Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей
Документальное оформление - это процесс формирования документации, которая необходима для принятия того или иного факта хозяйственной жизни.
Документальное оформление движения материальных ценностей дает возможность предприятию выстроить систему контроля за их сохранностью в местах хранения внутри предприятия и у ответственных лиц, а также возможность получить нужную информацию для эффективного управления и осуществления контроля использования материальных ценностей на всех этапах производства.
Оформление движения ценностей может осуществляться, как и по унифицированным формам так и по самостоятельно разработанным предприятием. Однако, такие формы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:
Статья: Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей
- Наименование документа;
- Дата;
- Название организации, оформившей документ;
- Содержание хозяйственного факта;
- Натуральный и (или) денежный измеритель, с указанием единицы измерения;
- Должности лиц, участвующих в сделке и их подписи.
Документальное оформление поступления материальных ценностей
Материалы поступают на места хранения предприятия, в результате следующих процессов:
- Приобретение у поставщиков.
- Внесение материальных ценностей в уставной фонд учредителями.
- Поступления от подотчетных лиц.
- Поступления с собственного производства.
- Оприходование запасных частей оборудования, которое не подлежит ремонту.
- Получение согласно договора дарения.
При поступлении ценностей на склад предприятия приходят определенный пакет сопроводительных документов.
Перечень сопроводительных документов при поступлении материальных ценностей на склад предприятия:
- Товарно-транспортная накладная формы № ТТН-1;
- Товарная накладная формы № ТН-2;
- Приходный ордер (форма М-4);
- Акт о приемке товара;
- Сертификаты;
- Доверенность;
- Удостоверения качества.
Список документов может изменяться, в зависимости от требований компании и договоренности сторон.
При поступлении ценностей на склад, ответственное лицо (чаще всего это кладовщик или старший кладовщик) проверяет правильность оформления документов и их количество (в зависимости от требований предприятия может быть несколько экземпляров одного документа). Если нарушений и несоответствий не выявлено, то выписывает приходный ордер.
В случае несоответствия фактического количества товара с данными сопроводительных документов оформляется Акт приемке товара, где отражены будут излишки или недостатки, минимум в двух экземплярах. Один передается в бухгалтерию, для дальнейших операций по учету товарно-материальных ценностей, а второй сохраняется для основания предъявления претензии поставщику.
Документальное оформление расхода материальных ценностей
Для оформления расхода материалов оформляется ряд необходимых документов.
Перечень сопроводительных документов при расходе материальных ценностей:
- Лимитно-заборная карта (ф. М-8). Используется при движении материалов внутри предприятия. Срок действия такой карты 10-15 дней, выписывается отделом маркетинга или снабжения в двух экземплярах. Один остается на складе предприятия, второй отдается получателю. Кладовщик записывает остатки в обоих картах, это позволяет структурам и отделам предприятия отслеживать количество того или иного товара
- Требования-накладные на отпуск товара. Данный документ предназначен для однократного отпуска товара, внутри предприятия.
- Товарно-транспортная накладная формы № ТТН-1(при доставке транспортном)
- Товарная накладная формы № ТН-2 (при перемещении внутри предприятия)
- Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. М-15).
При документальном оформлении ответственные лица в обязательном порядке должны следовать требованиям соответствующих законов, особенно это касается оформления самостоятельных документов и бланков (наличие реквизитов и т. п.).
