Оформление утраченных копий первичных документов
Часто бывают такие ситуации, что заказчик принял документы, поставил подписи и направил заказчику, а заказчик теряет данные документы. В данном случае встает вопрос, насколько правомерна процедура восстановления первичных документов. Для того чтобы разобраться в данном вопросе, необходимо определить для начала понятие первичных документов.
Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.
Для того чтобы восстановить документ, необходимо после реквизита «Подпись» поставить:
- надпись «Верно» (непосредственно подтвердив печатью или штампом);
- инициалы и должность лица, который заверил данную копию;
- подпись данного должностного лица;
- дата.
Чтобы начать процедуру восстановления документов, отражающие факты хозяйственной деятельности, необходимо приступить к внутреннему расследованию причин пропажи документов в организации и восстановлению. Для того, чтобы начать внутренне расследование, сотрудник, который обнаружил пропажу должен написать служебную записку. На основании данной записки составляется приказ о назначении комиссии, которая будет расследовать пропажу. Результаты работы данной комиссии необходимо оформить актом.
Если в процессе работы данной комиссии утерянные первичные документы потребует налоговая инспекция, то на основании НК п.3 ст.93, можно увеличить срок предоставления документов. Создание комиссии, подтверждённое документально будет обоснованием для продления срока. В случае, если по результаты работы комиссии документы не смогут обнаружить, и организация не сможет подтвердить хозяйственные операции бухгалтерского и налогового учета, предприятию может грозить ответственность.
Налоговые последствия утраты документов
Судебные процессы подтверждают, что первичку и счета-фактуры могут заменить копии. В том числе если утеряны счета-фактуры для целей принятия НДС к вычету в результате пожара или кражи ВАС РФ, подтвердил, что право на вычет можно получить копиями счетов-фактур. В случае, если компания не смогла обеспечить сохранность первичных документов, ей за это грозит штраф.
Согласно ст.120 НК РФ грубое нарушение правил учета расходов и доходов штраф составляет 10 000 рублей, 30 000 рублей, но не менее 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налога. В статье 126 НК РФ за каждый непредставленный документ штраф составляет 200 рублей. Помимо этого, должностное лицо, которое ответственно за хранение первичных документов может быть привлечено к ответственности согласно ст. 15.11. Штраф составляет от 2000 -3000 рублей.
Первичные документы используются для того, чтобы можно было учесть затраты при налогообложении прибыли. Копии первичных документов сканированные или факсимильные не могут подтверждать расходы. Но в случае, утраты «первички» оформленная должным образом копия первичой документации может должным образом подтвердить расходы.
Процедура восстановление первичных документов
При восстановлении утраченной первичной документации процедуру целесообразно разделить на несколько этапов:
Создание комиссии, которая будет заниматься причинами утраты документов. Руководитель издает приказ о назначении данной комиссии. При необходимости в комиссию можно включить представителей следственных органов. Результатом работы данной комиссии является акт, в котором фиксируется причина утраты и документы, которые были утеряны. Перечень определяется по результатам инвентаризации в организации.
Инвентаризация проводится в том числе если произошло стихийное происшествие, пожар или прочие бедствие. В случае, если данное происшествие произошло, необходимо это подтвердить соответствующими документами (документы противопожарной службы, органов внутренних дел и справкой коммунальщиков).
Необходимо подготовить дубликаты документов, которые были утрачены. Эта процедура возможна в случае, если утерянный документ был издан самой компанией (например акты премирования, акты, выполненных работ и пр.)
Запросить дубликат у контрагента. В случае, если были утеряны первичные документы, подтверждающие затраты (счет-фактуры, накладные и т.д), то первичные документы необходимо запросить повторно. При этом очень важно, чтобы контрагент правильно оформил копию документа, в противном случае он не будет являться подтверждение затрат при налогообложении.
Составление акта о невозможности восстановления первичного документа. В случае, если первичные документы невозможно восстановить, то ответственному сотруднику необходимо это зафиксировать в акте. При этом необходимо указать не только перечень документов, которые невозможно восстановить, но причину, по которой это невозможно сделать.
Одним из примеров невозможности восстановления документа, выступает отказ в предоставлении контрагентом копии документа в случае прекращения деятельности данного юридического лица. В судебных делах на практике суд может посчитать, что компания предприняла меры по восстановлению документа. Но для этого необходимо подтвердить факт запроса.
Бухгалтерский учет в обязательном порядке ведется на любом предприятии вне зависимости от его организационно-правовой формы и сферы деятельности, поэтому сохранность первичных документов является одной из форм, подтверждающая достоверность бухгалтерского учета организации.
Ведение бухгалтерского учета регламентируются законами, нормативными актами и положениями по бухгалтерскому учету, в том числе и формирование, и хранение первичных документов. Ответственность сохранность первичных документов несет ответственное лицо, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011». В случае, если данные утеряны, то необходимо в обязательном порядке согласно регламенту, начать процедуру восстановления.
