Инвентаризация – это элемент бухгалтерского учета, суть которого состоит в сопоставлении данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей и обязательств организации с аналогичными данными в системе бухгалтерского учета.
Подготовка процесса инвентаризации
Процесс осуществления инвентаризации регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Порядок проведения инвентаризации также регламентируется на уровне организации, которая либо отражает особое положение в составе учетной политики, либо издает положение о проведении инвентаризации в организации.
Процесс проведения инвентаризации требует подготовки, которая подразумевает осуществление ряда мероприятий, направленных на обеспечение соблюдения требований к порядку проведения инвентаризации.
В ходе подготовительного этапа проведения инвентаризации выполняются следующие действия:
- во-первых, издается приказ о проведении инвентаризации в организации;
- во-вторых, определяются сроки и перечень проверяемых объектов;
- в-третьих, формируется инвентаризационная комиссия;
- в-четвертых, разрабатывается регламент проведения инвентаризации;
- в-пятых, определяются остатки материально-производственных запасов в бухгалтерском учете.
При принятии решения о проведении инвентаризации руководителем организации издается приказ, который утверждает перечень подлежащих инвентаризации объектов, даты начала и окончания проведения инвентаризации, при необходимости состав инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия может действовать в организации на постоянной основе, являться рабочей или формироваться на разовой основе.
В отношении постоянно действующей комиссии не требуется утверждение ее состава перед каждой инвентаризацией.
Задача руководства состоит в обеспечении присутствия всех членов инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации, в противном случае инвентаризация признается несостоявшейся.
Проведение инвентаризации предваряется проверкой инвентаризационной комиссией наличия условий, обеспечивающих возможность сохранности материальных ценностей. Также инвентаризационная комиссия осуществляет проверку приборов, используемых для измерения и взвешивания материальных ценностей в процессе инвентаризации.
Работниками бухгалтерии до начала проведения инвентаризации формируются сведения об объектах бухгалтерского учета, числящихся на балансе организации.
Документальное оформление инвентаризации
Ход проведения инвентаризации регистрироваться в инвентаризационных описях. Данный документ составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, второй – бухгалтерии.
Обязательны для инвентаризационной описи следующие реквизиты:
- наименование хозяйствующего субъекта;
- место хранения материальных ценностей, подлежащих инвентаризации;
- состав инвентаризационной комиссии;
- материально ответственные лица;
- временные характеристики проведения инвентаризации;
- расписка материально ответственных лиц относительно полноты оприходования материальных ценностей и готовности проведения инвентаризации.
В табличной части документа фиксируется информация по материальным ценностям в разрезе таких элементов как номенклатурный номер, наименование, сорт, единица измерения, цена, учетное количество, фактическое количество, излишек или недостаток, в том числе в денежном выражении.
На каждой странице описи, в конце фиксируется количество строк, итоги по количественным и денежным показателям, проставляются подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
В конце инвентаризационной описи указывается общее число строк по описи, итоги количественных и денежных показателей, подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц, расписка материально ответственных лиц в признании пересчета имущества в их присутствии и отсутствии претензий к инвентаризационной комиссии по порядку проведения инвентаризации.
Оформление результатов инвентаризации
Завершающим этапом проведения инвентаризации выступает определение результатов данной процедуры.
По результатам инвентаризации возможны следующие варианты:
- во-первых, отсутствие отклонений, обусловленное совпадением фактических остатков ценностей и обязательств с данными бухгалтерского учета;
- во-вторых, недостачи, являющиеся результатом недостаточности фактически имеющихся материальных ценностей и обязательств по сравнению с данными бухгалтерского учета;
- в-третьих, излишки, образующиеся в результате превышения фактических остатков имущества и обязательств над данными бухгалтерского учета;
- в-четвертых, пересортица, являющаяся следствием недостатка или излишка по различным сортам одного и того же материала, в целом соответствующего по количеству данным бухгалтерского учета.
Определение результатов инвентаризации осуществляется в разрезе каждого вида имущества и обязательств. На практике допускается возможность возникновения ситуации, когда один вид материальных ценностей имеется в избытке, а по другому наблюдается недостача. При этом не допускается погашение недостачи одного вида материальных ценностей излишками другого.
Обнаруженные по результатам инвентаризации излишки подлежат оприходованию в качестве дохода организации, недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на расходы организации, сверх норм возмещаются за счет материально-ответственного лица, если виновное лицо не установлено.
Особый порядок предусмотрен для учета результатов инвентаризации в виде пересортицы – в этом случае допускается зачет:
- во-первых, при условии визуального сходства материальных ценностей до степени смешения;
- во-вторых, по отношению к товарно-материальным ценностям одного наименования в пределах одного отчетного периода;
- в-третьих, у одного материально ответственного лица;
- в-четвертых, при одинаковом количестве.
