Организация формирования дел в организации и ее совершенствование

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

Дела в организации могут формироваться двумя способами:

• централизовано,
• децентрализовано.

Централизованное формирование дел производится в службе документационного обеспечения управления. Такой службой может выступать канцелярия, секретариат, отдел делопроизводства. Децентрализованное формирование осуществляется в структурных подразделениях. На практике более распространено децентрализованное формирование дел.

В службе документационного обеспечения управления, как правило, формируются следующие документы, касающиеся основной деятельности организации:

• организационно-распорядительные документы,
• формы учета и регистрации организационно-распорядительных документов,
• статистическая планово-отчётная документация,
• сводная текстовая документация,
• официальная переписка.

По месту составления формируются документы, которые отражают отдельные направления деятельности компании. Их формирование производится в структурных подразделениях, к компетенции которых относятся те или иные вопросы. В структурных подразделениях формирование дел возлагается на ответственных работников. Служба документационного обеспечения управления контролирует формирование дел в подразделениях.

Ответственный за архив или руководитель архива должен оказывать ответственным работникам структурных подразделений необходимую методическую помощь по вопросам формирования дел, а также проверять правильность формирования дел, их соответствие утвержденной номенклатуре.

Правила формирования дел в организации

К формированию дел предъявляются следующие общие требования:

• в дело помещаются только уже исполненные, правильно оформленные документы. Заголовки документов должны соответствовать номенклатуре,
• в дело включается один экземпляр документа, без лишних копий,
• документы, которые относятся к решению одного вопроса, должны помещаться вместе,
• если к основному документу предусмотрено приложение, это приложение необходимого помещать в дело вместе с основным документом,
• в одно дело группируются документы, относящиеся к одному календарному году. Исключением являются переходящие дела,
• документы временного и постоянного срока хранения должны группироваться раздельно,
• в дело не прикрепляются документы, которые подлежат возврату, а также черновики.

Объём дела не должен превышать 250 страниц, а толщина его корешка - 4 см. Если дело получается более объёмным, необходимо разбить его на несколько томов. На каждом томе указывается индекс и заголовок дела, а также добавляется информация о номере тома.

Внутри дела документы располагаются сверху вниз в вопросно-логической или хронологической последовательности. Если выбрана вопросно-логическая последовательность, документы по своему содержанию должны логично освещать определённые вопросы. Если выбрана хронологическая последовательность, документы сортируются по дате поступления или по дате отправления.

Передача дел на хранение

Через год после завершения деятельности по делу проводится работа по его подготовке для передачи в архив организации на хранении. Документы, в том числе касающиеся личного состава, должны поступать в архив организации не позднее, чем спустя три года после завершения делопроизводства по ним.

Если делопроизводство ведётся в электронном формате, то электронные документы необходимо формировать в дела отдельно от бумажных документов. Электронные дела формируются в соответствии с номенклатурой дел компании на специально выделенном компьютере.

До того, как дела будут переданы в архив, их хранят по месту формирования. Дело считается заведенным с того момента, как в него включили первый исполненный документ. После того, как работа с документом завершена, его подшивают в твёрдую обложку или папку-регистратор, что обеспечивает физическую сохранность.

Чтобы обеспечить сохранность дел и документов в подразделении, их помещают в сейфы или запирающиеся шкафы. Это способствует защите в том числе от негативного влияния пыли и солнечного света.

Чтобы обеспечить более быстрый поиск, в шкафах дела ставят вертикально, корешками наружу. На корешках подписывают индекс по номенклатуре дел, а саму номенклатуру или краткую выписку из неё помещают внутри шкафа.

Чтобы найти какой-либо документ, сначала ищут нужный заголовок дела, а затем по его индексу - соответствующую папку в шкафу.

Находящиеся на текущем хранении дела подлежат учёту. Необходимо регулярно проверять наличие и состояние дел и документов, чтобы установить фактическое наличие и соответствие количества записанному в номенклатуре дел количеству.

Обязательная проверка наличия и состояния документов проводится в следующих случаях:

• при возврате дел, их перемещении,
• при смене ответственного за хранение лица или руководителя структурного подразделения,
• при реорганизации или ликвидации структурного подразделения либо всей компании.

Процесс проверки наличия дел предполагает проведение сверки указанных в номенклатуре дел статей с описанием на обложках дел. Чтобы оценить физическое состояние дел, их визуально осматривают. Все выявленные недостатки должны быть зафиксированы в акте проверки наличия и состояния дел. Если выявлена утрата дел или документов, организуется служебное расследование. По результатам этого расследования виновное в утрате лицо несёт установленную ответственность.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.