Делопроизводство в военных комиссариатах – это работа со служебной документацией в рамках военного комиссариата в соответствии с требованиями обеспечения ее сохранности и конфиденциальности.
Особенности работы с входящей документацией в военных комиссариатах
Лица, ответственные за ведение делопроизводства в военных комиссариатах, обеспечивают вскрытие пакетов, полученных в адрес комиссариатов, посредством разреза их с трех сторон таким образом, чтобы обеспечить сохранность вложенной документации, осуществляют изъятие всех вложений и проверку их наличия. В случае наличия повреждений, расхождений или отсутствия документации, а также несоответствия номеров, указанных на пакете, номерам вложенных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в военном комиссариате, а второй направляется отправителю. По завершению проверки пакеты подлежат уничтожению за исключением случаев, когда по ним осуществляется установление адреса отправителя или существует необходимость подтверждения доказательства времени отправки и получения служебной документации посредством даты почтового штемпеля. В случае получения ошибочно засланных документов или пакетов осуществляется их передача или пересылка по принадлежности с сохранением нумерации, а также возвращение в адрес отправителя или высылка в иной военный комиссариат по просьбе отправителя.
Служебная корреспонденция подлежит обязательной регистрации в журнале учета служебных документов. Приказы, директивы, указания, которые получены военным комиссариатом из вышестоящих инстанций с целью рассылки в подчиненные воинские части, подлежат регистрации в книге учета приказов и директив. Регистрация служебных документов, поступивших в военный комиссариат, осуществляется один раз в день поступления.
Служебная документация, поступающая в военный комиссариат на временной основе, подлежит регистрации в журнале учета переходящих служебных документов и передачи по принадлежности под расписку или в сопровождении соответствующего реестра.
Поступившие в военный комиссариат служебные документы подлежат заверению штампом на последнем листе документа в левом нижнем углу с оборотной стороны. Аналогичные действия совершаются в отношении каждого приложения служебного документа.
Служебная документация не передается к исполнению до завершения регистрации ее в соответствующих журналах.
В отношении входящей служебной документации в военном комиссариате начальником устанавливается перечень должностных лиц, до которых содержание служебных документов доводится непосредственно делопроизводителями. В отношении остального личного состава документация доставляется на бумажных носителях в несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несекретных делопроизводителей.
Рассмотрение поступившей служебной документации начальником военного комиссариата осуществляется преимущественно в день поступления, при наличии пометки «срочно» в незамедлительном порядке.
Аналогичные правила применяются в отношении служебной документации, создаваемой в военном комиссариате.
Порядок передачи служебной документации
Передача служебной документации из делопроизводства исполнителям осуществляется под расписку в соответствующих журналах учета служебной документации. Осуществление передачи служебной документации одной службой в другую осуществляется через лицо, ответственное за ведение делопроизводства, под расписку в соответствующих журналах учета. Предоставление документации во временное пользование исполнителям в военном комиссариате допускает ее передачу под расписку в реестре. Возврат этой документации осуществляется исполнителем также под расписку в этом реестре.
Исполнение документации в военных комиссариатах
Служебные документы, которые представляют собой указания об исполнении поручений и адресованы нескольким должностным лицам, подлежат согласованию с ними и с другими заинтересованными должностными лицами. Служебная документация, представляемая во исполнение поручений, должна сопровождаться материалами с оригиналами поручений, во исполнение которых осуществлена подготовка служебного документа.
При наличии в служебном документе запроса разъяснений какого-либо вопроса, разрешения какого-либо мероприятия, иного аналогичного запроса или ходатайства, начальник военного комиссариата имеет право дать ответ прямо на этом документе в виде краткой резолюции. В этом случае служебный документ получает статус исполненного и подлежит возвращению отправителю без сопроводительного письма.
Резолюция в этом случае размещается на свободном поле документа. Обязательными реквизитами резолюции является фамилия и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок его исполнения, подпись начальника и дата. В случае назначения нескольких исполнителей в обязательном порядке указывается ответственный исполнитель.
Для резолюции может быть использован отдельный лист или бланк, который прикладывается к служебной документации. На нижнем поле бланка в этом случае указывается номер и дата документа, к которому относится резолюция.
Передача служебной документации исполнителю осуществляется в день ее рассмотрения начальником военного комиссариата или не позднее следующего дня в случае несекретного делопроизводства. На исполнителя тем самым налагается обязанность своевременного исполнения служебного документа.
Порядок работы с исходящей служебной документацией в военных комиссариатах
Отправка исходящей документации осуществляется в день приема этой документации от исполнителей. Направление срочных документов осуществляется незамедлительно. Отправке служебной документации в обязательном порядке предшествует ее регистрация в журналах учета.
Делопроизводитель, принимающий служебную документацию для отправки, обязан осуществить проверку правильности оформления и адресации служебной документации в присутствии исполнителя, оценить количество и наличие всех экземпляров и приложений, выполнить пересчет листов.
Копия исходящей документации подшиваются в дело вместе с исполненным документом.
При отправке резолюции на входящем документе делается соответствующая запись в регистрационном журнале с кратким изложением содержания резолюции.
