Деловые переговоры и их роль в управлении организацией
Деловые переговоры – это переговоры, ведущиеся полномочными представителями своих организаций, фирм, учреждений, цель которых состоит в установлении деловых отношений, разрешении спорных вопросов, заключении договоров.
Важность положительных результатов деловых дискуссий и переговоров заключается в осуществлении конструктивного подхода к решению проблем для осуществления продуктивной и перспективной административно-хозяйственной деятельности и совершенствовании механизма управления организаций.
Деловые переговоры – переговоры, относящиеся к сфере установления, налаживания и возможного развития деловых партнерских отношений между предприятиями и организациями.
В рамках деловых переговоров, в процессе возникающих дискуссий, которые позволяют сторонам наиболее полно высказывать мнения, касающиеся сути возникших проблем, в ходе столкновений интересов, точек зрения, взаимного обогащения предметных позиций возможно движение в сторону взаимопонимания и успешного завершения этапа делового взаимодействия.
Положительные результаты деловых переговоров свидетельствуют о том, что предварительная подготовка собранной и упорядоченной информации по проблеме, требующей обсуждения, и предоставление убедительных аргументов, привели к обсуждению альтернативных вариантов решения возникшей проблемы, обоснованию и, в конечном счете, к утверждению решения о принятии сторонами оптимального варианта.
Цели деловых переговоров
К таким целям относятся:
- представляющие взаимный интерес сторон проблемы, определяющие характер деловых переговоров;
- некоторые компоненты, касающиеся профессиональной деятельности предприятий, организаций;
- договоренность по вопросам координирования совместных действий сторон переговорного процесса, позволяющая уточнять, с помощью каких средств будут выполняться условия достигнутых ранее соглашений;
- урегулирование и сглаживание конфликтных ситуаций, имеющихся противоречий;
- установление контактов и налаживание партнерских взаимоотношений.
Схема проведения деловых переговоров
Схема проведения деловых переговоров такова:
- Начало деловой беседы.
- Обмен деловой информацией.
- Предоставление сторонами аргументации и контраргументации.
- Выработка и принятие совместных решений.
- Завершение переговоров.
Методы ведения деловых переговоров
Следует выделить четыре метода ведения деловых переговоров:
- жесткий метод;
- позиционный метод (торг);
- мягкий метод;
- переговоры, осуществляемые по существу (или принципиальные переговоры).
Жесткий метод предполагает изначальное занятие сторонами крайне жесткой позиции (изменение такой позиции возможно с их точки зрения только в крайних случаях). Эффективность этого метода наблюдается крайне редко, так как вследствие создания благодатной почвы для использования всякого рода уловок он неизбежно приводит к возникновению напряженности в деловых отношениях, а иногда и к полному их разрыву.
Позиционный метод представляет собой торг, в ходе которого позиции, занимаемые переговорными сторонами, уступаются ими в соответствии с некоторой последовательностью. Этот метод можно считать малопродуктивным, поскольку его характеризует высокая непредсказуемость результатов, слишком большие затраты времени и возможное ухудшение партнерских отношений.
Мягкий метод переговоров представляет собой беседу, в ходе которой стороны имеют в отношении друг друга дружелюбный настрой, стараются избегать конфликтных ситуаций и непримиримых споров, однако не согласны идти на бесконечные уступки, приносящие им ущерб.
Переговоры, осуществляемые по существу (принципиальные переговоры) являются наиболее эффективным методом достижения договаривающимися сторонами выгодных соглашений. Этот вариант переговоров возможен, когда деловые интересы ставятся выше личных позиций участников процесса переговоров, предмет переговоров исключает присутствие в процессе обсуждений личных мотивов, используются соответствующие правовые нормы и объективные критерии.
Деловые совещания
Деловое совещание – это форма деловых переговоров целенаправленно проводящихся во взаимодействии групп заинтересованных лиц с целью выработки, принятия решения по рассматриваемым вопросам в результате обмена мнениями.
К деловым совещаниям (по принадлежности к сфере общественной жизни) относятся административные, профсоюзные, объединенные, политические, научные, научно-технические.
По периодичности проведения деловые совещания бывают разовыми, периодическими, постоянно действующими.
Небольшие по составу деловые совещания насчитывают не более пяти участников, совещания расширенного состава - до двадцати участников и представительные - более двадцати участников.
Исходя их того, какова основная задача проведения совещания, можно говорить о том, что они бывают оперативными (в виде планерок), проблемными и инструктивными.
Стиль проведения совещаний также может быть различным, например, свободным, когда повестка дня не предусмотрена, дискуссионным, демократическим, авторитарным.
Различаются совещания и по уровню дистанцированности его участников, в соответствии с этим критерием они могут быть как очными, так и селекторными, когда они ведутся с использованием автоматических телефонных станций.
Деловые совещания имеют различия и по своему назначению, например, совещание, выступающее в качестве информативного собеседования, когда каждый участник обязан в краткой форме доложить руководителю о положении дел, что позволяет всем участникам получить представление о состоянии дел организации и исключает подачу письменных отчетов, или же совещание, целью которого является принятие решения по конкретным вопросам. Оно предполагает координацию различных мнений и суждений участников, являющихся представителями различных подразделений и отделов.
Деловые совещания, имеющие несомненный новаторский оттенок, следует относить по их характеру к творческим совещаниям, так как в ходе таких совещаний рассматривается возможность использования принципиально новых идей, разрабатываются новые перспективные направления деятельности организации.
