Конгрессно-выставочная деятельность гостиницы

Особенности конгрессно-выставочных услуг

В набор конгрессно-выставочных услуг включены все элементы, которые способствуют эффективному и успешному проведению мероприятий. В первую очередь важно обратить внимание на привлечение гостиничных предприятий как площадок для проведения соответствующих мероприятий. В этом процессе, как правило, используется весь перечень основных и дополнительных услуг, которые предоставляются отелями.

Использование услуг отелей (размещения, питания, развлечения, услуг консьержей и др.) в конгрессно-выставочных целях сегодня становится ключевой тенденцией в сфере услуг и индустрии гостеприимства. В качестве важного фактора высокого интереса к гостиницам в этой области выступает рост доли международного делового туризма.

В современных условиях конгрессно-выставочная деятельность стала наиболее динамично развивающейся сферой мировой экономики. Во всем мире выставки и конгрессы выступают как действенный инструмент выхода на регионально-товарные рынки. Благодаря выставкам и конгрессам формируются огромные финансовые потоки, поэтому они становятся эффективным средством развития экономик регионов.

Участники различных конгрессов и им подобных мероприятий в среднем составляют до 60 % потребителей гостиничных услуг, а в отелях, которые специализируются именно на этом виде бизнеса, данный показатель может быть еще выше.

Организаторы различных мероприятий стали часто выбирать гостиницы в качестве конференц-площадок. Это связано с тем, что они обеспечивают гарантированное комплексное обслуживание.

Критерии выбора отеля для проведения конгрессно-выставочных мероприятий

Для осуществления мероприятий, имеющих различный формат (например, конференции, выставки, тренинги, презентации, банкеты и др.), отели предлагают хорошо оснащенные залы. Многие из них оборудованы проекторами, экранами и звукоусилением, имея всю необходимую инфраструктуру.

Организаторы конгрессных мероприятий как правило рассматривают следующие аспекты, которые становятся весомым фактором в ходе выбора базовой или дополнительной площадки для конгрессно-выставочных мероприятий:

• качество и количество номеров;
• предоставление услуг питания;
• возможность использовать залы и специальные помещения (расположение отеля в непосредственной близости от выставочного или конгрессного центра);
• возможность аренды или заказа дополнительного оборудования (светового и звукового оформления, оборудования для синхронного перевода и прочего технического оснащения);
• наличие зон отдыха и досуга (например, спортивного зала, сауны, магазинов и т. д.);
• предоставление бизнес-услуг (печать, бронирование, интернет, приобретение билетов и др.);
• транспортные услуги (заказ такси, трансфер, аренда автомобиля или автобуса).

В зарубежной и отечественной практике есть достаточно широкий понятийный аппарат, который напрямую или косвенно относится к характеристикам отелей и гостиниц в сфере конгрессно-выставочных услуг. Эти понятия эксперты разделили на две категории, включая основные (включают упоминания гостиничных предприятий в ключе предоставления конгрессно-выставочных услуг) и дополнительные (относятся в целом к характеристике отелей и конгрессно-выставочной деятельности).

Осуществляя характеристику гостиничных предприятий в сфере конгрессно-выставочных услуг в качестве важной дополнительной особенности должен выступать учет средств размещения, которые имеют собственные помещения для осуществления различных мероприятий. Отдельно рассматриваются гостиницы с меньшими по площади залами. Тем не менее, они также имеют возможность предоставлять полный спектр услуг для конгрессов и выставок. В частности, это происходит через расположение в рамках одного кластера или в непосредственной близости от выставочных и деловых центров.

Гостиницы, оказывающие конгрессно-выставочные услуги

Отели и гостиницы, специализирующиеся в сфере оказания конгрессно-выставочной деятельности, показали безграничные возможности для получения прибыли от реализации своих услуг. Например, небольшой бутик-отель зарабатывает средства лишь за счет продажи номеров, привлечения постояльцев в ресторан или реализации дополнительных услуг. Стратегия продаж здесь сосредоточена лишь на формировании плана, разработке маркетинговой политики, которая направлена исключительно на реализацию номерного фонда. Дополнительные и прочие услуги, как правило, не приносят существенный доход.

Аналогичная ситуация ожидает бизнес-отели при отсутствии в них конференц-возможностей. В них преимущественно останавливаются корпоративные клиенты, за которых платят компании по специальному договорному тарифу. Гостиницы, специализирующиеся на предоставлении конгрессно-выставочных услуг, отличаются множеством преимуществ в данном аспекте. Крупные конференции или выставки не только способны обеспечивать высокую загрузку гостиницы, но и дают возможность клиентам воспользоваться большинством предлагаемых услуг.

Постояльцы в таких гостиницах пользуются следующими услугами:

• аренда залов,
• предоставление питания,
• трансфер,
• услуги для оснащения конференций и мероприятий сопутствующими материалами (услуги «под ключ», которые включают оформление площадок, подготовку сувениров и маркетинговых материалов).

Если принять во внимание современные подходы к определению понятия «конгресс-отель», то можно отметить, что предприятия в сфере конгрессно-выставочной деятельности располагает собственными помещениями для проведения мероприятий. Также оно может не иметь своих площадей, а просто располагаться в непосредственной близости от деловых, выставочных центров и помещений для проведения конгрессов.