Основные учетные документы государственного архива, их целевое назначение
Документация, которая образуется в процессе работы организаций, отражает различные стороны деятельности трудящихся в области материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирование органов государственного и хозяйственного управления.
Информация, которая содержится в данных материалах, выступает как документальная память о свершениях народа и имеет историческую ценность.
Государственные архивы России – основные хранители и распорядители Архивного фонда РФ, являющегося исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупностью архивных документов, которые отражают материальную и духовную жизнь ее народов.
Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, являющиеся основным звеном системы учреждений Федеральной архивной службы России.
С целью постоянного хранения вверенной им части Архивного фонда РФ, они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуют документы государственных организаций, также им передаются документы негосударственных организаций и физических лиц. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата государственных архивов обеспечивает ряд условий по использованию архивных документов юридическими и физическими лицами, информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
Основная функция всех архивов – обеспечить сохранность документов.
Комплекс взаимосвязанных работ, который проводится внутри архивов, состоит из:
- создания оптимальных условий хранения документов;
- размещения документов в хранилищах и их топографирования;
- соблюдения порядка выдачи дел из архивов;
- учета документов, проверки их наличия и состояния;
- выявления уникальных и особо ценных документов и создания на их основании страхового фонда;
- обеспечения физико-химической сохранности документов.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает контролировать наличие документов и обеспечивать их поиск.
Система учета архивных документов
Система учета архивных документов – неотъемлемая часть организации работы архива, обеспечивающая быстрый поиск архивных документов, их учет, проверку наличия и состояния документов. Формирование, хранение и организация использования архивных документов в государственных архивах помогает сбору, обработке, накоплению, хранению, поиску и распространению архивной информации.
Учет архивных документов – это установление количества документов, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учтены должны быть все документы, которые хранятся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для рассматриваемого архива, копии документов страхового фонда).
К основным единицам учета в архивах относят:
- архивных фонд, или архивную коллекцию;
- единицу хранения.
Помимо основных единиц учета в архивах, которые хранят традиционные документы на бумажной основе, могут быть учтены документы отдельных категорий дел (личные, следственные), а также особо ценные документы. Обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитывают на основании особых правил.
Учет документов в государственных архивах ведут специальные подразделения или лица, отвечающие за рассматриваемый участок работы. В муниципальных архивах учет обычно ведет заведующий архивом, то есть лицо, ответственное за архив, либо один из сотрудников, специально занимающийся учетом. При этом в крупных ведомственных архивах, которые имеют несколько хранилищ, учет может вестись по каждому хранилищу отдельно. В такой ситуации, все учетные данные по архиву обобщают и хранят централизованно.
С целью учета используют формы основных учетных документов, а также вспомогательную учетную документацию. Если основные учетные документы определяются правилами работы госархивов, то вспомогательные документы могут разрабатываться самостоятельно в каждом архиве, основываясь на его нуждах и на основании организации работы по учету.
Состав и формы основных учетных документов, помимо паспорта архивохранилища, определены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Состав и форма вспомогательных учетных документов должны быть самостоятельно определены каждым архивом.
