Основы документооборота в ГМУ

Значение установления основ документооборота в ГМУ

Должностные лица, органы и организации государственного и муниципального управления, реализуя соответствующие функции и задачи, входящие в компетенцию, обязаны фиксировать все юридически значимые действия в соответствующих документах. Объем реализуемых функций и услуг ГМУ и соответствующих им действий должностных лиц, государственных и муниципальных служащих крайне высок, поэтому, кроме вопросов создания документов, в регламентации нуждаются и вопросы хранения документов.

Отдельного внимания требуют вопросы обработки и обмена документами внутри системы государственного и муниципального управления, поскольку от этих процессов зависит оперативность и эффективность:

• реализации государственных и муниципальных услуг;
• информационной обеспеченности управленческих решений в сфере государственного и муниципального управления и пр.

Указанное актуализирует необходимость утверждения общих правил формирования документов, их обработки, обмена документами, хранения документов.

Утверждение общих правил формирования, использования и хранения документов в системе государственной и муниципальной власти позволяет повысить законность, оперативность, эффективность, обоснованность реализуемых функций и задач публичного управления и предоставляемых государственных и муниципальных услуг.

В 2019 г. приказом Федерального архивного агентства утверждены общие правила документооборота в органах государственной и муниципальной власти. Целью разработки и утверждения указанного документа выступает повышение эффективности документооборота посредством установления общей правовой основы формирования документов, а также технологий работы с документами, в том числе хранения документов.

Правила организации документооборота в ГМУ

Разработанная Федеральным архивным агентством система правил документооборота распространяется на федеральные, региональные и местные органы публичного управления и применяется в отношении документов бухгалтерского, кадрового и иного характера.

При этом документооборот, связанный с рассмотрением обращений физических и юридических лиц в органы власти, реализуется в соответствии с требованиями специального федерального законодательства, устанавливающего процедуру рассмотрения обращений, поступающих от населения.

На основе названных общих правил в органах государственной и муниципальной власти разрабатываются собственные инструкции по делопроизводству, которые утверждаются после согласования:

• федеральным органом – после согласования с уполномоченным федеральным архивным органам;
• региональным органом власти и органом муниципального управления – после согласования уполномоченным региональным или, соответственно, муниципальным архивным органом.

Во всех органах системы ГМУ, где применяется единая система электронного документооборота, может использоваться инструкция, которая устанавливает единую процедуру делопроизводства в региональных и муниципальных органах.

Ответственность за надлежащую организацию документооборота в системе ГМУ и соблюдение соответствующих правил делопроизводства в органах публичного управления возложена на руководителей органов или на лиц, исполняющих функции руководителя.

Содержание документооборота в ГМУ

Состав документов, которые опосредуют функционирование соответствующего органа государственной или муниципальной власти, определяется:

• полномочиями такого органа;
• объемом и содержанием функций публичного управления, которые он реализует;
• спектром предоставляемых государственных или муниципальных услуг;
• процедурой взаимоотношений с иными элементами системы публичного управления, а также с физическими лицами и организациями.

В связи с широким распространением информационных технологий во всех сферах общественной жизни, в том числе в системе публичного управления, сегодня в органах государственной и муниципальной власти формируются:

• документы на бумажных носителях;
• документы в электронной форме;
• электронной копии документов, полученные посредством оцифровки бумажных документов.

Документы государственного или муниципального органа должны формироваться и храниться в электронном виде независимо от предусмотренных для них сроков хранения, если хранение таких видов документов в электронном виде предусмотрено соответствующими законодательными актами.

Характеристика процесса документооборота в ГМУ

Процесс формирования, использования, обмена, хранения документов в системе государственных и муниципальных органов власти включает в себя следующие элементы:

• прием направляемых в органы власти документов и их обработка;
• предварительное исследование поступающих в орган власти документов;
• регистрация поступающей документации, исходящей документации, а также документации, циркулирующей внутри государственного или муниципального органа;
• исследование документов руководителем государственного или муниципального органа;
• доведение документа до непосредственного исполнителя;
• разработка проекта документа;
• согласование проекта документа;
• утверждение проекта документам;
• установление места хранения копии или непосредственно документа, то есть организация архивного хранения;
• обработка и направление исходящих документов.

Все названные документы должны быть интегрированы в единый документооборот соответствующего государственного или муниципального органа. Включение таких документов в единый документооборот предполагает присвоение номера регистрации. Кроме того, в электронный документооборот включаются и проекты документов, которым присваивается внутрисистемный номер.

Итак, в состав документооборота государственного или муниципального органа власти входят три группы документов:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние.

Все виды указанных документов должны быть интегрированы в общую информационно-электронную систему органа.