Офисные программы и приложения — это набор программных продуктов, которые предназначены для обработки на компьютере документов в электронном формате
Предназначение и функциональные возможности офисных программных продуктов
Офисных программных продуктов сегодня известно достаточно много. Они имеют разные функциональные возможности, у них различные требования относительно компьютерной конфигурации и уровню знаний и пользователей. Самыми известными офисными пакетами считаются Open Office, Microsoft Office, Star Office, Лексикон XL, Microsoft Works.
Предназначением офисных программных продуктов является обеспечение офисных работников и организации обширным набором средств, предназначенных для ежедневного совместного использования, а также автоматизации исполнения рутинных процедур, помощи в комплексном разрешении задач организации в целом. Изначально были разработаны интегрированные пакеты, которые совмещали в себе текстовые, табличные и графические процессоры, а кроме этого, систему, позволяющую управлять базами данных. К примеру, это Framework и Simphony. Затем в интегрированные пакеты добавили возможность работы с трёхмерной графикой, информационные менеджеры, системы электронного определения документов, электронную почту. К примеру, это Borland Office for Windows компании Novell (сегодня это Corell Office), Smart Suite компании Lotus Development (является подразделением IBM) и так далее. В России наиболее известным является интегрированный пакет Microsoft Office корпорации Microsoft.
Microsoft Office
Microsoft Office предоставляет набор инструментальных средств, которые позволяют автоматизировать создание документации для подавляющего большинства пользователей, таких как менеджеры, бухгалтерские специалисты и другие офисные работники. Пакет Microsoft Office обладает тесной интеграцией с операционной системой Windows, что даёт возможность в полной мере пользоваться компьютерными возможностями.
Пакет прикладных программ Microsoft Office позволяет решать самые разные задачи. Его приложения имеют очень тесную взаимосвязь, что позволяет их воспринимать как единую программу. Первый вариант Microsoft Office появился в начале девяностых годов прошлого века. Тогда это был маленький набор офисных приложений, рассчитанных на одного пользователя. Но затем менее чем за десять лет пакет стал широко интегрированной системой, состоящий не только из знакомых пользователям текстового и табличного процессора, а также ряда других систем, но и серверов, служб и программ для персональных компьютеров, разработанных для совместного использования специалистами для решения обширного круга задач бизнеса. При формировании очередных версий пакета отдельные программы подверглись объединению. К примеру, программный продукт Microsoft Schedule+ (расписание) вошёл в приложение Microsoft Outlook. Отдельные программные приложения подверглись удалению из пакета, так как их обязанности были отданы другим приложениям. Обычно пакет прикладных программ Microsoft Office может поставляться в следующих вариантах:
- Стандартный вариант. Он предназначен для пользователей, область интересов которых ограничивается базовым инструментальным набором для осуществления делопроизводства, формирования, публикации и анализа документации в сети компании, а также глобальной сети Интернет.
- Версия для малого бизнеса, то есть вариант, предназначенный для использования малыми предприятиями.
- Профессиональный вариант. Это стандартная версия, дополненная системой, позволяющей управлять информационными базами данных.
- Специальный профессиональный вариант. Это профессиональная версия, дополненная системой управления веб-сайтами и веб-узлами.
- Версия разработчик. Этот вариант предназначен для проектировщиков и содержит помимо специального профессионального варианта инструментальный набор и документы для реализации, внедрения и поддержки решений на основе Microsoft Office.
Пакет прикладных офисных программ содержит две группы элементов, а именно, основные и вспомогательные элементы. В группе основных элементов первой следует упомянуть программу текстового процессора Microsoft Word, Это многофункциональный многооконный редактор текстов, который позволяет формировать документацию различного уровня сложности и имеет широкий инструментальный набор, предназначенный для оформления и корректировки документов.
Формирование документа в текстовом процессоре можно выполнить двумя способами:
- Создать «пассивный» документ.
- Создать типовой документ.
Формирование «пассивного» документа осуществляется набором текста с дальнейшим его оформлением. Формирование типового документа выполняется при помощи шаблонов, то есть набора интерактивных форм, требующих заполнения.
Помимо осуществления ввода и форматирования текста, текстовый процессор даёт возможность создания таблиц и табличных форм, выполнять вёрстку текста в ряд колонок и так далее.
Microsoft Excel
Ещё одной программой из группы основных, является табличный процессор Microsoft Excel. Сфера использования этого табличного процессора очень широка. С его помощью можно выполнять как элементарные вычисления, так и создавать бухгалтерские книги, счета, диаграммы и финансовые модели. Электронные таблицы имеют мощные средства, позволяющие анализировать данные и строить диаграммы. К основным сервисным возможностям Microsoft Excel следует отнести возможность разнообразного упорядочения информации на листах и в книгах. При помощи встроенных программных функций можно реализовывать собственные функции и формулы всех уровней сложности, формировать высококачественные двух- и трёхмерные графические отображения данных и диаграммы, выполнять информационную обработку баз данных в списках, создавать и использовать макросы и многое другое. Программа Microsoft Excel способна также сама распознавать числовые и текстовые данные.
