Основные функции и этапы бюджетирования
Для того чтобы понимать недостатки бюджетирования, необходимо обладать сведениями об основных функциях и процессе бюджетирования на предприятии.
Бюджетирование по своей сути является процессом разработки различных бюджетов на предприятии.
Среди основных функций выделяют следующие:
- аналитическая;
- прогнозная;
- финансово-учетная;
- контрольная;
- мотивационная;
- коммуникационная;
- координационная.
Система бюджетирования напрямую зависит от размеров предприятия.
В общих чертах процесс состоит из формирования финансовой структуры, создания структуры бюджета, вычисления объемов продаж за плановый период, остатков готовой продукции, разработки регламентов по планированию, внедрение системы бюджетирования.
Бюджетирование обладает большим количеством преимуществ, таких как предвидение и предотвращение неблагоприятных финансовых ситуаций и принятие заблаговременных управленческих решений на их основе, служит инструментом достижения целей (план/факт), позволяет произвести координацию работы предприятия, оценить денежные потоки и многие другие важные функции. Но несмотря на это бюджетирование на предприятии обладает и рядом недостатков.
Недостатки бюджетирования
Рассмотрим основные недостатки системы бюджетирования на предприятии:
- неизбежный рост объем работы с бумажными документами. Бюджетирование обязательно подразумевает большие объемы работ с бумажными и электронными носителями в моменты составления бюджетов и осуществления контроля, а такие работы занимают значительную часть рабочего времени сотрудников;
- бюджеты не способны своевременно учитывать изменившиеся условия, а также не всегда прогноз оказывается достоверным;
- значительные затраты времени на процесс бюджетирования;
- сложность и финансовые затраты на систему бюджетирования;
- повышение нагрузки на сотрудников, что может вызывать конфликты, снижение производительности труда, что может негативно отразиться на финансовой ситуации предприятия с течением времени;
- отсутствие мотивационных установок у сотрудников при достижении целей бюджетов.
Пути преодоления проблем и снижения негативных эффектов
Для минимизации затрат времени на работу с бумажными документами в процессе бюджетирования на предприятии должны аккуратно, систематизировано вестись архивы документов, а также при больших объемах продаж, необходимым становится введение систем электронного документооборота и электронного архива. Такие системы требуют финансовых затрат, а также обучения сотрудников, но эффект окупается снижением затрат времени на поиск, обмен, копирование документов.
Для того чтобы бюджетирование было более реальным и достоверным, необходимо плановое обучение сотрудников, повышение их квалификации, постоянный мониторинг внешних и внутренних рисков с использованием инструментов риск-анализа и других методов.
Чтобы сократить временные затраты, которые необходимы для осуществления бюджетирования, на предприятия также должны строго распределяться функции, должны внедряться электронно-финансовые системы для управления бюджетами.
Для того чтобы сократить затраты на бюджетирование необходимо грамотно походить к процессу и не допускать излишних затрат.
Для предотвращения повышенных нагрузок на сотрудников в процессе бюджетирования, необходимо изначально четко распределять функции, а также при необходимости незначительно корректировать структуру управления и кадровый состав.
Для более эффективной работы сотрудников необходимо разрабатывать мотивационные системы при достижении высоких результатов бюджетирования (достоверное планирование, скорость и четкость работы, достижение поставленных результатов бюджета).
