Требования к документам первичного учета

Базовые требования к документам первичного учета

Их содержание можно свести к следующим положениям

Всеобщность охвата. Документального оформления требует любая хозяйственная операция, в противном случае она не может быть отражена на счетах бухгалтерского учета. При этом к бухгалтерскому учету не могут быть приняты документы, оформляющие факты, не имеющие места в хозяйственной деятельности организации (включая мнимые и притворные сделки).

Свобода формы. Начиная с 1 января 2013 года, организациям предоставлено право выбора форм первичной документации, применяемой для ведения учета. Применение унифицированных форм первичной документации не является обязательным, организация может либо модифицировать унифицированные формы, либо разработать собственные.

Право определения форм первичной учетной документации наделен руководитель организации на основе представления должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, как правило, это главный бухгалтер.

Наличие обязательных реквизитов. В связи с тем, что организации не обязаны применять унифицированные формы первичной документации, для обеспечения надлежащего оформления первичных документов законодательством закреплен перечень обязательных реквизитов, которые должны быть представлены в любом первичном документе. К числу таких реквизитов относятся: наименование и дата составления документа; наименование организации, сформировавшей документ; содержание и измерители факта хозяйственной деятельности; должности и подписи лиц (с расшифровкой), ответственных за составление и исполнение первичных документов.

Своевременность составления. Законодательством установлены жесткие требования к моменту составления первичной документации: она должна быть оформлена либо в момент совершения факта хозяйственной деятельности (так, например, расходный кассовый ордер должен отражаться в кассовой книге в момент выплаты денежных средств из кассы), либо при отсутствии такой возможности – сразу по его совершении (так, например, если кассиру необходимо выдать денежные средства по трем расходным кассовым ордерам в срочном порядке, расходные кассовые операции могут быть зарегистрированы в кассовой книге не в момент выплаты денежных средств каждому из получателей, а после всех трех выплат одновременно).

Своевременность представления документов в бухгалтерию. Лица, ответственные за составление и исполнение бухгалтерских документов, обязаны обеспечивать своевременную передачу первичной документации в бухгалтерию для осуществления ее регистрации в учетных регистрах. Практическая реализация данного принципа обеспечивается путем разработки графика документооборота, позволяющего оптимизировать и упорядочить процессы движения документов в организации, а также контролировать сроки их передачи в бухгалтерию.

Обеспеченность бумажным носителем. Законодательство допускает возможность составления первичной учетной документации, как в бумажной форме, так и в электронном виде (с заверением документа электронной подписью). Однако преимущество получает бумажная форма, поскольку в случае требования иных лиц или государственных органов организация обязана предоставить бумажную копию электронного документа.

Отсутствие неоговоренных исправлений. Наличие исправлений в первичной документации допускается в том случае, если иное не предусмотрено законодательством. При этом исправление в обязательном порядке должно содержать дату исправления, повторные подписи и информацию для идентификации лиц, подписавших документ до его исправления.

Дублируемость первичных документов. В определенных случаях первичная документация может быть изъята из организации. Изымающие органы должны предоставить возможность для снятия копий с изымаемых документов, которые будут включены в состав первичной документации.

Требования к оформлению первичных документов

Первичные документы в части оформления должны отвечать следующим требованиям:

• Первичные документы должны быть заполнены шариковой ручкой или с помощью средств вычислительной техники;
• Заполнение первичных документов должно осуществляться аккуратно и разборчиво, обеспечивая возможность понимания их содержания;
• Первичные документы должны содержать точную, ясную и полную информацию о содержании отраженных в них хозяйственных операциях;
• Незаполненные графы и строки первичного документа должны быть прочеркнуты.

Требования к порядку подписания первичных документов

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подписание первичных документов, оформляющих хозяйственные операции, связанные с движением денежных средств, осуществляется руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, уполномоченными на это руководителем и главным бухгалтером.

Отсутствие подписи главного бухгалтера (уполномоченного лица) на денежных, расчетных документах делает их недействительными и непригодными к исполнению.

Требования к электронным первичным документам

Фактические электронные документы должны отвечать всем тем требованиям, которые предъявляются к первичным документам, оформляемым в бумажном виде.

Логика применения электронных первичных документов позволяет сказать, что они должны обеспечивать возможность визуального ознакомления с их содержанием; получения копий на бумажных носителях; соответствие по содержанию утвержденным в организации формам первичных документов; возможность длительного хранения; обеспечения идентификации лиц, подписавших документ, а также возможность ограничения доступа к документу.