Информатизация — это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, а также организаций на основе формирования и использования информационных ресурсов, которые представлены и отдельными документами, и массивами документов.
Документы, регулирующие процесс информатизации архивного дела
В архивной системе Федеральной архивной службы РФ реализуется политика информатизации в сфере архивного дела, а также организуется создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных.
Информатизацию осуществляют на основании следующих документов:
- Концепция информатизации архивного дела России от 1995 года.
- Регламент государственного учета документов в Архивном фонде РФ от 1997 года.
В соответствии с ними принята единая систему информатизации архивного дела в России.
Информатизация архивного дела — это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов через внедрение в архивное дело теоретических и прикладных разработок, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.
Объекты информатизации
К объектам информатизации относят:
- комплектование архива;
- экспертизу ценности документов;
- создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;
- учет документов архива и контроль их сохранности;
- создание страхового фонда, а также фонда использования документов;
- информационно-справочную работу и контроль за исполнением запросов потребителей;
- контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.
Учитывая повсеместную компьютеризацию, формирование государственного мирового информационного пространства, информатизации архивного дела отводится особая роль.
Цель информатизации
Основные цели информатизации архивного дела:
- развивать рациональную систему формирования, обеспечения сохранности, всестороннее использование, защиту Архивного фонда РФ;
- создавать информационно-поисковые базы данных, электронные копии архивных документов с возможностью осуществлять удаленный доступ к ним с использованием телекоммуникационных сетей и систем;
- формировать автоматизированные учетные и научно-справочные документы межархивного и общеотраслевого уровня.
К основным направлениям автоматизации относят следующие аспекты:
- организация учета документов Архивного фонда РФ;
- учет фондообразователей, информационную поддержку определения состава документов, которые должны храниться в госархивах;
- совершенствование использования документов через организацию запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора и копирования документов, а также учета выдачи дел потребителям;
- формирование страхового фонда и фонда пользования;
- проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание баз данных с использованием информационных технологий, с включением документов, сборников архивных документов, справочно-информационных изданий;
- автоматизация организационно-управленческой функции архива.
Принципы информатизации
Основными принципами информатизации являются:
- преемственность в отношении к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроль за обеспечением сохранности и учета использования документации;
- преемственность развития автоматизированных архивных технологий;
- системность реализации технологических и информационных решений для отдельных архивов и групп архивов, формирование в них единой программно-технической структуры, единой базы данных Росархива;
- унификация внутриотраслевых методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений архивной работы;
- обеспечение взаимосвязи информационных систем фондообразователей с потребителями, а также с внеотраслевыми системами передачи данных.
Информационные системы
Базовыми информационными системами архивов принято считать:
- Архивный фонд для госархивов.
- Архив организации для ведомственных архивов.
Информационные системы призваны решать задачи комплектования, учета и обеспечения сохранности, создание научно-справочного аппарата, использования документов в автоматизированном режиме.
Выделяют несколько этапов внедрения информационных технологий:
- изучение делопроизводства и документооборота фондообразователей, либо направлений работы архива, которые подлежат информатизации;
- составление ТЗ;
- поиск необходимого программного продукта и фирмы-системного интегратора;
- заключение договора с фирмой и обеспечение ее техническим заданием;
- создание, установка и адаптация программы;
- сертификация и регистрация программного продукта;
- поддержка и обслуживание разработанной системы.
Содержание базы данных архивов
Обязательными реквизитами базы данных, утвержденных Росархивом, являются:
- название базы, подлежащей учету;
- объем базы;
- характеристика содержания информации;
- перечень источников;
- крайние даты введенных документов;
- даты начала и завершения или отметка о продолжении баз данных;
- формат предоставления данных;
- правовой статус базы данных;
- полный перечень полей базы данных и их идентификаторов, спецификации и пояснений по их содержанию.
Архивные документы могут быть введены в базу данных на основании их наибольшей запрашиваемости потребителем или как результат выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательный элемент вводимых в базу архивных документов — ключевые слова — понятия, которые характеризуют в обобщенном и сжатом формате содержание объекта описания. Обязательные виды ключевых слов — тематика, персоналии, география.
