Методика составления делового письма по заданной ситуации
В современном мире бизнес-сфера занимает важное место в жизни общества. Практически каждый человек тем или иным образом сталкивается с явлениями в этой среде. По этой причине методика написания бизнес-письма является весьма актуальной.
Деловое письмо в современном мире является официальным документом, выражающим определенные предложения, просьбы, претензии и т. д. Процесс составления делового письма достаточно щепетилен, поскольку сопряжен с большим количеством условий и требований. Правильно составленное деловое письмо поможет расположить к себе адресата, что позитивно скажется на дельнейших с ним деловых отношениях.
Существует большое количество различных видов деловых писем. Это могут быть письма-запросы, письма-жалобы, обычные деловые письма и т. д.
Правила составления делового письма на английском языке
Написание и составление делового письма на английском языке требует соблюдения определенных правил. Основным из которых, является соблюдение делового этикета:
- Во время написания делового письма на английском языке весь предполагаемый текст делится на абзацы, но при этом красная строка не выделяется. Т.е. каждый абзац начинается просто с новой строчки.
- В верхнем левом углу письма обязательно должны быть указаны имя отправителя или название компании и ее адрес.
- После указания информации об отправителе нужно обязательно указать имя получателя или название компании-получателя, а также адрес компании-получателя. Необходимо помнить, что каждая новая информация начинается с новой строчки.
- Также при составлении делового письма необходимо указать дату отправления, которая располагается тремя строками ниже (после всей уже указанной информации), либо в правом верхнем углу письма.
- Основное «тело» письма располагается в центральной части листа. При написании основной части можно воспользоваться шаблонами, которые будут определять причину направления данного письма. Начать такие предложения можно со слов: «I am writing to you to…» - «Я (мы) пишу вам, чтобы…». Важный момент – в тексте английских деловых писем нельзя применять сокращенные формы слов, т. е. нельзя вместо «I am writing…» написать «I’m writing…».
- Заканчивать деловые письма на английском языке также нужно в определенном деловом стиле, высказывая слова благодарности и приветствия. Благодарность может быть выражена словами: «Thank you for your prompt help…» - «Спасибо вам за оперативную помощь…». Для приветствий, как правило применяется фраза «Искренне Ваш», но тот или иной вариант данной фразы в английском языке зависит непосредственно от степени знакомства автора письма с получателем. Например, если автор письма лично знаком с получателем письма, то в данном случае возможно применение «Yours sincerely», а если знакомство не такое близкое, то «Yours faithfully».
- Отступив четыре строчки вниз от основного текста, необходимо указать полное имя автора письма, а также его должность.
- В промежутке между приветствием и именем должна быть поставлена подпись автора письма.
Алгоритм составления деловых писем на английском языке
При составлении делового письма на английском языке, как уже было сказано выше, применяетсят ряд определенных правил. Поскольку составление делового письма является довольно непростым процессом (в особенности для начинающих специалистов), существует определенный алгоритм составления подобных писем. Следование данному алгоритму поможет в значительной степени облегчить процесс составления делового письма на английском языке:
- При написании письма очень важно начинать его с обращения. Как правило, письма делового характера начинаются с обращения «Dear…». В данном случае слово «dear» будет иметь значение «уважаемый (ая)». После него обязательно указание обращения «sir», «madam», «sirs» и другие. Возможно написание конкретного имени, если письмо пишется конкретному человеку, либо если получатель знаком с ним лично.
- В первом абзаце необходимо обязательно делать отсылку на то, что с данной компанией, или человеком, уже был контакт. Для того, чтобы сделать отсылку, можно воспользоваться фразами «With reference to…» - «Ссылаясь на…». Продолжить фразу можно конкретными случаями контакта. Например: «…your letter» - «… ваше письмо», «…your phone call» - «…ваш телефонный звонок» и т. д.
- После обозначения отсылки необходимо указать причину, по которой было направлено данное письмо. Здесь применяются слова: «I am writing to you to…» - «Я (мы) пишу вам, чтобы…», и дальнейшее объяснение. Например, «…to apologize» - «…чтобы извиниться», «…to confirm» - «…чтобы подтвердить» и т. д.
- Далее может быть выражена определенная просьба, с целью которой было написано письмо, сообщение о невозможности исполнения какого-либо дела, либо сообщение-уведомление о пересылке определенных документов. В данном случае также могут быть использованы определенные шаблоны написания. Например, «I would be grateful if you could…» - «Я был бы вам признателен, если бы Вы могли…»; «I regret…» - «Я сожалею…»; «Please, find enclosed/attached documents/projects» - «Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемыми документами/проектами».
- После завершения выражения основной цели письма можно выразить благодарность, а также предложение о продолжении деловых отношений. Для данного абзаца можно применить фразы: «Thanking you in advance» - «Заранее благодарю Вас» или «Please, contact us if you have any questions/require additional information» - «Пожалуйста, обращайтесь к нам, если у Вас возникнут вопросы/Вам потребуется дополнительная информация» и т. д.
- Далее следует абзац с указанием на продолжение деловых отношений, где можно применить фразу: «I look forward to hearing from you soon» - «Жду вашего ответа».
- И в завершение, указывается выражение уважения и подпись: «Kind regards», «Yours faithfully», «Best wishes» и другие. Все эти фразы имеют значение «С уважением».
Важным моментом в написании делового письма на английском языке является то, что зачастую дословный перевод письма с русского языка практически невозможен. Некоторые фразы, которые в обычной разговорной речи могут иметь определенный оттенок, в деловой переписке полностью меняют свое значение, либо применяются в ином контексте.
