Стандартизация и унификация
Рисунок 1. Определение унификации документов. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Управленческая информация в огромных массивах закреплена в виде различных документов. Во всем мире процесс документооборота во многом имеет схожие признаки, которые имеют свойства многократной повторяемости. Этим характеризуется весь процесс управления. Рабочие ситуации уже имеют свою систему по разрешению конфликтных ситуаций. Поэтому предпринимаемые действия фиксируются в документальной форме. Иногда количество подобных документов имеет неоправданно раздутые размеры. Для того, чтобы избежать негативной тенденции, активно стали использовать возможности по стандартизации и унификации документов.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации
Стандартизация и унификация дает ощутимую эффективность на экономическом уровне. Такими методами можно:
- снизить затраты на составление, изготовление и оформление документов;
- снизить затраты на обработку документов;
- получить повышение уровня оперативности за счет сокращения времени на составление документов.
Косвенный экономический успех выражается в приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам за счет повышения качественного уровня документов.
Отсюда следует, что процесс унификации представляет собой решение задач, направленных на совершенствование формы и содержание документов.
В управлении используются документы, в которых существует составная часть и значение реквизитов.
Реквизиты могут быть различными, но к ним всегда применяются одинаковые требования. Объектами стандартизации и унификации являются форма, состав, входящих в нее реквизитов.
Задачи совершенствования документа
Среди основных задач, которые направлены на совершенствование документа выделяют: отбор реквизитов для процесса унификации и установку общих требований к реквизитам, которые включают в различные документы.
При унификации реквизиты должны полностью соответствовать назначению документа, где они используются, а также методам его обработки.
Основные задачи совершенствования форм документов:
- разумное уменьшение в разнообразии массива документов по форме и правилам оформления;
- формирование и внедрение как обязательная норма определенных ограничений, которые позволяют использовать наиболее эффективные правила и формы оформления документов.
Подобные меры позволяют сохранять архив документов на длительный срок без потери качества и эффективности использования.
Под стандартизацией принято считать деятельность, которая направлена на установление характеристик и правил в целях многократного добровольного использования. Она играет существенную роль в процессе упорядочивания в различных сферах производства, а также при обращении продукции и повышению конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Качество документа сегодня имеет особое значение, поскольку он является главным носителем управленческой информации.
Отсюда следует, что особое внимание уделяется повышению уровня унификации и информативности. Эти показатели должны повышаться по форме и содержанию. Подобная задача может быть решена путем внедрения стандартизации документов.
Стандартизация складывается из ряда принципиальных особенностей. Прежде всего, этот термин означает установление на длительный промежуток времени общих государственных требований (стандартов), которые используются при создании документов. Стандартизация не только вводит ряд норм обязательных для всех, но и гарантирует соблюдение этих норм.
Стандартизация предполагает унификацию качеств и свойств документов, то есть на основе введения и действия единых правил, форм и размеров для всех существующих документов.
Также стандартизация закрепляет и распространяет такие качества и свойства документа, которые имеют самую серьезную функциональную оправданность. В этом случае документы способны в полной мере обеспечить наибольший управленческий эффект.
Стандартизация в делопроизводстве трактуется в качестве необходимого процесса применения оптимальных норм и правил по оформлению документации. Эти правила принимаются в установленном порядке для многократного и общего использования.
В России действует государственный стандарт по унификации системы документации. На его основе происходит процесс разработки унифицированной системы документации, имеющей признаки организационно-распорядительной функции. В делопроизводстве используют основной стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, который имеет различные аспекты применения. Обычно он действует для правильного составления документов различных форм собственности, в организациях при разработке правил, инструкций и стандартов по обеспечению управленческой деятельности.
Работа по стандартизации может иметь различные результаты. Специалисты разрабатывают стандарты на отдельные виды документов, регламентирующих любую сферу деятельности человека или организации, а также на их отдельные части. Итогом работы по стандартизации также может стать выпуск норм по унифицированной системе документации.
Унификация на государственном уровне
Унификация документов проводится на государственном уровне и заключается в создании унифицированных систем документации. Сама унификация родилась из-за проблемы по неоправданной разновидности документов. Встал вопрос о серьезном их сокращении, то есть приведению к единой форме, структуре, языковых конструкций, а также действий по обработке, составлению и хранению информации.
Унификацию можно представить в процессе единообразного установления форм и состава управленческих документов, которые фиксируют одинаковые функции и задачи в области управления.
В процессе проведения унификации происходит:
- Разработка, внедрение и функционирование унифицированных систем документации.
- Разработка комплексов отраслевых унифицированных форм документов.
- Разработка отраслевых классификаторов технико-экономической информации, которые отражают всю специфику сферы применения.
Унифицированная система документации представляет собой такую систему документации, которая создана по единым требованиям и правилам.
В ней содержится вся информация, которая необходима для процесса управления в конкретной области деятельности.
Такую систему разрабатывают обычно высшие органы исполнительной власти государства (министерства и ведомства). Сегодня ведется разработка подобных классификаторов сразу по нескольким направлениям, в том числе обеспечивающих работу в сфере социальной информации и технико-экономической информации.
По общегосударственному классификатору России управленческой документации действуют основные системы управленческой документации: унифицированная система документации по труду, унифицированная система первичной учетной документации, унифицированная система банковской документации, а также ряд иных УСД, которые полностью обеспечивают работу финансовых учреждений, учреждений культуры и спорта, пенсионного фонда РФ и др.
Стандартизация и унификация документов тесно переплетены между собой. Унификацию часто видят в образе эффективного метода стандартизации. Унификация документов может проводиться на самостоятельной основе. В таком случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов её практического выражения.
