Что такое акт о приемке материалов?
Аки о приемке материалов – это официальный документ, разработанный и утвержденный Постановлением Госкомстата РФ, который используется для отражения прихода ТМЦ, поступивших без каких-либо платежных документов.
Кроме это, такой документ формируется, если у покупателя и поставщика возникают разногласия относительно количественных и качественных параметров ТМЦ. Такой акт стоит относить к первичной бухгалтерской отчетности, документ имеет код «M7». Акт о приемке материалов составляется одной из сторон договором в случае, если не был составлен приходный ордер (М4).
Стоит отметить, что с 2013 года в Российской Федерации формат данного документа не регламентируется, он может быть разработан организацией самостоятельно, но с обязательным указанием всех необходимых реквизитов. При этом форма такого акта в обязательном порядке должна быть отражена в учетной политике экономического субъекта.
Цель формирования акта и лица, участвующие в данном бизнес-процессе
Данный акт может составляться для предъявления претензий по количественных и качественным характеристика ТМЦ в судебном порядке.
Для формирования акта о приемке материалов созывается комиссия, в состав которой входят:
- МОЛ со стороны принимающей стороны;
- Представитель организации, поставившей ТМЦ.
При необходимости может быть приглашен сотрудник сторонней организации или представитель комитета по защите прав потребителей.
Порядок заполнения акта
Акт о приеме материалов представляет собой документ, состоящий из четырех листов.
На первом листе указываются сведения, о компаниях – покупателе и поставщике, реквизиты действующего договора, согласно которого осуществлялась поставка товарно-материальных ценностей, информация о факте поставке – время приема ценностей, их отправки со склада организации-поставщика и т.д.
Ниже располагается перечень товарно-материальных ценностей, по количеству и качеству которых есть расхождения. Такой перечень представляется, как правило, в виде таблицы. В этой таблице отражается следующая информация:
- Отметка о наличии пломбы на грузе;
- Количество поставляемых товаров;
- Номенклатура поставляемых товаров;
- Единицы измерения.
На следующем листе указывается информация о соблюдении условий транспортировки, хранения продукции перед отправкой, целостности упаковки. На этом же листе указывается способ, в результате применения которого было выявлено расхождение.
На третьем листе такого акта указывается информация о недостачах, излишках, нарушениях качества. Информация детально отражается в виде таблицы.
На последнем листе располагается заключение собранной комиссии, а также перечисляется приложения к такому акту
В конце документа необходимо поставить подпись и членов комиссии, печать заведующего слада и дату составления документа.
Стоит отметить следующие моменты при формировании акта о приеме материальных ценностей:
- Акт должен быть составлен в двух экземплярах для каждой из сторон спора. Один акт отправляется бухгалтеру покупателя, второй в конечном итоге отправляется поставщику в отдел работы с претензиями или другим ответственным сотрудникам.
- Срок хранения такого акта составляет пять лет.
- При внесении изменений необходимо проинформировать всех членов комиссии и оставить подписи рядом с внесенными изменениями.
Расхождения в количестве поставленных товарно-материальных ценностей могут быть связаны с естественной убылью. Снижение веса ТМЦ в рамках естественной убылью не принято относить в количественным расхождениям.
