Требования к документации системы менеджмента качества

Требования к документации СМК

Для того чтобы поддерживать в рабочем состоянии и повышать результативность основных процессов и процедур организации, в настоящее время практикуют разработку, оформление и внедрение документов системы менеджмента качества. Эти документы относятся к внутренней нормативной документации организации, которая может быть представлена такими видами, как стандарты, положения, инструкции, регламент, методические указания и др.

Разработка и использование документации системы менеджмента качества должно приводить к решению определенных задач, что будет оправдывать затраты ресурсов на документационное обеспечение деятельности организации. Так или иначе, но документация системы менеджмента качества должна вносить вклад в решение следующих задач:

• достичь требуемый уровень качества продукции;
• обеспечить возможность объективной оценки качества продукции;
• придать работе всех элементов системы менеджмента качества характер согласованности;
• регламентировать требования к процессам, службам, сотрудникам, их взаимодействию;
• создать механизмы постоянного улучшения работы организации;
• сделать систему менеджмента качества организации более прозрачной.

Для того чтобы перечисленные задачи были решены, документация системы менеджмента качества в организации должна быть выстроена на основе ряда базовых принципов. В первую очередь, от документации системы менеджмента качества требуется системность, структурированность, т. е. установление ею четких внутренних связей между элементами системы качества.

Документация системы менеджмента качества также должна быть комплексной. Это означает охват документами всех аспектов деятельности организации в системе качества. В то же время документация должна быть полной, т.е. содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах, которые выполняются в системе качества, обеспечивая при этом минимальный, но достаточный объем.

Обязательным свойством любого документа должна быть его понятность всем пользователем. Это требует составления и изложения в документе логически последовательного и однозначного текста.

В документации системы менеджмента качества нельзя устанавливать нереальные положения. Она может содержать только практически выполнимые требования.

Кроме того, организации нужно принимать меры для своевременного отражения в документации изменений, которые происходят как в регуляторной, так и в рыночной среде. Тем самым, документация будет актуализированной.

Еще одной характеристикой документации системы менеджмента качества в целом и каждого документа в отдельности является санкционированность, т. е., они должны быть утверждены уполномоченным должностным лицом организации. Причем любой документ должен быть адресным, т. е. предназначенным для определенной области применения и направленным конкретным исполнителям.

Требования к построению документа системы менеджмента качества

Любой документ системы менеджмента качества должен иметь название. Причем к нему предъявляют требования краткости и точности характеристики объекта стандартизации. Наименование документа системы менеджмента качества обычно состоит из заголовка (представлен обязательным реквизитом «СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА» и указанием на объект стандартизации) и подзаголовка (представлен указанием на аспект стандартизации).

В структуру документа системы менеджмента качества традиционно входят следующие элементы:

• титульный лист;
• содержание - содержит перечень разделов и подразделов с их порядковыми номерами, заголовками и номерами страниц документа СМК;
• область применения - указывает назначение документа СМК и область его распространения (т.е. объект стандартизации);
• нормативные ссылки - содержит перечень ссылочных нормативных документов, в соответствии с которыми разработан документ СМК;
• термины, определения и сокращения - предназначен для уточнения стандартизованных терминов, которые используются в документе СМК;
• ответственность - определяет ответственность за реализацию и функционирование описываемого процесса (процедуры) в соответствии с установленными этапами и матрицей распределения ответственности;
• общие положения - содержит краткое описание положений, которые устанавливаются документом СМК;
• дополнительные разделы - содержит порядок выполнения процедуры;
• приложения - это материал, который дополняет основную часть документа СМК.

Требования к изложению документа системы менеджмента качества

Текст документа системы менеджмента качества должен быть кратким (по возможности), точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным, необходимым и достаточным для использования документа в соответствии с его областью применения. При этом запрещен полный повтор содержания других документов, которые распространяются на тот же объект стандартизации.

Если в документе системы менеджмента качества излагаются требования, то в тексте применяются слова: «должен», «следует», «необходимо», «требуется», «разрешается только», «не допускается», «не должен», «не подлежит» и т. п. А если в документе системы менеджмента качества излагаются рекомендации, то в тексте применяются слова: «рекомендуется», «не рекомендуется», «целесообразно» и т. п.

Нельзя применять в документах системы менеджмента качества обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы, произвольные словообразования, неустановленные сокращения слов, а также различные термины для одного и того же понятия (синонимы).