Понятие и задачи первичного учета
Первичный учет представляет собой основу функционирования бухгалтерского и иных видов хозяйственного учета.
Первичный учет – это единый, многократно повторяющийся, осуществляемый по определенным правилам процесс сбора, регистрации, измерения, накопления и хранения информации.
В условиях автоматизации бухгалтерского учета данное определение первичного учета следует дополнить процессами передачи информации и ее первичной обработки.
Первичный учет направлен на решение следующих задач:
- во-первых, выполнение оценки и выработку критериев отбора фактов финансово-хозяйственной деятельности;
- во-вторых, выработку однозначного объяснения объектов и событий хозяйственной деятельности, отражаемых в учете;
- в-третьих, обеспечение одновременной реализации процесса наблюдения и измерения фактов финансово-хозяйственной деятельности;
- в-четвертых, обеспечение реализации контрольной функции бухгалтерского учета.
Результатом осуществления первичного учета является формирование первичных документов.
Первичные документы как форма реализации первичного учета
Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, подтверждающее либо факт совершения хозяйственной операции, либо право на совершение такой операции, либо установление материальной ответственности персонала за доверенное им имущество.
Финансово-экономическая деятельность хозяйствующих субъектов представляет собой совокупность различных и многообразных хозяйственных операций, каждая из которых требует обязательного оформления первичных учетных документов, содержащих сведения о совершении операции или праве на ее совершение. Первичная учетная документация отражает процессы заготовления (снабжения), производства и продажи результатов производственного процесса, а также финансовые, расчетные и иные операции, осуществляемые внутри и вовне хозяйствующего субъекта.
Значение первичной учетной документации можно выразить следующим образом.
Документы выступают в качестве основания и средства подтверждения отражения операции на счетах бухгалтерского учета.
Первичные документы применяются для осуществления оперативного руководства и управления.
Содержание первичных документов обеспечивает осуществление наблюдения за наличием и движением объектов учета.
Первичные документы обеспечивают правовую поддержку решений, принятых в организации.
Документы выступают в качестве средства контроля имущества и обязательств организации.
Цели первичного учета
Исходя из вышесказанного, основную цель первичного учета можно сформулировать следующим образом: обеспечение согласованного взаимодействия составных частей системы первичного учета, обеспечивающей в любой момент функционирования этой системы заинтересованных пользователей бухгалтерской информации необходимыми данными о состоянии, движении и хранении активов, капитала и обязательств организации, как за текущий отчетный период, так и за предшествующие ему периоды (минимум за пять лет).
Помимо основной цели первичного учета можно выделить ряд дополнительных целей, к числу которых можно отнести следующие:
- во-первых, обеспечение безопасности осуществления деятельности организации. Правильная организация и осуществление первичного учета является гарантом экономической безопасности организации, позволяющим ей отстаивать свои позиции в финансовых спорах с контролирующими органами (налоговых и иных органах);
- во-вторых, обеспечение оснований для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Каждая хозяйственная операции подлежит документальному оформлению. Регистрация хозяйственных операций первичными документами осуществляется в той хронологической последовательности, в которой они фактически осуществляются;
- в-третьих, укрепление законности, обусловленного тем, что первичные документы представляют собой основной источник информации для осуществления последующего контроля законности, целесообразности и правильности осуществления хозяйственных операций.
Требования к организации первичного учета
Полноценная реализация целей и задач первичного учета обеспечивается при соблюдении определенных требований к его организации.
Первичный учет должен отвечать следующим требованиям:
- во-первых, первичный учет должен осуществляться в рамках конкретного хозяйствующего субъекта;
- во-вторых, первичный учет должен быть обозримым и измеримым;
- в-третьих, первичный учет должен содержать однозначную трактовку конкретных фактов хозяйственной деятельности.
Первичные документы следует оформлять на унифицированных (необязательно с 1 января 2013 года) либо на самостоятельно разработанных в организации и утвержденных в учетной политике или ином распорядительном документе бланках. Для принятия первичного документа к учету он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством (реквизиты наименования, даты составления, наименование организации, характеристика содержания факта хозяйственной деятельности, его натуральный или денежный измеритель, наименование должностей и подписи лиц, ответственных за составление документа).
При этом следует отметить, что не все факты хозяйственной деятельности подлежат отражению посредством первичного учета. Из всей совокупности фактов хозяйственной деятельности регистрации подлежат только те, которые приводят к изменению количественного или качественного состояния объектов учета. Таким образом, объектами первичного учета являются только те факты, которые обеспечивают изменение имущества, капитала или обязательств организации.
