Товарно-сопроводительные документы - это технические документы, в которых представлена информация, достаточная и необходимая для выявления товарных потерь на любом этапе товародвижения.
Понятие и разновидности товарно-сопроводительных документов
Работа с товарами требует наличия определенной информации о них. Она, как правило, содержится в технических документах, которые, в основном, подразделяются на товарно-сопроводительные и эксплуатационные.
Товарно-сопроводительные документы (ТСД) представляют собой разновидность технических документов, в которых зафиксирована необходимая и достаточная информация, позволяющая идентифицировать товарные потери на всем пути товародвижения. Главными пользователями товарно-сопроводительных документов являются производители и продавцы товаров, в связи с этим они относятся к коммерческой информации.
В зависимости от назначения конкретных документов и характеристик товара различают следующие виды товарно-сопроводительных документов:
- Количественные ТСД.
- ТСД по качеству.
- Расчетные ТСД.
- Комплексные ТСД.
Количественные товарно-сопроводительные документы
Количественные товарно-сопроводительные документы содержат в себе информацию о количественных характеристиках товаров или товарных партий. Речь, в частности, идет про размерные характеристики (масса, длина, объем и т. п.) товара, про его цену, а также про сведения, которые позволяют идентифицировать товар (наименование, сорт, марка и т. п.).
В состав количественной товарно-сопроводительной документации входят такие документы, как спецификации, упаковочные и заборные листы, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты, акты отбора образцов.
Внутрихозяйственное назначение имеют отвесы и заборные листы, а в качестве приложений к накладным документам выступают упаковочные листы и спецификации. Поэтому в этих документах незачем расширять перечень сведений о товаре (прежде всего, о его производителе, о дате выпуска и пр.).
Если при приемке установлено несоответствие фактического количества товаров с тем количеством, которое указано в документах, то составляются акты об установленном расхождении в количестве товаров. Как правило, их составляют в отношении товарных партий импортных товаров. Причем для составления данного документа необходимо присутствие, с одной стороны, представителя предприятия-получателя, на которого возложена материальная ответственность, а с другой стороны, представителя иностранного поставщика.
Когда расхождение в количестве товаров обнаружено органами железнодорожного транспорта, составляется коммерческий акт. Он должен быть передан поставщику для того, чтобы сообщить ему о количественных потерях товаров, допущенных в процессе их транспортирования.
Товарно-сопроводительные документы по качеству
Товарно-сопроводительные документы по качеству обычно содержит такие необходимые сведения, как значения показателей качества, градации качества (т. е. разделение товаров на стандартную, нестандартную, брак и отходы), наименования товаров и их производителей, поставщиков, отправителей, даты выработки и отгрузки и др. Составление товарно-сопроводительных документов по качеству может быть обязательным и необязательным (добровольным):
- обязательными являются сертификаты и декларации соответствия по показателям безопасности, санитарно-эпидемиологическое заключение;
- необязательными являются ветеринарный и фитосанитарный сертификаты, а также сертификаты соответствия при добровольной сертификации.
В соответствии с действующими стандартами, в удостоверениях о качестве фиксируют информацию о градациях качества и данные, которые позволяют идентифицировать партию товаров. В частности, отражению подлежат номер документа и дата его выдачи, регистрационный и учетный номера сертификата, срок действия сертификата, номер партии, количество и масса упаковок, наименования и адреса отправителя и получателя, наименование продукции и сорта, результаты оценки качества, номер и вид транспортного средства, обозначение действующего стандарта.
Декларации соответствия удостоверяют, что товар соответствует требованиям технических регламентов. А акты списания используются для учета, хранения и передачи информации о недоброкачественной (как правило, опасной для потребления) продукции.
Расчетные и комплексные товарно-сопроводительные документы
При помощи расчетных товарно-сопроводительных документов обговариваются положения, которые изначально не нашли отражения в заключенном контракте: соглашения о ценах, оплате транспортных и иных расходов, совместном (или одностороннем) покрытии расходов. Данная группа документов представлена протоколом согласования цен, счет-фактурой, счетом и иными документами о ценах.
Обязательным документом является счет-фактура. Его составителем является поставщик. На основе именно этого документа осуществляется безналичная оплата поступившего товара. В случае необходимости указания дополнительной информации об оказываемых услугах (например, по упаковыванию, транспортированию, пересылке и т.п.) составляют другой документ - счет.
Комплексные товарно-сопроводительные документы сразу содержат информацию о характеристиках товаров, которые касаются их количества, качества и стоимости (т. е. одновременно выполняют функции трех предыдущих видов товарно-сопроводительных документов). Этим, например, отличаются приходно-расходные, товарно-транспортные и железнодорожные накладные. Эти документы, в основном, предназначены для передачи товара от производителя продавцу или организации-посреднику, а также от одного посредника к другому или органам транспортного сообщения.
