Подотчетные лица – это сотрудники экономического субъекта, которым их кассы хозяйствующей единицы были выданы денежные средства с обязательным условием предоставления отчета об их использовании.
Что такое «подотчетные лица» и «выдача подотчет»?
Подотчет денежные средства, как правило, выдаются на командировочные расходы работников или хозяйственные нужды. Стоит отметить, что подотчет может быть выдана любая сумма денежных средств (если иное не предусмотрено внутренними документами хозяйствующей единицы), но только в том случае, если соответствующее подотчетное лицо не имеет задолженности по ранее полученным суммам.
Подотчетные суммы могут быть израсходованы только на те цели, для осуществления которых они были выданы хозяйствующей единицей. Посла расходования полученной суммы денежных средств подотчетным лицом должен быть сформирован и сдан главному бухгалтеру авансовый отчет с подтверждающими расходование средств документами в срок, не превышающий трех рабочих дней.
Бухгалтерский учет операций с подотчетными лицами
Для отражения сведений по операциям с подотчетными лицами предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так, сумма денежных средств, выданных подотчетному лицу может быть отражено в учете с помощью бухгалтерской проводки:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса»/ 51 «Расчетные счета» и т.д. – на сумму выданных денежных средств.
В случае, если денежных средств подотчет хозяйствующей единицей было выдано больше, чем необходимо, то подотчетное лицо обязано вернуть часть неиспользованной суммы (неподтвержденной платежными документами). Такая хозяйственная операция будет отражена в учете с помощью бухгалтерской проводки:
Дт 50 «Касса»/ 51 «Расчетные счета» и т.д. Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму использованных работником денежных средств.
Однако, возможны случаи невозврата ранее выданных денежных средств экономического субъекта подотчетным лицом. В случае, если сумма невозврата списывается на недостачи, то в бухгалтерском учете хозяйственной операции данный факт отразится с помощью бухгалтерской проводки:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму невозвращенных денежных средств
Однако, возможны ситуации, когда сумма денежных средств, которые не были возвращены, вычитаются из заработной платы соответствующего подотчетного лица. Данная операция может быть отражена в учете с помощью бухгалтерской проводки:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму невозвращенных денежных средств
Бухгалтерский учет прочих операций с персоналом
Для отражения сведений по прочим операциям с персоналом предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». На данном счете учитываются расчеты по займам, возмещению материального ущерба, возмещение простоев по вине работника, компенсация расходов, связанных с приобретением специализированной одежды, обуви, оснастки и т.д.
В случае предоставления хозяйствующей единицей займа своему сотруднику, такая операция отразится в учете следующим образом:
Дт 73.1«Расчеты по предоставленным займам» Кт 50 «Касса»/ 51 «Расчетные счета» и т.д. – на сумму предоставленного займа;
Дт 73.1«Расчеты по предоставленным займам» Кт 91.1 «Прочие доходы» – на сумму начисленных процентов по договору займа;
Дт 50 «Касса»/ 51 «Расчетные счета» и т.д. Кт 73.1 Расчеты по предоставленным займам» – на сумму возврата денежных средств работником экономического субъекта.
