Современные системы электронного документооборота в государственном управлении – это отвечающие современным требованиям информационного общества системы обеспечения движения документов при осуществлении государственного управления на всех его уровнях с целью экономии времени и иных ресурсов и обеспечения максимального удовлетворения населения, хозяйствующих субъектов, общественных институтов, органов государственного и муниципального управления достигнутыми результатами.
Сущность и значение электронного документооборота в системе государственного управления
Современное общество рассматривает в качестве основного ресурса своего развития информацию и информационные потоки. Эффективное движение огромных массивов информации обеспечивается с помощью соответствующих информационных технологий, электронных документов, информационных систем.
Последние годы общественного развития характеризуются ускоренными темпами внедрения информационных технологий в повседневную жизнь и деятельность каждого человека, хозяйствующего субъекта, органа государственного или муниципального управления. Следствием развития информационных технологий является активное развитие электронного документооборота, позволяющего максимально эффективно решать проблемы государственного управления.
Информационные технологии представляют собой совокупность способов сбора и обработки первичных данных, способствующих получению качественно новой информации.
Документ в рамках электронной системы представляет собой информационный объект, который фиксирует и регламентирует деятельность организационной структуры. Документы имеют широкий спектр применения во всех сферах общественной жизнедеятельности. Процесс движения документов, начиная от момента их создания и заканчивая моментом завершения исполнения, именуется документооборотом.
Документы являются важнейшим инструментом внутренней деятельности органов государственного управления. Рост потребности общества в информации обеспечивает увеличение объемов обрабатываемых документов, что приводит к дополнительным затратам на обработку и хранение документации.
На сегодняшний день органы власти стремятся к отказу от бумажного хранения документации, формируя с помощью информационных технологий электронные массивы информации, обеспечивающие возможность использования различных информационных ресурсов.
Отлаженность системы документооборота оказывает прямое влияние на эффективность государственного управления, формируя основу деятельности органов государственной власти.
Электронный документооборот представляет собой систему передачи, обработки, хранения электронных данных в форме электронных документов.
Принципиальные основы организации электронного документооборота в системе государственного управления
Основы организации электронного документооборота в системе государственного управления представлены следующими принципами:
- во-первых, наличие единоразовой регистрации документа в системе электронного документооборота, препятствующей дублированию документов;
- во-вторых, постоянное движение данных, позволяющее отслеживать работу с тем или иным документом;
- в-третьих, возможность быстрого поиска информации в системе электронного документооборота;
- в-четвертых, системы электронного документооборота должны иметь согласованные между собой структуры, чтобы избегать наличия повторяющихся элементов;
- в-пятых, ускорению электронного документооборота и выполнению организационных функций способствует наличие организационной структуры системы электронного документооборота, обеспечивающей принятие управленческих государственных решений в кратчайшие сроки.
Проблемы внедрения современных систем электронного документооборота в систему государственного управления
Электронный документооборот, как на любые относительно новые технологии, сталкиваются с определенными трудностями в процессе их внедрения в общественной жизнедеятельности системы государственного управления.
Для современных российских систем электронного документооборота в государственном управлении характерно наличие ряда проблем, к числу которых, в частности, можно отнести проблему кадрового обеспечения. До сих пор многие государственные служащие не владеют достаточным объемом навыков работы на компьютерах, не обладают компьютерной грамотностью. Это препятствует внедрению электронного документооборота в систему государственного управления, особенно на периферии. Однако решение этой проблемы обеспечивается посредством повышения квалификации государственных служащих в части компьютерных технологий.
Свойством электронного документооборота является высокий уровень прозрачности информационных потоков, это создает трудности в системе государственного управления при необходимости сохранения государственной тайны. Решение проблемы обеспечивается формированием системы открытого и закрытого электронного документооборота, что однако ведет к дополнительным затратам на обеспечение сохранности информации.
Еще одна проблемой организации электронного документооборота в системе государственного управления является необходимость взаимоувязки систем электронного документооборота различных органов государственного управления. Необходимость этой взаимоувязки обусловлена недопустимостью дублирования одной и той же информации в разных формах.
Значимой проблемой организации современных систем электронного документооборота в системе государственного управления являются вопросы материально-технического обеспечения этого документооборота. Электронный документооборот требует осуществления затрат на приобретение компьютерной техники, формирование банков данных, создание электронных подписей и так далее.
И еще одной трудностью организации электронного документооборота выступает необходимость идентификации пользователей, требующая эффективных инструментов верификации.
