Особенности использования Интернета в современном архивном деле
Роль информационных интернет-технологий в современном архивном деле все возрастает. Современные информационные технологии могут сократить сроки исполнения запросов, компенсируют хроническую нехватку архивных кадров данного направления. Сегодня появились перспективы получения государственной поддержки данного направления работы архива, что позволит:
- определить конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий;
- определить состав и структуру формируемых информационных массивов баз данных;
- внедрить общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям деятельности архива;
- организовать практическое использование значительных архивных информационных ресурсов.
Необходимость создания и работы такой интегрированной информационной архивной системы очевидна, так как она дает возможность оптимизации информационных массивов и потоков, устранения дублирования функций и данных при информатизации разных направлений деятельности архива.
Логическая схема такой системы включает несколько взаимосвязанных информационных и функциональных блоков.
Ее информационное ядро — хранилище описаний документов на всех уровнях, а также массив оцифрованных образов документов, то есть фонд пользования документов, прикрепленных к описаниям. Например, блок «Читальный зал» содержит информацию о пользователях, выдаче дел, сведения о степени востребованности архивных документов и пр.
В процессе внедрения автоматизированных архивных технологий остро стоит вопрос нехватки квалифицированных кадров.
Основные цели архивной деятельности в Интернете:
- предоставлять общую справочную информацию об архивах и архивных документах;
- регулярно информировать об архивной деятельности;
- содействовать поиску архивных документов и получению архивных услуг;
- взаимно информировать архивистов и обсуждать профессиональные архивные вопросы;
- популяризировать архивное дело, формировать позитивный имидж архива у граждан и всего общества.
Использование Интернета в работе архивов
На сегодняшний день в России отмечается постоянный рост интереса к системам электронного документооборота, которые позволяют структурировать не только непосредственный процесс самоуправления, но и взаимоотношения с другими организациями и органами власти. Жизненный цикл любых документов компании, представляющих ценность, не завершается этапом, когда все работы по документу выполнены, и руководством был получен отчет о проделанном работе. После завершения текущего делопроизводства по документу, его необходимо передать в ведомственные архивы организаций, где они должны находиться до истечения срока хранения или утраты их ценности.
Потребность автоматизировать ведомственные архивы особенно остро встала после появления системы электронного документооборота. В соответствии с программой информатизации архивного дела, которая была разработана Росархивом, и Федеральной Целевой программой «Электронная Россия», предусмотрено создание электронных баз по всем основным направлениям работы архивов и интенсификация внедрения информационных технологий в архивной отрасли посредством создания специализированных электронных справочных, правовых, методических и информационных комплексов.
Также стоит отметить, что изменилось само определение понятия «документ». Сейчас документ — это любой носитель с зафиксированной на нем информацией, имеющей реквизиты, благодаря которым ее можно идентифицировать.
В последние годы во многих компаниях, особенно занимающихся информационными технологиями, понятие архивной системы стало размываться. Часто под этим термином понимают автоматизированные системы, то есть документальные хранилища и отдельные программы-архиваторы, которые помогают упаковать файл, уменьшив его размер. Иными словами, архивной системе необходимо также соответствовать ряду нормативных документов, а ее назначение должно быть таким же, как у ведомственных архивов, то есть хранение завершенных производством дел.
Все современные архивные системы условно могут быть разделены на две большие группы:
- первая — системы, которые представляют логическое продолжение системы электронного документооборота и получают документы, которые объединяются в дела, непосредственно из них;
- вторая — обособленные информационные системы, которые функционируют отдельно от СЭД и вообще не требуют обязательного их наличия. Комплектация фонда такой системы происходит или благодаря процедуре ретроконверсии, то есть оцифровки, или вообще не предполагает ввод документов, будучи ограниченной только заполнением регистрационно-контрольной карты.
Помимо материально-технического обеспечения крайне важно наличие квалифицированного персонала, который был бы в состоянии обслужить эти сложные аппаратно-программные комплексы с соблюдением всех технологических требований.
В развитии информационных технологий, хранении и обработке оцифрованного материала, приеме электронных документов, очень важно обеспечивать их сохранность, что предполагает необходимость воспитания совершенно нового типа архивиста, который хорошо владеет информационными технологиями, умеет обращаться с современной компьютерной техникой и технологиями.
В связи с этим, внедрение современных технологий обязательно предполагает обучение сотрудников. Необходимо повышать их компьютерную грамотность, а также осуществлять целевое обучение работе с внедряемыми программными комплексами.
Также важно помнить о средствах обеспечения безопасности документов и баз данных, защите от проникновения через интернет, а также от несанкционированных действий пользователей читального зала и просто от ошибок сотрудников. Необходимо помнить, что электронные технологии обеспечивают удобство работы, поиск и быстрый доступ, но вместе с этим и существенно повышают риск утраты больших массивов данных.
Информатизация — крайне затратное дело. Чтобы архивы могли перейти к современным технологиям, необходимо затратить достаточно много денег на оборудование, оснащение рабочего места каждого архивиста современной компьютерной техникой, а также создать локальные сети с широкополосным выходом в интернет, серверную инфраструктуру, помогающую работать с базами данных и электронными документами, образами документов.
