Управление документацией - это совокупность взаимосвязанных организационно-технических мероприятий, выполняемых в отношении материальных носителей (документов), в которых зафиксирована определенная информация.
Управление записями - это установление и осуществление процедур по выявлению, хранению, восстановлению и изъятию записей о качестве.
Общие сведения об управлении документацией
Согласно действующим международным стандартам, в системе менеджмента качества должно осуществляться управление документацией, т. е. совокупностью оформленных надлежащим образом документов. Причем объектами данного вида управления могут быть только те документы, которые:
- регламентируют трудовую деятельность работников организации;
- оказывают влияние на качество;
- отражают результаты функционирования организации в области качества.
Документация, которая подлежит управлению, может быть нормативно-технической и организационно-распределительной. Конкретными документами, которыми в рассматриваемом случае необходимо управлять являются политика организации в области качества, руководство по качеству, программы развития организации, методики испытаний продукции, а также имеющие к системе качества отношение приказы, постановления, распоряжения, планы, письма, положения о подразделениях и др.
Непосредственная деятельность по управлению документацией заключается, прежде всего, в проверке содержания и оформления документов. Перед тем, как документ будет выпущен, его необходимо изучить на предмет адекватности. Этим обычно занимается руководитель структурного подразделения организации. Он же утверждает подготовленный документ, устанавливает сроки его хранения, распределяет его по подразделениям и ответственным исполнителям.
Утвержденный документ подлежит регистрации, размножению и рассылке внутри организации. Документ, который поступил в адресованное подразделение, прорабатывается его специалистами. Это означает осуществление ознакомления с поступившим документом, проведение анализа выполнения установленных требований, подготовку и выпуск внутреннего документа (т. е. в пределах данного подразделения).
Все принятые документы (как оригиналы, так и копии) передаются на ответственное хранение в архив в течение установленного срока. При этом необходимо обеспечить их доступность для всех задействованных участков работы организации.
При необходимости в содержание документа могут быть внесены изменения. Это происходит в соответствии с установленными процедурами. А недействующие и устаревшие документы должны быть уничтожены.
В целях управления документацией системы менеджмента качества в организации нужно разработать и принять соответствующую документированную процедуру. Именно она выступает основанием для проведения в отношении документов проверок, анализа, актуализации, переутверждения, выявления изменений. Специальная документированная процедура управления документацией обеспечивает наличие документов на рабочих местах, сохранность документов, возможность их выявления, а также предотвращает применение в организации устаревших документов.
Общие сведения об управлении записями
Документ, в котором содержатся достигнутые результаты деятельности, называется записью по качеству. Оформление подобного документа связано с необходимостью подтверждения выполнения работ и эффективности процесса в целом.
Записи по качеству также подлежат управлению в рамках системы менеджмента качества организации. Эта деятельность ведется для того, чтобы своевременно получить достоверную информацию:
- о состоянии качества продукции организации на всех стадиях ее жизненного цикла;
- о состоянии качества процессов, реализуемых в организации;
- об удовлетворенности потребителей продукции организации;
- о результативности действующей в организации системы менеджмента качества.
Как показывает практика, существует перечень типовых для многих организаций записей по качеству. К таковым, в частности, можно отнести записи об анализе контрактов, об анализе руководством СМК, о подготовке персонала, об установленных несоответствиях, о контроле сырья, материалов, готовой продукции и др.
Основными элементами управления записями по качеству является их сбор, оформление и регистрация. Ведение записей по качеству необходимо осуществлять в логической последовательности. При этом записи по качеству должны иметь упорядоченный вид, с помощью которого возможным оказывается проведение обобщения и анализа данных о качестве.
Хранение записей по качеству нужно выполнять в месте, доступном для работы и указанном в номенклатуре для конкретного структурного подразделения организации. Условиями хранения записей по качеству в архиве являются их надлежащая систематизация и оформление.
Действующим законодательством и внутренней нормативной документацией организации может быть предусмотрена возможность передачи зарегистрированных записей по качеству заинтересованным сторонам. Если записи по качеству нужно передать внутри организации (т. е. другому структурному подразделению или должностному лицу), то в этом случае необходимо оформить докладную записку.
В сферу управления записями по качеству еще входят операции по их восстановлению. Для этого записи должны быть заранее продублированы на различных носителях (как на бумажных, так и на электронных), которые определяются спецификой записей.
Таким образом, внедрение и функционировании в организации системы менеджмента качества предусматривает необходимость осуществления двух значимых видов управленческой деятельности: управления документацией и управления записями по качеству. Надлежащий подход к их выполнению непосредственно способствует повышению качества в организации.
