Принципы регистрации документов на предприятии
Основной принцип регистрации документов – однократность, предполагающая, что документы должны быть зарегистрированы лишь единожды: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания и утверждения. Если зарегистрированный документ передают по структурным подразделениям, повторной его регистрации не требуется.
На крупных предприятиях организация документов преимущественно децентрализованная – в местах их создания и исполнения. Например, документы, фиксирующие деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируют в отделе снабжения; протоколы коллегии и распорядительные документы по основным типам деятельности – в делопроизводительной службе. В таком случае места регистрации документов фиксируют в Инструкции по делопроизводству. На небольших предприятиях регистрацию проводят в канцелярии либо у секретаря.
Регистрацию осуществляют в пределах групп, в зависимости от типа документа, его автора и содержания. Например, отдельно могут регистрироваться приказы вышестоящих организаций, приказы по личному составу, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки и пр.
Порядковый регистрационный номер присваивают документам из каждой группы отдельно на протяжении календарного года.
Секретарю необходимо знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуру дел и совместных документов.
Организационные документы включают положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила, которые создаются внутри предприятия. Эти документы оформляют на общих бланках, на которых после даты ставят порядковый номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируют по-отдельности.
Если организация получает и отправляет факсограммы, рекомендовано регистрировать их в журналах входящих и исходящих факсограмм вне зависимости от наименования типа документа.
Индекс регистрируемого документа состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом дел по номенклатуре, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и пр. Организация имеет право самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательности их расположения. Части индекса можно располагать в следующей последовательности:
- порядковый регистрационный номер;
- индекс по номенклатуре дел;
- индекс по используемому классификатору.
Составные части индекса отделяют друг от друга косыми чертами. Также косой чертой разделяют регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного двумя или более организациями.
Обращения граждан регистрируют, включая в регистрационный номер первую букву фамилии заявителя.
Формы регистрации документов
На сегодняшний день используется три формы регистрации:
- журнальная;
- карточная;
- электронная.
Журнальная регистрация применяется, если количество обрабатываемых документов относительно небольшое (15-20 в день). Отличительная ее особенность – запись информации о документах в хронологическом порядке. Журнал регистрации – это книга, каждая страница которой разделяется на несколько граф, содержащих информацию о зарегистрированных документов. Число граф определяет сама организация. Листы журнала нумеруют в верхнем правом углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочной нитью, а ее концы выводят на последний пронумерованный лист с обратной стороны и склеивают квадратом из бумаги, в середине которого ставят печать организации, которая подписывается делопроизводителем или секретарем.
Карточная регистрация активно внедрялась в делопроизводство советских учреждений после издания ЕЕГСД. Каждый входящий и создаваемый документ регистрируют на карточке. Карточки изготавливают из плотной бумаги формата А5 или А6. Карточки состоят из граф, в которые вносят реквизиты, необходимые и достаточные, чтобы зафиксировать информацию о документе.
Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ, был установлен обязательный перечень реквизитов, которые должны быть размещены на карточке:
- автор документа;
- тип документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- заголовок и краткое содержание документа;
- резолюция;
- срок исполнения;
- дата фактического исполнения с индексом документа-ответа;
- номер дела по номенклатуре.
Организации имеют право увеличивать состав реквизитов карточки, включив в нее еще ряд граф;
- исполнитель;
- расписка исполнителя о получении документа;
- ход исполнения;
- приложения и пр.
Количество экземпляров карточек, которые заполняются при регистрации одного документа, определяет организация. Обычно их число зависит от использования справочных и контрольных картотек. Иногда документ может передаваться с одним экземпляром карточки. В таком случае, количество карточек увеличивается на одну.
Электронная регистрация подразумевает использование компьютерных программ по делопроизводству. В этом случае документы регистрируются на электронных карточках, то есть карточках, выводящихся на экране компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной карточке, а порядок ее заполнения тот же, но с использованием клавиатуры. Если внутри предприятия действует единая локальная сеть, то регистрацию ведут внутри структурных подразделений, а базы данных создаются автоматически.
