Контроль качества подготовки документов - это редактирование текста документа и его оформление в соответствии с предъявляемыми требованиями и установленными правилами.
Деятельность по контролю качества подготовки документов
Документы имеют большое значение для функционирования любой организации и жизнедеятельности всякого человека. Это обусловлено их предназначением - закреплением прав, обязанностей, ответственности, т. е. изменений в правовом статусе физических и юридических лиц. В связи с этим необходимо всегда тщательно проводить подготовку документов. Частью данной работы является контроль качества.
Контроль качества подготовки документов представляет собой деятельность, которая заключается в оформлении документа и в редактировании набранного текста, т. е. в приведении его в соответствие с установленными требованиями, правилами, нормами. Субъектами этой деятельности могут быть сотрудники организации любого уровня: руководители организации, секретари-референты, непосредственные исполнители (специалисты), их начальники, которые визируют документы, и др.
Главной задачей контроля качества подготовки документов считается обеспечение применения при разработке документации положений и норм действующих инструкций, а также государственных отраслевых и внутренних стандартов организации, которые регламентируют вопросы выполнения графической и текстовой документации.
Контроль качества подготовки документов может проводиться по-разному. Так, в этом деле применяют сплошной и выборочный метод. Сплошной метод означает проверку всех документов, которые составляют в организации. Согласно выборочному методу, проверяют только часть документов, которые отобраны в соответствии с тем или иным критерием (признаком). Выбор конкретного метода обуславливается системой документации организации, масштабами работы с документами, процедурами подготовки документов и др.
Кроме того, различают стадии, на которых проводится контроль качества. Он может осуществляться как на стадии разработки документа, так и после его утверждения. Желательно контролировать качество предварительно, однако это занимает определенное время, что увеличивает сроки принятия и исполнения решений в организации.
Этапы контроля качества подготовки документов
В большинстве случаев контроль качества подготовки документов рассматривают как совокупность трех последовательно выполняемых этапов:
- Первое чтение.
- Проверка фактического материала.
- Правка текста.
Контроль качества подготовки документа начинается с первого чтения его текста. Во время этого процесса рекомендуется делать только карандашные пометки на полях. Если приходится работать со сложным и объёмным текстом, то замечания следует записывать на отдельном листе бумаги. Помимо этого, на первом этапе ведется сбор необходимых справок, документов, которые ранее были составлены по этому вопросу, и других дополнительных сведений.
В рамках второго этапа контроля осуществляется проверка фактического материала, который используется составителем документа. В частности, речь идет про проверку ссылок на нормативные и правовые акты, наличия виз согласования, сведений, которые указывают в документе.
Пометки и замечания, которые были сделаны при первом прочтении, используются на третьем этапе правки документа. Благодаря этому проводятся языковая и стилистическая правка. Если приходят к выводу о необходимости совершения существенных исправлений документа, то это нужно согласовывать с его автором. Все исправления слов и цифр должны быть сделаны отчётливо и аккуратно.
Разновидности правок документов
Как уже ясно, контроль качества подготовки документов зачастую сводится к внесению правок в первоначальный вариант составленного документа. Поэтому перед началом выполнения подобной работы нужно иметь четкое представление о существующих разновидностях правок:
- правка-вычитка;
- правка-сокращение;
- правка-переделка;
- правка-обработка.
В рамках правки-вычитки перепечатанный текст сравнивается с отредактированным, ранее выверенным документом. В результате могут быть обнаружены пропуски букв, слов и даже отдельных строк, неверные написания. Изменения в текст вносят черной пастой. Если обнаруженные недочеты существенны, то текст следует перепечатать.
Правка-сокращение представляет собой устранение из текстаматериала, который в целом для документа несущественен. Эту разновидность правки уместно применять при работе с текстами, которые изобилуют общими рассуждениями, загромождены однотипными примерами, наполнены сложными синтаксическими конструкциями.
Часто правку-сокращение применяют ввиду превышения заранее установленного объёма текста. Как известно, например, деловые письма более двух-трех страниц писать не принято (исключениями являются вопросы глубокого анализа и обоснования поднимаемой проблемы).
Нередко документы составляют лица, которые плохо владеют деловой речью, не умеет выразить нужную мысль письменно. В этих случаях во время контроля качества таких документов осуществляется правка-переделка, т. е. на основе представленного материала создается новый вариант текста.
Правка-обработка является комплексным видом правки, который включает в себя все работы с проектом документа, выполняемые в рамках других разновидностей правки. По этой причине данный вид редакторской работы является наиболее распространенным.
Таким образом, современные организации зачастую проводят работы по контролю качества подготовки документов. Эта деятельность позволяет избежать наложение штрафов и получение иных убытков, а также способствует более эффективному информационному обмену как внутри организации, так и с элементами внешней среды.
