Программные средства управления проектами – это комплекс программного обеспечения, включающий в себя приложения, используемые для планирования задач, формирования расписания, контроля цен, управления бюджетом, распределения ресурсной базы, организации совместной работы, общения, оперативного управления, администрирования документирования системы, используемой для управления различными проектами.
Сущность управления проектами
Управление проектами представляет собой деятельность, направленную на достижение цели и задач реализации конкретного проекта.
Успешность реализации любого проекта определяется четкостью его планирования, расчетом и минимизацией рисков, управлением изменениями.
В результате реализации проектов могут быть получены следующие продукты: готовая продукция хозяйствующих субъектов, являющаяся результатом маркетинговых и научных исследований, проектно-конструкторских и технологических работ, решения различных внутренних производственных задач, к примеру, обеспечение роста качества продукции, повышение производительности труда, оптимизация денежных потоков и так далее.
Управление проектами выступает в качестве составной части общей структуры менеджмента в организации.
На современном этапе развития общества применение проектного управления характерно как для сферы государственного и муниципального управления, так и для частного бизнеса. Изначально при организации проектного управления российские менеджеры пользовались западными методиками, но в настоящее время ведется активная работа по разработке собственных подходов к управлению проектами, ориентированных на российскую специфику управления. В связи с этим активизировалась работа по разработке отечественных программных средств, обеспечивающих автоматизацию управления многими проектами. Возрастание объемов потока информации ставит эффективность реализации проектов в прямую зависимость от использования адекватных программных средств.
Задачи применения программных средств для управления проектами
В программном управлении проектами можно выделить несколько задач, к числу которых относятся следующие:
Планирование. В рамках управления проектами возрастает актуальность планирования событий и управления решением задач. Требования к программным продуктам по управлению проектами в этом смысле находятся в зависимости от сферы применения инструмента. К наиболее распространенным из них относятся:
- планирование взаимосвязанных и взаимозависимых различных событий;
- обеспечение идентификации крупных элементов проектов и их декомпозиции, обеспечивающей формирование структуры декомпозиции работ или иерархической структуры работ;
- планирование рабочего расписания и распределения ресурсов между конкретными задачами;
- расчет бюджета рабочего времени на решение каждой задачи;
- осуществление сортировки задач по срокам их исполнения;
- презентация графиков работ в разрезе отдельных проектов;
- одновременное управление несколькими проектами;
Управление информацией и предоставления сведений. Программные средства управления проектами осуществляют обработку огромных массивов информации, предоставляя по результатам этой обработки следующие массивы данных:
- перечень задач с распределением их между сотрудниками;
- распределение ресурсной базы между задачами;
- обзорные сведения относительно сроков исполнения задач;
- система предупреждения о существующих рисках в разрезе отдельных проектов;
- распределение рабочей нагрузки;
- сведения о ходе проектов, достигнутых показателей и прогнозных значений;
Управление коммуникацией команды проекта. Программные средства управления проектами в этом направлении позволяют осуществлять следующие действия:
- обсуждать и согласовывать рабочие вопросы проектов;
- фиксировать проблемы проектов и запросы на их изменение и обработку;
- вести риски проектов и осуществлять проектное управление ими;
- предоставлять доступ к информации о развитии проекта в форме живой ленты событий.
Виды программных средств для управления разными проектами
Многообразие программных средств управления проектами можно разделить на следующие группы:
- Настольные. Программные средства данного вида находятся на рабочем столе каждого отдельного пользователя, занятого в проекте. Данный вид программных средств предоставляет возможность использования гибкого интерфейса. По результатам работы пользователи получают возможность сохранения накопленных данных файлов, предоставляемых для общего пользования или хранящихся в центральной базе данных;
- Веб-интерфейсные. Программные средства данного вида предоставляет пользователям доступ посредством браузеров. К преимуществам данного вида программных средств управления проектами можно отнести возможность доступа с любого компьютера, без установки дополнительных приложений; простоту контроля доступа; возможность организации многопользовательского доступа. При этом программные средства данного вида не лишены некоторых недостатков, к числу которых можно отнести зависимость программных средств от центральных серверов, на которых они установлены, более низкую скорость работы, чем у приложений, наличие проблем доступа к серверу или полная недоступность информации при поломке сервера;
- Персональные. Программные средства данного вида применяются для управления домашними проектами, представляют собой однопользовательские системы, оснащенные простым интерфейсом;
- Однопользовательские. Программные средства данного вида применяются в качестве персональных или для управления проектами в рамках небольших компаний;
- Многопользовательские. Данные программные средства используются для координации действий множества пользователей и строятся в соответствии с технологией «клиент-сервер».
