Анализ обеспеченности организации трудовыми ресурсами

Тема 1. Анализ обеспеченности организации трудовыми ресурсами Под трудовыми ресурсами организации понимают численность и состав её персонала. От обеспеченности организации трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объём, качество и своевременность выполнения производственных задач, эффективность использования машин, механизмов, оборудования, которые, в свою очередь, влияют на объём производства продукции, её себестоимость, прибыль и ряд других финансово-экономических показателей. Основными задачами анализа использования трудовых ресурсов являются: • изучение и оценка состава и структуры работников организации; • анализ использования рабочего времени. • определение и изучение производительности труда и факторов ее определяющих; • анализ влияния использования труда рабочих на объем выпуска продукции; • изучение влияния на производительность труда рабочих экстенсивных и интенсивных факторов. • выявление резервов более полного и эффективного использования трудовых ресурсов. Источниками информации для анализа трудовых ресурсов служат: форма статистической отчетности № п-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», первичная документация по труду: договоры, контракты, приказы (распоряжения) о приёме на работу и о прекращении трудового договора, личная карточка, записка о предоставлении отпуска, табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы, наряды на выполнение работ, нормы, расценки, простойные листки, лицевые счета, расчётно-платёжные ведомости, платёжные ведомости, опросные листы, анкеты социологических исследований персонала и др. Трудовые ресурсы организации подразделяются на промышленно-производственный и непромышленный персонал. По характеру выполняемых функций промышленно-производственный персонал (ППП) подразделяется на рабочих и служащих. Рабочие - это работники, непосредственно занятые производством продукции (услуг), ремонтом, перемещением грузов и т.п. В зависимости от характера участия в производственном процессе рабочие, в свою очередь, делятся на основных (производящих продукцию) и вспомогательных (обслуживающих технологический процесс) В состав служащих включают руководителей, специалистов и технических исполнителей. Руководители – это работники, занимающие должности руководителей организации и ее структурных подразделений (функциональных служб), а также их заместители; Специалисты - работники, выполняющие инженерно-технические, экономические и другие функции. К ним относятся инженеры, экономисты, бухгалтеры, социологи, юрисконсульты, нормировщики, техники и др. Технические исполнители (служащие) - работники, осуществляющие подготовку и оформление документов, хозяйственное обслуживание (делопроизводители, секретари-машинистки, табельщики, чертежники, копировщицы, архивариусы, агенты и др.). Соотношение работников по категориям характеризует структуру трудовых ресурсов организации. В зависимости от характера трудовой деятельности персонал организации подразделяют по профессиям, специальностям и уровню квалификации. Профессия - определенный вид деятельности (занятий) работника, обусловленный совокупностью знаний и трудовых навыков, приобретенных в результате специального обучения. Специальность - вид деятельности в рамках той или иной профессии, который имеет специфические особенности и требует от работников дополнительных специальных знаний и навыков. Например: экономист-плановик, экономист-бухгалтер, экономист-финансист, экономист-трудовик в рамках профессии экономиста. Квалификация - степень и вид профессиональной подготовки работника, наличие у него знаний, умения и навыков, необходимых для выполнения работы или функций определенной сложности, которая отображается в квалификационных (тарифных) разрядах и категориях. Сведения о работниках организации систематизируются в штатном расписании. Штатное расписание является внутренним документом организации, которым определяется структура, численность должностей, должностные оклады по каждому конкретному подразделению и в целом по организации. Штатную структуру и штатное расписание организации разрабатывают самостоятельно, и фиксируют в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях. Штатное расписание, фиксируя ситуацию в численности профессионально-квалификационного состава на определенный момент, должно быть документом определенного периода действия. Практика показывает, что таким наиболее оптимальным периодом может быть год. Количество работающих на конкретный момент времени оценивается тремя показателями: списочной численностью, явочной численностью и числом фактически работающих. Численность работающих за период времени оценивается показателями среднесписочной и среднеявочной численностью и средним числом фактически работающих. В практике используют два метода расчета данных показателей. (Таблица 1). Таблица 1 Формулы расчета показателей средней численности Показатель Формула расчета Среднесписочная численность, RCC Среднеявочная численность, RCЯ Среднее число фактически работающих, RCФ При исчислении среднесписочной численности списочный состав за праздничные и выходные дни принимается равным списочному числу работников за предшествующий день. В связи с тем, что в большинстве организаций планирование численности в настоящее время не осуществляется, то анализ проводится сравнением фактических показателей отчетного периода с предыдущим периодом. Анализ трудовых ресурсов следует начинать с изучения их структуры и укомплектованности организации необходимыми кадрами работников соответствующей специальности и квалификации (Таблица 2). Таблица 2 Состав и структура работников организации Показатель Отчет, чел Структура, % Темп роста, % Предыдущий период Текущий период Предыдущий период Текущий период Среднесписочная численность работников 1077 1108 100,0 100,0 102,9 Основной вид деятельности, в том числе: 1077 1108 100,0 100,0 102,9 рабочие 948 953 88,0 86,0 100,5 служащие 129 155 12,0 14,0 120,2 Общая численность работников организации возросла на 31 человека (1108 – 1077) по сравнению с предыдущим периодом. Увеличение численности произошло по категории рабочих на 5 человек или 0,5 %, численность служащих возросла на 26 человек. Вертикальный анализ структуры работников показывает, что 88,0 % и 86,0 % приходится на категорию рабочих и 12,0% и 14,0% на категорию служащих в предыдущем и текущем периодах соответственно. Известно, что если в организации наблюдается рост категории служащих, то это оправдано только при росте объемов выпуска продукции. Важной составляющей анализа трудовых ресурсов организации является изучение движения рабочей силы. Рассматривая движение рабочей силы, следует иметь в виду, что частая смена работников сдерживает рост производительности труда. Необходимо проанализировать причины текучести кадров (состояние социального обеспечения, прогулы, уход по собственному желанию и др.), динамику состава увольнений: индивидуальное и коллективное, перемена служебного положения, число переводов на другие должности, уход на пенсию, истечение срока контракта и др. Анализ осуществляется в динамике за ряд лет на основе следующих коэффициентов: - коэффициент оборота по приему (КП) - это отношение численности всех принятых работников за отчетный период (RП) к среднесписочной численности работников за тот же период (RСС): КП = RП / RСС, (1) - коэффициент оборота по выбытию (КВ) - это отношение всех уволившихся работников (RУ) в отчетном периоде к среднесписочной численности работников: КВ = RУ / RСС , (2) сумма значений коэффициентов по приему и выбытию характеризует общий оборот рабочей силы: КОБЩ = КП + КВ. (3) Оборот рабочей силы делится на излишний и нормальный. Нормальный – это оборот, который не зависит от организации, обусловлен такими причинами как призыв в армию, уход на пенсию и на учебу, переход на выборные должности и др. Увольнение по собственному желанию, за прогулы относят к излишнему обороту рабочей силы. Коэффициент текучести кадров (КТ) - это отношение излишнего оборота рабочей силы (RУ*) за определенный период к среднесписочной численности: КТ = RУ* / RСС . (4) Коэффициент постоянства состава (КПОСТ) – это отношение количества работников, проработавших весь периода (RР) к среднесписочной численности: КПОСТ = RР / RСС. (5) Уровень трудовой дисциплины (КД) определяется по расчету. КД = 1 – RП / RСС , (6) где RП - количество работников, уволенных за прогулы. Показатели оценки движения работников организации представлены в таблице 3. Таблица 3 Движение работников организации Показатели Всего работников, чел. Списочный состав работников на начало периода 1080 Принято работников – всего, RП 232 в том числе на дополнительно введенные рабочие места 4 Выбыло работников – всего, RУ из них: 197 в связи с сокращением численности работников 4 в том числе в связи с массовым увольнением - по собственному желанию, RУ* 193 в том числе уволенных за прогулы, RП 9 Списочный состава работников на конец отчетного периода 1115 Количество работников, проработавших весь период, RР 883 Среднесписочная численность работников, RСС 1108 Коэффициент оборота по приему, КП 0,209 Коэффициент оборота по выбытию, КВ 0,178 Общий оборот рабочей силы, КОБЩ 0,387 Коэффициент текучести кадров, КТ 0,174 Уровень трудовой дисциплины, КД 0,992 Коэффициент постоянства состава, КПОСТ 0,797 Общий оборот рабочей силы по организации можно считать нормальным, однако увеличение оборота по выбытию является отрицательным моментом, и целесообразно изыскать возможности по созданию дополнительных рабочих мест увеличению выпуска продукции с целью сокращения показателя по выбытию. Коэффициент текучести кадров (17,4%) достаточно высок (желаемое значение - 8%). Уровень трудовой дисциплины высокий – 99,2%. В ходе анализа тщательному изучению подвергают причины выбытия работников за нарушение трудовой дисциплины, т. к. это часто связано с нерешёнными социальными проблемами. Изменения в объемах производства, технике и технологии, в ассортименте продукции влияют не только на общую численность, но и на профессионально-квалификационную структуру рабочих. Оценка квалификации работников делается на основе их аттестации в порядке, установленном в организации, это могут быть коэффициенты квалификационного уровня или тарифные разряды и др. Анализ профессионального и квалификационного уровня работающих производится путём сопоставления наличной численности по специальностям и разрядам с необходимой для выполнения каждого вида работ по подразделениям и организации в целом. При этом выявляется излишек или недостаток рабочих по каждой профессии. Для планирования профессионально-квалификационную структуры используются различные подходы и методы. Так, можно рассчитать численность по каждой профессии (профессиональной группе), и на основании этого путем суммирования определяется общая численность рабочих, а затем доля каждой профессиональной группы в общей численности. Расчет может быть выполнен и по-другому: вначале определяется общая численность рабочих, а затем она распределяется в соответствии с существующей (или заданной, или прогнозируемой) структурой по профессиям (профессиональным группам). Для оценки соответствия квалификации рабочих сложности выполняемых работ по участку, цеху, организации сравнивают средние тарифные разряды рабочих и объем работ, соответствующих данному уровню квалификации рабочих (Таблица 4): - средний тарифный разряд рабочих: ; (7) - средний тарифный разряд работ: ; (8) где Тр – тарифный разряд; Rр – общая численность рабочих; Rрi – численность рабочих i-го разряда; Vi – объём работ i-го вида; V - общий объем работ. Если фактический средний тарифный разряд рабочих ниже разряда работ, то это может привести к снижению качества выпускаемого товара и следовательно, необходимо предусмотреть повышение квалификации персонала. Если средний тарифный разряд рабочих выше среднего разряда работ, то рабочим необходимо производить доплату за использование их на менее квалифицированных работах. Таблица 4 Квалификационные требования к работам и квалификационная характеристика рабочих Разряд работ и рабочих, Трi Трудозатраты по данному разряду работ, план, ч.-час, Vi Число рабочих, факт, Rрi Трi * Vi Трi * Rрi I - - - - II 285702 121 491404 242 II 112589 168 403767 504 IV 599100 411 798800 1644 V 1058492 313 2892455 1565 VI 104500 102 627060 612 Итого: 1262992 1115 491404 4567 Для оценки соответствия квалификационного уровня рабочих и работ определяем: - средний тарифный разряд работ: Тр = 491404 / 1262992 = 4,128, - средний тарифный разряд рабочих: Тр = 4567 / 1115 = 4,096. Как видно из расчетов, в данной организации средний тарифный разряд работ (4,128) выше, чем у рабочих (4,096). Это говорит о том, что фактический квалификационный уровень рабочих ниже требуемого по плану. Администрации организации в плане подготовки и переподготовки рабочих кадров необходимо предусмотреть повышение квалификации рабочих нужных специальностей, которая определяется сравнением фактической численности рабочих соответствующих разрядов по специальности с плановой. В ходе анализа квалификации служащих проверяют соответствие уровня образования каждого работника занимаемой должности, изучают вопросы, связанные с подбором кадров, их подготовкой и повышением квалификации. Квалификационный уровень работников зависит во многом также от возраста, стажа работы и т. д., поэтому в процессе анализа изучают изменения в составе рабочих по возрасту, стажу работы, образованию. Изменения в объемах производства, технике и технологии, в ассортименте продукции влияют не только на общую численность, но и предъявляют новые требования к профессионально-квалификационной структуре работников.