Справочник от Автор24
Найди эксперта для помощи в учебе
Найти эксперта
+2

Основные учетные документы государственного муниципального архива, их целевое назначение

Основные учетные документы государственного архива, их целевое назначение

Документация, которая образуется в процессе работы организаций, отражает различные стороны деятельности трудящихся в области материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирование органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, которая содержится в данных материалах, выступает как документальная память о свершениях народа и имеет историческую ценность.

Замечание 1

Государственные архивы России – основные хранители и распорядители Архивного фонда РФ, являющегося исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупностью архивных документов, которые отражают материальную и духовную жизнь ее народов.

Определение 1

Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, являющиеся основным звеном системы учреждений Федеральной архивной службы России.

С целью постоянного хранения вверенной им части Архивного фонда РФ, они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуют документы государственных организаций, также им передаются документы негосударственных организаций и физических лиц. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата государственных архивов обеспечивает ряд условий по использованию архивных документов юридическими и физическими лицами, информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Основная функция всех архивов – обеспечить сохранность документов.

«Основные учетные документы государственного муниципального архива, их целевое назначение» 👇
Помощь эксперта по теме работы
Найти эксперта
Решение задач от ИИ за 2 минуты
Решить задачу
Помощь с рефератом от нейросети
Написать ИИ

Комплекс взаимосвязанных работ, который проводится внутри архивов, состоит из:

  • создания оптимальных условий хранения документов;
  • размещения документов в хранилищах и их топографирования;
  • соблюдения порядка выдачи дел из архивов;
  • учета документов, проверки их наличия и состояния;
  • выявления уникальных и особо ценных документов и создания на их основании страхового фонда;
  • обеспечения физико-химической сохранности документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает контролировать наличие документов и обеспечивать их поиск.

Система учета архивных документов

Система учета архивных документов – неотъемлемая часть организации работы архива, обеспечивающая быстрый поиск архивных документов, их учет, проверку наличия и состояния документов. Формирование, хранение и организация использования архивных документов в государственных архивах помогает сбору, обработке, накоплению, хранению, поиску и распространению архивной информации.

Учет архивных документов – это установление количества документов, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учтены должны быть все документы, которые хранятся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для рассматриваемого архива, копии документов страхового фонда).

К основным единицам учета в архивах относят:

Помимо основных единиц учета в архивах, которые хранят традиционные документы на бумажной основе, могут быть учтены документы отдельных категорий дел (личные, следственные), а также особо ценные документы. Обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитывают на основании особых правил.

Учет документов в государственных архивах ведут специальные подразделения или лица, отвечающие за рассматриваемый участок работы. В муниципальных архивах учет обычно ведет заведующий архивом, то есть лицо, ответственное за архив, либо один из сотрудников, специально занимающийся учетом. При этом в крупных ведомственных архивах, которые имеют несколько хранилищ, учет может вестись по каждому хранилищу отдельно. В такой ситуации, все учетные данные по архиву обобщают и хранят централизованно.

С целью учета используют формы основных учетных документов, а также вспомогательную учетную документацию. Если основные учетные документы определяются правилами работы госархивов, то вспомогательные документы могут разрабатываться самостоятельно в каждом архиве, основываясь на его нуждах и на основании организации работы по учету.

Состав и формы основных учетных документов, помимо паспорта архивохранилища, определены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Состав и форма вспомогательных учетных документов должны быть самостоятельно определены каждым архивом.

Дата последнего обновления статьи: 30.01.2024
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Крупнейшая русскоязычная библиотека студенческих решенных задач
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot