Разработка программы аудита

Общее представление о программе аудита качества

Проверка качества в организации в течение года может осуществляться посредством проведения аудита несколько раз и в различных формах. Для того чтобы систематизировать этот вид деятельности и организовать его осуществление наиболее оптимальным способом, принято составлять программу аудита.

Программа аудита качества представляет собой документ организации, которым устанавливается намерение провести в течение определенного периода времени (как правило, календарного года) аудиты того или иного типа и вида. В программу аудитов включают цели и объекты этих аудитов, а также действия и ресурсы, которые необходимы для организации и обеспечения проведения аудитов в установленные сроки.

Для управления программой аудита качества высшее руководство организации назначает ответственное лицо, которое наделяется соответствующими полномочиями, обязанностями и ответственностью. В соответствии с циклом Деминга (циклом PDCA) управление программой аудита осуществляется по четырехшаговому циклу: планирование (разработка программы), выполнение (внедрение программы), проверка (мониторинг и анализ программы), действие (улучшение программы). Далее подробнее рассмотрим вопросы, связанные с разработкой программы аудита качества.

Содержание деятельности по разработке программы аудита

Программа аудита качества обычно разрабатывается уполномоченным подразделением или должностным лицом организации в период разработки производственных и финансовых планов и программ. Такой подход дает возможность учесть все финансовые и материальные потребности, которые возникают в связи с необходимостью обеспечения аудитов качества.

Разработка программы аудита качества представляет собой первый этап управления программой аудита, в рамках которого определяют цели и объем аудита, назначают ответственных за проведение аудит, планируют необходимые процедуры, рассчитывают необходимые ресурсы.

Цели программы аудитов коррелируются с целями и задачами, которые сформулированы для проведения отдельных аудитов. Так, программы аудита качества могут преследовать следующие цели:

• проверка системы менеджмента организации на предмет ее соответствия требованиям стандарта (так называемый, аудит адекватности);
• проверка системы менеджмента организации на предмет ее нахождения в рабочем состоянии (так называемый, аудит соответствия);
• проверка поставщика организации на предмет его надежности;
• инспекционный контроль системы менеджмента организации в соответствии с требованиями ее сертификации;
• проверка внутренних процессов организации на предмет их эффективности, результативности и соответствия основным бизнес-интересам;
• проверка выполнения договорных требований;
• совершенствование системы менеджмента организации;
• оценка системы менеджмента организации на предмет ее соответствия идентифицированным законодательным требованиям.

Важной составляющей деятельности по разработке программы аудита качества является определение истинного объема аудита, что напрямую влияет на фактическое достижение его целей. Объем аудита является собирательным понятием, которое включает в себя проверяемые подразделения организации, законодательные и нормативные требования, критерии аудита, а также существующие или возможные технические, языковые и культурные проблемы проведения аудита.

Объем аудита является значимым фактором формирования аудиторской группы. Исходя именно из объема аудита определяют требуемые компетенции аудиторов, их численность в группе, а также потребность в необходимых ресурсах.

Как показывает практика, для успешной реализации программы аудита качества в организации могут потребоваться следующие ресурсы:

1. Финансовые ресурсы - нужны для оплаты аудиторских услуг третьих сторон, для транспортного обслуживания и размещения внешних членов аудиторских групп, для выполнения работ по обучению аудиторов и др.
2. Материально-технические ресурсы - нужны для создания необходимой инфраструктурной среды для проведения аудитов, которая включает в себя помещение для работы аудиторов, оргтехнику, средства связи, транспорт и т.п.
3. Человеческие ресурсы - нужны для комплектования аудиторских групп компетентными аудиторами и техническими экспертами, а также для их сопровождения.
4. Ресурсы времени - нужны для выполнения действий по подготовке к аудиту, по проведению аудита, по реагированию на результаты аудита (например, в виде принятия мер по корректировке, предупреждению или улучшению).

Ответственность за проведение аудита возлагается на лица, которые обладают навыками менеджмента, техническими и экономическими знаниями в проверяемой области, а также имеют общее представление о принципах аудита, компетентности аудиторов и применении методов аудита. Перечисленным условиям в организации обычно удовлетворяют руководители служб качества и представители высшего руководства.

Программой аудита качества также устанавливается конкретный способ осуществления аудиторской деятельности или проведения связанных процессов. Этот способ называется процедурой. Программы аудита в большинстве своем содержат в себе такие процедуры, как составление планов-графиков аудитов, обеспечение компетентности аудиторов, подбор аудиторских групп и распределение полномочий и ответственности, проведение аудита, мониторинг показателей результативности, составление отчетности и др.

Таким образом, для того чтобы поддерживать качество в организации на надлежащем уровне, необходимо регулярно проводить аудиты, управление которыми начинается с разработки специального документа - программы.