Аудит первичных документов

Цель и задачи аудита первичных документов

Значимость аудиторской проверки первичной документации обусловлена следующими фактами:

• во-первых, первичная учетная документация формует основу бухгалтерского учета, поскольку ни одна хозяйственная операция не может быть отражена на счетах при отсутствии надлежаще оформленного первичного документа;
• во-вторых, аудит первичной документации позволяет выявить потенциально «слабые» участки учета;
• в-третьих, оценка качества аудиторских доказательств (документации) позволяет аудитору снизить риск по результатам проверки.

Аудиторская проверка первичной учетной документации направлена на достижение цели, состоящей в оценке системы документооборота организации с точки зрения законности и обоснованности документального отражения хозяйственных операций.

Аудит первичных документов призван решать следующие задачи:

• во-первых, оценка эффективности функционирования организации первичного учета;
• во-вторых, оценка полноты документального оформления хозяйственных операций;
• в-третьих, оценка качества документального оформления и эффективности контроля;
• в-четвертых, разработка рекомендаций по результатам аудита первичной документации.

Методика аудиторской проверки первичной документации

В специальной литературе отсутствует единый подход к системной проверке первичного учета, однако в ней можно выделить несколько основных направлений.

Аудиторская проверка организации документооборота. На этом этапе проверяется обеспечение нормативной базы для организации документооборота аудируемого лица. Аудитор выясняет, есть ли в организации утвержденный график документооборота, при наличии оценивает его соответствие реальному документообороту и потребностям организации. Аудитор также выясняет, какие формы первичной документации применяет организация (унифицированные, самостоятельно разработанные), наличие их утверждения в учетной политике или ином распорядительном документе.

Оценка правильности оформления первичных документов. На этом этапе аудитор проводит стандартные бухгалтерские процедуры проверки первичных документов по существу и форме, также проверяется правильность исчисления итоговых показателей (арифметическая проверка).

Типичные ошибки, выявляемые по результатам аудита первичной документации

Практика аудита позволяет выявить типичные, то есть наиболее часто встречающиеся ошибки, допускаемые в организациях при оформлении и обработке первичных документов. К числу таких ошибок можно отнести следующие:

• не соблюдение срока документального оформления факта хозяйственной деятельности. Первичный документ должен составляться или обрабатываться в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее, в противном случае отнесенные не к тем налоговым периодам первичные документы могут повлечь за собой негативные налоговые последствия. Это также может привести к необходимости корректировки бухгалтерской и налоговой отчетности;
• отсутствие обязательных реквизитов, в результате чего первичные документы утрачивают юридическую силу. Отсутствие дополнительных реквизитов, как правило, не влечет за сбой каких-либо последствий, в то время как отсутствие одного из обязательных может привести к спорам с налоговыми органами;
• ненадлежащее заполнение первичной документации. Первичные документы могут быть заполненными ручкой или с помощью средств вычислительной техники, что обеспечивает долговременность их хранения. Использование иных средств заполнения первичных документов недопустимо и может привести к разногласиям с налоговыми органами на предмет содержания хозяйственной операции, которое могло быть изменено;
• отсутствие графика документооборота или формальная его разработка. Отказ организации от разработки данного локального нормативного документа не влечет для организации какой-либо ответственности, однако негативно влияет на организацию документооборота, затрудняет его контроль и может привести к сбоям в работе организации;
• наличие ошибок в документе. При оформлении первичного документа могут быть допущены ошибки в виде описок, арифметических просчетов и так далее. Ряд документов (например, кассовые и банковские) не может приниматься к учету при наличии в них каких-либо ошибок, остальные – только при наличии оговоренных исправлений, в противном случае документы могут быть признаны контролирующими органами ненадлежаще оформленными;
• регистрационные ошибки, связанные с переносом данных первичных документов в учетные регистры. В условиях автоматизации учета такие ошибки наиболее характерны для регистрации входящих документов, поскольку внутренние при отсутствии в них ошибок автоматически вносятся в учетные регистры в безошибочном виде;
• неполная, несвоевременная регистрация первичных документов в учетных регистрах. Данная ошибка может быть следствием невнимательно при проведении документа в условиях автоматизации или результатам умысла, что в любом случае может отрицательно сказаться на показателях бухгалтерского и налогового учета;
• нарушение сроков хранение первичной документации в архив. Для первичных документов установлен общий срок хранения в архиве, который, как правило, исчисляется с 1 января года, следующего за годом составления первичного документа, но имеют место и исключения, которые необходимо учитывать при организации хранения документов. Отсутствие первичной документации, подлежащей хранению, негативно воспринимается работниками контролирующих органов и влечет за собой как налоговую, так и административную ответственность;
• нарушение порядка унижения первичных документов. По истечении срока хранения первичная документация подлежит уничтожения либо силами специализированных организаций, либо собственными силами. На уничтоженную документацию должен составляться акт, который подлежит хранению в архиве.