 2004 года «Об утверждении Правил указания информации в полях расчетных документов на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации». Из названия Приказа явно вытекает, что реквизиты «КПП» сейчас нас интересовать не будут, и мы можем их не заполнять. В реквизите «Сумма» печатается цифрами сумма денег (1 180), которую банк по нашему поручению должен перечислить получателю. Найдите ее. При этом рубли отделяются от копеек знаком тире «—». Если сумма платежа выписывается только в рублях (без копеек), то в поле «Сумма прописью» указывать «00 копеек» не надо. В этом случае в реквизите «Сумма» после рублевой суммы ставится знак равенства «=». Наименование плательщика (то есть название нашей организации) печатается на платежном поручении в реквизите «Плательщик». Найдите его. Обратите внимание что реквизиты «Плательщик», «Банк плательщика», «Банк получателя», «Получатель» и «Назначение 8 платежа» печатаются вверху соответствующего поля, а не в середине поля и не после слов плательщик. К банковским реквизитам плательщика, которые вносятся в платежное поручение, относятся: 1. Наименование банка, из которого производится платеж; 2. БИК (девятизначный банковский идентификационный код) нашего банка; 3. Расчетный счет плательщика (то есть расчетный счет нашей организации). Он должен состоять из 20-ти цифр; 4. Корреспондентский счет нашего банка, который тоже должен состоять из 20-ти цифр. Все эти реквизиты нам сообщил банк, когда Региональный финансово-экономический институт открывал в нем свой расчетный счет. Напечатав реквизиты своего банка, мы печатаем реквизиты банка получателя (то есть реквизиты банка, в котором имеет расчетный счет продавец картриджа). Все эти реквизиты мы узнали из счета-фактуры или договора, который нам выписал продавец. Наименование получателя денег мы печатаем в реквизите «Получатель». Причем обязательно в верхней части, иначе банк может не взять вашу платежку. В нижней части платежного поручения мы указываем назначение платежа (за что платятся деньги, по какому документу и каков размер НДС). Этот реквизит отделен от «получателя» строкой, разбитой на семь граф. Сделано это, как вы понимаете, не просто так. Каждая графа будет содержать в себе определенную информацию и должна заполняться лишь при перечислении налогов или штрафов в бюджет государства. В нашем случае мы составляем платежку для оплаты товара. Поэтому особенностей составления платежек для уплаты налогов сейчас касаться не будем. Следующий реквизит, о котором необходимо рассказать, называется «Вид оп.». Найдите его. Номер вида операции зависит от того, каким документом вы поручаете банку перечислить деньги. Если это платежное поручение, с которым мы вас знакомим, то код будет 01, если это платежное требование, то код будет 02. С остальными кодами вы познакомитесь чуть позже, когда мы будем рассказывать о банковских выписках. 9 Ниже, справа от реквизита «Вид оп.», находится реквизит «Очер. плат.». Он показывает, что делать сотруднику банка, если у предприятия не хватает денег на расчетном счете для оплаты всех своих платежек. В этом случае предприятие должно определить, какие платежки следует проплатить в первую очередь, а какие могут и подождать. Для решения этой задачи Гражданский кодекс РФ определил следующую очередность платежей, которую должны соблюдать и вы, и ваш банк. • Первая очередь — списание по исполнительным документам (решениям суда), обязывающим ваше предприятие возместить вред, причиненный жизни и здоровью, а также выплатить алименты; • Вторая очередь — списание по исполнительным документам (решениям суда), предусматривающим выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и зарплаты лицам, работающим по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности; • Третья очередь — перечисления в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, фонды обязательного медицинского страхования, а также оплата труда лицам, работающим по трудовым договорам (контрактам); • Четвертая очередь — платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены третьей очередью; • Пятая очередь — списание по всем остальным исполнительным документам; • Шестая очередь — списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности. Как правило, это обычные хозяйственные и производственные платежи. И, наконец, обратите внимание на реквизит «Срок плат.». Этот реквизит применялся в тех ситуациях, когда вы уезжали, например, в отпуск 21 октября, а вам требовалось, чтобы деньги были перечислены 28 октября. В этом случае вы могли сдать платежное поручение 20 октября, а в реквизите «Срок плат.» написать 28.10.2011. Банк перечислил бы деньги 28 октября. 10 Однако, учитывая изменения в законодательстве, поля «Срок плат.», «Наз. пл.» и «Код» не заполняются до особых указаний Центрального банка РФ. Что касается реквизитов «Поступ. в банк плат.» и «Списано со сч. плат.», которые расположены в верхнем левом углу платежки, то вы (как плательщик) их не заполняете. В этих полях банк, обслуживающий вас, самостоятельно указывает дату поступления к нему платежного поручения и дату списания денег со счета плательщика (т. е. с вашего счета). Для чего это нужно? Дело в том, что если мы отпечатаем платежное поручение не на покупку картриджа, а на оплату налогов или других обязательных платежей 15 октября, а принесем его в банк 20 октября, то операционист поставит в поле «Поступ. в банк плат.» 20 октября 2011 года. Этим самым он обезопасит себя (т. е. банк) от штрафов со стороны налоговой инспекции. Ведь она (налоговая инспекция) может подумать, что это банк задержал на пять дней перечисление налогов в бюджет и оштрафовать его за эту задержку. Реквизит «Отметки банка», как видно из названия, будет заполнен работником банка. В нем операционист поставит штамп банка, дату и свою подпись. Это станет свидетельством того, что банк принял нашу платежку к исполнению. Заполненное бухгалтером платежное поручение подписывается директором и главным бухгалтером. Если на предприятии нет бухгалтера, то в реквизите «Подписи» расписывается только руководитель. Затем остается лишь поставить оттиск печати нашего предприятия. Для печати в платежке отведено специальное место, обозначенное буквами «М.П.» (Место Печати). После этого готовую платежку можно отнести в банк для осуществления платежа. Банковская выписка Кто заполняет Почти каждый день кому-то платим мы, а кто-то платит нам. Как мы уже говорили, операционист (работник банка, обслуживающий наш счет) изготавливает для нас банковскую выписку и прикалывает к ней по одному экземпляру всех платежек. 11 Такую же банковскую выписку с такими же копиями платежек он изготавливает и для хранения у себя в банке. Если мы потеряем свои документы, то всегда сможем найти их дубликаты в своем банке. Порядок заполнения Познакомимся с банковскими выписками поближе. Предположим, мы пришли в банк через несколько дней после того, как отдали свое платежное поручение для исполнения. Операционист отдал нам три банковских выписки. В различных банках вам могут встретиться банковские выписки, немного отличающиеся от наших, и тем не менее эти отличия никогда не коснутся самых главных и самых важных вопросов. Давайте с ними познакомимся. Прежде всего, на банковской выписке всегда будет напечатано название владельца расчетного счета (в данном случае название нашего учебного заведения). Это название обозначено у нас стрелкой N 1. Так как в нашем банке нет больше фирмы, которая называется «Региональный финансово-экономический институт», то нам достаточно взглянуть на надпись, помеченную цифрой 1, чтобы убедиться, что перед нами лежит именно наша выписка. Но вот когда мы открывали расчетный счет газеты «Катюша», то оказалось, что в одно время с нами в этом же банке некто открыл счет какого-то малого предприятия «Катюша». Поэтому банковские работники иногда путались в названиях и отдавали нам чужие банковские выписки с чужими платежками, а наши выписки с нашими платежками попадали к чужим бухгалтерам. Учитывая такое обстоятельство, наши бухгалтеры, получая свои банковские выписки с приколотыми к ним платежками, тут же проверяли не только название владельца счета, но и номер расчетного счета, помеченный цифрой 2. Убедившись в том, что расчетный счет на выписке указан наш, бухгалтеры смело забирали к себе наши платежки. Если же счет оказывался чужим, то они шли к операционисту и говорили, что опять произошла путаница, и нам отдали чужую выписку. Взгляните на образец платежки, приведенный в приложении, и проверьте, тот ли самый расчетный счет нашего института указан в банковской выписке, что и напечатан на платежке. 12 Теперь перейдем к еще более важным вещам: взгляните на даты, помеченные стрелками 3 и 4. Так как банки сейчас разные, то и банковские выписки будут разные. В вашем банке даты, помеченные стрелками 3 и 4, могут отпечатать в другом месте и другим шрифтом. Но всегда и везде на банковской выписке обязательно будут стоять две разные даты. Более ранняя дата указывает на то число, когда операционист изготовил предшествующую банковскую выписку, и, значит, является датой предшествующей банковской выписки. Более поздняя дата является датой вашей сегодняшней выписки. Посмотрите на три наших банковских выписки и убедитесь, что на них строго соблюдается непрерывность в датах. Мы специально разместили на своем рисунке образцы этих выписок в неправильной последовательности. Поэтому вы должны, ориентируясь по датам выписок, определить, какая из них самая первая, какая вторая, а какая последняя. Неразрывность в датах, стоящих на банковских выписках, играет чрезвычайно важную и полезную роль в бухучете. Предположим, мы взяли три наши банковские выписки, принесли их к себе в институт и начали проверять. На самой первой из принесенных нами выписок указано, что предшествующая выписка была изготовлена для нас 15 октября. Начинаем проверять все выписки, которые были принесены из банка ранее, и обнаруживаем, что у нас в бухгалтерии нет такой выписки. Оказывается, что из всех выписок, принесенных ранее из банка, последняя датирована 12 октября. Значит, между 12 и 15 октября имеется разрыв. За три дня банк мог напечатать три выписки, а мог напечатать всего одну. Поэтому мы не можем сказать, какого количества выписок у нас не хватает. Перекопав всю бухгалтерию и не найдя потерянных документов, мы идем в свой банк и объясняем там сложившуюся ситуацию. Если окажется, что это они забыли отдать нам выписки, то они тут же исправят свою ошибку и предоставят нам все наши документы. Если же окажется, что мы сами их потеряли, то тут же в банке нам напечатают утерянные выписки и сделают копии всех платежек, которые должны быть приколоты к каждой из них. Раньше это делалось бесплатно, теперь за халатность придется 13 платить. Но зато мы восстановим непрерывность дат в банковских выписках, которая нам пригодится. Если вам когда-нибудь предложат принять должность главного бухгалтера в какой-то фирме, где бухучет был запущен, то вам следует начать свою работу именно с проверки всех банковских выписок. Только убедившись в том, что ни одна из банковских выписок не утеряна, вы можете начинать делать следующие шаги. Если же в датах банковских выписок обнаружатся провалы, то придется идти в банк и восстанавливать утерянные документы. Зачем необходима непрерывность в датах на банковских выписках? Для того чтобы добиться непрерывности в потоке наших безналичных денег, хранящихся в банке на нашем расчетном счете. Посмотрите на те места банковских выписок, которые обозначены стрелками 5 и 6. Эти места называются входящий остаток и исходящий остаток. В других банках их могут называть входящее сальдо и исходящее сальдо. Входящий остаток показывает ту сумму денег, которая числилась на вашем банковском расчетном счете до начала составления данной выписки. То есть ту сумму денег, которая перешла из прошлой банковской выписки в эту банковскую выписку. Исходящий (выходящий) остаток показывает ту сумму денег, которая числится на вашем расчетном счете в момент окончания составления настоящей банковской выписки. То есть ту сумму денег, которая перейдет из сегодняшней банковской выписки в завтрашнюю. Исходящий остаток предшествующей банковской выписки всегда является входящим остатком следующей банковской выписки. Проверьте и убедитесь в этом на примере наших трех банковских выписок. Теперь оказывается, что в банковских выписках соблюдается не только непрерывность в датах, но и непрерывность в переходящих остатках денег. И если вдруг мы обнаружим, что непрерывность в датах на всех наших банковских выписках соблюдается, а непрерывность в остатках денег, переходящих с одной выписки на другую, нарушена, то это значит, что обслуживающий нас банк 14 пытается украсть у нас наши деньги или, наоборот, по ошибке записал нам лишние деньги. Непрерывность в остатках денег, переходящих от одной банковской выписки к другой, вы должны проверять всякий раз, когда забираете выписки из банка, несмотря на то, что банки практически никогда деньги своих клиентов не воруют и не ошибаются. Теперь обратимся к тем местам на выписке, которые обозначены стрелками 7 и 8. В этих местах отмечены все деньги, которые пришли к нам (оборот по кредиту), и все деньги, которые ушли от нас (оборот по дебету). Многие из вас спросят, почему в банковской выписке дебет с кредитом стоят шиворот-навыворот. Мы же привыкли под кредитовым оборотом понимать тот случай, когда деньги от нас уходят, а под дебетовым — когда приходят. Все правильно. Но у нас в руках находится не наша, а банковская выписка. Получается следующее: деньги, которые отправлены нам, сначала попадут в руки нашего банка и оприходуются на его счет. Затем банк со своего счета переведет их на наш расчетный счет. Поэтому приходящие к нам деньги у банка идут по кредиту, а у нас по дебету. Но так как банковская выписка его, а не наша, то он и пишет, что оборот произошел кредитовый, а в нашем бухучете они уже должны идти в дебет 51-го счета. Впрочем, чтобы не допускать этой путаницы с кредитовыми и дебетовыми оборотами, многие банки сейчас вообще не печатают на выписках слова КРЕДИТОВЫЙ и ДЕБЕТОВЫЙ. Вы можете спросить: «Если банк не будет печатать на своей выписке, какой оборот кредитовый, а какой дебетовый, то как же мы это определим?» Вы можете это определить по входящему и исходящему остаткам. Это задача для ученика второго класса, и мы думаем, что объяснять ее решение не надо. Разберитесь с ней сами. Но есть и другой очень простой способ. На каждую цифру, записанную в банковской выписке, как в дебетовых оборотах, так и в кредитовых, обязательно должна существовать своя собственная платежка или заменяющий ее документ. И этот документ обязательно должен быть прикреплен скрепкой к вашей банковской выписке. Посмотрите на выписку от 19 октября. На ней имеется один дебетовый оборот и два кредитовых, а это значит, что к 15 банковской выписке обязательно должны быть прикреплены три документа. Два из них будут подтверждать, что деньги к нам поступили, а один из них будет подтверждать, что деньги от нас ушли. Заглянув в любой из этих документов, вы прочитаете, кто кому и за что перечисляет деньги: то ли мы отдаем свои деньги, то ли деньги платят нам. Прочитав эту информацию, вы сразу поймете, где кредитовые обороты, а где — дебетовые. Теперь вернитесь к образцу платежки, по которой мы платили деньги за картридж для ксерокса, и определите, к какой банковской выписке она должна быть прикреплена. Дата платежки и дата банковской выписки могут не совпадать. Для того чтобы убедиться, что данная платежка принадлежит данной банковской выписке, надо проверить совпадение размера денежной суммы и совпадение номера платежки. Где на платежке печатается ее номер, вы уже знаете, а на банковской выписке его можно найти в том месте, которое обозначено стрелкой N 9. Опытный бухгалтер, посмотрев на банковскую выписку, сразу скажет, какие документы должны быть к ней прикреплены. Об этом ему и нам расскажут те коды, что помечены стрелкой N 10. Вот как они расшифровываются: 01 — списано, зачислено по платежному поручению; 02 — оплачено, зачислено по платежному требованию; 03 — оплачен наличными денежный чек, выдано по расходному кассовому ордеру; 04 — поступило наличными по объявлению на взнос наличными, приходному кассовому ордеру, препроводительной ведомости к сумке 0402300; 06 — оплачено, зачислено по инкассовому поручению2; 07 — оплачено, поступило по расчетному чеку; 08 — открытие аккредитива3, зачисление сумм неиспользованного, аннулированного аккредитива; 2 Инкассовое поручение — это расчетный документ, на основании которого производится бесспорное списание средств со счета плательщика. 3 Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. 16 09 — списано, зачислено по мемориальному ордеру, а также по первичным учетным документам с реквизитами счетов по дебету и кредиту; 10 — документы по погашению кредита, кроме поименованных выше; 11 — документы по выдаче кредита, зачислению кредита на счет, кроме поименованных выше; 12 — зачислено на основании авизо4; 13 — расчеты с применением банковских карт; 16 — списано, зачислено по платежному ордеру; 17 — списано, зачислено по банковскому ордеру. Надо честно сказать, что обычно этих кодов никто из бухгалтеров не знает, и поэтому никто на них не смотрит. Мы привели этот список для общей эрудиции. В образцах наших банковских выписок вы можете увидеть и другие цифры, о которых мы вам не рассказали, но они уже не будут играть особо важной роли. Стрелка N 11 обозначает внутрибанковский корреспондентский счет, по которому делались эти проводки. Вам он совершенно ни о чем не скажет. Под N 12 у вас обозначен Банковский идентификационный код (БИК), но он тоже никого не интересует. Для общей эрудиции можем сказать, что БИК состоит из 9 цифр. Первые две цифры обозначают код Российской Федерации (04), вторые две цифры обозначают код территории (республика, край, город), третьи две цифры являются последними цифрами в номере РКЦ (расчетно-кассового центра), обслуживающего банк, последние три цифры — условный номер банка. Таким образом, можно сделать вывод, что для вас важными и нужными будут только те места на банковской выписке, которые мы обозначили цифрами от 1 до 9. Теперь вам надо закрепить изученный материал. Вернитесь еще раз к платежке и внимательно рассмотрите каждую запись на ней. Найдите, где печатается название фирмы, которая платит деньги, где печатается название банка этого плательщика и номер 4 Авизо — одна из форм межбанковских расчетов. 17 расчетного счета, где печатается БИК, где печатается корреспондентский счет банка плательщика. Рассмотрите, где печатаются все данные о получателе денег. Разобравшись с платежным поручением, вы должны открыть образцы банковских выписок и, не подглядывая в этот раздел, рассказать самому себе все, что прочитали в нем. В приложении мы напечатали три банковские выписки старого образца. Такие выписки не очень удобны, и поэтому многие банки от них отказались. Но там же мы приводим образец банковской выписки, которую выдавал своим клиентам Курский филиал «Курскпромбанка». Она гораздо удобнее и понятнее. Рассмотрите ее внимательно и найдите на ней все те моменты, о которых мы вам только что рассказали. В левом верхнем углу выписки указан ИНН банка. В реквизите «БИК» указаны БИКи банков, в которые институт отправлял деньги или из которых получал деньги. В реквизите «Счет» указаны расчетные счета получателей денег от института или отправителей денег в институт. Будем считать, что мы достаточно детально познакомились с тремя документами: платежным поручением, банковской выпиской и счетом. Теперь откроем схему Аксенова и вспомним про биологию. Итак, мы с вами разобрали проводку: кредит 51 — дебет 60. При этом у нас фигурировало три документа: платежное поручение, банковская выписка и счет (счет-фактура). То, что «раздражителем» будет являться приказ директора, написанный на счете, или договор, мы уже сказали в начале раздела. А что же будет являться первичным бухгалтерским документом — платежка или банковская выписка? Мы сказали, что первичный ДОКУМЕНТ должен ДОКАЗЫВАТЬ факт свершившейся операции. Что докажет факт ухода денег от нас? Платежка, заверенная печатью банка? Нет и еще раз нет. Печать банка — это, по сути, его честное слово, которое он дает, обещая выполнить наше поручение. Но ведь в жизни может случиться все что угодно. Предположим, что началось землетрясение. Банк хотел отправить 18 наши деньги, он не собирался никого обманывать, но рухнул от землетрясения и не смог выполнить свое обещание. На сто процентов докажет уход денег только банковская выписка, потому что она делается после отправки денег из банка в РКЦ (расчетно-кассовый центр). А чем же тогда будет являться платежное поручение? Давайте рассуждать. Наши безналичные деньги находятся на нашем расчетном счете в банке. Значит, мы можем утверждать, что часть банка в какой-то мере является частью нашей организации. Работник банка (операционист) следит за нашими деньгами, принимает их от наших покупателей и по команде нашей бухгалтерии отправляет их туда, куда нам требуется. Значит, в какойто мере, мы можем считать его внештатным бухгалтером нашей организации. А раз так, то платежка, отправляемая из бухгалтерии в банк, по сути, является распоряжением для нашего внештатного бухгалтера и поэтому является организационно-распорядительным документом. Об этом говорит и ее название — платежное ПОРУЧЕНИЕ. Во всех учебниках по бухучету написано, что платежка является первичным бухгалтерским документом. А мы ее только что отнесли к организационно-распорядительным документам. Поэтому кто-то из опытных бухгалтеров может сказать, что все эти споры о первичных документах являются пустыми и никому не нужными. Он может сказать и о том, что наши выводы тоже являются спорными. И самый главный довод будет заключаться в следующем: «Подумаешь, умники нашлись! Государство им говорит, что платежка — первичный документ, а они говорят — нет!» Мы не хотим затевать споры по этому вопросу. Кто как хочет, тот пусть так и считает. Мы вносим лишь логику в эти вопросы. Для нас является главным не название документа, а его предназначение, его роль и задачи. Руководитель фирмы и главный бухгалтер должны заставить документы работать на свою фирму. Документ — это один из «сотрудников» вашей организации. Он должен быть полезен вашей организации, а для этого он должен работать на вашу организацию точно так же, как работают люди, как работает ксерокс, компьютер, автомобиль. 19 Если руководитель фирмы не знает, что умеют делать его сотрудники, и заставляет инженера по технике безопасности заключать договоры на поставку продукции, а начальника отдела маркетинга посылает повышать трудовую дисциплину в одну из строительных бригад, то мы назовем такого начальника некомпетентным руководителем. Если руководитель фирмы закупил компьютер, факс, модем только потому, что его об этом попросили продавцы, если он не знает, зачем ему нужны все эти вещи и как они на него должны работать, то это опять же некомпетентный руководитель. Но таким же некомпетентным будет и тот начальник, который не знает, зачем у него в бухгалтерии имеется тот или иной документ, и как этот документ можно заставить работать на себя. А для того чтобы не допустить некомпетентность, нужно детально разобраться с каждым документом и понять, какой из них может укрепить дисциплину, а какой может поднять качество выпускаемой продукции. Вот и давайте разбираться шаг за шагом с этими вопросами. Деньги в безналичном виде могут уходить с 51-го счета не только на 60-й счет. Они могут уходить на 68-й счет, когда вы будете платить налоги, на 69-й счет, когда вы будете уплачивать страховые взносы в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, они могут уходить и на другие счета. Посмотрите, куда еще идут стрелки на схеме Аксенова от кредитовой половинки 51-го счета и куда с нее могут уходить деньги. Что будет являться первичным документом для всех этих проводок? Мы утверждаем, что первичным документом, подтверждающим факт ухода денег, является банковская выписка. Некоторые могут с нами поспорить, считая, что первичным документом (куда бы ни уходили деньги с 51-го счета) всегда будет платежка. Те, кто не любит споров, могут найти компромисс и сказать, что первичным документом будет и банковская выписка, и платежное поручение. Как на это заявление посмотрит биология? Очень хорошо. Предположим, вы берете в руки горячий стакан чая. Чувствительные клетки пальцев передают вам сигнал о том, что вы держите 20 горячий стакан. Но одновременно с сигналом от пальцев в нервный центр поступает сигнал и от глаз, которые тоже информируют вас о том, что вы держите в руках горячий стакан чая. Значит, об одном и том же событии в нервный центр могут поступить сразу несколько сигналов?! Конечно! Поэтому во избежание споров мы можем сказать, что информация из платежного поручения и банковской выписки — это тоже два разных сигнала на одно и то же событие. Устраивает вас такая логика? Вот и хорошо. Пойдем дальше. Что будет являться «раздражителем» во всех этих проводках? Давайте размышлять. Что заставляет бухгалтера платить налоги? Закон, установленный государством. Значит, этот закон и будет «раздражителем». Что заставляет платить деньги в государственные внебюджетные фонды, перечисленные на 69-м счете? Опять же законы. Что заставит бухгалтера заплатить штраф и после этой уплаты сделать проводку: кредит 51 — дебет 91/2 «Прочие расходы»? Решение суда или решение налоговой инспекции. Значит, они и будут «раздражителями». Ну, а в большинстве остальных случаев таким «раздражителем» будет приказ директора, подписанный им договор или служебные обязанности бухгалтера. Снятие наличных денег с расчетного счета Теперь разберемся подробно с проводкой: кредит 51 — дебет 50, потому что тут тоже будет много разных документов. Если по данному маршруту прошла стоимость, то о чем это говорит? Конечно, это говорит о том, что ваше предприятие получило наличные деньги в банке со своего расчетного счета и положило их себе в кассу. Как это происходит на практике? Начнем издалека. Чековая книжка Когда предприятие открывает свой расчетный счет в банке, оно пишет заявление с просьбой выдать ему чековую книжку, чтобы по этой книжке получать наличные деньги со своего расчетного счета в кассу предприятия. 21 Образец заявления на получение чековой книжки мы приводить не будем, потому что в разных банках он может оказаться своим. Скажем лишь, что процедура получения чековой книжки очень простая — когда вы будете открывать расчетный счет в банке, его работник спросит вас о том, нужна вам чековая книжка или нет. Если она вам нужна, он выдаст вам бланк заявления и объяснит, как его следует заполнить. Предположим, что у предприятия есть чековая книжка для получения наличных денег, и оно хочет ею воспользоваться. Как это все будет происходить? Кто заполняет Главный бухгалтер достает из своего сейфа чековую книжку, предназначенную для получения наличных денег в банке, и заполняет в ней один листок (один чек). Порядок заполнения Откройте приложение к курсу, там вы сможете найти образец листа чековой книжки. Он состоит из двух частей: корешок чека и собственно чек, каждая из них имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне чека, в левом верхнем углу расположен реквизит «чекодатель». Чуть ниже него — реквизит «N счета чекодателя». Найдите их на образце чека. Оба эти реквизита заполняются работником банка на каждом листе чековой книжки перед тем как выдать ее владельцу (предприятию). Делает это он на основании данных договора, заключенного при открытии расчетного счета. В нашем примере чековая книжка принадлежит ЗАО «Рога и Копыта», именно оно указано в реквизите «чекодатель». Номер расчетного счета, присвоенный ЗАО «Рога и Копыта», — 40702810724000000555, найдите его в образце чека. Вся остальная информация вносится в чек главным бухгалтером. Начинается заполнение чека с указания суммы денег, которую следует получить. Как и в платежном поручении, она обозначается дважды — цифрами и прописью. При этом особое внимание уделяется серому окошку, нарисованному внизу лицевой стороны чека, в котором сумма денег указывается прописью. Вы должны знать о том, что при заполнении чека обязательно следует писать сумму получаемых денег с заглавной буквы и от самого края окошка. Если вы напишете сумму денег с 22 прописной буквы или отступите от края окошка хотя бы на сантиметр, то деньги в банке вам не выдадут. В этом случае испорченный чек надо будет подклеить назад в чековую книжку к его корешку, а для получения денег придется выписать новый чек. Кроме суммы денег, бухгалтер указывает место и дату выдачи чека. Найдите в образце реквизит «место выдачи» — в него записывается название того населенного пункта (обычно города), в котором расположен банк, где вы открыли счет — г. Черноморск. Для даты отведены реквизиты «число», в нем проставляется день выписки чека цифрами, и «месяц прописью» — что в него записать, понятно из названия. Затем в реквизите «ЗАПЛАТИТЕ» главный бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество того сотрудника фирмы, которому доверено получение денег (этим человеком может быть любой сотрудник организации, ведь не все организации имеют штатного кассира). Нам осталось разобраться с двумя реквизитами — «ПОДПИСИ» и «Место печати чекодателя», но поскольку они заполняются, когда чек оформлен полностью, то мы вернемся к ним чуть позже. А пока займемся корешком чека и отметим, что бухгалтер должен заполнить в нем. Лицевая сторона корешка чека фактически дублирует лицевую сторону самого чека. Поэтому в ней, как и в чеке, будут содержаться: • данные о сумме, на которую выписан чек; • дата выдачи чека; • кому выдан чек; • подписи руководителя и главного бухгалтера; • подпись сотрудника, получившего чек с указанием даты получения. Найдите все эти реквизиты в образце и внимательно посмотрите, как они заполнены. С лицевой стороной чека мы разобрались. Теперь поговорим об оборотной. Оборотная сторона чека раскрывает информацию о том, куда предприятие потратит общую сумму денег, указанную на лицевой стороне чека. 23 Для этого предназначена таблица, в которой указывается, на какие цели будут израсходованы полученные в банке деньги. Заверяется она подписями руководителя и главного бухгалтера. Под таблицей расположен реквизит «ОТМЕТКИ, УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ ЛИЧНОСТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ». Здесь бухгалтер записывает паспортные данные работника, которому поручено получение денег. Затем этот сотрудник ставит свою подпись в реквизите «Указанную в настоящем чеке сумму получил». Теперь чек заполнен полностью. Настало время вернуться к реквизитам лицевой стороны чека — «ПОДПИСИ» и «Место печати чекодателя». Бухгалтер вместе с директором фирмы подтверждают правильность заполнения чека, расписываясь в нем. Чек заверяется печатью фирмы, вырывается из книжки и отдается на руки сотруднику, которому доверили получить деньги. Когда чек отрывается, то в книжке от него остается корешок. Напомним, лицевая сторона корешка заполняется главным бухгалтером перед выдачей чека. И на ней расписывается ваш сотрудник, подтверждая тем самым, что получил от предприятия чек на такую-то сумму денег. Придя в банк, ваш сотрудник отдаст чек вашему операционисту и покажет свой паспорт. Операционист проверит правильность заполнения чека, распишется в реквизите «ПРОВЕРЕНО» внизу на оборотной стороне чека. Поставит в реквизите «ОПЛАТИТЬ» ту дату, когда ваш сотрудник принесет чек в банк. Оторвет от него контрольную марку, находящуюся в правом верхнем углу чека (найдите ее на рисунке) и отдаст ее вашему сотруднику. Сам чек будет передан операционистом в кассу банка. Ваш сотрудник идет в кассу банка, отдает контрольную марку и получает деньги. Забрав у вашего сотрудника чек, сотрудник банка составит расходный кассовый ордер, укажет в нем, сколько денег выдал с вашего расчетного счета. В некоторых банках вместо расходного кассового ордера выдают другой документ (например, банковский мемориальный ордер). Вам безразлично, какой документ вам вы24 дают, главное, чтобы он был. Этот ордер будет приложен к банковской выписке и вместе с ней попадет в бухгалтерию вашего предприятия. Вспомните, какой код в этом случае должен стоять в банковской выписке? Когда кассир или сотрудник, которому поручено получить деньги, принесет их на предприятие и сдаст в кассу, то факт сдачи денег будет оформлен еще одним документом — приходным кассовым ордером. Сразу после оформления приходного кассового ордера главный бухгалтер опять достанет из сейфа чековую книжку и заполнит оборотную сторону корешка, от которого был оторван чек. Найдите на рисунке оборотную сторону корешка и посмотрите, как она заполняется. В ней всего два реквизита: • «Оприходовано по кассе, кассовый ордер N___ от «__»______20__ г.» — записывается порядковый номер и дата приходного кассового ордера, оформленного при поступлении денег на предприятие; • «Главный (старший) бухгалтер _________ (подпись)» — этой надписью бухгалтер подтверждает получение денег по чеку и оприходование их в кассу. Теперь вы знаете, как заполняется чек на получение наличных денег в банке. Далее познакомимся с приходным кассовым ордером, который оформляется при поступлении денег в кассу. Приходный кассовый ордер У приходного кассового ордера, как и у чековой книжки, есть свой корешок. Только называется он — КВИТАНЦИЯ к приходному кассовому ордеру. Она заполняется, заверяется печатью предприятия, отрывается от ордера и отдается на руки тому сотруднику, который сдал деньги в кассу. Наличие квитанции у сотрудника позволит ему всегда оправдаться, если вдруг кассир заявит, что никаких денег этот сотрудник в кассу не сдавал. Кто заполняет Приходный кассовый ордер выписывает (или печатает на компьютере) в одном экземпляре бухгалтер. Порядок заполнения Как заполняется приходный кассовый ордер? Посмотрите на образец документа в приложении к курсу. Сначала записывается название организации, которая принимает деньги и выписывает этот ордер. 25 Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации. В нашем примере в графе «по ОКПО» пишем код — 4107218. Если деньги сдаются в кассу какого-нибудь структурного подразделения этой организации (скажем, в какой-то ее филиал или представительство), то ниже названия организации записывается название этого подразделения и в специально отведенной графе его код (если в организации используется система кодирования). В нашем примере стоит прочерк. Затем записывается порядковый номер приходного кассового ордера и дата его составления. В графе «Дебет» указывается счет и субсчет (если он есть), на который приходуются поступившие деньги. Графа «Кредит» объединяет подграфы «код структурного подразделения», «корреспон-дирующий счет, субсчет» и «код аналитического учета». Код структурного подразделения — это код, присвоенный организацией своему структурному подразделению (филиалу, представительству), от которого поступают деньги в кассу. У нас стоит прочерк. Корреспондирующий счет, субсчет — это тот счет, с которого поступают деньги. Если бы наличные деньги были внесены в кассу закрытого акционерного общества «Рога и копыта» в качестве оплаты за партию рогов, то в этой графе следовало бы записать не 51, как сделали мы на своем рисунке, а 62. Однако Бендер мог ввести в своей бухгалтерии еще и аналитический учет. Скажем, на 62-м счете он открыл несколько аналитических счетов (1-й — для оленьих рогов, 2-й — для коровьих рогов и т. д.). В этом случае при оплате за коровьи рога в графе «Код аналитического учета» можно было бы записать цифру 2, а за оленьи рога — цифру 1. В нашем примере стоит прочерк. В графе «Сумма, руб. коп.» отражается количество поступающих денег цифрами, которое затем дублируется в строке 26 «Сумма» — прописью. Причем сумма прописью указывается по тем же правилам, что и в денежном чеке — с заглавной буквы от самого края отведенной для этого строки. В графе «Код целевого назначения» указывается код, присвоенный организацией этой операции. В нашем примере Бендер присвоил переводу наличных денег с расчетного счета в кассу код — 04. В строке «Принято от» отражается «источник» поступления средств на предприятие. Деньги могут поступить как от работника вашего предприятия, так и от любой сотрудничающей с вами фирмы. В первом случае по строке «Принято от» бухгалтер укажет фамилию, имя и отчество сотрудника, принесшего в кассу деньги, а во втором — наименование организации, рассчитывающейся наличными. В ЗАО «Рога и копыта» деньги поступили от Балаганова, посмотрите, как это отразил Бендер. В следующей строке бухгалтер записывает «Основание» прихода денег в кассу. Чаще всего это — сдача наличных денег, полученных в банке с расчетного счета (как показано в нашем примере); возврат неиспользованных денег подотчетником; номер договора и (или) счета-фактуры, в случае если деньги поступают от другой организации. В строке «В том числе» указывается размер НДС, который входит в сумму сдаваемых наличных денег. В нашем случае мы указываем, что НДС нет, потому что деньги поступают в кассу предприятия не от продажи рогов, а со своего расчетного счета в банке. По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и иные документы с указанием их номеров и дат составления. В нашем примере Бендер записал — Корешок чековой книжки АЕ 42415123 от 25 октября 2011 г. В следующих двух реквизитах «Главный бухгалтер» и «Получил кассир» проставляются подписи. Первая подтверждает правильность составления первичного документа, вторая — поступление денег в кассу. Теперь вы знаете, как правильно заполнить каждый реквизит приходного кассового ордера. Мы не будем также подробно разбираться с каждым реквизитом КВИТАНЦИИ к нему. Вы сможете без труда заполнить ее самостоятельно, она просто дублирует данные приходного кассового ордера. 27 И, наконец, факт получения наличных денег в банке будет отражен в учетном регистре (скажем, на схеме Аксенова) проводкой: кредит 51 — дебет 50. Как видим, у нас получилась одна проводка и много-много документов (чек из чековой книжки, корешок от этого чека, банковский расходный кассовый ордер, банковская выписка, приходный кассовый ордер). Вот и давайте с ними разберемся. Для того чтобы перевести деньги с расчетного счета в кассу предприятия требуется приказ руководителя. Он может быть устным, а может и письменным. В любом случае он рождается не в бухгалтерии, а в кабинете у директора и поэтому является тем «раздражителем», который заставляет кассира предприятия поехать в банк, получить там наличные деньги и привезти их в кассу предприятия. Некоторые моменты в жизни предприятия могут регулярно повторяться (скажем, на предприятии установлено, что два раза в месяц всем работникам предприятия должна выдаваться зарплата). Чтобы каждый раз не писать один и тот же приказ на получение денег для выдачи зарплаты, руководитель может утвердить служебные обязанности кассира и в этих обязанностях указать, что каждый раз после начисления бухгалтером зарплаты, кассир обязан ездить в банк, получать там деньги и привозить их в кассу предприятия. В этом случае «раздражителем» будут выступать служебные обязанности кассира, а не приказ руководителя. Хотя, по сути, это одно и то же. Как и нервная система человека, бухучет может несколько мелких событий обобщить в одно крупное. То есть, делая бухгалтерскую проводку в регистрах бухгалтерского учета, бухгалтер может несколько мелких событий спрессовать в одно крупное. Такое явление, в частности, наблюдается во всех организациях при получении наличных денег из банка. Проанализируем подробно этот процесс. Для начала вспомним следующий момент — касса предприятия обозначается в бухучете 50-м счетом, расчетный счет обозначен 51-м счетом. Когда деньги поступают в эти места или уходят из них, все это отражается в бухучете, и мы безотрывно следим за местонахождением денег. 28 Но по дороге из банка в кассу деньги будут находиться в портфеле у сотрудника вашей организации. И в этот момент деньги как бы исчезают из поля зрения бухучета, потому что сотрудник организации, которому доверено перевозить деньги, никаким бухгалтерским счетом не обозначен. То, что деньги получил сотрудник, еще не значит, что их получило предприятие. Сотрудник и предприятие — это разные вещи. Сотрудник может получить деньги в банке и исчезнуть вместе с ними в неизвестном направлении. Если это случится, то встанет вопрос — а на каком счете окажутся деньги, уплывшие от нас в кармане сбежавшего сотрудника? Предположим, что мы с вами очень боимся этого и поэтому хотим безотрывно следить за процессом получения денег из банка. Для безотрывного наблюдения мы вводим еще один бухгалтерский счет, обозначающий нашего сотрудника. Кстати сказать, этим счетом может быть 71-й счет, обозначающий, как вы помните, подотчетников нашей организации. Но и это еще не все. Правильно заполненный чек на получение денег — это почти то же самое, что и сами деньги. Получив на руки заполненный чек, сотрудник тем самым получает в свои руки активы предприятия. Откуда они у него взялись? Конечно, из чековой книжки. А раз так, то давайте обозначим заполненную чековую книжку специальным счетом под номером ХХ. Теперь у нас оказывается, что в процессе получения денег участвует четыре счета: банк, касса предприятия, сотрудник и чековая книжка. Разберемся с проводками. Возьмите чистый листок бумаги и рисуйте все счета, о которых мы будем говорить. Чем можно доказать, что сотрудник получил в руки чек, а с ними и возможность получить самые настоящие деньги? Корешком из чековой книжки. А раз так, то на основании первичного документа под названием КОРЕШОК ИЗ ЧЕКОВОЙ КНИЖКИ мы можем сделать проводку: кредит ХХ — дебет 71. В чем смысл этой проводки? Как мы уже знаем, 71-й счет обозначает у нас подотчетника, то есть сотрудника нашей организации, которому были доверены деньги предприятия. Дебетовое вливание в этот счет обозначает, что сотрудник получил в свои руки 29 деньги. Пусть они пока еще замороженные, пусть они пока еще в виде чека, но все равно это уже деньги. Кредитовое сальдо, образовавшееся на счете ХХ, обозначает, что деньги к подотчетнику ушли именно отсюда, то есть с заполненной чековой книжки. Придя в банк, сотрудник отдаст чек и вместо него получит деньги. Проводка в этом случае должна быть такая: кредит 51 — дебет ХХ. После этой проводки на счете ХХ будет погашен вакуум, образовавшийся там после первой проводки, а значит, счет ХХ обнулится, как будто он и не принимал участия во всех этих проводках. Две проводки (кредит ХХ — дебет 71 и кредит 51 — дебет ХХ) как бы сливаются в одну: кредит 51 — дебет 71. После этого на руках у сотрудника оказываются самые настоящие (размороженные) деньги. Забрав у сотрудника чек, сотрудник банка составит вместо него другой документ (банковский расходный кассовый ордер) и прикрепит его к банковской выписке. Банковская выписка с расходным кассовым ордером банка и будут теми самыми первичными документами, на основании которых делается проводка: кредит 51 — дебет ХХ. Почему два документа? Дело в том, что при закрытии расчетного счета вы будете обязаны чековую книжку с оставшимися в ней неиспользованными чеками сдать в банк. Но когда вы сдадите чековую книжку, вместе с ней уйдут и корешки, а мы их считаем первичными документами. Как же тут быть? Очень просто. Корешок из чековой книжки мы будем считать временным первичным документом, а расходный кассовый ордер банка будет его вечным заменителем. Корешок из чековой книжки может уйти из бухгалтерии в банк в случае закрытия счета, а вместо него навсегда останется на хранении расходный кассовый ордер, выданный вместе с выпиской банком. А каким же документом будет являться чек из чековой книжки? Естественно, он будет организационно-распорядительным документом. Он несет в себе распоряжение из вашей бухгалтерии к работнику банка. Согласно этому требованию, работник банка и выдает кассиру наличные деньги. 30 Когда кассир принесет деньги на предприятие и сдаст их в кассу, то факт сдачи денег будет оформлен еще одним первичным документом — ПРИХОДНЫМ КАССОВЫМ ОРДЕРОМ. И именно на основании этого ордера на своем листке мы сделаем проводку: кредит 71 — дебет 50. После этой проводки 71-й счет обнулится и получится, что деньги сделали переход по маршруту: кредит 51 — дебет 50. Выходит, что три мелкие проводки (кредит ХХ — дебет 71; кредит 51 — дебет ХХ, кредит 71 — дебет 50) слились в одну большую. Не желая усложнять лишними проводками свой бухучет, бухгалтеры никогда не делают эти три мелкие проводки. Дождавшись кассира с деньгами, вместо разобранных нами трех проводок они делают одну общую проводку: кредит 51 — дебет 50. Первичных документов имеется три (расходный кассовый ордер банка, банковская выписка и приходный кассовый ордер). Три проводки — три первичных документа. Корешок из чековой книжки можем сразу отнести к банковским документам, потому что в случае закрытия счета он от нас уйдет. Как видим, при слиянии трех проводок в одну на нее приходится сразу три первичных документа, но теперь мы понимаем, что два лишних первичных документа принадлежат тем двум проводкам, которые были сокращены бухгалтерами. Какой первичный документ надо записать на схеме Аксенова под стрелкой: кредит 51 — дебет 50? Приходный кассовый ордер. Будем считать, что на этом мы закончили разговор о вытекании денег с 51-го счета. Поговорим теперь о вливании денег в 51-й счет. Сдача наличных денег на расчетный счет Начнем с проводки: кредит 50 — дебет 51. Согласно действующему законодательству, предприятие должно согласовать с банком ту сумму денег, которую оно имеет право хранить в кассе предприятия. Другими словами, оно должно согласовать с банком лимит кассы. Все денежные суммы, превышающие данный лимит, должны сдаваться в банк. Так что в этом случае «раздражителем» для проводки: кредит 50 — дебет 51 будет действующее законодательство. 31 Возможно, что количество денег, находящихся в кассе, не будет превышать установленный лимит, но руководитель предприятия все-таки прикажет сдать деньги в банк. Значит, в этом случае «раздражителем» будет являться приказ руководителя. Расходный кассовый ордер Кто заполняет Мы уже говорили о том, что сотрудник предприятия, взявший в свои руки деньги, — это еще не предприятие и это еще не банк. Поэтому при выдаче денег из кассы бухгалтер заполняет первичный документ под названием «Расходный кассовый ордер». Его образец вы найдете в приложении. Человек, взявший у предприятия деньги с тем, чтобы отнести их в банк, распишется в этом ордере и ордер останется в бухгалтерии в качестве доказательства, а деньги уйдут с человеком. Бухгалтер, выдавший деньги по расходному кассовому ордеру, мог бы сделать проводку: кредит 50 — дебет 71. Придя в банк, человек сообщит операционисту, что желает внести на расчетный счет своего предприятия наличные деньги. Операционист заполнит первичный документ под названием «Объявление на взнос наличными». Поскольку этот документ составляется работником банка, его образец мы печатать не будем. Следует отметить, что некоторые банки требуют от своих клиентов, чтобы они самостоятельно заполняли объявление на взнос наличными. Но даже в таком случае трудностей у вас возникнуть не должно, потому что этот документ имеется в каждом банке и заполняется очень просто. Объявление на взнос состоит из трех частей, одну из которых оторвут и отдадут назад тому человеку, который сдал деньги. Придя назад в организацию, он не обязан сдавать в бухгалтерию этот документ, так как мало ли что в жизни может случиться. Этот документ, заверенный подписью работника банка и печатью банка, должен всегда оставаться в руках человека, сдавшего в банк деньги, чтобы служить доказательством его честности. Что касается организации, то ей оторвут вторую часть объявления и прикрепят к банковской выписке. Эта часть будет тем самым первичным документом, на основании которого бухгалтер мог бы сделать вторую проводку: кредит 71 — дебет 51. Третья часть объявления останется в банке. 32 В реальной жизни никто эти две проводки не делает. В реальной жизни выписывают расходный кассовый ордер (это в лучшем случае, в худшем — просто дают деньги и говорят отвезти их в банк), отправляют работника с деньгами в банк. Тот сдает их, привозит свою часть объявления, показывает ее в бухгалтерию, подтверждая, что деньги сдал, а бухгалтерия делает одну проводку: кредит 50 — дебет 51. В этом случае на одну проводку будут приходиться два первичных документа: расходный кассовый ордер и та часть объявления, которая будет прикреплена к банковской выписке. Но мы с вами теперь прекрасно понимаем, откуда взялся лишний первичный документ — от сокращенной проводки. Порядок заполнения Разберемся с заполнением расходного кассового ордера. Сложностей тут нет никаких. Мы думаем, что по примеру приходного кассового ордера вы уже догадались, что куда записывать. Если нет, повторим все еще раз. Сначала записывается название организации, которая расходует деньги и выписывает этот ордер. Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации. В нашем примере ЗАО «Мертвые души» присвоен код ОКПО — 5681423. Если деньги выдаются из кассы структурного подразделения этой организации (из какого-то ее филиала или представительства), то ниже названия организации записывается название этого подразделения и в специально отведенной графе его код (если в организации используется система кодирования). В нашем примере стоит прочерк. Затем записывается порядковый номер расходного кассового ордера и дата его составления. Графа «Дебет» объединяет подграфы «код структурного подразделения», «корреспонди-рующий счет, субсчет» и «код аналитического учета». Код структурного подразделения — это код, присвоенный организацией своему структурному подразделению (филиалу, 33 представительству), которому выдаются деньги из кассы. У нас стоит прочерк. Корреспондирующий счет, субсчет — это тот счет, на который поступят выданные деньги. В нашем примере наличные деньги отданы сотруднику предприятия, который затем должен будет отчитаться за них, поэтому бухгалтер записал в данную графу 71-й счет. В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов, аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для этого в бухгалтерии ЗАО «Мертвые души» к 71-му счету открыто по одному аналитическому счету на каждого работника. При выдаче кому-нибудь из них денег под отчет в графе «код аналитического учета» записывается присвоенный подотчетнику номер. В нашем примере Манилову отведен номер 1. В графе «Кредит» указывается счет и субсчет (если он есть), с которого выдаются деньги. В графе «Сумма, руб. коп.» отражается количество выданных денег цифрами, которое затем дублируется в строке «Сумма» прописью. Помните, что сумма прописью указывается всегда с заглавной буквы от самого края отведенной для этого строки. В графе «Код целевого назначения» указывается код, присвоенный организацией этой операции. В ЗАО «Мертвые души» выдача денег под отчет отражается под кодом 12. В строке «Выдать» бухгалтер записывает фамилию, имя и отчество того, кому выданы деньги. В строке «Основание» указывается, на какие цели выданы наличные деньги. Наиболее распространенные случаи — под отчет (как показано в нашем примере) и на зарплату. По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и иные документы с указанием их номеров и дат составления. В нашем примере это служебная записка от 25.10.2011 г. Следующие две строки «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» отведены для подписей, разрешающих выдачу денег. 34 В тех случаях, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и т. д.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходном кассовом ордере не обязательна. После того как руководитель и главный бухгалтер распишутся в расходном кассовом ордере, он передается кассиру, и оставшиеся реквизиты заполняются непосредственно в кассе предприятия. В строке «По» кассир отражает данные документа, удостоверяющего личность получателя. В нашем примере Маниловым был предъявлен паспорт. Строка «Получил» заполняется получающим деньги. В ней он указывает сумму денег (точно так же как по строке «Сумма»), дату их получения и ставит свою подпись. И, наконец, в строке «Выдал кассир» расписывается кассир, подтверждая, что выдача денег состоялась. Поступление денег на расчетный счет от покупателей Теперь поговорим о проводке: кредит 62 — дебет 51. Когда кто-то захочет что-то купить у вашей фирмы, он заключит договор с вашим руководством (если покупка очень большая), и этот договор станет тем самым «раздражителем», который заставит вас выписать счет. Если покупка невелика, то покупатель просто зайдет в бухгалтерию, скажет вам, что хочет купить то-то и то-то, и попросит выписать счет на эту покупку. Если директор не позволяет бухгалтерии продавать без его разрешения материальные ценности, то покупателя отправят к директору, и тогда приказ директора будет для бухгалтерии «раздражителем». Если директор вменил в ваши служебные обязанности продавать всем желающим материальные ценности, то «раздражителем» будут ваши служебные обязанности. Сразу хотим оговориться, что мы сейчас имеем в виду предприятие, которое производит какую-то продукцию (работы, услуги) и продает их, а не магазин. О магазине мы поговорим позже. Там будет иной порядок действий. Выписанный счет не будет являться первичным бухгалтерским документом для проводки из кредита 62-го в дебет 51-го. По35 чему? Потому что выписка счета еще не означает, что деньги обязательно придут на ваш расчетный счет. Итак, придя в свою фирму, покупатель оплатит ваш счет. Деньги поступят на расчетный счет вашей организации, и вы сделаете проводку: кредит 62 — дебет 51. Но что же будет первичным документом для этой проводки? Платежка, которая пришла от покупателя и которая расшифровывает, откуда и за что вам поступили деньги? Но ведь она выписана не вашей бухгалтерией. Или все-таки банковская выписка? И где здесь «раздражитель»? Прежде всего отметим, что никаких действий по зачислению денег на ваш расчетный счет вы не делаете. Деньги на ваш расчетный счет зачисляет работник банка (ваш операционист), которого мы договорились в известной мере рассматривать как внештатного сотрудника вашей бухгалтерии. Значит, для бухгалтерии никакие «раздражители» в данном случае не нужны. «Раздражителем» для работника банка являются его служебные обязанности, вытекающие из договора, который вы подпишете с руководством банка и в котором банк возьмет на себя обязательства обслуживать ваш расчетный счет. Первичным документом будет являться банковская выписка с приложенными к ней платежками и другими документами. Строго говоря, первичным документом должна была бы быть банковская выписка, потому что именно она изготавливается вашим операционистом, которого мы считаем внештатным бухгалтером. Но так как в этом документе подробно не описано, кто и за что вам перечислил деньги, то операционист прикладывает к банковской выписке копии платежек, в которых и содержится эта информация. Поставив на копии платежек свой штамп и подпись, он как бы говорит: «Считайте, что этот документ изготовлен мною!». Поэтому мы можем сказать, что тот экземпляр платежки, который операционист оставляет у себя в банке, является организационно-распорядительным документом. А тот экземпляр платежки, который он проверил, на котором расписался и поставил 36 штамп, является продолжением или, если хотите, неотрывным приложением к банковской выписке. По-другому мы можем сказать, что, взяв в руки банковскую выписку с приложенными к ней платежками, мы, по сути, держим один первичный документ, но выполненный на нескольких листах. Так как специальное название для этого документа не придумали, а название «Банковская выписка с приложенными к ней документами» является слишком громоздким, мы должны сами решить, что мы будем фиксировать на схеме Аксенова в качестве первичного документа. Кому удобнее анализировать свой бухучет по платежкам, могут в качестве первичного документа записывать их. Кому удобнее ориентироваться по банковским выпискам, могут записывать именно их в качестве первичного документа. На этом мы будем считать, что окончательно разобрались с 51-м счетом. Глава 2. Первичные документы при работе с подотчетниками А теперь пойдем дальше и разберемся с маршрутами: кредит 50 — дебет 71 и кредит 71 — дебет 50. Выдача денег подотчетнику Не каждому сотруднику фирмы бухгалтер может выдать деньги под отчет. Перечень потенциальных подотчетных лиц устанавливает руководитель приказом по предприятию. Как деньги могут попасть к подотчетнику? В большинстве случаев сотрудник фирмы пишет заявление на имя директора или другого должностного лица, которому приказом директора или служебными обязанностями предоставлено право давать разрешение на выдачу денег под отчет, и просит выдать нужную ему сумму на такие-то и такие-то цели. Если директор фирмы или главный бухгалтер не утвердили форму заявления на выдачу денег и не отпечатали специальные бланки, то оно пишется в произвольной форме. Директор или другое должностное лицо, которому приказом директора или служебными обязанностями предоставлено право давать разрешение на выдачу денег под отчет, пишет, какую сумму он разрешает выдать, ставит дату и расписывается. Подот37 четник приносит это заявление в бухгалтерию, и там на него обязаны прореагировать, потому что подпись директора превратит это заявление в «раздражитель». Бухгалтерия заберет себе подписанное заявление, а взамен него выпишет расходный кассовый ордер на указанную директором сумму денег. Перед тем как выдать деньги, кассир проверит расходный кассовый ордер и заставит подотчетника в нем расписаться. После выдачи денег на основании этого расходного кассового ордера (именно он будет первичным документом), бухгалтер сделает проводку: кредит 50 — дебет 71. Довольно часто возникает ситуация, когда подотчетник сначала тратит свои деньги, а после сдачи авансового отчета ему их возвращает предприятие. В этом случае бухгалтер также выписывает расходный кассовый ордер, на основании которого делает проводку: кредит 50 — дебет 71. Документы, подтверждающие трату денег подотчетником Если подотчетник потратит деньги в магазине, то ему отдадут чек, который выбивает кассовый аппарат. Но дело в том, что на этом чеке в большинстве случаев указана лишь цена проданного товара, и поэтому он не может быть оправдательным документом. Из этого чека невозможно понять, что купил подотчетник — то ли колбасу, то ли бумагу для принтера, то ли подарок знакомой девушке. Поэтому при покупке товаров подотчетник должен попросить, чтобы продавец выписал ему ТОВАРНЫЙ ЧЕК. В этом чеке будет написано, в каком магазине произведена покупка, что куплено, какого числа и за какую цену. Кроме того, на этот товарный чек будет поставлена печать (штамп) магазина, что придаст ему дополнительную юридическую силу. Ну, а раз так, то информации, содержащейся в товарном чеке, будет вполне достаточно, чтобы подотчетник мог доказать, что потратил деньги по назначению. Образец товарного чека мы не печатаем, потому что в этом нет никакого смысла — вы можете попросить его сами в любом магазине при совершении любой покупки. Если подотчетник потратит деньги не в магазине, а в какойлибо фирме, то бухгалтер этой фирмы, взяв с него деньги, выпишет ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР (с ним вы уже знакомы) и отдаст подотчетнику квитанцию к нему. Помимо квитанции к 38 приходному кассовому ордеру, подотчетнику выдадут и чек, выбитый кассовым аппаратом5. Некоторые организации в силу специфики своей деятельности могут не применять контрольно-кассовую технику. Подробнее об этом мы поговорим в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет». Ну и наконец, подотчетник может сделать покупку в других местах, скажем, на рынке или у частного лица. Кто же ему выпишет кассовый ордер или товарный чек? Естественно, никто. А как же быть? Очень просто. Совершив покупку на рынке или у частного лица, подотчетник должен сам составить акт, в котором укажет, где он произвел покупку, что купил и за сколько. Образец этого акта мы напечатали в приложении к курсу. Очень часто налоговая инспекция заявляет, что акт сделан неправильно, что в нем не хватает паспортных данных продавца. В таком случае мы говорим, что в Федеральном Законе РФ «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ сказано следующее: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: 1) наименование документа; 2) дату составления документа; 3) наименование организации, от имени которой составлен документ; 4) содержание хозяйственной операции; 5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 5 Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», статья 2, пункт 1: «Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг». 39 6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 7) личные подписи указанных лиц». Как видите, все эти реквизиты в нашем акте имеются. А поскольку нигде больше такого образца нет, то налоговая инспекция ничего ответить не в состоянии и вынуждена признать правильным этот акт. Надо сказать, что требования налоговой инспекции указывать паспортные данные продавца — это большая нелепость. Во-первых, вы можете придумать любые данные сами. Естественно, никто не сможет проверить, живет ли по этому адресу Иванов Иван Иванович, который якобы продал вам на рынке банку краски, или нет. Во-вторых, если бы кто-то и ухитрился доказать, что по указанному адресу такой человек не проживает, вы всегда могли бы сказать, что вы тут ни при чем. Какие паспортные данные вам назвал продавец, такие вы в акт и вписали. Кто же виноват, что продавец перепутал свой номер паспорта или его серию? Никто же не обязывает вас снимать ксерокопию с этого паспорта! Впрочем, не желая спорить с налоговой инспекцией, вы можете внести в этот акт паспортные данные человека, который вам продал те или иные материальные ценности. Закупив нужные вещи, подотчетник вернется с ними в свою организацию. Будут ли являться первичными документами квитанция приходного кассового ордера, товарный чек или акт? Конечно, нет. Они ведь родились не в бухгалтерии. Они пришли в бухгалтерию извне и поэтому первичными документами являться не будут. Более того, сами по себе они даже не будут являться раздражителями. Они нужны только для того, чтобы подотчетник мог приступить к оформлению АВАНСОВОГО ОТЧЕТА. Образец этого документа вы найдете в приложении. Авансовый отчет Давайте с ним разберемся чуть поподробнее. Вот какую историю рассказал нам один преуспевающий нынче человек. «Вы знаете, этот документ запомнился мне еще с тех времен, когда я был офицером. В это время мне приходилось очень часто брать деньги под отчет, закупать нужные вещи и заполнять авансовые отче40 ты. Более десяти лет я закупал вещи и более десяти лет я составлял авансовые отчеты. Каждый раз я смотрел образец авансового отчета, вывешенный начальником финансовой службы, каждый раз я заполнял авансовый отчет по этому образцу, каждый раз я совершал какую-то ошибку, и каждый раз я думал, что бухгалтерские документы — это такая мудреная штука, что запомнить правила их заполнения практически невозможно. Я был уверен, что такую науку я никогда не смог бы освоить. Сейчас я понимаю свою ошибку. Она заключалась в том, что я, как и всякий человек, который не собирается заниматься бухгалтерией, совершенно не пытался думать своей головой. Я действовал, как обезьяна, перерисовывая свой авансовый отчет с вывешенного образца. За десять лет я ни разу не попытался шевельнуть ни одной извилиной, поэтому все мне казалось таким сложным и непонятным. Сейчас я понимаю, насколько все становится просто, если ничего не запоминать, а во всем стараться разобраться своей головой. Казалось бы, чего проще — возьми и прочитай, что написано на авансовом отчете, а потом начинай отвечать на эти вопросы. Вот и вся премудрость. Но, нет. Мне было легче скопировать образец, вывешенный на стене, чем подумать своей головой». Ну, а чтобы вы не повторяли его ошибок, давайте сделаем вот что: мы определим условия, необходимые для заполнения авансового отчета, и поместим в приложении сам образец заполненного авансового отчета. А вам придется самостоятельно разобрать, какие данные, в какую строчку или графу нужно записать. Итак, исходные условия. 10 января 2011 года менеджер отдела снабжения ООО «Авокадо» (код ОКПО — 4852136) Синицын К. М. (табельный номер менеджера Синицына К. М. — 73; код отдела снабжения — 014) получил в кассе 250 рублей на покупку материалов. Материалы он приобрел в тот же день. Их стоимость составила 240 рублей. В магазине продавец выдал Синицыну кассовый и товарный чеки. Номера чеков 11546 и 135 соответственно. Что касается 41 остатка или перерасхода денег от предыдущего аванса, то их у менеджера Синицына нет. Остаток неиспользованных денег Синицын внес в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру N 3 от 11 января 2011 года. Деньги принял кассир Мухова И. К. Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Ляпова М.В., она же выдала расписку Синицыну К.М. Все расходы, произведенные Синицыным, приняты к бухгалтерскому учету. Авансовому отчету был присвоен номер 5. Документ подписан главным бухгалтером ООО «Авокадо» Крячкиной А.Ф. и утвержден директором Марищевым Е.М. Вот и все условия. Теперь ваша очередь размышлять. А мы вам в этом немножко поможем. Кто заполняет Итак, авансовый отчет составляется подотчетным лицом и бухгалтером. Порядок заполнения Прежде всего посмотрим на форму авансового отчета. Найдите в ней слова «наименование организации». Как вы думаете, что должен написать подотчетник на этой строчке? Ответ очевиден — название своей организации. В нашем случае это ООО «Авокадо». Далее в этой же строке в соответствующей графе нужно указать код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации. Его вы всегда можете спросить у бухгалтера. В нашем примере ООО «Авокадо» присвоен код ОКПО — 4852136. Что нужно написать в таблице после слов «АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ»? Ну, конечно же, номер авансового отчета. А откуда его узнает подотчетник, ведь заранее ему никто не даст «исходных данных»? Логично предположить, что он спросит их у бухгалтера. А откуда узнает бухгалтер? А он посмотрит, какой был номер у предшествующего авансового отчета и скажет, какой номер должен быть у этого. В нашем примере это «5». Рядом подотчетник укажет «Дату», когда составляется авансовый отчет. Как вы догадались, это 11 января 2011 года. 42 Дальше вы видите, что нужно написать название и код того структурного подразделения, в котором работает подотчетник. А если организация маленькая, если в ней нет никакого подразделения или отдела, что делать тогда? Ответ напрашивается сам — не писать ничего в этой строчке. Наш подотчетник Синицын работает в отделе снабжения, которому присвоен код 014. Затем в строке «Подотчетное лицо» записывается фамилия, имя, отчество подотчетника. И вы это прекрасно видите — Синицын К. М. Далее проставляется табельный номер — 73. Что нужно написать напротив слов «Профессия (должность)»? Мы думаем, что подсказывать не надо. Вы и сами догадались — профессию или должность подотчетника. В нашем случае указана профессия — менеджер. Что нужно написать после слов «Назначение аванса»? Ответ также очевиден — нужно указать назначение аванса. Если вы брали деньги на командировочные расходы, то так и напишите — «командировочные расходы». Наш подотчетник брал деньги на покупку материалов, поэтому в этой строке записано «покупка материалов». Теперь подойдем к самому главному. Что нужно написать в графе «Предыдущий аванс — остаток»? В ней указывается та сумма аванса, которая осталась у подотчетника от прошлого аванса, и за которую он еще не отчитался. В нашем случае остатка не было, поэтому писать в этой графе ничего не надо — ставим прочерк. Что нужно записать в графу «Предыдущий аванс — перерасход»? Здесь должна быть указана та сумма собственных денег, которую подотчетник заплатил за купленную вещь, потому что выданных ему в прошлый аванс денег на эту покупку не хватило, и при этом за прошлый аванс он еще не отчитался, и его затраты ему до сих пор не компенсированы. Поскольку по нашему условию перерасхода от предыдущего аванса у Синицына нет, данная графа прочеркивается. А если ему в прошлый раз денег хватило, или он вообще деньги берет под отчет в первый раз? А если за прошлый аванс подотчетник отчитался, и ему уже вернули деньги? В этих случаях эта графа снова прочеркивается. 43 Что нужно написать в графе «Получен аванс»? В ней по строке 1 указывают ту сумму денег, которую выдали подотчетнику из кассы в рублях. В нашем примере туда записывается «250». Строка 1а заполняется лишь в случае выдачи подотчетнику средств в валюте, а строка 2 обычно не заполняется. Если же все-таки окажется, что подотчетник получил деньги не из кассы, расположенной в вашем офисе, а, скажем, из кассы другого подразделения вашего предприятия, то во второй строчке делается соответствующая запись. Что нужно написать в графе «Итого получено»? Конечно, ту сумму, которая получится от сложения строки 1 и строки 2 (найдите это число в нашем образце авансового отчета). А если подотчетник не получал ничего из кассы, а произвел покупку за свои деньги, тогда что ему надо делать? В этом случае в каждой из этих строк нужно поставить прочерки или нули. После этого указывается, сколько всего денег «Израсходовано». Затем подсчитывается общий результат и определяется, что у подотчетника получилось — «Остаток» или «Перерасход». Как это подсчитать? Для этого нужно взять остаток предыдущего аванса (если таковой был), прибавить к нему ту сумму, которая была получена в этот аванс (если таковая была), отнять израсходованную сумму и отнять перерасход предыдущего аванса (если таковой был). Вот и все. Если число получится положительным, значит, у подотчетника получился остаток, который будет говорить вам, что подотчетник израсходовал не все деньги, которые ему выдали под отчет (авансом), и они у него остались. Если число — отрицательное, значит, у подотчетника получился перерасход. Другими словами, ему не хватило тех денег, которые ему выдали в виде аванса, и он потратил личные средства. Если у подотчетника получился остаток (т. е. он не израсходовал все деньги, которые ему были выданы под отчет), то их надо сдать назад в кассу. Если получился перерасход (т. е., если были потрачены деньги подотчетника), то ему надо вернуть эти деньги из кассы. 44 В нашем случае число получилось положительным. Значит, подотчетник должен сдать в кассу остаток в размере 10 рублей (250 руб. — 240 руб.). Так как Синицын это уже сделал по приходному кассовому ордеру N 3, то соответствующая запись появится в строке «Остаток внесен в сумме», а строка «Перерасход выдан» будет зачеркнута. В случае перерасхода Синицыну были бы выданы деньги из кассы по расходному кассовому ордеру, и запись бы появилась в строке «Перерасход выдан», а строка «Остаток внесен в сумме» была бы зачеркнута. Внесение остатка денег в кассу или выдача перерасхода из кассы, подтверждается в авансовом отчете по строке «Бухгалтер (кассир)» подписью кассира с указанием даты. Затем в авансовом отчете подотчетнику нужно указать то количество оправдательных документов, которые он прикрепит к авансовому отчету. В нашем случае у Синицына было два оправдательных документа — товарный и кассовый чеки. Указываем это в строке «Приложение ___ документов на ___ листах». Ну и, наконец, авансовый отчет переворачивается на обратную сторону, и там, в таблице, подотчетник делает записи, расшифровывающие, по какому оправдательному документу и какую сумму он заплатил за купленные вещи. Для этого он заполняет первые шесть граф таблицы: • номер по порядку — число записей будет равняться количеству приложенных к отчету документов; • дата документа, подтверждающего производственные расходы, — указывается дата, проставленная на оправдательном документе; • номер документа, подтверждающего производственные расходы; • наименование документа (расхода) — перечисляются прилагаемые документы; • сумма расхода по отчету в руб. коп. — указывается сумма, на которую составлен документ; • сумма расхода по отчету в валюте — заполняется в случае, когда подотчетник получил аванс в валюте и рассчитывался ею за приобретаемые ценности. 45 В нашем примере эта графа останется пустой. В самом низу в строке «Подотчетное лицо» подотчетник ставит подпись, и на этом его работа с авансовым отчетом заканчивается. Как вы заметили, подотчетник заполнил не все строчки в авансовом отчете. Получив от подотчетника НЕДОЗАПОЛНЕННЫЙ авансовый отчет, бухгалтер приступит к его дальнейшему заполнению. Бухгалтер проверяет все оправдательные документы подотчетника и на их основании делает новые записи в авансовом отчете. Вначале он заполняет расписку, которая расположена на лицевой стороне авансового отчета. В расписке указывается фамилия подотчетника, номер и дата авансового отчета, израсходованная сумма и количество приложенных документов. Далее бухгалтер расписывается и по линии отреза отрывает расписку от авансового отчета. Оторванную расписку он передает подотчетнику. Эта часть авансового отчета теперь становится отдельным документом, который будет подтверждать, что подотчетник сдал авансовый отчет и отчитался за деньги, выданные ему под отчет. После того как расписка отдана подотчетнику, бухгалтер продолжает работать с авансовым отчетом. Для этого он поворачивает авансовый отчет к себе обратной стороной и делает запись в оставшихся незаполненными подотчетником трех графах таблицы. Здесь он напишет, какая сумма принимается к бухгалтерскому учету и в дебет какого счета будут оприходованы те вещи, которые купил подотчетник. Далее он повернет авансовый отчет лицевой стороной и начнет ее заполнять. Прежде всего он заполнит таблицу «Бухгалтерская запись», в которой запишет, из кредита каких счетов и в дебет каких счетов будут оприходованы все расходы подотчетника. В самом конце, по строке «Бухгалтер», бухгалтер распишется за то, что составлял авансовый отчет вместе с подотчетником и проверил все оправдательные документы. Затем после слов «Отчет проверен. К утверждению в сумме» главный бухгалтер укажет ту сумму денег, которая была израсходована подотчетником (если, конечно, подотчетник потратил все деньги на нужды предприятия, а не покупал подарки для своих знакомых), и заверит ее своей подписью по строке «Главный бухгалтер». 46 Затем подотчетник возьмет заполненный авансовый отчет и пойдет к директору или к тому должностному лицу, которому приказом директора разрешено утверждать эти отчеты (скажем, его заместителю или главному бухгалтеру). Директор (заместитель или главбух) утвердит этот отчет, поставив в его правом верхнем углу в реквизите «УТВЕРЖДАЮ» сумму, свою подпись и дату. Когда же авансовый отчет опять возвратится в бухгалтерию, на нем уже будет стоять подпись начальника. Эта подпись будет тем самым «раздражителем», который заставит бухгалтера выписать следующие первичные бухгалтерские документы и сделать соответствующие бухгалтерские проводки на схеме Аксенова или в каком-либо другом учетном регистре. Возврат неиспользованных подотчетником сумм Напомним, что если у подотчетника остались нерастраченные деньги, то он должен их сдать в кассу, после чего кассир выдаст ему квитанцию от приходного кассового ордера. Возвращенные деньги бухгалтер отражает в бухучете. «Раздражителем» выступают служебные обязанности бухгалтера. А первичным документом, на основании которого будет сделана проводка: кредит 71 — дебет 50, — оставшаяся в бухгалтерии часть приходного кассового ордера. Оприходование оплаченных подотчетником товаров, работ, услуг Если подотчетник потратил деньги на оплату каких-то работ или услуг, которые приходуются по проводке: кредит 71 — дебет 20 (например, заплатил предпринимателю, который на своей машине перевез нужные для предприятия вещи с одного места на другое), то бухгалтер должен выписать первичный документ под названием «Акт приемки выполненных работ (оказанных услуг)». Раздражителем в данном случае будут являться служебные обязанности бухгалтера, согласно которым он обязан отразить на счетах бухучета все работы и услуги, оказанные предприятию. Образец этого акта мы печатать не будем, потому что это уже скорее вопрос юристов, чем бухгалтеров. Мы можем сказать только следующее: если эти работы очень серьезные (скажем, 47 строительство какого-то здания, паропровода и т. д.), то серьезным должен быть и акт приемки выполненных работ, и подписывать его вместе со специалистами должен юрист фирмы. Если же три мужика выгрузили две тонны бумаги или побелили потолок в вашем офисе, то акт приемки может быть самым примитивным. Такой акт вы можете придумать сами. Если подотчетник купил материалы (которые приходуются на 10-й счет), то необходимо выписать первичный документ под названием приходный ордер. Форма М-4. Его образец мы поместили в приложении. Приходный ордер Посмотрите на него, потом посмотрите на приходный кассовый ордер и никогда их не путайте. Приходный кассовый ордер оформляется во всех случаях, когда в кассу поступают наличные деньги. А приходный ордер оформляется во всех случаях, когда на склад поступают материалы. Кто заполняет Приходный ордер заполняет материально ответственное лицо — это может быть кладовщик, зав. складом, менеджер. Затем бухгалтер переносит с него информацию в учетный регистр (на схему Аксенова, в мемориальный ордер или в журналы-ордера) и делает проводку: кредит 71 — дебет 10. Порядок заполнения Как заполняется приходный ордер? Рассмотрим это на конкретном примере. Предположим, что наш институт поручил одному из своих работников закупить 300 пачек бумаги. Заполнение начинается с указания номера документа в реквизите «ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР N__». В начале года самому первому приходному ордеру присваивается N 1, а остальные ордера получают последующие номера. И так до конца года. Потом (с начала следующего года) нумерация повторяется опять. В нашем примере мы присвоили приходному ордеру номер 37. Затем в строке «Организация» записывается название предприятия, в котором составляется приходный ордер, и в специально отведенной графе, по этой же строке, указывается код ОКПО. В нашем примере это соответственно — Региональный финансово-экономический институт (код по ОКПО — 44020953). 48 В строке «Структурное подразделение» отражается название его структурного подразделения. Если на предприятии нет деления на структурные подразделения, то в этой строке ставится прочерк. После этого переходим к первой табличной части документа. В графе «Дата составления» записывается дата оформления приходного ордера. В следующей графе отражается — «Код вида операции». Эта графа заполняется, как правило, в том случае, если организация ведет автоматизированный учет и разрабатывает собственную систему кодирования. В нашем примере закупке бумаги мы присвоили код 07. Найдите его. Если в своей организации вы никаких кодов никаким операциям не присваивали, то в этом месте можете ставить прочерк. В графе «Склад» указывается номер склада, в который поступили материалы. В нашем примере это склад под номером 1. Графа «Поставщик» состоит из двух подграф. Первая отведена для наименования поставщика. В ней мы написали название организации, которая продала нам бумагу — ЗАО «НИКС». Во второй отражается код, присвоенный поставщику. Мы в этой графе поставили прочерк. Следующая графа «Страховая компания» заполняется, если предприятие страхует доставку товаров. Региональный финансово-экономический институт доставку бумаги от продавца к себе на склад не страховал ни в одной компании, поэтому в графе «Страховая компания» поставлен прочерк. Графа «Номер документа» также состоит из двух подграф. В первой указывается номер сопроводительного документа — в рассматриваемом примере это номер накладной, которую продавец бумаги передал нам вместе с бумагой. Кроме накладной таким документом может быть счет-фактура или товарно-транспортная накладная. А во второй подграфе — номер платежного документа, — в нашем примере это номер квитанции к приходному кассовому ордеру, полученной подотчетником от ЗАО «НИКС». Также это может быть номер платежки, которой перечисляются деньги поставщику. 49 Мы рассказали, как заполняется первая табличная часть приходного ордера. Теперь внимательно посмотрите на его вторую табличную часть и давайте определим, что следует записать в каждую из ее двенадцати граф. Графа 1 и графа 2 объединены названием «Материальные ценности». В них записывается наименование, размер, сорт, марка и номенклатурный номер принимаемых на склад ценностей. В нашем примере институт получил от ЗАО «НИКС» бумагу А-4 «Xerox paper» 80 г/м 2 — все это мы отразили в графе 1. Так как бумаге номенклатурный номер мы не присваивали, то в графе 2 поставим прочерк. Следующие две графы нарисованы под общим заголовком «Единица измерения». Графа 3 «код» заполняется чаще всего на предприятиях, складской учет которых автоматизирован. Наш институт код единицы измерения не вводил, поэтому в графе 3 — прочерк. В графе 4 «наименование» записывается, в каких единицах измеряются поступающие на склад ценности. Это могут быть штуки, килограммы, банки и т. д. В нашем примере это пачки. Количество ценностей отражается в приходном ордере в графе 5 «по документу» и в графе 6 «принято». В графу 5 переносятся данные о количестве из сопроводительных документов — счета-фактуры и накладной поставщика. Графа 6 отражает фактически поступившее количество ценностей и заполняется на основе данных, полученных при приемке на складе. В нашем примере расхождений в количестве бумаги, указанном в документах ЗАО «НИКС» и фактически поступившем на склад, нет, поэтому в графе 5 и графе 6 записано по 300 пачек бумаги. Однако нередки случаи, когда на склад поступает меньшее (большее) количество ценностей, чем указано в счете-фактуре поставщика. О том, как поступать в таких ситуациях, мы поговорим чуть позже. В графе 7 «Цена, руб. коп.» записывается цена, указанная в счете-фактуре, полученном от поставщика. 50 Данные для графы 8 «Сумма без учета НДС, руб. коп.» получаются путем умножения количества фактически принятых ценностей на их цену (гр. 6 х гр. 7). Графа 9 «Сумма НДС, руб. коп.» заполняется в том случае, если поставщик является плательщиком НДС и в сопроводительных документах указал, какой ставкой НДС (10 или 18 процентов) облагается его товар. Чтобы определить, какую сумму следует записать в графу 9, надо данные графы 8 умножить на ставку НДС, указанную поставщиком. Если поставщик освобожден от уплаты НДС, то в этой графе ставится прочерк. В нашем примере в счете-фактуре ЗАО «НИКС» было указано, что ставка НДС для бумаги — 18%. Поэтому в графу 9 мы записали 5 400 рублей (30 000 руб. х 18% / 100%). Графа 10 «Всего с учетом НДС, руб. коп.» рассчитывается как сумма граф 8 и 9. Графа 11 «Номер паспорта» заполняется только для тех материалов, которые содержат драгоценные металлы. Поэтому у нас стоит прочерк. И наконец, графа 12 «Порядковый номер по складской картотеке» заполняется в том случае, если на предприятии ведется складская картотека, тогда при поступлении ценностей им присваивается соответствующий номер. Региональный финансово-экономический институт складскую картотеку не ведет, поэтому в графе 12 тоже поставлен прочерк. После того как все графы приходного ордера заполнены, подсчитываются итоги по графам 6, 8, 9 и 10. Затем ордер подписывают: по строке «Принял» — получающий ценности (материально ответственное лицо) и по строке «Сдал» — сдающий ценности (подотчетник, представитель поставщика). Далее приходный ордер передается в бухгалтерию, и бухгалтер заполняет графу «Корреспондирующий счет», в подграфах которой указываются счет, субсчет (если он есть) и код аналитического учета, отражающие источник поступления товара. В нашем примере на схеме Аксенова будет сделана проводка: кредит 71 — дебет 10. Поэтому корреспондирующий счет записываем — 71. 51 Однако в большинстве случаев в этой графе будет стоять иной счет — 60. Почему? Потому что чаще всего вы будете покупать материалы не на рынке через подотчетника (71-й счет), а напрямую у других фирм-производителей — а расчеты с ними учитываются на 60-м счете. Если у вас 60-й счет имеет субсчета, то в этой графе также нужно указать соответствующий субсчет. Если в организации ведется аналитический учет, то не забывайте указать код, присвоенный конкретному поставщику. Если предприятие работает с небольшим количеством фирм и такой учет не ведется, то в подграфе проставляется прочерк. Таким образом, мы видим, что для проводки: кредит 71 (60) — дебет 10, первичным документом является приходный ордер, а «раздражителем» в данном случае выступают служебные обязанности бухгалтера, согласно которым он обязан отразить на счетах бухучета все материальные ценности, поступившие на предприятие. Глава 3. Первичные документы для оформления прихода материальных ценностей Мы разобрались с тем случаем, когда покупку совершал подотчетник за наличные деньги. Однако большинство материалов, а тем более оборудования, основных средств и нематериальных активов покупаются по безналичному расчету — их стоимость перетекает на 60-й счет с 51-го. При этом предприятия-продавцы предпочитают вначале получить деньги, а потом уже поставлять оборудование. Поэтому проводка: кредит 51 — дебет 60 делается раньше проводки по оприходованию ценностей (кредит 60 — дебет 08 (10)). Но в любом случае, независимо от последовательности и способа оплаты (наличными деньгами или безналичным путем), первичные документы для оформления прихода ценностей, будут одни и те же. Итак, после того как деньги будут заплачены за материальные ценности, настанет время забирать приобретенные ценности от продавца. И для этого бухгалтерии придется выписать доверенность. Вот и давайте с ней разберемся. 52 Доверенность Когда сотрудник вашей организации идет в другую организацию забирать купленные материальные ценности, ему выдается доверенность (ее образец мы поместили в приложении). С помощью этого документа организация указывает, что именно этому сотруднику она доверила получить именно эти вещи именно в этой организации. Правила выдачи, учета и использования доверенностей изложены в Инструкции Минфина СССР N 17 от 14.01.1967 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарноматериальных ценностей и отпуска их по доверенности». Несмотря на то, что документ датируется 1967 годом, он применяется до сих пор, но только в части, не противоречащей Гражданскому кодексу РФ (глава 10) и Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Кто заполняет Доверенность выписывает бухгалтер, затем она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. Потом заверяется печатью. Порядок заполнения Существуют два вида доверенности — одна с корешком (форма М-2), а другая без корешка (форма М-2а). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а, в этом же документе дается краткая инструкция по применению и заполнению доверенностей. В нашем курсе отпечатана доверенность с корешком (М-2) как наиболее удобная и широко распространенная. Посмотрите внимательно на наш образец доверенности в приложении и давайте разберемся, как ее следует заполнять. Прежде всего, на лицевой стороне доверенности по строке «Организация» бухгалтер записывает наименование своего предприятия и в соответствующей графе код ОКПО. В нашем примере это ЗАО «Татьяна» и 1654788. Затем по строке «Доверенность N ___» указывается порядковый номер доверенности. Нумерация идет с начала года и до конца года. Поэтому, чтобы узнать, под каким номером выписывать доверенность, бухгалтер должен посмотреть на корешок предыдущей доверенности или в журнал учета выданных доверенностей. 53 В строке «Дата выдачи» бухгалтер записывает число, месяц и год оформления доверенности. Если этот реквизит не заполнен, то доверенность считается недействительной. В нашем примере доверенность выдана 17 октября 2011 года. В строке «Доверенность действительна по» указывается срок действия доверенности. Он устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. В некоторых случаях допускается выдавать доверенность на весь календарный месяц. В нашем примере доверенность действительна по 22 октября 2011 года. В следующую строку «наименование потребителя и его адрес» бухгалтер вносит данные о том предприятии, для которого предназначаются получаемые ценности. Чаще всего организация, выдающая доверенность, сама будет потребителем, однако она также может получить указанные в доверенности товарно-материальные ценности для своего структурного подразделения, филиала, представительства или вообще другого предприятия (если между ним и вами заключен договор о совместной деятельности). В нашем примере ЗАО «Татьяна» получает товар для себя, поэтому в строке «наименование потребителя и его адрес» бухгалтер записал: «ЗАО «Татьяна», г. Москва, ул. Урюпинская, 18». В строке «наименование плательщика и его адрес» указывается, кем оплачены получаемые по доверенности ценности. Как и в предыдущей строке, наиболее часто плательщиком является организация, выдавшая доверенность. Однако плательщиком также может быть потребитель, для которого ваша организация получит ценности или третья фирма, которая по предварительной договоренности с вами или потребителем оплатит перечисленные в доверенности товарно-материальные ценности. Если потребителем и плательщиком является одна и та же организация, то по строке «наименование плательщика и его адрес» можно просто написать «он же», как показано в нашем примере. Если потребитель и плательщик — разные организации, то эта строка заполняется полностью. 54 По строке «Счет N __________в ________» бухгалтер записывает номер счета (с которого оплачиваются ценности) и наименование банка, где открыт этот счет. У ЗАО «Татьяна» расчетный счет открыт во Внешторгбанке РФ и его номер 40702810900120010005. Затем по строке «Доверенность выдана» указываются должность, фамилия, имя и отчество работника, которому доверено получить ценности. Запомните, нельзя выдавать доверенности лицам, не работающим в данной организации. В нашем примере доверенность выдана менеджеру Онегину Евгению Дмитриевичу. В следующие три строки «Паспорт: серия _____ N_______», «Кем выдан» и «Дата выдачи» бухгалтер записывает паспортные данные сотрудника, на которого выписана доверенность. Для получения ценностей ваш работник предъявит поставщику доверенность и паспорт. Поставщик сверит данные в полученных документах и только при их полном совпадении выдаст указанные в доверенности товарно-материальные ценности. По строке «На получение от» указывается наименование поставщика, т. е. организации, где будут получены ценности. В нашем примере это ЗАО «Ольга». В строке «материальных ценностей по» бухгалтер записывает наименование, номер и дату документа, на основании которого выдаются ценности по доверенности. Таким документом может быть счет, договор, наряд, заказ, соглашение и т. д. В нашем примере это счет N 31 от 15.10.11. Это все, что относится к лицевой стороне доверенности, теперь посмотрите на ее оборотную сторону. Оборотная сторона доверенности содержит таблицу «Перечень материальных ценностей, подлежащих получению». Таблица состоит из четырех граф: «Номер по порядку», «Материальные ценности», «Единица измерения» и «Количество (прописью)». Что записать в каждую из этих граф, понятно из названия. Строки, оставшиеся в таблице пустыми, перечеркиваются. Для чего это делается — подумайте сами. В нашем примере ЗАО «Татьяна» получит от ЗАО «Ольга» 50 пар черных кирзовых сапог. Здесь следует остановиться и сказать вот о чем. Так как почти никто из бухгалтеров или руководителей предприятий не изу55 чает тщательно руководящие документы, то практически всегда на оборотной стороне доверенности указывают тот перечень материальных ценностей, которые должны быть получены по ней. Как, например, это сделано в нашем образце. Но этого делать практически никогда не требуется. Дело в том, что во втором абзаце пункта 3 Инструкции Минфина СССР N 17 от 14.01.1967 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» сказано, что перечень материалов, подлежащих получению, указывается на оборотной стороне доверенности только в том случае, когда в документе, записанном на лицевой стороне доверенности, не указаны наименование и количество материальных ценностей, подлежащих получению. Если же вашему предприятию был выписан счет, в котором указаны все наименования получаемых товаров и их количество, если вы хотите получить все, что указано в этом счете, то достаточно на лицевой стороне доверенности указать, что материальные ценности получаются по счету номер такой-то от такого-то числа. Затем под таблицей в строке «Подпись лица, получившего доверенность, _________ удостоверяем.» расписывается работник, которому выдана доверенность (точно такая же подпись должна стоять в графе «Получил» на документе, подтверждающем получение ценностей по данной доверенности (например, на накладной)). После чего руководитель и главный бухгалтер заверяют подпись сотрудника своими подписями соответственно в строках «Руководитель» и «Главный бухгалтер». Потом на доверенность ставится печать в месте, указанном буквами «М.П.», и ее можно выдавать работнику. Если выдается доверенность с корешком (форма М-2), то этот корешок заполняется вместе с доверенностью. В него бухгалтер записывает основные данные, указанные в доверенности, это: • номер доверенности; • дата выдачи; • срок действия; • должность и фамилия лица, которому выдана доверенность; • поставщик; 56 • номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения. Посмотрите, как бухгалтер отразил это в нашем примере. Далее на корешке в графе «Расписка в получении доверенности» ставит свою подпись работник, чье имя указанно в строке «Доверенность выдана». Этим подтверждается, во-первых, что документ получен, и, во-вторых, что за него надо будет отчитаться. Затем доверенность отрывается от корешка и отдается в руки этому сотруднику, а корешок остается в бухгалтерии. Если эти доверенности изготовлены в виде книжки, то оставшиеся корешки будут сохраняться в этой книжке. Если эти доверенности изготовлены в виде отдельных листов, то надо завести какую-то папку и в нее подшивать все корешки от доверенностей. После того как работник получит по доверенности указанные в ней товарно-материальные ценности, и они будут доставлены на предприятие, бухгалтер заполнит последнюю графу в корешке доверенности — «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения». Таким документом может быть накладная, приходный ордер, акт и т. д. Если по каким-либо причинам ценности по доверенности до истечения срока ее действия не получены, то в этой графе бухгалтер сделает запись о том, что доверенность аннулирована. Если выдается доверенность без корешка (форма М-2а), то вместо корешка, согласно все той же Инструкции Минфина СССР N 17 от 14.01.67, бухгалтер заполняет журнал учета выданных доверенностей, образец которого вы можете увидеть в приложении. В нем он делает точно такие же записи, как и в корешке доверенности формы М-2. Восемь граф журнала в точности совпадают с восьмью графами корешка доверенности. Если ваша организация пользуется доверенностями М-2а, то прежде чем вы начнете делать записи в журнале учета выданных доверенностей, необходимо все его страницы пронумеровать и прошнуровать. Оба конца шнурка после самой последней страницы связываются в узел, и этот узел вместе с концами шнурка приклеивается квадратным кусочком бумаги к внутренней стороне задней обложки, и на этот кусочек бумаги ставится печать пред57 приятия. На последней странице журнала делается запись: «В настоящем журнале пронумеровано ... страниц». Эта надпись заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Неиспользованная доверенность возвращается в бухгалтерию на следующий день после того, как закончится срок ее действия. На ней делается яркая надпись НЕ ИСПОЛЬЗОВАНА, и она откладывается на хранение до конца года. В конце года все неиспользованные доверенности уничтожают, о чем составляют соответствующий акт. Тот сотрудник вашей организации, которому была выдана доверенность, идет с ней и с копией платежки (если вы заплатили «вперед») к продавцу, чтобы забрать у него купленные ценности. Продавец товаров рассматривает платежку (в случае предоплаты) и убеждается, что деньги из банка ушли. Об этом будет свидетельствовать штамп банка, стоящий на платежке, и подпись операциониста. Затем он забирает у вашего сотрудника доверенность, сверив предварительно его паспорт с паспортными данными, указанными в доверенности. Потом вместо доверенности продавец выписывает накладную на отпуск материалов на сторону (форма М-15). Ее образец мы поместили в приложении. Поскольку в рассматриваемом нами примере накладную ЗАО «Татьяна» получит от своего поставщика (ЗАО «Ольга»), то пока мы не будем подробно останавливаться на этом документе. Скажем только, что эта накладная применяется для учета отпуска материалов как хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, так и сторонним организациям. В этой накладной расписываются: со стороны продавца — тот человек, который разрешил выдать товар, и тот, который выдал, со стороны получателя — ваш сотрудник, который его получил. Один экземпляр накладной останется у продавца вместе с доверенностью, а второй экземпляр вместе с товаром будет отдан вашему сотруднику, который и принесет его в фирму. Разберемся теперь подробно с вопросом о том, какие документы будут первичными, а какие — «раздражителями». Как вы поняли, доверенность создается внутри бухгалтерии, а затем уходит в другую организацию. Однако корешок дове58 ренности или запись в журнале учета выданных доверенностей не выходят за пределы своей организации. Выдавая доверенность, бухгалтерия как бы отдает приказ человеку: «Сходи и получи тот товар, за который мы заплатили деньги!» Поэтому доверенность будет организационно-распорядительным бухгалтерским документом. Как мы уже говорили, при поступлении приобретенных ценностей на склад выписывается приходный ордер (форма М-4, образец смотрите в приложении). На основании этого документа бухгалтер должен сделать проводку: кредит 71 — дебет того счета, куда нужно оприходовать купленные ценности (10, 41). Сделать такую проводку на языке бухгалтеров означает оприходовать полученные материальные ценности на склад. На схеме Аксенова нарисован путь для проводки: кредит 71 — дебет (10, 41), а первичный документ мы подписываем — приходный ордер. Надо сказать, что во многих бухгалтериях не выписывают приходные ордера. Вместо этого бухгалтерия заказывает специальный штамп, на котором стоят те же самые реквизиты, что и в приходном ордере. И, когда товар получен полностью, когда и цена, и качество этого товара оказались соответствующими договору поставки, когда претензий к продавцу нет, тогда этим штампом ставят оттиск на накладную, выписанную продавцом, и считают, что эта накладная является первичным документом. Если вам будет лень выписывать приходные ордера, вы тоже можете воспользоваться таким методом. Глава 4. Первичные документы по оприходованию основных средств Если организация закупила оборудование (проводка: кредит 60 — дебет 07), то составляется «Акт о приеме (поступлении) оборудования» (форма ОС-14). Если оборудование передается со склада в монтаж (проводка: кредит 07 — дебет 08), то составляется «Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж» (форма ОС-15). 59 Принятие основного средства (кредит 08 — дебет 01) осуществляется на основании первичного документа «Акт о приемепередаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» (форма ОС-1) или «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)» (форма ОС-1а). При покупке готового основного средства (скажем, компьютера) на основании Акта (форма ОС-1) вы делаете сразу две проводки: кредит 60 — дебет 08 и кредит 08 — дебет 01. При этом вы помните, что разбивка одной проводки: кредит 60 — дебет 01, на две: кредит 60 — дебет 08 и кредит 08 — дебет 01, произведена искусственно, поскольку, приобретая полностью готовое основное средство, вы пока не знаете, потребуется ли для него какая-либо доработка, настройка или регулировка. Чтобы это выяснить, потребуется время. А пока это выясняется, стоимость основного средства должна храниться на 08-м счете. Как только выяснится, что основное средство полностью готово к работе, его стоимость перегоняется с 08-го на 01-й счет. Вот почему на две проводки приходится один первичный документ. «Раздражителем» для этих проводок будут служебные обязанности бухгалтера. В этом разделе мы познакомимся лишь с «Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», а все остальные акты будем изучать позднее — в курсе, который называется «Бухгалтерский (финансовый) учет». Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) Применяется для оформления приема основных средств в организацию или приема-передачи основных средств от одной организации к другой. Кто заполняет Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (Форма N ОС-1) заполняет постоянно действующая или временно сформированная комиссия, осуществляющая контроль за правильностью и обоснованностью совершения операций с основными средствами. 60 Для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию: • если они не требуют монтажа, акт составляется в момент приобретения; • если объекты требуют монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию. Акт оформляется как минимум в 2-х экземплярах и к нему прилагается техническая документация, относящаяся к объекту для которого выписан акт. Форма акта утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 и расположена на трех страницах (см. образец в приложении). Порядок заполнения 1-я страница формы N ОС-1 В верхней части этой страницы расположены два реквизита «УТВЕРЖДАЮ». Они заполняются после того, как акт оформлен полностью. В них расписываются руководители организации-сдатчика и организации-получателя, указывая свою должность, расшифровывая подпись и проставляя дату утверждения акта. После чего акт заверяется печатями сдатчика и получателя в реквизитах «М.П.». Начинается заполнение акта с реквизита «Организация-получатель». Он состоит из четырех строк. В первой записывается полное наименование организации, принимающей основное средство. В нашем примере — ЗАО «Компьютер-ленд». Далее в этой же строке, в соответствующей графе, указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации. В нашем примере в графе «по ОКПО» указан код 45726988. Во второй строке записываются адрес, телефон, факс предприятия, в третьей — его банковские реквизиты (номер расчетного счета и название обслуживающего банка). Четвертая строка заполняется, если на предприятии есть деление на структурные подразделения. Тогда в ней указывается наименование того подразделения, куда поступит основное сред61 ство. И далее по этой же строке в соответствующей графе записывается код структурного подразделения (если в организации применяется система кодирования). Если организация небольшая и у нее нет такого подразделения — данная строка и графа прочеркиваются. Следующий реквизит «Организация-сдатчик» также состоит из четырех строк и содержит ту же информацию, что и реквизит «Организация-получатель» — наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты и наименование структурного подразделения организации, передающей основное средство. В нашем примере организация-сдатчик — ОАО «Павловский автобус», находящееся в г. Павлово Нижегородской области, по улице Суворова, дом 1. Телефон 6-81-14, факс 6-03-18. Расчетный счет N 40702810900420009645 открыт в Павловском ОСБ 6532. Структурное подразделение — магазин N 2, кодирование подразделений в организации не предусмотрено. Справа от первой строки реквизита «Организация-сдатчик» в графе «по ОКПО» записывается код, присвоенный этой организации. В нашем примере код ОКПО ОАО «Павловский автобус» — 3458921. После указания данных об организациях —получателе и сдатчике основного средства, — заполняется реквизит «Основание для составления акта». Таким основанием может быть, например, приказ, распоряжение руководства или договор (с указанием его вида и основных обязательств). Справа от этого реквизита в специальных графах записываются номер и дата документа, служащего основанием для составления акта. В нашем примере — Договор купли-продажи транспортного средства N 521 от 06.10.2011 г. ОАО «Павловский автобус» обязуется поставить ЗАО «Компьютер-ленд» автобус ПАЗ 3205-50. ЗАО «Комьютер-ленд» обязуется произвести расчет с ОАО «Павловский автобус» в течение трех дней с момента поставки. В реквизите «Дата» по строке «принятия к бухгалтерскому учету» отражается дата оприходования основного средства в учете организации, получающей основное средство, а по строке 62 «списания с бухгалтерского учета» — дата снятия основного средства с учета передающей его организации. Если основное средство приобретается через сеть розничной торговли или изготавливается организацией для собственных нужд, то строка «списания с бухгалтерского учета» не заполняется. В нашем примере ЗАО «Компьютер-ленд» приняло к бухгалтерскому учету транспортное средство 10 октября 2011 г., а ОАО «Павловский автобус» продало его через свой магазин 7 октября 2011 г., поэтому реквизит «Дата» будет заполнен только по первой строке. В строке «Счет, субсчет, код аналитического учета» указывается, на какой счет принято к учету основное средство, с указанием субсчета и кода аналитического учета (если они предусмотрены в учете организации). В нашем примере — 01/1 (первый субсчет счета 01). В строке «по ОКОФ» записывается код основного средства, вводимого в эксплуатацию, согласно Общероссийскому классификатору основных фондов (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. N 359). Следующие три строки принадлежат реквизиту «Номер». В первой указывается номер амортизационной группы. Постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 N 1 все известные основные средства согласно Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ) отнесены к той или иной амортизационной группе. Например, инструмент для металлообрабатывающих и деревообраба-тывающих станков, который имеет код, согласно ОКОФ, 14 2894000, включен в первую амортизационную группу; а электронно-вычислительная техника (персональные компьютеры, принтеры, серверы, модемы), имеющая код 14 3020000, — во вторую. Исходя из этого бухгалтер сначала определяет код купленного основного средства, согласно ОКОФ, затем ищет по Классификации, к какой амортизационной группе его следует отнести. Подробнее о Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, вы узнаете из курса «Бухгалтерский (финансовый) учет», а пока вернемся к нашему примеру. 63 Согласно ОКОФ, автобусу присвоен код 153410250, и он включен в третью амортизационную группу. Во второй строке реквизита «Номер» записывается инвентарный номер основного средства, который был присвоен основному средству при поступлении на предприятие. В нашем примере автобусу был присвоен инвентарный номер «А-002». В третьей строке реквизита «Номер» указывается заводской номер основного средства. В нашем примере это номер кузова — «ХТС32059278331». Реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость» состоит из двух строк «номер» и «дата» и заполняется только при приобретении прав на недвижимое имущество и в случае сделок с ним. В нашем примере эти две строки прочеркиваются. Слева от реквизита «Номер» нарисована таблица, состоящая из двух граф. В первой — «Номер документа» — указывается номер, присвоенный Акту о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений). Во второй — «Дата составления» — записывается, когда был оформлен этот Акт. В нашем примере Акт выписан 10.10.2011 года и ему присвоен номер 35. Затем по строке «Объект основных средств» указывается информация об основном средстве — его наименование, назначение, модель, марка. В данном примере — Автобус ПАЗ 3205-50. В строке «Место нахождения объекта в момент приемапередачи» записывается, где находится основное средство на момент составления акта. В нашем примере — гараж ЗАО «Компьютер-ленд». По строке «Организация-изготовитель» указывается наименование производителя основного средства. В данном примере — ОАО «Павловский автобус». Если объект основных средств находится в собственности нескольких организаций, то на первой странице заполняется раздел «Справочно». В него заносятся сведения об участниках долевой собственности, при этом указывается их доля в праве общей собственности (в процентах). В случае если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, то в этот раздел вносятся сведения о наименовании валюты и ее сумме по курсу Центрального банка РФ. 64 В нашем примере ЗАО «Компьютер-ленд» является единственным владельцем приобретенного автобуса и, следовательно, раздел «Справочно» не заполняется. 2-я страница формы N ОС-1 Вторая страница Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) состоит из трех разделов: 1. Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи; 2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету; 3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств. Раздел 1 представлен таблицей из 8 граф и заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика). Это данные информационного характера для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В трех первых графах таблицы указывается «Дата»: • выпуска (только год); • ввода в эксплуатацию (дата начала использования объекта у первого пользователя — число, месяц, год); • последнего капитального ремонта (дата окончания такого ремонта). В графе 4 «Фактический срок эксплуатации» записывается, сколько лет и месяцев проработало основное средство до момента передачи. В графе 5 «Срок полезного использования» указывается возможный срок использования основного средства, определенный в учете передающей стороны. В графе 6 «Сумма начисленной амортизации (износа)» отражается сумма амортизации, начисленной с начала эксплуатации объекта у организации-сдатчика. В графе 7 «Остаточная стоимость» записывается соответствующая стоимость основного средства по данным бухгалтерского учета организации-сдатчика на момент передачи. В графу 8 «Стоимость приобретения (договорная стоимость)» заносится сумма, указанная в договоре на передачу основного средства. 65 В случаях приобретения основных средств через сеть розничной торговли и изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется. В нашем примере автобус куплен в магазине N 2 ОАО «Павловский автобус», следовательно, раздел 1 не заполняется. Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. В графе 1 «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету» указывается сумма в рублях, по которой основное средство принимается к бухгалтерскому учету на 01-й счет «Основные средства». Эта величина определяется по-разному — в зависимости от способа приобретения основного средства. Если мы приобретаем основное средство за плату (деньги) или создаем его, то в первоначальную стоимость входят суммы всех фактических затрат, связанных с приобретением, сооружением и изготовлением этого основного средства за исключением НДС. К затратам, связанным с приобретением, относятся не только суммы, выплачиваемые поставщику основного средства, но и ряд сопутствующих затрат: услуги посредников, информационные и консультационные услуги, пошлины, некоторые налоги и даже командировочные расходы, когда они непосредственно связаны с приобретением основных средств. В нашем примере первоначальная стоимость автобуса ПАЗ 3205-50 составила 427 500 рублей. В графе 2 «Срок полезного использования» записывается возможный срок полезного использования основного средства, рассчитанный организацией. Он указывается в целых годах (например, 3 года) или в годах и месяцах (например, 3 года 5 месяцев). В нашем примере срок полезного использования автобуса, определенный ЗАО «Компьютер-ленд», — 6 лет 8 месяцев. В графах 3 и 4 описывается «Способ начисления амортизации». В графе «наименование» указывается, какой из четырех способов (линейный, уменьшаемого остатка, списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования или кумулятивный, пропорционально объему продукции (работ)) начисления амортизации выбран организацией для данного основного средства. 66 В графу «норма» записывается годовая норма амортизации, рассчитанная исходя из срока полезного использования. В данном примере выбран линейный способ амортизации. Норма амортизации, рассчитанная бухгалтером, составила 15%. Раздел 3 описывает основные характеристики объекта основных средств — в нем указываются сведения о наличии во вводимом в эксплуатацию основном средстве драгоценных металлов и камней. Если основное средство не содержит драгоценных материалов, как в нашем примере, графы 1–7 прочеркиваются. В графе 1 записывается наименование основного средства, приспособлений или принадлежностей основного средства, в которых содержатся драгоценные материалы. Количество приспособлений, содержащих драгоценные материалы, указывается в графе 2. Наименование драгоценных материалов и номенклатурный номер отмечается соответственно в графах 3 и 4. Наименование единицы измерения драгоценных материалов записывается в графе 5. В графах 6 и 7 указываются соответственно количество и масса драгоценных материалов. После трех описанных нами разделов в самом низу второй страницы формы N ОС-1 под заголовком «Другие характеристики» нарисованы 7 незаполненных строк. Они заполняются, если о приобретаемом объекте необходимо указать какую-нибудь особую информацию, например количество текущих ремонтов, комплектацию и т. д. Если такие сведения не требуются, то данные строки прочеркиваются. 3-я страница формы N ОС-1 В левом верхнем углу третьей страницы комиссия по приему-передаче основного средства в строке «Результат испытания на «__»________20__г.» записывает дату проведения испытания объекта, поступающего на предприятие. В нашем примере — 10 октября 2011 г. В следующей строке «Объект основных средств техническим условиям соответствует/не соответствует» вычеркивается «не соответствует», если оборудование соответ67 ствует техническим условиям. Если оборудование не соответствует техническим условиям, то вычеркивается «соответствует» и ниже в пустых строках перечисляются выявленные несоответствия и их причины. В данном примере автобус новый и соответствует всем техническим условиям, поэтому вычеркивается «не соответствует», и пустые строки прочеркиваются. Справа от строки «Объект основных средств техническим условиям соответствует/не соответствует» расположена строка «Доработка требуется/не требуется». Ненужное слово вычеркивается. Например, если для введения в эксплуатацию необходима доработка, то вычеркивается «не требуется» и ниже в пустых строках записывается, что именно необходимо сделать, чтобы ввести основное средство в эксплуатацию. В данном примере вычеркивается «не требуется» и далее под этой строкой указано, что требуется доработать в автобусе — «Установить кондиционер». В следующей строке записывается «Заключение комиссии». В нашем примере — «автобус ПАЗ 3205-50 соответствует техническим требованиям и пригоден к эксплуатации». Перечень технической документации к вводимому в эксплуатацию основному средству указывается по строке «Приложение. Техническая документация». В нашем примере по этой строке записывается — «тех. паспорт N 56214738, инструкция по эксплуатации». Далее акт подписывается председателем и членами комиссии. При этом указываются их должности и расшифровываются подписи (записываются инициалы и фамилия). В нашем примере акт подписали: • председатель комиссии — директор О.В. Никонов; • член комиссии — бухгалтер О.С. Праведникова; • член комиссии — менеджер П.Е. Суслов. Ниже расположен раздел «Объект основных средств». Он разделен на две части — левая «принадлежит» организации-сдатчику, правая — организации-получателю. 68 В левой части этого раздела по строке «Сдал» расписывается работник, ответственный за передачу основного средства (чаще всего таким работником является зав. складом или кладовщик). При этом указывается его должность, расшифровывается подпись и проставляется дата передачи объекта. Кроме этого, если в организации на всех сотрудников заведены табельные номера, то в реквизите «Табельный номер» записывается соответствующий номер, присвоенный работнику. Ниже в этой же части после фразы «Отметка бухгалтерии: В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено» расписывается главный бухгалтер, подтверждая своей подписью факт снятия основного средства с учета. Когда основные средства приобретаются через сеть розничной торговли (как в нашем примере) или изготавливаются для собственных нужд, правая часть раздела «Объект основных средств» не заполняется. В правой части этого раздела в строке «Принял» расписывается и проставляет дату работник, принимающий основные средства непосредственно от передающей стороны или от поставщика. На этого сотрудника обязательно выписывается доверенность, о чем делается отметка в строке «По доверенности от «___» _______________20___г. N _________, выданной____________». В нашем примере автобус принял заведующий складом Кораблев Иван Николаевич по доверенности, выданной ЗАО «Компьютер-ленд» 9 октября 2011 года за номером 115. В строке «Объект основных средств принял на ответственное хранение» ставит свою подпись работник, назначенный ответственным за данный объект. При этом он указывает свою должность, расшифровывает подпись и записывает дату принятия основного средства на ответственное хранение. Таким работником может быть кладовщик (если основное средство получено непосредственно на склад), начальник отдела (если объект передан в отдел) и т. д. В реквизите «Табельный номер» записывается соответствующий номер, присвоенный работнику (если на предприятии ведется такой учет работников). 69 В данном примере автобус на ответственное хранение принял 10 октября водитель Шувалов П.С. (в ЗАО «Компьютер-ленд» табельные номера сотрудникам не присваиваются). В следующей строке делается отметка бухгалтерии об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств или записи в инвентарной книге. Для этого в таблице, расположенной в правом нижнем углу страницы в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается номер инвентарной карточки или записи в инвентарной книге и число, когда была открыта карточка (сделана запись). В нашем примере о приобретении автобуса в инвентарной книге 10 октября 2011 года была сделана запись за номером 19. Завершается заполнение акта подписью главного бухгалтера по строке «Главный бухгалтер», и он передается для утверждения. Что записывается в утверждающей надписи, вам уже известно. В нашем примере, так как автобус куплен в розничной сети, будет заполнен только правый реквизит «УТВЕРЖДАЮ» (принадлежащий организации-получателю). В ЗАО «Компьютер-ленд» Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) N 35 от 10.10.11 утвердил директор И.И. Волков. Конец второй лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу:[email protected] 70