Особенности составления сопроводительного письма (covering letter)
«Covering letter», или сопроводительное письмо, является письмом, которое прилагается к стандартному резюме, причем относится данный тип письма не только к резюме о приеме на работу, но и к резюме для предоставления в университет, на языковые курсы и т. д. Как правило, такой тип делового письма позволяет адресату узнать больше информации о потенциально сотруднике, чем указано в резюме или CV. Сопроводительное письмо помогает нанимателю выявить следующие характеристики соискателя:
- владение языком, а также способность выражения мысли на бумаге;
- мотивированность человека в получении определенной должности и его источник информации о свободной вакансии в компании.
Даже если в компании не открывался набор на определенную должность, сопроводительное письмо может стать главным аргументом для приглашения соискателя на предполагаемую должность, поскольку письмо может указать на желание соискателя работать именно в данной компании.
Принципы написания сопроводительного письма
Как правило, сопроводительные письма является приложением к уже составленному резюме. Соответственно, главная задача сопроводительного письма – помощь соискателю в получении желаемой работы. При составлении сопроводительного письма необходимо придерживаться определенных правил:
- оно должно быть кратким и лаконичным. Как правило, объем сопроводительного письма не превышает одной печатной страницы. Сопроводительное письмо не должно быть копией резюме, однако допускается указание важных моментов и характеристик;
- письмо должно быть написано на профессиональном языке. В сопроводительном письме не допускается использование сленга, сокращений и других свободных оборотов речи. Однако обилие профессиональных терминов может также оказать негативное влияние на потенциального работодателя;
- письмо должно быть написано персонально для конкретной позиции. Типовые письма также оказывают негативное влияние на адресатов. Необходимо кратко и лаконично написать письмо, которое будет отличаться от типового письма, имея свою уникальную особенность;
- в письме должны проявляться сильные стороны соискателя. Необходимо указать преимущества, которыми владеет соискатель, и которые будут ему необходимы на определенной должности;
- не допускается наличие грамматических ошибок. Поскольку сопроводительное письмо является также деловым документом, то наличие грамматических ошибок в письме может привести к не очень хорошим последствиям.
Структура сопроводительного письма
Как правило, сопроводительное письмо очень похоже на обычное письмо, написанное на английском языке. Также в левом верхнем углу указывается имя, фамилия и контактная информация отправителя, а затем пишется обращение к получателю. Однако, поскольку сопроводительное письмо является элементом деловой переписки, то у него есть своя, четко выработанная структура:
- «Introduction» - «вступление». Как правило, сопроводительные письма, как и обычные письма, начинаются с обращений: «Dear Mr» - «Уважаемый Сэр» или «Dear Ms/Mrs» - «Уважаемая Мисс/Миссис». Если известно имя получателя, то можно указать непосредственно его/ее имя. Во вступлении необходимо указать причину написания письма и вакансию, на которую претендует соискатель, а также указать источник информации. В случае, если источником является сотрудник компании, то можно указать его/ее имя и фамилию, а также должность. В качестве клише в сопроводительном письме можно использовать следующие предложения: «Please, accept this covering letter as application for … position currently advertised in the …» - «Пожалуйста, примите это сопроводительное письмо в качестве заявки на позицию …, которая была размещена на …» или «I would like to express my interest in applying for …» - «Я бы хотел выразить свою заинтересованность в должности …». Вступление не должно превышать объема одного-двух предложений.
- «Main body» - «Основная часть». Данная часть является самой важной частью сопроводительного письма. Соответственно, в данной части необходимо указать причину заинтересованности данной компанией и должностью, опыт и навыки, необходимые для открытой вакансии. В данной части стоит избегать расплывчатых формулировок и придерживаться указаний фактов и достижений. В качестве клише можно использовать следующие фразы: «I am particularly interested in this job as …» - «Я чрезвычайно заинтересован в этой работе, потому что …» или «I would like to work for you in order to …» - «Я бы хотел работать с вами для того, чтобы …» или «As you may observe from my attached resume, I have great experience in …» - «Как вы могли заметить из приложенного резюме, у меня есть большой опыт в …». После этого можно апеллировать конкретными цифрами и достижениями на прошлом месте работы. Оптимальный размер для основной части письма – три-четыре предложения.
- «Conclusion» - «Заключение». В заключении сопроводительного письма необходимо побудить потенциального работодателя на приглашение на собеседование. Сделать это можно также при помощи применения клишированных фраз: «I look forward to discussing my qualifications. I can be reached by …» - «С нетерпением жду обсуждения с вами моей квалификации. Со мной можно связаться по …», «Thank you for your time and consideration. I look forward to the invitation for an interview» - «Благодарю за ваше время и внимание. С нетерпением жду приглашения на собеседование». По объему заключение также должно содержать в себе не больше двух предложений.
В финальной части письма, как и во вступлении, необходимо поблагодарить адресата: «Thank you for your time/attention. Best regards, …» - «Благодарю за уделенное время/внимание. С наилучшими пожеланиями, … (имя)».
Каждое сопроводительное письмо должно быть уникальным и написанным непосредственно для определенной вакансии. В письме можно использовать определенные клише, но в большей части в не указываются именно личные мысли соискателя.
