Аудит первой стороны (самооценка)

Понятие и задачи аудита первой стороны

Одним из процессов системы менеджмента качества в организации является аудит. Он проводится на систематической, независимой и документированной основе с ориентацией на получение и объективное оценивание информации для того, чтобы установить степень выполнения согласованных требований.

Аудит качества может быть заказан различными лицами. В зависимости от данного критерия различают аудиты первой стороны (самооценку или внутренний аудит), второй стороны или третьей стороны (внешний аудит).

Регулярное проведение самооценки дает организациям возможность решить следующие задачи:

• обеспечить соответствие системы менеджмента качества организации требованиям, которые установлены нормативно-технической документацией (в стандартах, в документированных процедурах, в инструкциях и др.);
• обеспечить для руководства организации обратную связь путем предоставления ему (а также другим заинтересованным сторонам) объективной информации о функционировании и результативности системы менеджмента качества;
• выявить оперативные проблемы в системе менеджмента качества или в процедурах, заметить сложности в исполнении системой требований;
• обеспечить обратной связью в виде информации о выявленных несоответствий установленным требованиям для разработки и проведения корректирующих действий, направленных на устранение причин выявленных несоответствий;
• отладить систему менеджмента качества организации на стадиях ее внедрения и подготовки к сертификации, т. е. обеспечить ее запуск и выявить места, где система дает сбои.

Важным аспектом аудита первой стороны является необходимость донесения до персонала организации того факта, что самооценка нацелена не на поиск и наказание виновных. В ином случае защитная реакция сотрудников на любые проявления внешнего контроля найдет отражение в сокрытии или искажении необходимых сведений. Следовательно, результаты аудита не предоставят объективной информации.

Особенности проведения аудита первой стороны (самооценки)

Проведение аудита первой стороны в структурном подразделении организации направлено, прежде всего, на проверку выполнения тех требований международного стандарта ИСО 9001, за выполнение которых отвечает данное подразделение. Далее необходимо проверить, как были выполнены / выполняются корректирующие действия относительно тех несоответствий, которые были установлены во время предыдущих аудитов. На основе полученных данных дается оценка результативности корректирующих действий и устанавливаются случаи повторного возникновения данных несоответствий.

В ходе внутреннего аудита проверяют перечень предпринятых действий по выставленным на предыдущих аудитах замечаниям. Далее ситуация оценивается на предмет ее улучшения или ухудшения.

Аудит первой стороны направлен на проверку выполнения общих требований к управлению осуществляемыми процессами системы менеджмента качества:

• планирование процесса;
• обеспечение процесса ресурсами и информацией;
• входящие материалы, комплектующие изделия, информация для процесса;
• выполнение деятельности по процессу;
• контроль результатов процесса;
• результативность процесса.

Организация аудита первой стороны

Аудит первой стороны проводится на основе разработанной и утвержденной программы аудита. Она содержит несколько аудитов, запланированных на конкретные сроки. Программа аудита представляет собой все виды деятельности, которые нужно осуществить для планирования и организации аудитов, в том числе для предоставления ресурсов. Тем самым, программа аудитов является инструментом, с помощью которого руководство организации обеспечивает результативное и эффективное выполнение внутренних аудитов в конкретные сроки.

Руководство организации должно назначить лиц, ответственных за менеджмент программы аудита, и предоставить им полномочия, необходимые для установления программы аудита, обеспечения необходимыми ресурсами, реализации, мониторинга, анализа и улучшения программы.

В крупных организациях, которые приняли решение о создании и внедрении у себя системы менеджмента качества, рекомендуется создать отдельное специализированное структурное подразделение - службу внутреннего аудита. Такой шаг будет говорить о том, что руководство организации понимает, какое значение имеет аудит системы.

Укомплектование службы внутреннего аудита в основном происходит за счет сотрудников, которые имеют опыт практической работ и прошли специальное обучение. Функции, ответственность и полномочия сотрудников службы внутреннего аудита организации закрепляются в соответствующей документированной процедуре и должностных инструкциях.

Компетентность специалиста службы внутреннего аудита базируется на его личных качествах, на получении им образования и опыта работы, на похождении им подготовки в качестве аудитора и на непосредственном проведении проверок. Внутренний аудитор должен хорошо знать и понимать терминологию в проверяемой области, установленные требования, общесистемные процедуры и процедуры по программе аудита. Кроме того, ему нужно уметь результативно планировать и организовывать работу, собирать и анализировать необходимую информацию, расставлять приоритеты, обеспечивать конфиденциальность и др.

Таким образом, анализ первой стороны (самооценка) является важным процессом, которые осуществляется в организации и призван обеспечить результативное функционирование системы менеджмента качества.