Рациональная организация работы менеджера

Специфика и содержание работы менеджера

Работа менеджера непосредственно касается управления. Независимо от сферы, которую он координирует в его задачи входит процесс организации того или иного вида деятельности, его планомерной реализации и оценки достигнутых результатов.

По факту, менеджер является руководителем. Он координирует все процессы деятельности, формирует стратегические и тактические параметры деятельности.

Эффективная организация работы менеджера предусматривает установление и разъяснение подчиненным целей деятельности организации, разумное делегирование обязанностей и полномочий, планирование своего труда и согласование деятельности с трудом подчиненных, обеспечение выполнения плана работы, организацию рабочего места, оптимизацию условий и режима труда.

Среди специфических аспектов работы менеджера компании можно выделить следующие:

• отсутствие непосредственной связи с создание материальных ценностей при координации и контроле данных процессов;
• интеллектуальный труд;
• отсутствие лимитов в работе т.е. зачастую возникает необходимость решения внеплановых задач, координация процессов, что требует деятельности менеджера вне трудового дня;
• управленческий характер деятельности, требующий наличия устойчивой психики в связи с постоянными нервно-психическими нагрузками, связанными с принятием ответственных решений;
• невозможность количественной оценки результатов труда менеджера;
• необходимость принятия большого количества решений за короткий период;
• многоплановость и множественность решаемых задач;
• отсутствие четких сроков завершения деятельности.

Что касается содержания работы менеджера, то оно касается тех видов деятельности, которые он осуществляет в течение своего рабочего дня. Менеджер работает с большими объемами документации, анализирует исполнение текущей деятельности, составляет планы работ для подотчетных ему лиц и контролирует их исполнение. Он организует взаимодействие с внешней средой касательно решения актуальных задач операционной и иных видов деятельности. Это могут быть поставщики, подрядчики, банковская система и др.

В ходе своей деятельности менеджер проводит анализ сильных и слабых сторон работы конкретного отдела, подразделения или всей компании и разрабатывает мероприятия, направленные на устранение отрицательных аспектов деятельности.

Информационное обеспечение работы менеджера

Эффективная работа менеджера сопряжена с необходимостью решения важных задач, входящих в стратегию деятельности. Все эти задачи решаются посредством планирования их исполнения и распределения ответственности между сотрудниками. Важное значение имеет информационное обеспечение работы менеджера. Отсутствие информации не позволит полноценно реализовать управленческий процесс на любом уровне.

Информационное обеспечение управленческой деятельности – это совокупность информации, которая необходима для реализации функциональной роли менеджера, принятия им адекватных и эффективных управленческих решений.

Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и полном обслуживании менеджеров и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).

Информационное обеспечение работы менеджера ориентировано на:

• организацию сбора, накопления, обработки, анализа и преобразования информационных данных. производится получение, регистрация и передача информационных данных, касающихся определенных областей и направлений деятельности;
• формирование банков данных. Здесь, производится создание и введение системы массивов информации, организация процессов ее хранения и поиска;
• реализацию функциональной роли менеджера т.е. решение им текущих функциональных задач. На основании информации производится составление алгоритмов той или иной деятельности, разрабатываются инструкции по осуществлению различных операций, разрабатываются технологические процессы и порядок осуществления деятельности;
• оценку эффективности конкретной информации, всей совокупности информационных ресурсов в практической реализации деятельности.

Руководители и специалисты организации используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию, научно-техническую, экономическую информацию, которая ложится в основу управленческой деятельности. Информация, используемая менеджерами имеет документальный формат представления. Она ориентирована на стабильность реализации деятельности, как управленческого звена, так и всего хозяйствующего субъекта.

Организация документального представления информации

В целях повышения качества информационного обеспечения работы менеджера требуется рациональная организация документального представления информационных данных.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для любых действий с документами, включающая обработку входящих информационных данных и формирование исходной информации по конкретным направлениям ее реализации.

Процесс организации документального оборота информации включает в себя:

1. Организацию приема и регистрации документов.
2. Организацию процессов рассмотрение документов руководителями. Здесь определяют сроки и выделяются необходимые компоненты документации, требующие наиболее пристального внимания.
3. Определение порядка прохождения документов в организации.
4. Организацию исполнительных аспектов документального представления информации.
5. Проведение контроля исполнения документации.
6. Архивирование документации. Оно необходимо для подтверждения определенных операций по мере их проведения в случаях необходимости. Кроме того, хранение определенных видов документов и сроки их архивного хранения является обязательным, что устанавливаются на законодательном уровне.