Справочник от Автор24
Все самое важное в приложении

Документация в гостиничной деятельности

Определение 1

Документ — это зафиксированная на каком-либо материальном носителе информация, сопровождаемая реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Работа с документацией должна осуществляться по соответствующим правилам, включая рациональный документооборот, формирование информационных и поисковых систем, подготовку документации и ее передачу в архив.

Разновидности документов в гостиницах

Все средства размещения в нашей стране должны работать в соответствии с Постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ». Этот документ гласит, что владелец отеля или гостиницы, зарегистрированный в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя, должен предоставлять потребителям с целью ознакомления следующую информацию и документы:

Новый сервис Kampus!
Решим твою учебную задачу всего за 30 минут
Попробовать прямо сейчас
  • правила предоставления гостиничных услуг, утвержденные Правительством для РФ;
  • документ, содержащий информацию о предприятии, в т. ч. название гостиницы, ее юридический адрес, режим работы (ИП предоставляют сведения о государственной регистрации и наименовании органа, проводившего регистрацию, номер контактного телефона);
  • свидетельство, которое содержит сведения о категории, присвоенной отелю;
  • сведения, которые подтверждают соответствие услуг установленным требованиям (например, номер сертификата соответствия со сроком действия, наименование органа, выдавшего сертификат, регистрационный номер декларации о соответствии со сроком действия и наименованием исполнителя и др.);
  • информация о номере лицензии, включая срок ее действия и сведения об органе, который выдал лицензию (при условии, если вид деятельности должен подлежать лицензированию);
  • выдержка из государственного стандарта, который устанавливает требования в сфере оказания соответствующих услуг.

Дополнительно в отеле должна быть разработана документация, в которой содержится информация о стоимости номеров (мест в номере), перечне услуг, которые в нее входят. Постояльцы могут узнать из соответствующих документов сведения о перечне и цене дополнительных услуг, о порядке и форме оплаты и др.

Полезно для написания работы по теме «Документация в гостиничной деятельности» 👇
Готовые работы
Курсовые, дипломные, другие работы, написанные учащимися.
Подробнее
Консультация эксперта
80% учащихся, обратившихся за помощью, улучшили успеваемость.
Подробнее
Помощь в написании работы
Трудности с написанием? Мы поможем! Подберем список литературы, разберем ошибки.
Подробнее

Отдельные административные документы гостиниц касаются порядка проживания, сведений о деятельности размещенных в отеле организаций общественного питания, торговли, связи, бытового обслуживания и др. Также есть документы, которые содержат информацию об органе по защите прав потребителей при местной администрации или о вышестоящей организации (при ее наличии).

Документация в области правового регулирования деятельности отелей

Документы необходимы для осуществления правового регулирования оказания гостиничных услуг в РФ. Они помогают эффективно вести гостиничный бизнес, формируя основу для развития работы гостиничных предприятий. С помощью документации происходит защита прав и интересов всех участников гостиничной деятельности.

Существует перечень основных нормативных и законодательных документов, которые регулируют ведение гостиничной деятельности. Они включают:

  1. Закон РФ «О защите прав потребителей», регулирующий отношения между потребителями и изготовителями, исполнителями, импортерами, продавцами при продаже продукции (выполнении работ, оказании услуг).
  2. ФЗ «О пожарной безопасности», определяющий общую правовую, экономическую и социальную основу в сфере обеспечения пожарной безопасности.
  3. ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ», предопределяющий принципы политики государства, которая концентрируется на установке правовой основы единого туристского рынка в нашей стране.
  4. ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов», занимающийся регулированием отношений в сфере обеспечения качества пищевых продуктов и их безопасности для человеческого здоровья.

Внутренние документы гостиницы

Помимо документации, которая регулирует деятельность гостиниц и отелей в нашей стране, существует внутренняя документация отеля. С ее помощью работники фиксируют все операции, которые осуществляются в средстве размещения. Для работы утверждаются формы документов строгой отчетности. Так, в своей деятельности сотрудники службы приема и размещения заполняют их и передают в виде отчета генеральному директору (вышестоящий орган гостиницы).

Формы включают краткие указания в сфере их применения и заполнения. Это помогает обеспечивать единую методологию и систему показателей в учетной документации, охватывающую учет услуг и расчетов по ним.

Документы строгой отчетности включают несколько базовых форм:

  1. Анкета (форма 1-Г), которую заполняют гости, прибывшие в командировку или на совещание (конференцию).
  2. Журнал регистрации иностранных граждан (форма 2-Г), который заполняет дежурный администратор или сотрудник бюро обслуживания на основе визы или паспорта.
  3. Счета (формы 3-Г и 3-Гм), которые заполняются в процессе оформлении оплаты за бронь или проживание.
  4. Карта гостя (форма 4-Г), которая дает гостю право получить ключ от номера и внеочередное обслуживание в организациях питания и др.
  5. Кассовый отчет (форма 5-Г), формируемый в 2 экземплярах (фиксируются расчеты с проживающими).

В некоторых случаях в работе гостиницы может потребоваться такой документ, как акт о порче имущества. Работник составляет его в трех экземплярах (для бухгалтерии, материально-ответственного лица, плательщика).

Формы первичного учета используются в отелях вне зависимости от форм собственности и не подлежат каким-либо изменениям и дополнениям. Выполнение предписаний, которые указываются в первичных документах, становится минимумом. Его нужно исполнять для успешного функционирования отеля.

Для правильной организации работы в смене, администраторы гостиниц могут использовать различные документы, которые помогают осуществить процесс регистрации, заселения и выселения. Эти документы представлены картой движения номерного фонда, шахматкой заселения и шахматкой дополнительных услуг.

Не нашел нужную статью?
Воспользуйся новым поиском!
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
Дата последнего обновления статьи: 19.05.2022
Трудности с учебой
Трудности с написанием работы?

Эксперты на Автор24 помогут сделать любую учебную работу!

Попробуй бесплатный инструмент для оформления работы по ГОСТу «ДокСтандарт»

Загрузи учебную работу и получи отформатированную версию всего через 30 секунд

Попробовать
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot