Внутренний аудит - это систематическая, независимая и документированная проверка выполнения установленных требований, которая проводится организацией у себя же.
Основные сведения о внутреннем аудите
Одним из важных процессов системы менеджмента является внутренний аудит. Он представляет собой проверку, которую организация проводит у себя. Предметом этой проверки является установление степени выполнения требований, которые предписаны международными стандартами, планами, программами, контрактами, рабочими инструкциями и другими документами системы менеджмента организации.
Сущность внутреннего аудита сводится к получению объективных свидетельств (т.е. данных, которые подтверждают наличие или истинность чего-либо), а также к объективному их оцениванию. Процессу внутреннего аудита присущи такие характеристики как систематичность, независимость и документированность.
Внутренний аудит еще называют аудитом первой стороны. Заказчиком аудита данного вида является сама проверяемая организация в лице ее руководства. Таким образом руководство желает получить информацию о процессе выполнения его приказов, распоряжений, директив, о результативности хозяйствующей системы и о ее сбоях.
Следует отметить, что проведение внутреннего аудита на одной площадке не является обязательным. Так, например, возможно проведение внутренних проверок в отдельных филиалах организации.
Организация осуществляет руководство своей внутренней проверкой. При этом именно она свидетельствует о соответствии ее системы менеджмента требованиям применяемого стандарта. Зачастую результаты внутреннего аудита находят применение в процессе подготовки организации к сертификации, а также для определения того, как организация продвигается к проверке второй и третьей стороной (т.е. от имени потребителя и внешней независимой организацией, соответственно).
Внутренние аудиты нацелены не на поиск и наказание виновных. Такой подход должен ослабить защитную реакцию персонала организации на любые проявления внешнего контроля (иначе возможно сокрытие или искажение необходимых сведений, что приведет к необъективным результатам результата аудита).
Направления внутреннего аудита системы менеджмента качества
Внутренний аудит системы менеджмента качества предприятия заключается в проверке выполнения требований международного стандарта ИСО 9001. Обязательной проверке подвергается выполнение корректирующих действий по тем несоответствиям, которые были установлены по итогам проведения предыдущих аудитов. Это в том числе означает оценивание результативности указанных действий.
Выполнение общих требований к управлению процессами системы менеджмента качества в структурных подразделениях предприятия в рамках внутреннего аудита проверяется по следующим направлениям:
- Планирование процесса (распределение ответственности, учет законодательных, нормативных, потребительских требований, установление целей, управление рисками и возможностями).
- Обеспечение процесса ресурсами и информацией (требования, предъявляемые к персоналу, инфраструктуре и среде, обеспечение компетентности и информированности персонала, поддержание объектов инфраструктуры, методы проверки и оформляемые отчетные документы).
- Входящие материалы, комплектующие изделия, информация для процесса (предъявляемые требования к ним, методы контроля, оформляемые отчетные документы).
- Выполнение деятельности по процессу (этапы процесса и точки контроля, выполняемые регламентирующие и оформляющие отчетные документы, методы контроля, идентификации и управления).
- Контроль результатов процесса (применяемые методы, оформляемые отчетные документы, обеспечение измерительного оборудования).
- Результативность процесса (ее показатели, методы измерения и анализа, оформляемые отчетные документы, совершаемые корректирующие действия).
Этапы проведения внутреннего аудита
Внутренний аудит системы менеджмента качества предприятия проводится путем последовательной реализации следующих основных этапов:
- Подготовка к внутреннему аудиту - ознакомление с результатами предыдущего аудита и регламентирующими документами, подготовка плана аудита и чек-листов.
- Проведение вступительного совещания - знакомство аудиторов с проверяемым персоналом и сообщение ему предъявляемых требований.
- Сбор и проверка информации путем чтения документов, беседы с персоналом и наблюдения за деятельностью.
- Формирование и документирование наблюдений внутреннего аудита.
- Проведение заключительного совещания - представление аудиторами заключений по результатам аудита, их ответ на поставленные вопросы, согласование оставшихся организационных вопросов.
- Подготовка и предоставление отчета о внутреннем аудите, который должен содержать как положительный, так и отрицательный опыт функционирования системы менеджмента качества, а также рекомендации по ее улучшению.
Практическое значение проведения внутреннего аудита состоит в получении оснований для предложений и подготовки корректирующих действий, направленных на устранение причин выявленных несоответствий. Аудиторы предлагают сроки их совершения, в зависимости от которых определяются сроки проведения в организации следующих внутренних аудитов.
Таким образом, в настоящее время широко распространена практика проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества предприятия, результаты которого позволяют его руководству принять необходимые и эффективные управленческие решения.
