Функции первичных документов

Понятие первичных документов

Первичные документы составляют основу бухгалтерского учета. Основная роль первичных документов заключается при создании налоговой и финансовой отчётности.

Объекты учета

Под объектами учета признают:

• расходование и закупка материальных ресурсов;
• трату на производственную деятельность;
• заготовку сырья для производственного процесса;
• объем, отгрузку, и продажу готовой продукции;
• расчётные операции с разными дебиторами и кредиторами;
• отчетность перед различными структурами;
• прочее.

Данные операции в обязательном порядке сопровождаются соответствующим документальным оформлением. В первичных документах отражаются все необходимое о хозяйственных процессах и нюансах. Информация, которая присутствует в первичных документах отображается в бухгалтерском учете организации. Для хранения и систематизации используют учетные регистры. Регистры хранят информацию о по всем хозяйственным операциям.

Виды первичных документов

К первичным документам относят: накладные, квитанции, платежные поручения, расходные и приходные ордера, акты выполненных работ и т.д. В данных документах содержится вся необходимая информация о хозяйствующих операциях. В отдельных моментах бланки первичных документов причисляют к бланкам строгой отчётности.

Первичные документы подразделяют на бумаги учета основных средств, денежных средств, оплаты труда и др. Для каждого первичного документа должны быть свои реквизиты: дата, наименование организации, составитель документа, содержание факта хозяйственной деятельности, количественная и стоимостная оценка хозяйственной деятельности, наименование, указание должностных ответственных лиц их подписи.

Отдельное внимание хотелось бы уделить счет-фактуре. По сути его сложно отнести к первичному документу, так как он описывает хозяйственную операцию, являясь приложением первичного документа.

Потребность в счет-фактуре возникает в процессе получения вычета по НДС, но для этого необходимо предъявить акт или накладную. Налоговый кодекс непосредственно связывает счет-фактуры с первичными документами. Так, например, в с.120 указывается грубейшее нарушение в учете доходов и расходов-отсутствие первичных документов, счет фактур. Это факт дает право считать счет-фактуру частью первичного документа.

Основные функции первичных документов

Основной функцией первичных документов является подтверждение юридической силы хозяйственных операций. За проведение каждой хозяйственной операции устанавливается ответственность. В каждом первичном документе хранится информация о хозяйственной операции, а документ подтверждает исполнение действия.

Первичные документы подтверждают факт хозяйственной деятельности не только для контроля учета в организации, но и перед контролирующими органами. На основании первичных документов осуществляется учет в организации. Исходя из существующих документов, создается финансовая и налоговая отчетность.

Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

В положении 88 Постановлении Госкомстата РФ утверждены унифицированные формы первичной документации, которые касаются кассовых операций и результатов инвентаризации. Фиксирование необходимой информации должно быть на основании установленных стандартов.

Формирование первичного документа происходит непосредственно одновременно с формированием хозяйственной операции по определенным правилам: документ, как правило. формируют на официальном бланке, используется штамп и факсимиле, при запылении используются черные или синие чернила, запрещаются исправления, ошибки можно исправлять только корректурным способом ( неверная информация зачеркивается, оформляется правильная запись и ставится пометка «исправлено» с текущей датой и подписью ответственного лица).

Помимо бумажного носителя первичные документы можно оформлять электронно. Фиксирование происходит при помощи электронных данных, обязательно необходимо присутствие всех реквизитов. Электронные первичные средства создают при помощи специализированных программных средств, которые отвечают в том числе за передачу, хранение и преобразование данных документов.

Вся первичная документация делится на внешнюю и внутреннюю. К внешним документам относят документы, поступающие от контролирующих органов, поставщиков и покупателей и т.д. К внутренним относят документы, создаваемые в самой организации:

• бухгалтерского оформления;
• распорядительного формата;
• комбинированного формата;
• исполнительного формата.

Хранить первичные документы необходимо согласно установленному сроку. Так, согласно стандартам государственной организации, срок не может быть меньше 5 лет. Содержание первичных документов является коммерческой тайной. Первичные документы хранятся в закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера.