Основная проблема первичного учета
В настоящее время основная проблема первичная учета обусловлена предоставлением права его выбора самой организации. С 1 января 2013 года отменено применение унифицированных форм первичной документации, что, с одной стороны, обеспечивает определенную свободу в ведении бухгалтерского учета, а, с другой стороны - создает дополнительные трудности в его осуществлении.
Возможность выбора порядка организации первичного учета предусматривает три варианта его ведения:
Первичный учет ведется с использованием унифицированных форм учетной документации, предусматривающих документы практически по всевозможным фактам хозяйственной деятельности, за редким исключением. Этот способ ведения первичного учета является наименее трудоемким и низкозатратным, кроме того, облегчает ведение бухгалтерского учета в организациях с небольшим штатом бухгалтерской службы. Также этого подхода придерживаются разработчики автоматизированных систем бухгалтерского учета, основу которых формируется как раз унифицированная первичная документация.
Замечание 2В случае выбора ведения первичного учета с применением унифицированных документов отметку об этом необходимо внести в организационный раздел учетной политики, либо утвердить данный порядок отдельным распорядительным документом.
Первичный учет ведется с использованием модифицированных форм унифицированной учетной документации. В этом случае унифицированные формы первичных документов трансформируются под нужды конкретной организации с сохранением обязательных реквизитов первичных документов, предусмотренных законодательством по бухгалтерскому учету.
Замечание 3Выбор данного способа организации первичного учета требует утверждения каждой модифицированной формы учетной документации. Однако данный способ позволяет учесть при формировании учетных документов специфику конкретной организации, является малозатратным и достаточно простым в осуществлении.
Первичный учет ведется на основе собственных форм первичной учетной документации. Применение данного способа ограничено высокими затратами труда и времени, требующимися на разработку собственной первичной документации, в силу чего подходит только крупным хозяйствующим субъектам. При разработке индивидуальных форм первичных документов следует соблюдать требования законодательства о наличии обязательных реквизитов, в противном случае первичные документы могут быть непризнанны контролирующими органами.
График документооборота
Еще одним затруднением, связанным с первичным учетом, на практике является недостаточно добросовестное отношение сотрудников бухгалтерии к разработке организационной документации, регламентирующей порядок организации документооборота хозяйствующего субъекта.
Таким документом для организации является график документооборота, разработкой которого зачастую пренебрегают в связи с тем, что это требует значительных затрат труда и времени.
График документооборота – система взаимодействия структурных подразделений конкретной организации в процессе осуществления документооборота, то есть движения документов от момента их создания (или получения от сторонних лиц и организаций) до момента его передачи в архив (или иные места хранения) организации.
График документооборота может быть разработан:
- для организации в целом, в этом случае в него включаются все структурные полразделения организации, связанные с движением тех или иных документов;
- для отдельных структурных подразделений организации;
- для отдельных первичных документов или их групп.
Основу формирования графика документооборота составляют работы по созданию, проверке, обработке первичной документации, выполняемые отдельными структурными подразделениями организации, а также отдельными исполнителями. В графике документооборота осуществляется увязка отдельных операций, производимых с первичными документами, отражаются сроки составления и представления на обработку, а также количество экземпляров документов.
Удобной формой представления графика документооборота является таблица, в которой выделяются следующие графы:
- наименование первичного документа;
- сведения о форме первичного документа (применение унифицированной формы, формы, разработанной и утвержденной в организации (с указанием реквизитов утверждающего документа));
- должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за составление документа;
- должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за обработку документа;
- должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за исполнение документа;
- количество экземпляров документа;
- сроки исполнения документа;
- сроки представления документа в бухгалтерию;
- должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за передачу документа в архив;
- срок хранения документа в архиве и так далее.
График документооборота обеспечивает: своевременность и качество оформления первичной учетной документации; передачу первичных учетных документов в бухгалтерию в сроки, достаточные для своевременной обработки; гарантию достоверности сведений, содержащихся в первичной учетной документации, со стороны лиц, ответственных за ее составление и подписание.
Отсутствие графика документооборота способствует сбоям в работе бухгалтерии, отсутствию понимания отдельными работниками и структурными подразделениями процесса документооборота и его влияния на показатели деятельности организации и содержание отчетности. Кроме того, недостаточная информационная поддержка документооборота способствует снижению ответственности определенных лиц за составление первичной учетной документации.
Проблема оформления первичной учетной документации
На практике одной из существенных проблем первичного учета является небрежное отношение и недостаточный контроль полноты оформления первичных документов (наличие подчисток, незаверенных исправлений, отсутствие обязательных реквизитов или неполное, неразборчивое их заполнение, игнорирование необязательных реквизитов и прочее). В основе решения данной проблемы, как уже отмечалось, лежит формирование графика документооборота, который позволяет упорядочить контроль ведения первичного учета.
