Гостиница – это многофункциональное предприятия в сфере сервиса. Производство гостиничного продукта всегда требует больших финансовых затрат при небольших переменных расходах.
Служба приема и размещения часто называется «сердцем» отеля. Именно с ней чаще всего сталкивается клиент и обращается за любой понадобившейся ему информацией. Причем, произойти это может и в ночное время суток. Ночной аудитор должен проверять верность составления бухгалтерской отчетности, а также формировать дневной доклад по данным коммерческой деятельности гостиничного предприятия. Оформляется он обычно в конце рабочего дня, а также во время ночной смены. По этой причине проверку обычно называют ночной аудиторской проверкой.
Для того, чтобы принимать верные управленческие решения и обеспечивать рост прибыли гостиницы, крайне важно иметь точную и объективную, а главное, своевременную информацию. Самым объективным способом ее получения как раз и является ночной аудит. От качеств его проведения будет зависеть финансовое положение отеля.
Функции ночного аудитора в гостинице
Ночной аудитор – особая должность в составе службы размещения и приема гостиничного предприятия. Этот специалист наделен довольно широким кругом функций и обязанностей, которые намного шире, чем у обычного портье.
На службу ночного аудитора возлагается и подведение общих итогов дня. Баланс счетов должен подводиться каждый вечер. Этот процесс является очень важным из-за того, что производится он в то время, когда никакие другие подразделения уже не функционируют, а именно во время третьей смены – то есть, ранним утром. Иногда в некоторых крупных гостиницах должность ночного аудитора отсутствует.
К числу функциональных обязанностей ночного аудитора принято относить следующие задачи:
- Проверка счетов по оплате услуг, оказанных гостям днем. При этом важно проверить правильно ли были использованы прейскуранты цен на услуги, верно ли рассчитаны и предоставлены скидки и т.д.
- Проверка суточного отчета гостиничного предприятия, выполненного подразделением размещения.
- Ведение параллельного учета при условии выхода из строя компьютерной системы.
- Проверка соответствия количества освободившихся мест в отеле числу мест предварительного бронирования на следующие сутки.
- Проверка тех мест отеля, где наиболее вероятны хищения, кражи и иные отрицательные явления.
- Проверка журнала регистрации обращений постояльцев с пожеланиями, а также проверка отчета менеджера приема и уровня обслуживания в отеле.
Должностные обязанности и права ночного аудитора в гостинице
Функциональные обязанности ночного аудитора службы приема и размещения составляются и определяются на базе и в объеме квалификационной характеристики по должности ночного аудитора и уточняются, а также могут быть дополнены при подготовке должностной инструкции, исходя из определенных обстоятельств.
Ночной аудитор гостиницы обязан:
- Знать и применять на практике нормы и порядок работы в службе приема и размещения клиентов отеля.
- Обладать аккуратным внешним видом.
- Иметь соответствующую манеру поведения, в особенности, когда осуществляется разговор с гостем.
- Поддерживать профессиональный уровень.
- Поддерживать порядок и чистоту на рабочем месте.
- Отвечать на телефонные звонки, представившись при этом звонящему. Все беседы должны вестись вежливым тоном.
- Выполнять задания, поступившие от руководства подразделения, либо дежурного администратора.
- Приветствовать всех гостей в дружелюбной форме.
- Выполнять пожелания гостя, если это возможно.
- Заранее подготовить необходимую документацию при заезде группы. Это существенно облегчит и ускорит процедуру заезда и размещения гостей. Разложить ключи от номеров в специальные конверты, предварительно подписав на них имена гостей. Это ускорит процедуру регистрации.
- Затраты, понесенные гостем, должны быть своевременно и аккуратно внесены в счет. Также можно уточнить, не желает ли постоялец получить экспресс-расчет (при наличии в отеле такой возможности.
- Производить расчеты в строгом соответствии со стандартами финансовых процедур, установленных в гостинице. При этом обязательно нужно проверить время пребывания гостя и фактическую стоимость его номера ранее подтверждённым данным.
- Передавать просьбы, поступившие от постояльцев, сотрудникам соответствующих подразделений.
- Предлагать и рекламировать номера в строгом соответствии с регламентом отеля.
- Переводить особо важных гостей в номера повышенной комфортности (в соответствии с указаниями руководства).
- Информировать руководство о возникших при регистрации постояльцев сложностях.
- Отслеживать своевременную отмену заселения «нежелательных» гостей.
- Проверять состояние номерного фонда.
- Проверять списки прибывающих и отбывающих гостей.
- Информировать административно – хозяйственный отдел о переносе дат заезда или выезда, включая любые иные сведения, способные повлиять на работу административно-хозяйственного отдела.
Ответственность ночного аудитора
Ночной аудитор несет ответственность за:
- отказ или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей, которые возложены на него в соответствии с имеющейся в гостинице должностной инструкцией;
- отказ от выполнения приказов и распоряжений, поступивших от вышестоящего руководства;
- предоставление неправильной информации касательно состояния исполнения полученных поручений и заданий от вышестоящего руководства;
- нарушение сроков исполнения поручений;
- грубое нарушение правил техники безопасности, а также установленных в гостинице правил противопожарной безопасности.
Таким образом, на ночного аудитора возложено довольно большое количество функциональных обязанностей, которые он должен выполнять во время своей смены.
