Деловое письмо на английском языке (Style of Business Letters)

Деловой стиль письма в английском языке встречается довольно часто, Он используется для написания деловых писем, помимо того, зачастую деловой стиль письма используется в поздравлениях, сопроводительных письмах, а также в резюме.

Виды деловых писем в английском языке

Деловые письма в английском языке можно подразделить на несколько категорий:

1. Congratulation letter (поздравительное письмо). Данная категория подразумевает официальные поздравления (поздравления коллеги с повышением, поздравление делового партнера и т. д.).
2. Thank-you letter (благодарственные письма). Письма-благодарности, также носящие официальный характер.
3. Commercial offer (коммерческие предложения). Письма официального характера, подразумевающие деловые предложения о сотрудничестве.
4. Acceptance letter (подтверждающие письма). Как правило, acceptance letters являются ответом на commercial letters. Одно письмо включает в себя предложение, другое принятие данного предложения.
5. Application (заявление). Из названия письма понятно, что подобные письма являются заявлением о принятии на открытую вакансию.
6. Complaint letter (письмо-жалоба). Подобные письма также являются официальными и характеризуется, как жалобы или плохой отзыв, которая направляется в компанию в связи с недовольством оказанной услуги или купленного товара.
7. Enquiry letter (письмо-запрос). Официальные письма, которые направляются в компанию для ознакомления с имеющимися открытыми вакансиями.
8. Refusal letter (письмо-отказ). Также как и acceptance letter оно являются ответом на commercial offer. Однако, данные письма носят отрицательный характер и могут быть также ответом на письма-запросы.

Соблюдение делового этикета

Деловой этикет и формальный стиль общения во всех странах имеют одни и те же требования. Поэтому на всех языках, правила делового письма практически одинаковые.

В деловых переписках всегда должны соблюдаться общие требования, включающие:

• лаконичность;
• грамотность;
• вежливость (даже если составляется жалоба).

Также в сообщениях деловой переписки должны сохраняться деловой тон, проявления уважения к собеседнику, помимо того, в ней не допускается применение сленга, вольного стиля или сокращений.

Например, не допускается применение сокращений даже часто используемых в речи. «I’m working» - использование недопустимо, нужно писать «I am working».

Структура делового письма

В стилистике делового общения существует ряд определенных правил ведения подобной переписке.

1. Адрес. Обязательно написание адреса в правом верхнем углу письма, несмотря на вид письма (электронный или обычный). Структура адреса также имеет определенные требования: сначала пишется название страны, затем область или край, после название улицы, номер дома, квартира, затем индекс и телефон.
2. Дата. После написания адреса, немного ниже, указывается дата написания письма.
3. Обращение. Если известна должность адресата, необходимо обязательно это указать. Также необходимо писать в начале обращения слово «Dear», что означает проявление уважения к собеседнику. Если обращение ведется к мужчине, то используется «Mr» – mister. Если обращение ведется к замужней женщине, то используется «Mrs» – missis, если к незамужней, то «Miss» – miss. Если точно неизвестно к кому ведется обращение, то обязательно использование «Dear Sir or Madam» - «Дорогие сэр или мадам». Также необходимо соблюдать пунктуацию при оформлении письма – после обращения, также как в русском языке, используется запятая. Данное правило также обязательно к соблюдению.
4. Введение. Если собеседник знаком, или письмо является продолжением переписки, то будет нелишним использовать фразы, вроде «I hope you are well!» или «Thank you for your help at the conference». Если собеседник незнаком, то письмо, как правило, начинается со слов «I am writing you to…». Данная фраза определяет и раскрывает цель вашего письма.
5. Тело письма. В теле письма необходимо раскрыть смысл вашего обращения. При этом нельзя использовать бессмысленные фразы или слова, а также большое количество личных местоимений.
6. Заключение. В заключение необходимо поблагодарить собеседника за уделенное внимание, а также при желании добавить фразы об ожидании ответа на письмо или благодарность за сотрудничество.
7. Подпись. В конце письма обязательно необходима подпись. Закончить письмо можно стандартными фразами: «Kind regards» - «С уважением», «Best wishes» - «С наилучшими пожеланиями», «Yours sincerely» - «Искренне ваш». После данной фразы ставится запятая и с новой строчки указывается имя.

Полезные фразы для ведения деловой переписки

Для ведения деловой переписки есть ряд фраз, которые могут быть полезными:

• «I am writing you following our conversation». – «Я пишу вам в продолжении нашего диалога»,
• «In response to your request». – «В ответ на ваш запрос»,
• «Thank you for your prompt attention to this matter». – «Благодарим вас за незамедлительное внимание к данному вопросу»,
• «We apologize for delay». – «Приносим извинения за задержку»,
• «We thank you and hope to receive the answer from you soon». – «Благодарим вас и надеемся на скорый ваш ответ»,
• «We shall appreciate your cooperation in this matter». – «Мы будем благодарны за ваше взаимодействие в этом вопросе»,
• «We will be obliged for an early reply». – «Будем признательны за скорый ответ»,
• «Thanking you in advance». – «Заранее благодарим вас»,
• «We are awaiting your reply as soon as possible». – «Мы ожидаем ответа от вас так скоро, как будет возможно»,
• «In view of the fact that…» - «Ввиду того, что…»,
• «Otherwise». - «В противном случае»,
• «Furthermore» - «Более того» / «Кроме того» / «К тому же»,
• «In regard to…» - «В отношении…»,
• «Nevertheless» - «Тем не менее»
• «In conformity with your instruction» - «В соответствии с вашими указаниями»,
• «In accordance with the terms of our agreement» - «В соответствии с условиями нашего соглашения».