У предприятия часто возникают ситуации, при которых необходимо выдавать наличные деньги сотруднику для выполнения определенных задач, поставленных работодателем. По выполнению поставленных задач сотрудники обязаны составить авансовый отчет о проделанной работе и сдать его бухгалтеру. Данный документ подтверждает расход денег, которые были выданы сотруднику. На основании этого отчета бухгалтер делает проводки в программе 1С. Чаще всего работникам выдаются авансы для служебных командировок, приобретения товаров за наличный расчет, почтовых расходов и т.д.
Выдача денежных средств
Для грамотного оформления кассовой выплаты в подотчет, строго следуйте указанию 3210-У Банка России «О порядке ведения кассовых операций».
По условиям деньги может получить только человек, который официально трудоустроен на данном предприятии. Выдаются денежные средства только на основании заявления получателя или распоряжения руководства. На данном заявлении должна быть указана сумма аванса и срок, на который он выдается. После окончания периода, на который выдавались деньги, но не позднее чем через 3 рабочих дня, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию.
В том случае, если срок окончания пришелся на время болезни сотрудника или его отсутствия по другой уважительной, документально подтвержденной причине, то три дня будут отсчитываться со дня выхода на работу.
Выдача денежных средств в 1С
Оформление данной операции в программе 1С происходит через кассовые и денежные документы. Их можно найти в разделе «Банк и касса», «Денежные документы», «Выдача денежных документов». Так же можно списывать деньги с расчетного счета, но выдача денежных средств чаще связана с наличным, а не безналичным расчетом.
В документе необходимо заполнить поля:
- вид операции,
- получатель,
- сумма,
- статья ДДС,
- комментарий (для чего выдаются денежные средства),
- реквизиты получателя.
По данному документу программа формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета ставится автоматически, но его всегда можно изменить. Документ «Выдача денежных документов» может использоваться в случае перерасхода выданных средств. Разницу оформляют выдачей наличных.
Оформление авансового отчета
Оформляется авансовый отчет по форме АО-1, код по ОКУД 0302001. На лицевой стороне заполняется информация о наименовании организации, структурном подразделении, фамилии и инициалов, профессии, назначении аванса.
В левой части таблицы укажите остаток или перерасход по предыдущим авансовым отчетам, сумму, полученную из кассы, сумму, израсходованную на приобретение ТМЦ, и рассчитайте остаток или перерасход по текущему отчету.
Раньше было запрещено выдавать денежные средства в подотчет работнику, если у него имелся остаток по ранее выданным авансам, но на сегодняшний день данное требование убрали.
Правую часть таблицы заполняет бухгалтерия. Туда вносятся проводки, которые отражают выплату денег из кассы.
На обратной стороне отчета необходимо внести информацию со всех документов, подтверждающих расходы. Необходимо внести их дату, номера, наименования и суммы. Сотрудник должен заполнить сумму по документу, а бухгалтер сумму, которую принял к учету.
Оформление авансового отчета в 1С
Авансовый отчет расположен в меню «Банк и касса». При выборе пункта «Авансовые отчеты» программа откроет список отчетами. Для создания нового нажмите на кнопку «Создать».
Теперь необходимо заполнить документ. В нем укажите сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение. На первой вкладке перечислите документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюту и сумму программа поставит автоматически. Остальные вкладки заполняйте по порядку. После заполнения проведите документ. Для того чтобы распечатать документ перейдите в меню «Печать» и выберете пункт «Авансовый отчет (АО-1)».
Если у сотрудника получается перерасход, то это означает, что он потратил больше денег, чем ему выдали. Разница будет отражена на счете 71.01. Эту разницу необходимо вернуть сотруднику. Для этого используйте кассовый документ выдачи наличных.
Формирование проводок в 1С
При выдаче денег из кассы бухгалтер формирует документ "Авансовый отчет", в котором выбирает сотрудника из списка контрагентов и заполняет строку "Назначение аванса". В расходном ордере по дебету счета 71 бухгалтеру нужно выбрать созданный по сотруднику документ и закрепить его в расходном ордере. В авансовом отчете нужно выбрать функцию "Получение аванса" и прикрепить расходный ордер.
При приобретении материальных ценностей нужно создать документ "Поступление материалов по счету 71". Данный документ так же требуется привязать к авансовому отчету, и в разделе произведенных расходов можно выбрать поступление материалов. Таким образом, в отчете отражается как получение денежных средств, так и оприходование приобретенных ТМЦ. Теперь можно распечатать бланк.
В программе 1С можно сформировать общий отчет, который будет содержать в себе информацию о задолженностях сотрудников, выданных ранее авансах, распределении командировочных расходов. Эта информация важна для принятия управленческих решений.
