Что такое первичные документы?
Первичные документы – это документы в бумажном или электронном виде, которые выступают в качестве подтверждения финансовых, хозяйственных операций экономических субъектов, некоммерческих организаций, бюджетных и внебюджетных учреждений.
Первичные документы являются основой бухгалтерского, кадрового и налогового учета, проведения аудиторских проверок финансовой отчетности.
Первичные документы для учета численности персонала субъекта хозяйственной деятельности
Для учета численности персонала используются типовые формы документов. При приеме на работу оформляется приказ о приеме того или иного сотрудника на работу по форме №Т-1, который является приложением трудового контракта между организацией и принимаемым сотрудником. Также при приеме заводится личная карточка на каждого сотрудника по форме №Т-2, в которой отражаются наиболее важные сведения о сотруднике – ФИО, номера и серии паспорта, ИНН, возраст, семейное положение и т.д.
Стоит отметить, что для научных сотрудников оформляется также учетная карточка научного, научно-педагогического работника по форме №Ф-4.
Форма №Т-3 представляется собой штатное расписание, в котором отображается организационная структура, состав и численность персонала хозяйствующего субъекта.
При переводе на другую должность или работу сотрудника оформляется Приказ (распоряжение) о переводе работника по форме №Т-5 или №Т-5а.
Первичные документы для учета отработанного времени персоналом субъекта
На основании сведений об отработанном времени каждым сотрудников формируется ведомость заработной платы. Напомним, что сотрудник может отработать меньшее время, чем отражено в производственном календаре, например, при уходе в отпуск или направлению в командировку.
Для учета отпусков сотрудника в компании формируется график отпусков по форме №Т-7 на один календарный год. Также при отправлении сотрудника в отпуск оформляется Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме №Т-6 или №Т-6а.
Для учета отработанного времени кадровыми инспекторами или прочими ответственными сотрудниками формируется табель учета рабочего времени по форме №Т-12 или табель использования рабочего времени по форме №Т-13.
Стоит отметить, что форму №Т-13 используют только для учета рабочего времени в автоматизированных системах учета, в то время как форма №Т-12 применяется как для учета рабочего времени, отработанного персоналом экономического субъекта, так и расчета его заработной платы за отчетный период.
Первичные документы для учета выработки
Функцию по учету выработки выполняют мастера, бригадиры или прочие уполномоченные на это сотрудники. При этом для учета выработки могут применяться различные первичные документы, например:
- наряд на сдельную работу;
- путевой лист;
- ведомость учета выполненных работ.
Выбор формы первичного документа, согласно которому ведется учет выработки во многом зависит от вида выполняемых работ, их специфики.
Независимо от выбранной формы первичной документации, такие документы должны содержать в себе следующие сведения:
- место работы (цех, производственный участок, структурное подразделение);
- дата, время выполнения работ;
- наименование работ;
- разряд работника;
- количество и качество выполненных сотрудником работ;
- ФИО, табельный номер, работника, выполнившего работы;
- расценка за единицу выполненной работы, сумма заработной платы, штрафы.
Оформленные и подписанные уполномоченными лицами документы передаются в бухгалтерскую службу для дальнейшего начисления заработной платы сотрудникам экономического субъекта.
