Информационная инфраструктура организации
Информация, в соответствии с Законодательством РФ, - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, вне зависимости от формы их представления.
Данные – это совокупность сведений, сообщений и знаний о реально происходящих социальных событиях, не соотнесенная с возможностями их использовать. Данные можно хранить, перерабатывать, передавать, но характер информации они могут получить только в тот момент, когда получают пригодную для управления форму содержания и используются в управленческих процессах.
Если данные достигают определенного потребителя, и он соотносит полученные данные и определенную возможность их использовать, то данные будут нести определенные знания.
Знания – это коммуникация, связь объекта с наблюдателем.
Если же при этом будут решены определенные управленческие задачи, то сообщения, передаваемые на основе данных, непосредственно нужных для решения задач, будут рассматриваться в качестве информации.
С понятием информации непосредственно взаимосвязано понятие информационного процесса и информационной системы.
Информационный процесс в социальной жизни является сложным сочетанием объекта, субъекта и информации. В кибернетике информационный процесс рассматривают в качестве взаимодействия собственной информации кибернетической системы и получаемой извне свободной информацией. Если информацию рассматривать как меру организации и целесообразно упорядоченную структуру кибернетических систем и их воздействий, то информационный процесс является результатом проявления функциональных свойств в процессе деятельности кибернетической системы.
Актуальная информация – это часть информационного процесса в широком смысле, так как он предполагает не только информационное состояние кибернетической системы, которая рассматривается как отражающий объект, но и всю цепь процессов, в том числе источник информации и каналы информационной связи.
Информационные системы характеризуются в качестве интегрированных совокупностей, искусственных единств методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения и поиска необходимой информации, и предоставления ее заинтересованным потребителям. Такие системы используют в целенаправленной поддержке задач управления.
Информация – основа управления. С ее помощью реализуют связи управляющей и управляемой подсистем, управленческих звеньев одного предприятия. Управленческая деятельность рассматривается обычно в качестве совокупности действия планирования, организации, мотивации и контроля. Она включает несколько компонентов: некоторая сложная цель развития ситуации, данные о внешней обстановке, собственном положении, состоянии управленческого органа, операции сравнения желаемого состояния с фактическим, выработка решения о действиях, реализация решения и контроля за его выполнением. Обменные эквивалент всех этих действий – информация.
Классификация информации
Информация по форме отражения разделяется на визуальную, аудиоинформацию и аудиовизуальную информацию.
По форме представления она бывает цифровая, буквенная и кодированная, а также текстовая и графическая.
По направлению движения информация бывает входная и выходная. Входная включает внешнюю, получаемую из других организаций, и внутреннюю – возникающую в процессе взаимодействия подразделений одного предприятия. Выходная информация также может быть внешней, направляемой в формате документов другим организациям, и внутренней, предназначенной регулировать работу сотрудников внутри организации.
Информация имеет ряд общих для всех ее видов свойств. Основное свойство – неразрывная связь с определенной самоорганизующейся системой. Еще одно важное свойство – структурированность, ценность и смысл информации.
Структурированность информации – свойство, помогающее рецептивной системе выделять информацию из физических процессов или объектов и воспринимать определенные явления внешнего мира в качестве сигналов.
В соответствии с данным свойством, в любом сигнале можно выделить его структурные, идентифицирующие и информативные параметры.
Ценность информации выражается понятиями содержательности, своевременности, полноты, достоверности и оперативности.
Так, информация выполняет много важных задач в общественной жизни, обеспечивает коммуникацию элементов общественной системы, сохраняет и передает знания, формирует память человечества. Но можно выделить и исключительную роль, которую информация играет в управленческих процессах, так как именно с ее помощью протекают процессы эффективного взаимодействия уровней иерархии управления, их субъектов и объектов.
Информационная среда организации
Информационная среда любой системы – это совокупность источников информации, которые влияют на систему. На ее основании в процессе деятельности организации и формируется информационная инфраструктура в качестве специальной системы жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральная роль в этой инфраструктуре отводится документированной информации.
Современные методы организационного проектирования помогают изучать динамические и статистические характеристики процессов информационного обеспечения рабочего места. Информационное обеспечение рабочего места складывается из следующих критериев:
- личный информационный массив работника;
- информация, полученная от источника внутри рабочей группы;
- информация, полученная из других структурных подразделений организации;
- информация из других предприятий;
- информация, полученная по национальных информационным каналам;
- неформальная информация, полученная работниками любыми способами и из любых источников.
Иными словами, информационная структура организации является сложной системой, в которой сочетается структурированная и неструктурированная информация, информационные процессы, которые протекают при взаимодействии с внешней средой предприятия и охватывают информационные потоки, которыми должны быть объединены все уровни управления, в том числе и рабочие места, в единый эффективно работающий механизм достижения целей организации.
