Диаграмма процесса осуществления программы - это инструмент качества, с помощью которого отражают последовательность действий и решений, необходимых для достижения желаемого результата.
Основные сведения о диаграмме процесса осуществления программы
Разработано большое число инструментов и способов качественного выполнения определенной деятельности, работы и т. д. В число таких инструментов входит диаграмма процесса осуществления программы (по-английски она обозначается как «Process Decision Program Chart» или PDPC).
Данная диаграмма отражает последовательность действий и решений, которые необходимо реализовать, чтобы получить требуемый результат. Диаграмма процесса осуществления программы используется для того, чтобы оценить сроки и целесообразность проведения работ по выполнению программы как до их начала, так и в процессе их проведения. Конечным результатом применения диаграммы является корректировка сроков, т. е. их приведение к оптимальным показателям.
Применение диаграммы процесса осуществления программы обеспечивает соблюдение очередности выполнения всех намеченных этапов процесса. Благодаря этому предприятиям удается сократить, так называемое, «мертвое время», т.е. время, которое уделяется на осуществление процесса, но организация в его течении не только не получает прибыли, но и расходует собственные ресурсы (ресурсы будут возвращены только после того, как потребитель приобретет произведенную продукцию).
Диаграмма процесса осуществления программы оформляется при помощи только трех символов:
- Овал – это символ, который обозначает в диаграмме начало и конец процесса.
- Прямоугольник – это символ, который обозначает в диаграмме действия и операции.
- Линии со стрелками – это символ, который указывает на диаграмме направления процесса.
В основном диаграмма процесса осуществления программы используется в двух случаях. Во-первых, при разработке новой программы достижения требуемого результата (особенно когда программа большая и сложная), поскольку диаграмма обеспечивает возможность предварительного планирования и отслеживания последовательности действий, анализируя проблемы, которые могут возникнуть в ходе выполнения работы.
Во-вторых, при стремлении избежать проблем еще на этапе планирования, поскольку диаграмма высвечивает последовательность действий, которые подлежат тщательному анализу, после чего прогнозируется нежелательный исход, что дает возможность заранее осуществить соответствующие корректировки. Данная причина имеет место при жестком требовании о реализации программы точно по графику, а также в случае высокой стоимости совершения ошибок.
Диаграмма процесса осуществления программы в настоящее время нашла широкое применение при решении сложных проблем в области научных разработок и производства, при получении крупных заказов со стороны, в управлении проектами и изменениями, в маркетинге и продажах, в обслуживании и поддержке и т. п.
Преимущество рассматриваемой диаграммы заключается, прежде всего, в возможности заблаговременного выбора самого лучшего возможного решения потенциальной проблемы. Поэтому диаграмма процесса осуществления программы еще считается хорошим инструментом риск менеджмента, причем простым и понятным в использовании для большинства сотрудников предприятий.
Порядок построения диаграммы процесса осуществления программы
Построение диаграммы процесса осуществления программы, как правило, происходит в следующем порядке:
- Разработка трехуровневой древовидной диаграммы предполагаемого плана (на первом уровне устанавливают цель, на втором уровне устанавливают основные виды деятельности, на третьем уровне устанавливают широко определенные задачи, которые должны быть решены для выполнения основных видов деятельности).
- В отношении каждой задачи третьего уровня проводится мозговая атака, которая направлена на выяснение того, что при осуществлении процесса может пойти не так (т. е. идентифицируются потенциальные проблемы).
- Анализ всех потенциальных проблем, которые были высказаны в ходе мозговой атаки и изображены на диаграмме в виде четвертого уровня, и устранение маловероятных или незначительных по последствиям проблем.
- Проведение мозговой атаки по каждой потенциальной проблеме в целях формулирования возможных контрмер, которые изображаются на диаграмме в виде пятого уровня и могут заключаться в виде совершения действий или внесения изменений в план.
- Оценка практичности каждой сформулированной контрмеры по критериям стоимости, требуемого времени, простоты внедрения и эффективности.
Идентификация потенциальных проблем является важнейшим этапом построения диаграммы. В связи с этим полезно воспользоваться рядом типичных наводящих вопросов, ответы на которые позволят выявить возможные проблемы. Так, следует определить, какие входные данные должны присутствовать, каких результатов ожидают, что в программе не может быть изменено, каков был наш опыт в подобных ситуациях в прошлом, чем данная ситуация отличается от предыдущих и т. д.
Нужно еще учитывать, что построение диаграммы требует применения ряда других инструментов качества. В связи с этим перед ее использованием нужно приобрести необходимые знания и навыки, связанные с другими сферами управления качеством.
Таким образом, диаграмма процесса осуществления программы в большинстве случаев используется руководителями организаций, когда они разрабатывают планы действий в чрезвычайных ситуациях. Данный инструмент обращает внимание пользователей, в первую очередь, на идентификацию последствий потенциального сбоя с точки зрения реализации утвержденных ранее планов деятельности. В связи с этим рекомендуется заняться планированием действий на случай непредвиденных обстоятельств для ограничения рисков.
