Информация - это сообщения (сведения, данные), которые осведомляют о положении дел, о состоянии чего-нибудь.
Анализ информации в управлении качеством
Управление качеством, как и любая управленческая деятельность, нуждается в должном информационном обеспечении. Это означает, что до субъектов управления качеством нужно своевременно и в полном объеме доводить достоверную информацию обо всех аспектах окружающего мира, которые могут сказаться на достижении целей в области качества.
Собранная информация подлежит анализу. Он нацелен на то, чтобы в имеющемся массиве данных установить наличие взаимосвязей и взаимозависимостей и сформулировать основные выводы, заключения, которые будут представлять интерес и ценность для субъекта управления в области качества.
Анализ информации проводится с ориентацией на конечный результат - на подготовку и принятие управленческого решения. В связи с этим в рамках данной разновидности анализа из массива собранной информации формируются сведения, которые нужны для достижения целей управления качеством.
Анализ информации обычно начинается с проверки ее качества. Она заключается в оценке степени соответствия информации следующим четырем критериям:
- Полнота информации - определяется, собрана ли вся необходимая информация или нет.
- Актуальность информации - определяется, вся собранная информация свежая или нет.
- Достоверность информации - определяется правильность собранной информации.
- Релевантность информации - определяется наличие /отсутствие в собранной информации лишних данных.
Анализ информации представляет собой творческий процесс, который осуществляется различными методами. Применение указанных методов составляет содержание рассматриваемой аналитической деятельности. Большинство методов анализа информации распределены по следующим группам:
- методы формального анализа;
- методы содержательного анализа;
- методы анализа документов;
- компьютерные методы анализа.
Наиболее известным и широко используемым методом формального анализа информации считается сам анализ. Он заключается в расчленении исследуемого объекта на взаимосвязанные части и в последующем изучении их значения и механизма взаимодействия.
Анализу противоположен такой метод, как синтез. Он предполагает объединение разрозненной информации в некоторое упорядоченное целое.
Популярным методом анализа информации является сравнение. Сравнивать значит выявлять сходства и различия анализируемых объектов, на основе этого выявления установить взаимосвязи данных объектов, закономерности развития и т. д. Для выявления общих признаков еще практикуют обобщение (абстрагирование).
Исследование собранного материала с позиций соблюдения законов логики (законов тождества, достаточного основания, противоречия, деления и т.п.) представляет собой логический анализ, а с позиций знаний о языке (стилистика, лексика, грамматика и т. п.) - лингвистический анализ.
Методы содержательного анализа информации считаются более сложными по сравнению с методами формального анализа. Данную группу методов образуют историко-генетический анализ, анализ причинно-следственных связей, системно-структурный и структурно-функциональный анализ, метод построения гипотез, моделирование, сценирование.
Отдельную группу методов анализа информации образуют методы анализа документов как одних из основных источников информации. Исходя из того, с какой точки зрения рассматриваются юридические нормы, различают юридико-догматический, социологический, политико-правовой, историко-генетический, сравнительно-правовой, логический, лингвистический и информационно-правовой методы.
Компьютерные методы анализа информации реализуются на основе использования компьютерной техники. Они в настоящее время бурно совершенствуются, увеличивая, тем самым, возможности аналитиков и повышая эффективность анализа информации.
Распространение информации в управлении качеством
Распространение информации в общем случае представляет собой своевременное доведение необходимой информации до участников деятельности по управлению качеством. Распространение информации обычно принимает две формы осуществления: реализацию заранее составленного плана коммуникаций и реагирование на неожиданные информационные запросы.
План управления коммуникациями представляет собой компонент плана управления качеством на предприятии. В данном документе описывают, как, когда и с помощью кого будет происходить управление и распространение информации о качестве. Поэтому современный менеджмент качества требует от руководителей предприятий составления и осуществления этого документа.
На данный момент в качестве главных инструментов и технологий распространения информации принято рассматривать следующие объекты:
- Коммуникационные навыки, т. е. навыки предоставления информации в четкой, ясной и полной форме, что может быть реализовано устно или письменно.
- Системы поиска информации (включают справочные картотеки, программное обеспечение, электронные базы данных и др.).
- Системы распространения информации (включают встречи, рассылку документов, предоставление доступа к электронным базам данных, электронную почту, видеоконференции и др.).
Результатом распространения информации будут соответствующие документы и записи. Они могут принимать вид корреспонденций, памяток, отчетов и других актов, которые рекомендовано составлять и содержать в организованном виде.
Таким образом, осуществление управления качеством на предприятии в настоящее время настоятельно требует проведения анализа и распространения информации. Указанные составные части информационного обеспечения воспроизводят такие результаты, которые востребованы лицам, принимающим решения в области управления качеством.
