Документирование отпусков работников
Документирование отпусков и командировок работников – это процесс, связанный с оформлением предусмотренных законодательными или локальными актами организации документов при направлении работника в командировку или предоставлении ему отпуска.
Отпуска предоставляются всем сотрудникам.
Отпуском называют период времени, в который работник освобождается от выполнения трудовых обязанностей, и который он использует на свое усмотрение.
Отпуска, предоставляемые работникам, в зависимости от характера и порядка оплаты делятся на:
- ежегодные отпуска,
- отпуска по беременности и родам,
- отпуска без сохранения заработной платы,
- отпуска женщинам, которые непосредственно из роддома усыновили новорожденного ребенка,
- дополнительные отпуска рабочим и служащим, которые заняты на работах с вредными трудовыми условиями,
- дополнительные отпуска работникам, для которых предусмотрен ненормированный рабочий день,
- отпуска, связанные с обучением в вечерних или заочных средних и высших учреждениях профессионального образования, а также профессиональных технических училищах,
- дополнительные отпуска для сдачи экзаменов при поступлении в аспирантуру и действующим аспирантам (ежегодно),
- дополнительные отпуска донорам,
- частично оплачиваемые отпуска по уходу за детьми до 1,5 лет,
- отпуска без сохранения заработной платы по уходу за детьми до 3 лет,
- дополнительные отпуска, предусмотренные государственным служащим, имеющим большой стаж работы.
Все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск с сохранением должности (рабочего места) и среднего дохода. Продолжительность такого отпуска составляет по закону 28 календарных дней. В первый год сотрудник получает право воспользоваться отпуском после того, как проработает в организации непрерывно 6 месяцев. Если работодатель не возражает, возможно согласовать предоставление ежегодного отпуска и раньше.
Предоставление отпуска регламентируется основными документами:
- графиком отпусков,
- заявлением на отпуск,
- приказом о предоставлении отпуска.
График отпусков может оформляться по унифицированной форме №Т-7 или разработанной организацией собственной форме. Главное, чтобы в графике была прописана очередность, в которой сотрудникам будет предоставлен отпуск. График отпусков представляет собой сводный документ, составляемый на один календарный год в одном экземпляре. Администрация организации должна утвердить график не позднее, чем за 2 недели до начала календарного года (соответственно, обычно его утверждают в декабре).
Определяя, в каком порядке сотрудники пойдут в отпуск, необходимо соблюдать определенные правила:
- не отправлять в отпуск одновременно начальника и его заместителя,
- составлять график так, чтобы обязанности ушедшего в отпуск сотрудника было на кого временно возложить, не планировать на одно время отпуска нескольких специалистов, замещающих одинаковые должности,
- по возможности не суммировать накопившиеся отпуска работника на длительный срок (несколько месяцев) подряд, а распределять их равномерно по году.
Руководитель отдела кадров подписывает график отпусков, после чего передает на утверждение в профсоюзный орган (если он учрежден) и на подпись руководителю организации. Внесение изменений возможно только при условии согласования с руководителем и ответственным за составление лицом.
Допустимо внесение изменений в документ, если:
- отпуск переносится на более ранние или поздние даты по желанию работника. Основанием служит заявление, составленное в произвольной форме,
- сотрудника досрочно отзывают из отпуска на рабочее место в связи с производственной необходимостью,
- отпуск предоставляется сотруднику, которого приняли на работу позже, чем был утвержден график.
Законом закреплен ряд категорий работников, которые могут выбрать любое время для отпуска – а отпуска других сотрудников должны устанавливаться уже исходя из этого. Например, приоритет при определении дат отпуска предоставляется родителям (опекунам, попечителям) детей-инвалидов, почетным донорам.
Документирование командировок
Под служебной командировкой понимают поездки работников на определенный срок по распоряжению работодателя для выполнения служебных поручений вне постоянного места работы.
Если работа сотрудника имеет разъездной характер или постоянно осуществляется в пути, такие служебные поездки не считаются командировками.
Сотрудник, направляемый в служебную командировку, имеет следующие гарантии:
- за ним сохраняется рабочее место,
- сохраняется его средний заработок,
- возмещаются расходы, связанные с командировкой.
Возмещению подлежат следующие расходы на командировку:
- на проезд, в том числе на проезд между населенными пунктами, если в рамках задания на командировку сотруднику необходимо посетить несколько организаций в разных населенных пунктах,
- на услуги, связанные с оформлением проездных документов,
- на постельные принадлежности в поездах,
- на жилое помещение на время командировки, в том числе, если в пути возникла вынужденная остановка,
- на бронирование жилья,
- суточные – на проживание вне постоянного места жительства,
- на пересылку заработной платы, если дата ее выплаты попадает на время нахождения в командировке, а работник не хочет ждать возвращения для получения денег,
- иные расходы, согласованные командированным работником с работодателем.
Оформление служебных командировок может осуществляться по следующим унифицированным формам (или подобным формам, разработанным самой организацией):
- служебное задание (форма №Т-10а),
- приказ о направлении сотрудника в командировку (форма №Т-9 для одного работника или №Т-9а для группы работников). Сотрудник своей подписью подтверждает, что ознакомился с приказом,
- командировочное удостоверение (форма №Т-10). Этот документ не является обязательным и готовится на усмотрение работодателя. Срок пребывания можно определять и по проездным документам.
