Аналитический учет основных средств должен быть организован по единой схеме для всех предприятий: по классификационным видам в разрезе инвентарных объектов.
Инвентарный объект – это законченное устройство, предмет или комплекс предметов с приспособлениями, принадлежностями к нему для выполнения определенных функций.
Инвентарным объектом считается:
- здание – каждое отдельно стоящее здание, с его внутренним устройством (системой отопления, водопровод, газопровод, вентиляция и прочие системами), надворные постройки (сарай, склады, забор);
- сооружение – каждое сооружение с устройствами, составляющими единое целое (мост с опорами, подъездами и подходами к нему);
- передаточные устройства – каждое самостоятельное устройство, которое не является составной частью здания (сооружения);
- силовые машины и оборудование – каждая силовая машина с фундаментом, всеми приспособлениями, принадлежностями, приборами и индивидуальным ограждением;
- рабочие машины и производственное оборудование – каждый станок, аппарат с входящими в его состав приспособлениями, принадлежностями, приборами, ограждением и фундаментом, на котором смонтирован;
- транспортные средства – каждое транспортное средство с относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями;
- инструмент и инвентарь – каждый предмет, с самостоятельным назначением, не являющийся частью другого инвентарного объекта.
Каждому объекту присваивается инвентарный номер, - это обеспечивает за его сохранностью. Инвентарный номер уникален, он используется однократно: присваивается объекту при поступлении, ставится на самом объекте, в первичных документах, сохраняется весь срок нахождения на данном предприятии. После выбытия его инвентарный номер не присваивается другим объектам.
Арендованные объекты учитываются под инвентарными номерами арендодателя.
Поступление основных средств фиксируется в акте приемки-передачи. Оформляется двумя сторонами – принимающей и передающей. В комиссию входят главный механик, руководитель подразделения, где данный объект будет использоваться, материально ответственные лица за сохранность данного объекта лица.
Обязательные реквизиты акта приемки-передачи основных средств:
- наименование объекта (согласно товарно-сопроводительной документации);
- место эксплуатации (цех, отдел, подразделение);
- паспортные данные объекта (серийный номер, артикул);
- заводской номер (номер завода-изготовителя);
- дату изготовления, производства, ввода в эксплуатацию;
- инвентарный номер объекта;
- принятая к учету - первоначальная стоимость;
- сформированная сумма износа;
- норма амортизации для полного восстановления объекта;
- код затрат для отнесения амортизационных отчислений;
- источник приобретения, финансирования (приобретение за плату, внесение в качестве части уставного капитала, получение безвозмездно).
- поставщик объекта, производитель.
Кроме этого, должны быть краткие характеристики объекта; данные соответствия техническим условиям; требуется или нет доделка (модернизация), если требуются, то какая именно; заключение уполномоченной комиссии.
К акту должны прилагаться: техническая документации, паспорт, чертежи, техническое описание, инструкция и т. п.
Акт подписывается всеми членами комиссии.
Бухгалтерия оформляет акт бухгалтерской записью, указав корреспонденцию счетов, в результате данной операции.
Инвентарная карточка объекта
На основании акта оформляется инвентарная карточка, регистр аналитического учета. Карточки обеспечивают ведение учета, который устанавливает наличие основных средств по каждому виду классификации и отдельно по каждому объекту, по местам нахождения, по источникам приобретения. В инвентарную карточку вносятся реквизиты акта приемки-передачи. Карточка дает краткую характеристику объекта, включая характеристики приспособлений и принадлежностей к данному объекту. Характеристика указывается согласно технических документов, паспортов, инструкций по эксплуатации, другой документации.
В карточке отражается дата и стоимость проведения капитального ремонта, модернизации, реконструкции, перемещения в пределах предприятия, дата выбытия и причины. Указываются какие запасные части остались после реконструкции объекта.
При переоценке объекта указывается его восстановительная стоимость в раздел «Реконструкция, модернизация», сумма износа – в соответствующий раздел.
На арендованные объекты используют копии инвентарных карточек арендодателя.
Инвентарная карточка регистрируется в специальных описях, записи в эти формы ведут по классификационным видам основных средств. Зарегистрированная карточку помещается в картотеку основных средств, они классифицированы по видам, по местам нахождения и эксплуатации. По картотеке ведется учет движения основных средств. Как внутри предприятия, так и при передаче основного средства в аренду, на хранение. Карточки арендованных, вновь поступивших или выбывших объектах собираются отдельно, также отдельно хранятся и карточки недействующих основных средств.
По месту эксплуатации объекты учитываются с указанием материально ответственных лиц.
Если число используемых основных средств невелико, учет можно вести в инвентарной книге. Записи в нее делаются по видам основных средств, по местам нахождения. При такой системе инвентарные карточки не заводятся.
Если на предприятии применяется автоматизированная система учета, карточки должны быть распечатаны, соответствующим образом оформлены. Их хранение прописывается в учетной политике предприятия, в разделе организации документооборота предприятия.
Если в ходе проведения инвентаризации было обнаружено основное средство, на него заводится инвентарная карточка и такой средство принимается к учету, вводится в эксплуатацию. Его необходимо будет оценить, а также оценить срок его эксплуатации, для целей восстановления достоверности данных учета.
