Правила ведения трудовых книжек

Общие требования к ведению трудовых книжек

Трудовые книжки должны вести все работодатели в отношении сотрудников, работающих у них более 5 дней, если эта работа является для сотрудника основной. Исключение делается для работодателей-физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Если работа ведется в дистанционном формате, по желанию работника он может предоставить свою трудовую книжку работодателю (например, отправив по почте заказным письмом), и работодатель будет обязан внести сведения о трудовой деятельности такого работника.

Все записи в трудовой книжке должны быть выполнены аккуратно, устойчивыми чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Использование сокращений недопустимо. Записи можно частично или полностью выполнять с помощью технических средств, обеспечивающих перенос красителя или в виде оттиска печати, штампа.

Данные, вносимые в трудовую книжку, касаются:

• самого работника,
• выполняемой работы,
• переводов на другую постоянную работу,
• увольнений, включая основания прекращения трудового договора,
• наград за трудовые успехи

В отличие от награждений, взыскания не вносятся в трудовую книжку. Единственным случаем, когда дисциплинарное взыскание фиксируется записью, является увольнение по такому основанию.

Ведение трудовой книжки может осуществляться на русском языке или, если работодатель расположен на территории республики, входящей в состав Российской Федерации и официально установившей другой государственный язык, на двух языках.

Занесение сведений о работнике в трудовую книжку

Если в трудовой книжке необходимо изменить запись о фамилии, имени, отчестве или дате рождения сотрудника, такие изменения выполняются на основании соответствующего документа с указанием его номера, а также даты выдачи и выдавшего документ органа. В роли подтверждающих документах могут выступать:

• паспорт,
• свидетельство о рождении,
• свидетельство о регистрации брака,
• свидетельство о расторжении брака,
• свидетельство о перемене имени.

Изменения вносят на титульном листе (первой странице) трудовой книжки. Прежние данные зачеркивает одной чертой и над ними записывают новые сведения. Ссылку на подтверждающие документы делают на внутренней стороне обложки, заверяя печатью организации (при ее наличии) и подписью работодателя или уполномоченного лица.

При необходимости дополнить сведения о полученном образовании, специальности, профессии, на первую страницу дописывают новые сведения, не зачеркивая ранее внесенные записи.

Заполнение сведений о работе в трудовой книжке

Все записи, касающиеся выполняемой работы, перевода на другую работу, а также награждений, вносят в трудовую книжку в соответствии с приказами, распоряжениями или иными документами, подтверждающими принятое работодателем решение, не позднее, чем через 5 рабочих дней. Запись об увольнении должна быть внесена непосредственно в день увольнения. Все записи должны точно совпадать с текстом приказа или распоряжения.

Сведения вносятся в следующем порядке:

• в виде заголовка в графе 3 раздела, содержащего сведения о работе, указывают полное и сокращенное наименование работодателя,
• ниже заголовка в графе 1 указывают номер по порядку. Для этого используют арабские цифры,
• в графе 2 записывают дату приема на работу. Число и месяц обозначают двузначными числами, год - четырехзначными,
• в графе 3 записывают информацию о том, в какое структурное подразделение (если конкретное структурное подразделение прописано в трудовом договоре), на какую должность, профессию, специальность принят или назначен сотрудник,
• в графе 4 записывают дату и номер приказа или распоряжения, в соответствии с которым сотрудника приняли на работу.

Если во время работы сотрудник получает новый класс, разряд, классный чин, категорию, это фиксируется в трудовой книжке.

Если работник совмещает несколько рабочих мест, по его желанию основной работодатель может внести сведения о работе по совместительству на основании подтверждающего документа. Сведения о кадровых событиях, связанных с работой по совместительству, могут вноситься хронологически или блоками после увольнения. Записывать работу по совместительству можно и в том случае, если человек работал по совместительству до того, как устроился к своему основному работодателю.

Зачеркивать неточные, неправильные или признанные недействительными записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не разрешается.

Если наименование организации изменяется за то время, как сотрудник работает в ней, об этом вносится отдельная запись в графу 3 раздела «Сведения о работе».

При внесении записи о причинах увольнения работодатель должен точно приводить формулировки Трудового кодекса. При этом датой увольнения признается последний рабочий день.

В трудовые книжки предусмотрено внесение следующих сведений о поощрениях и награждениях за трудовые заслуги:

• о государственных наградах, государственных почетных званиях в соответствии с указами и иными решениями,
• о наградах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградах федеральных и региональных органов власти, местного самоуправления, профсоюзов,
• о почетных грамотах, нагрудных знаках, значках, дипломах от работодателя,
• о других поощрениях.

При этом:

• в графе 3 соответствующего раздела в качестве заголовка указывают полное и сокращенное наименование организации,
• ниже ставят порядковый номер в графе 1,
• указывают дату в графе 2,
• записывают кем, за что и какой наградой награжден сотрудник в графе 3,
• указывают сведения о документе, послужившем основанием для внесения записи, в графе 4.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который является ее неотъемлемой частью, оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.