Документирование процессов - это н деятельность организации, которая направлена на установление структуры и содержания системы менеджмента качества, а также на управление ею при помощи документации.
Основы документирования процессов в организации
До сих пор основным инструментом управления системами менеджмента в организациях остается документация. Она представляет собой совокупность документов, которые являются носителями информации.
В соответствии с процессным подходом, реализация которого в настоящее время является одним из главных принципов менеджмента качества в организациях, руководство должно обеспечить документирование процессов, из которых и складывается вся деятельность организации. При этом каждая организация самостоятельно определяет перечень процессов, которые подлежат документированию. При решении данного вопроса руководство организации учитывает требованиям потребителей, положения нормативных актов, сферу деятельности, содержание собственной корпоративной стратегии.
Документирование процессов должно быть организовано таким образом, чтобы был выполнен ряд требований. Прежде всего, необходимо выполнит те требования, которые установлены международными стандартами ИСО серии 9000 по отношению к документированию процедур. Более того, нужно обеспечить, с одной стороны, воспроизводимость любого процесса, с другой стороны, возможность доказательства соответствия системы менеджмента качества установленным требованиям.
Документационное описание процессов
Современная система менеджмента качества предполагает необходимость разработки ряда документов. Среди них, например, можно назвать описания процессов. Указанные документы чаще всего содержат карты и блок-схемы процессов. В целом для описания процессов могут использоваться графические, вербальные, визуальные и электронные методы.
Процессы описываются с той степенью детализации, которая обуславливается необходимостью обеспечения эффективности руководства процессами. Как правило, документы должны быть составлены в отношении следующих аспектов процесса: планирование и обеспечение, управление ходом процесса, ресурсы, процессы контроля.
Описания процессов должны быть созданы перед тем, как создать другие документы в системе менеджмента качества. Следовательно, именно на этих документах базируется создание всей документации в организации.
Описание процесса как документ определяет сущность процесса и его структуру. Его назначение заключается в осуществлении эффективного планирования, обеспечения, управления и улучшения процесса.
Описание процесса является основой для создания процедуры, которая, в свою очередь, определяет последовательность действий в рамках процесса (т.е. алгоритм). Тем самым, в заданных конкретных условиях обеспечивается заданное качество процесса.
Стоит сказать, что одному процессу может соответствовать несколько процедур, которые друг от друга, отличаются условиями их выполнения, последовательностью действий и другими факторами.
Документационное управление качеством в организации
Кроме описания процессов, документация организации по процессам включает в себя их перечень. Он в большинстве случаев включает в свой состав следующие элементы:
- записи, с помощью которых можно идентифицировать описания процессов;
- информация, с помощью которой можно определить место документа «перечень процессов» в документации более высокого уровня, например, руководства по качеству;
- информация, которая дает возможность определить состояние документа «Перечень процессов» (речь идет про статус документа, дату его создания и утверждения, автора и лица, которое утвердило документ, дату изменения и сдачи в архив и т. д.).
Все процессы организации распределяются между четырьмя основными блоками. Это, во-первых, ответственность руководства, во-вторых, менеджмент ресурсов, в-третьих, процессы жизненного цикла продукции, в-четвертых, измерение, анализ и улучшение. Данная группировка позволяет руководству организации идентифицировать процессы.
После того, как все процессы организации идентифицированы и описаны, необходимо закрепить за каждым из них руководителя (владельца, ответственного и т. д.). На данное лицо возлагается ответственность за функционирование и улучшение процесса.
Процесс управляется с помощью полномочий, которыми наделяется его руководитель. Закрепление полномочий и ответственности за управление процессами осуществляется посредством их фиксации в таких документах, как должностная инструкция и положение о структурном подразделении организации.
Документирование процессов при управлении качеством в организации должно осуществляться посредством реализации следующих принципов:
- системность - документация должна выстраивать четкие внутренние связи между элементами системы качества организации;
- комплексность - документация должна охватывать организационные, экономические, технические, правовые, социально-психологические, методические и другие аспекты деятельности в системе качества организации;
- полнота - документация должна оптимальным объемом включать всю информацию обо всех процессах и процедурах, которые выполняются в системе качества организации, а также о способах регистрации данных о качестве;
- адекватность - документация должна соответствовать рекомендациям и требованиям международных стандартов семейства ИСО серии 9000;
- адресность - документы системы качества должны создаваться для применения в определенной области и конкретными исполнителями;
- актуальность - документация должна своевременно отражать изменения, которые происходят в международных стандартах семейства ИСО серии 9000, а также изменения условий обеспечения качества в организации.
